个人信息管理研究

一、个人信息与记忆的关系
认知心理学的研究表明，人类的思维是以记忆为基础的。人类思维的过程中利用记忆存储加工前、加工中和加工后的信息。因此，个人信息与记忆关联紧密。我们要设计的辅助工具，需要帮助记忆自身克服它的弱点。
1．短时记忆
短时记忆（short-term memroy）的信息是瞬时记忆的信息受到注意而储存在脑中的，所以短时记忆的保持时间比瞬时记忆稍长，但最多不超过1分钟。例如，打电话时，查到电话号码，立即就能根据记忆去拨号码，但打完电话，就不记得号码了，这就属于短时记忆。就其在信息加工过程中的地位来说，短时记忆是一种直接参与人们当前活动的、实际起作用的记忆，是操作性的，所以又称之为操作记忆。
短 时记忆是原始信息刚进入大脑，大脑对原始信息进行了初步加工后的信息。比如别人告诉你一本书的名字，或者告诉你某某地方在大减价。这种信息刚进入大脑的时 候是存储在短时记忆中的。对于这种信息人们需要快速而容易的记录下。比如，用小纸片把某个人的电话记下，把某个口信写在手背上等等。
2．工作记忆
工作记忆（working memory） 是人们在思考的时候产生的中间产物和结论。像人们在心算的时候产生的记忆就是典型的工作记忆。还有当人们在同时进行多个任务的时候，有可能忘记某个任务已 经完成了哪些部分，也有可能记不起下一步要做什么。这就是工作记忆丢失所导致的。因此工作记忆在记忆研究中有相当重要的地位。
工 作记忆从某种程度上来说也是一种“短时记忆”。注意这里所说的短时记忆并不是上文所说的短时记忆，而是仅仅是表明工作记忆的保存时间比较短。工作记忆和短 时记忆最大的区别就是，工作记忆还有“控制加工机能”，说通俗一点就是与思维关系紧密。人们对工作记忆很多时候也是要记录下的，比如在解数学题的时候打草 稿，看书的时候记笔记。
3．长时记忆
自19世纪末期Ebbinghaus开始记忆实验以来，大多数心理学家对记忆的研究都是有关长时记忆（long-term memory） 的，研究的课题主要集中在长时记忆中信息的组织和遗忘的规律。长时记忆的结构目前得出的结论是两种：时间维度上的结构和语义维度上的结构。人们在放照片的 时候往往会按照时间顺序存放，这是长时记忆在时间维度上的表现。在计算机上存储信息往往会采用文件夹树的方式进行存放，这是长时记忆在语义维度上的表现。 我们要做的研究就是探索采用什么结构能够方便用户对信息结构的记忆，使用户能够顺着这种记忆结构方便的找到他所需要的信息。
4．前瞻性记忆
前瞻记忆(prospective memory)是指对预定事件或行为的记忆。例如，要记住在下班回家的路上买几袋方便面或一小时后给朋友打个电话等等，前瞻记忆是相对回溯记忆(retrospective memory)而提出的，它是一种特殊的长时记忆。前瞻记忆也可以通过外部手段进行记录。比如日程表就是对前瞻记忆的一种记录。
二、个人信息的特点
1.关联性
1）视觉关联
思考时有关联的信息应当放到一起。因为思考时记录的信息大多是辅助工作记忆的。比如思考的时候在草稿纸上写下的东西。所以记录下来的信息要在视觉上关联起来，使思维在各个信息之间切换的时候耗费的精力尽量少。
采用文件夹和文件存放信息会割裂和遮蔽信息，阻断视觉关联。
文件夹的问题：
信息割裂：当信息被放入一个个文件夹或者文件后从视觉上就被割裂了。信息被割裂存放后，因为没有被人的视觉同时看到，很可能在这些信息之间就建立不起应有的思维联系。比如一个文件夹A下面有多个子文件夹，属于A的文件被分别存放到这些子文件夹中。当我们在浏览A的子文件夹时在同一个屏幕上我们看不到A的其它文件夹内的文件。本来A的各个文件夹中的文件是有不少关联的，这样就被活生生的割裂开来。
信 息遮蔽：当文件被放入一个个文件夹后从视觉上也会感觉被遮蔽起来了。文件被文件夹从视觉上遮蔽起来后，在心理上与其它信息的关联就会逐渐被切断。如果这个 文件夹有一段时间没有打开了，这个文件夹里面存放的东西是什么或者用来干什么的就会被遗忘。这种问题也被叫做，不可见则不可得的问题(out of sight, out of mind)。
文件的问题：
现 在以文件的方式存储的信息大都是有完整逻辑结构的信息，比如电子书、网页等。在这些把这些信息称为“母体信息”。很多时候我们只关注这些母体信息中的一个 片断；或者只关注这些信息被我们了解后，我们自身对这些信息产生的归纳、总结和想法，我们把这些东西称为“信息片段”。这些信息片段又必须要依存于母体信 息才有意义，因为母体信息为信息片段提供上下文。所以要记录这些信息片段的同时也需要记录这些信息片段和母体信息之间的关系。在现有的操作系统的文件管理 系统中，以文件为单位保存一个一个的信息片段会割裂信息片段与母体信息之间、信息片段与信息片段之间的关系。因此在我们的个人信息管理平台中，我们要建立 一个统一的管理这种关系的功能。
2）语义关联
A）树状关联
树 状关联是按照逻辑学的方式组织记忆。在记忆心理学里面对应的是“层次语义网络”。科学上使用的知识组织采用的就是这种模型。这种模型逻辑性强，按照从上层 到下层的一层层寻找就能找到信息的位置。计算机上的文件夹树也可以算是这种模型的一个实例。但是这种模型是从逻辑上而不是从心理意义上来解释人类知识的组 织和表征。
B）图状关联
图状关联比树状关联更接近人类个体内部的记忆组织情况。在记忆心理学里面对应的是“激活-扩散模型”。激活-扩 散模型认为，个体头脑中所存储的知识是一种组织巨大的概念网络。以一个初始激活点，向与该点相连的其他点进行扩散，查找出临近的信息。要注意的是，虽然图 状关联比树状关联模型更接近人类本身的记忆组织情况，但是如果外部工具只采用图状关联模型组织信息并不可取。因为当信息数量很大的时候图状关联模型不利于 查找。如果是树状的话可以从根开始查找。但是如果信息只是图状结构的话，当信息节点的数量很大时，从哪个节点开始查找都是一个问题。
因此，在外部工具的信息组织中，树状和图状的信息结构都是需要的。
2.任务性
1）以任务为单位
个人信息经常按照人们做的一件一件的事情为单位进行存储的。在调查中显示大多数个人电脑用户，都按照项目为单位存储资料。
2）堆放信息
人们习惯于“堆放”(pile up)信息，而不喜欢对信息进行分类。
A) 对最活跃的信息进行堆放
最 活跃的信息之间的关联程度往往很大。所以，人们喜欢把做这件事情时最活跃的那部分信息都堆放到一起，而不是按照科学的分类标准对这些信息进行分类。采用堆 放的方式，能够使这些最活跃的信息都在一个平坦的空间内，有助于保持这些信息之间的关联。没有分类标准的羁绊，人们可以把信息直接存放进这个平坦的空间， 而不需要任何心理开销。没有文件夹的割裂和隐藏，就能够最快速度的访问信息。
B) 分类标准不唯一导致堆放
从 不同的角度看，关联的紧密程度是不同的，因此分类标准也是不同的。或者用户本身对信息之间的关联程度本身就没有一个清晰的认识，毕竟不是人人都是专家。在 调查中我发现一个用户常用的分类模式，就是用户常常以一个大的工作为父文件夹，然后在这个父文件夹下面按照自己的认识建立子文件夹。
C）分类耗费精力而导致堆放
人们习惯于做手头最需要做的事情，而对信息进行分类往往被排在次要的位置上。因此会采用堆放信息的方式。
3）信息成长
A）从堆放到分类
在调查中发现人们一开始往往会堆放信息。但是随着该任务的不断进展，信息越来越多，就必须进行分类的。这个时候人们会对堆放的信息进行分类。这种行为是信息重构的一种表现。关于信息重构会在第三部分进行讨论。
B）分类标准随着时间推移会发生变化
人 们在不同的心理状态下对待同一个信息也许会采用完全不同的分类标准。而随着时间的推移，人们的心理图式会发生变化。原先认为关联紧密的一些东西，现在关联 不紧密了；原先认为关联不紧密的东西，现在认为关联机密了。在一个心理分类标准变动频繁的环境中（比如刚开始学习一个新东西的时候），用户干脆就懒得分类 了。分类标准的变化也是信息重构的一种表现。
3.多样性
1）外部信息
这 部分被称为“外部信息”的信息包括网页、文档等等从外界获得的信息。这部分信息的特点是信息量大、逻辑结构清晰。而且并不是所有信息都会进入大脑编码记 忆，更多的是作为资料存储在电脑上或者打印出来存档。注意，用户自己写的长篇大论型的文章也被看作是外部信息。外部信息和短时记忆、工作记忆都有联系。它 是短视记忆和工作记忆产生的基础。这种联系需要记录下来。
2）短时记忆
在第一部分第一小节提到，这是一种外部信息进入大脑进行初步编码后形成的小块信息。这种信息人们往往记录在一些随手能获得的载体上。比如纸片，手背等等。
3）工作记忆
在第一部分第二小节提到，这是人们在思考时的中间产物或者结论。比如人们在看外部信息时产生的想法就是工作记忆。这种信息往往被记录在草稿纸上。
4.零散性
1）时间和地点
个人信息很多时候是突发性的，在任何时间任何地点都可能出现。只要人的思维是活跃的，就可能会有个人信息的出现。
2）载体
个人信息在任何时间任何地点都可能出现，就导致了用户手头没有合适的工具进行记录。在这些情况下，像前面提到的纸片、手背、手机、email、PDA都可能成为个人信息的载体。个人信息载体的零散就导致了个人信息的容易遗失。
3）上下文
个人信息可能零散的存在于各种各样的上下文中。比如要将从Word、Acrobat、IE这些应用程序中的个人信息拷贝到另一个地方的话，就需要先在这些应用程序中选择要拷贝的区域，并且进行拷贝操作；然后再切换到需要目的环境中，比如另一个Word文 档，在这个文档中选择要粘贴的区域，然后执行粘贴操作。这样的操作过于繁琐，心理负荷大。应当提供便捷的途径进行信息迁移操作。注意这里的信息迁移不完全 等于信息重构，信息重构是在个人信息管理平台内部的迁移。而这里的信息迁移还包括从个人信息管理平台外向个人信息管理平台内部拷贝信息。比如从Word、IE、Firefox这类软件中向平台内部拷贝信息。应当在这些软件中提供便捷的向个人信息平台内部拷贝信息的途径，比如对这些软件添加向个人信息管理平台拷贝信息的专用按钮、右键菜单或者快捷键。
5.易失性
1）零散因素
前 面提到人们可能在任何时间和地点有存放个人信息的需要。这些个人信息基本上都是属于短时记忆和工作记忆，并没有经过充分的编码进入长时记忆。如果手边没有 载体对它们进行记录的话，它们很容易被遗忘。同时，就算用载体把它们记录下来了，这些载体容易遗失，那么也会导致这些信息的丢失。
2）并发因素
在日常的工作中常常要同时做几件事情，或者在做一件事情的时候需要去处理一些突发的事件。在这种情况下，做前一个工作的时候的想法、意见等信息经常会被遗忘。如何快速保持和恢复并发工作时各个任务的工作记忆是一个问题。
6.日程管理
1）精确性日程
精确性的日程是指能够经确到小时或者分钟这个级别的事务。目前日程表应用里面处理的基本都是这类日程。
2）模糊性日程
模糊性日程是指人们知道某一段时间内要做什么事情。比如这个月要看《算法导论》，这个星期内要去王府井一趟，或者明天要做写程序、看书、陪女朋友逛街这三件事。模糊性日程在生活中出现的概率比精确性日程的大得多。
在模糊性日程中，用户自己并不想或者没有这个能力安排精确的时间，而希望系统能够给出精确时间安排的建议。比如在明天要做写程序、看书、陪女朋友逛街三件事，就由系统根据各种条件安排出精确的日程，我自己再稍微调整一下就可以执行了。
3）日程调整
各个事务的状态可能会发生迅速变化。在这种情况下，应该快速对自己的工作计划进行合理的调整。在这个时候如果系统能够给出计划调整的建议，会节省很多用户的劳动。
目前的日程管理工具基本上都是独立的应用软件或者在线服务。要添加和调整日程的时候需要打开这些应用软件或者打开浏览器访问在线服务。打开这些东西往往需要耗费几秒甚至十几秒钟，等到完成添加和调整的时候肯可能已经过去1分 钟到数分钟不等了。如果人们正在集中精力进行思考，这样长的打断时间是不可接受的。而在当人们在并行处理多个任务的时候，日程管理是经常需要访问的服务， 这样长的操作时间会带来更加严重的心理压力，很可能就会导致人们不使用日程管理。因此，应当将日程管理服务和人们的工作平台进行无缝整合，让人们以尽量短 的时间和尽量少的操作完成日程管理。
7.个人信息的记录与思维相互作用
1）零散存储的信息缺乏记忆上下文
需要随手记下的零散个人信息大部分是短期记忆和工作记忆。短期记忆和工作记忆是人们在思考当时的上下文中存在的。它们只是人记忆中的一个个兴奋点，并不是像一篇文章一样是有完整逻辑结构的信息。也许过一段时间后，再思考当时随手记下的信息时会觉得没有上下文，很难理解。
2）记录干扰思考
记录外界获取的新信息（比如新认识的人的电话号码之类的信息）是把短期记忆记录下来。对外界新信息的记录一般不会干扰思考过程。因为往往这些时候用户没有在进行深度的思考。而在思考时记录下的信息是把工作记忆记录下来。
对 思考中间产物（工作记忆）的记录会干扰思考过程。因为工作记忆是在思考的时候维持的，如果现在的注意点转到记录某一个工作记忆的内容了，有可能会造成其他 工作记忆的遗忘。因此，有些用户在集中精力思考，同时要记录的信息又需要花费较大的心理开销去记录时，往往选择不记录。
3）记录与记忆冲突
在 个人信息管理工具的实践中，还发现了一个问题。就是当用户使用个人信息管理工具记录下信息。在这个记录过程中并没有保持太久的注意，也就是在记忆中没有进 行深编码。这样过了一段时间后大脑对这个信息的记忆就会遗忘或者歪曲。如果这个时候发现这个信息与自己记忆有矛盾时，会产生焦虑感。怀疑自己，也怀疑工具 的正确性。这个过程的心理负荷相当大。
三、个人信息的结构
1.语义维度
参照第一部分第二节的语义关联，语义维度上有两种结构
1）树状结构
这 种结构对应第一部分第二节中的树状关联。这种结构的实例是文件夹树。采用这种方式管理信息容易使信息之间建立逻辑关系。在访问的时候能够通过树状结构顺藤 摸瓜找到自己需要的信息。便于访问。但是树状逻辑结构的缺陷是当分类数或者层数过多之后，重构是一个相当耗费时间的过程。相信大家都整理过磁盘上文件夹， 这个过程不是一般的闹心。
2）图状结构
这 种结构对应第一部分第二节中的图状关联。这种结构的实例是关键字搜索。通过搜索关键字把与这个关键字相关的信息提取出来。这种个人信息空间管理方式中信息 之间缺乏逻辑关系。并且很多时候是机器为信息分配关键字，不受用户控制，为信息产生的关键字不完全符合用户的需要。容易在用户进行信息访问的时候会遗漏本 应该访问到的东西。
2.时间维度
按照时间顺序管理信息适合对某个事件过程中的信息进行回忆。比如在blog上 常常有这样一种功能，就是对每个月的文章进行归类。这种归类就是在时间维度上进行归类。这是必不可少的一种管理信息的方式，因为我们每个人都需要对过程进 行回忆。时间维度是每个信息都有的固有属性，当通过语义或者逻辑的方式找不到信息的时候往往按照时间顺序能够找到信息。
3．个人信息的重构
随 着人们对事物认识的不断加深，对信息之间的相关程度的认识和信息本身都在不断发生变化。比如在从心理上说，原来认为是联系紧密的事情不再被认为是联系紧密 了；或者，有新的信息加入，被认为与原来的某个信息联系紧密，所以又需要在它们之间建立紧密的联系。还有从物理上说，一个研究项目有一些资料，最开始的时 候它们被分成A1、A2、A3这3类，存入对应的3个文件夹中。后来又加入了一些新的资料，有些资料不属于这三类之一了。或者随着研究的深入，发现原来的分类标准不恰当，需要重新建立文件夹分类，比如分成B1、B2、B3、B4、B5、B6这6类。
树 状结构重构的难度最大，树状逻辑结构的缺陷是当分类数或者层数过多之后，重构是一个相当耗费时间的过程。相信大家都整理过磁盘上文件夹，这个过程不是一般 的闹心。图状结构因为很多时候是机器提取关键字因此不需要重构。时间维度上的信息也需要重构。虽然时刻是一定的，但是划分时间段能够对信息的查找起到促进 作用。
四、研究方法
1．调查人们日常生活中的记忆问题。
2．调查人们在日常生活中对付记忆问题的技巧。
3．调查人们在使用PC机或者其他智能设备时的使用习惯。
4．调查人们使用目前已有的PIM系统时的使用习惯。
通过模仿人们已有的记忆技巧来实现我们的个人信息管理平台是一个快速有效的途径。
五、个人信息管理平台设计概述
1．快速信息录入
个人信息的零散性导致了个人信息录入比较麻烦。用尽量小的心理负担录入信息。在输入信息的前和输入信息后耽搁的时间尽量少。减少对思维过程的干扰。
2．辅助记忆编码
让大脑记住找到能够信息的线索，但是不用花费大量的精力去记忆这个东西的细节。不用记忆细节可以减轻大脑的负担，但是大脑又知道这个信息在什么地方能够方便的获得。
3．优化存储结构
既保证用户方便存储又要用户方便提取，还要方便重构。我个人认为可以按照用户的习惯采用：
A） 以优化过的树状逻辑结构管理（主要是控制树状结构的层数），
B） 采用时间维的管理
C） 关键字查找
D）  用户也能够手工在信息之间建立联系。
E） 能够照顾到个人信息的成长性质。
4．与信息处理工具无缝接口
比如，我有几个想法，在个人信息存储空间里面记成十几个小块，我可以把这些小块直接导到在线富文本编辑器中进行编辑形成一片文章发表到我们的社区中。同时文章和这些信息小块又是有联系的，可以方便作者回忆写文章时的心理状态。
六、商业目标
1．吸引大量的用户使用该服务
2．将用户黏着在该服务上
3．能够获得尽可能多的用户个人信息
七、商业应用
1．精确广告投放
目前的网络广告更多情况下是一种骚扰。广告一些实际上用户根本不需要的东西。Google的 广告虽然能够根据用户访问的页面的信息提取关键字放置相应的广告，但是仍然是不太精确，某种程度上仍然是一种骚扰。其实用户并不是不需要广告，只是这些广 告并不符合用户的需求。当该个人信息管理系统得到广泛的使用后，运营商就掌握了大量用户个人信息。运营商可以对用户的兴趣进行深度的数据挖掘，甚至可以用 人工的方式对一个用户的兴趣进行提取。这样就可以针对用户真正的需要进行广告的投放。
2．用户间兴趣相似度计算
通过计算两个用户的个人信息的相似度来寻找朋友。通过两个用户的个人信息相似度来建立社会关系许会成为一种革命性的社交方式。
3．用户与社区间兴趣相似度计算
可以通过个人信息相似度来寻找社区、论坛和知名站点。或者将我们的社区与个人信息平台紧密结合，让用户方便的在我们的社区中交流。
4．个人信息与在线服务结合
将个人信息与在线服务之间的联系打通，让个人信息能够方便的被在线服务处理或者方便的发布到在线服务上。比如将平时记录下的想法在在线富文本编辑器中进行编辑形成一片文章，然后方便的发布到自己的blog上去。或者用类似Excel的在线信息处理工具统计自己在个人信息平台上记录的一个月的收入与支出，形成统计图表。
5．个人操作系统
随着个人信息平台与各种信息处理服务的结合，个人信息管理平台发展到最高阶段——真正的个人操作系统，在这个操作系统中所有的功能都是为处理个人信息而设计的，抹去现有操作系统上70年代操作系统的痕迹。让用户从信息洪流中被拯救出来。