应收款管理系统分析

应收款管理系统分析(2009-07-29 00:15:57)
应收款管理系统，是指通过发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。
一、业务流程分析
通过对企业管理业务的实际调查分析，弄清了该企业应收款管理工作的业务流程和管理功能，系统的业务流程如图1所示。
销售科
银行、商业承兑汇票、现金现金
客户
销售发票
出纳
审核会计
相关部门
其他应收单
收款单
应收单
库存中心
退货单
出纳
付款单
应收会计
记账凭证
应收账款账龄分析表
客户结算单据日常查询
总账会计
财务经理
图1 应收款管理业务流程图
从业务流程图可以看出企业的应收款管理主要有以下几项管理功能：
（一）单据录入：
单据录入是应收账款处理的起点。因为所在企业的应收款管理系统，已与销售系统合成，所以销售发票及代垫费用产生的应收单据不在本系统中录入，由销售系统传递。除此之外的单据在此系统中录入。
1）应收单：财务人员根据销售发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务以及其他业务所形成的应收款项。
2）收款单：用来记录企业收到的款项。当收到每一笔款项时，应知道该款项是客户结算所欠货款，还是提前支付的货款，还是支付其他费用。
3）付款单：用来记录发生销售退货时，支付客户的款项。同样，需要指明付款单是应收款项退回、预收款退回、还是其他费用退回。
（二）单据审核
审核员负责对应收单、合同结算单、收款单、付款单、销售发票进行审核。检查各单据填写的形式是否符合要求，企业实际收到的金额和支付的金额与收付单上填写的数据是否一致，合同结算单的生效日期是否大于应收系统的启用月及已结账月等。销售发票应在销售管理系统中录入，并在销售管理系统中进行复核，在应收系统中进行审核记账。不合格的销售发票返回销售科，让其进行修改。
（三）核销处理
单据结算是指业务员日常进行的收款核销应收款的工作。单据核销的作用是解决收回客户款项并核销该客户应收款的处理，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。
（四）票据管理
当收到银行承兑汇票、商业承兑汇票时，将该汇票录入应收款管理系统的票据管理中。制作收款单，并和应收单进行核销勾对，冲减客户的应收账款。
需要时可以对该票据进行计息、贴现、转出、结算、背书等处理。
（五）转帐处理
1．应收冲应收
指将一家客户的应收款转到另一家客户中。通过应收冲应收功能将应收账款在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客商间入错户或合并户问题。需要注意的是每一笔应收款的转账金额不能大于其金额，每次只能选择一个转入单位。
2．预收冲应收
通过预收冲应收处理客户的预收款和该客户应收账款的转账核销业务。
3．应收冲应付
用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项。系统通过应收冲应付功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。坏账处理
（六）坏账处理
会计计提应收款的坏账准备，当坏账发生时即可进行坏账核销，当被核销坏账又收回时，再进行相应处理。
1）计提坏账准备
会计应于期末分析各项应收款项的可收回性，并预计可能产生的坏账损失。对预计可能发生的坏账损失，计提坏账准备，企业应当依据以往的经验、债务单位的实际情况制定计提坏账准备的政策，明确计提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例。
2）坏账发生
会计选定发生坏账的应收业务单据，确定一定期间内应收款发生的坏账，便于及时用坏账准备进行冲销，避免应收款长期呆滞的现象。坏账收回
3）坏账收回
指会计对一定期间内发生的应收坏账收回所进行的处理，反映应收账款的真实情况，便于对应收款的管理。当收回一笔坏账时，首先录入一张收款单，该收款单的金额即为收回的坏账的金额。该收款单不需要审核。
4）坏账查询
通过坏账查询功能查询一定期间内发生的应收坏账业务处理情况及处理结果，加强对坏账的监督。
（七）单据查询
系统提供对应收单、结算单、凭证等的查询。进行各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。
（八）统计分析
通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应收款账龄分析、收款账龄分析、往来账龄分析，了解各个客户应收款周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应收款、收款及往来情况、能及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。
（九）期末处理
期末处理是指会计进行的期末结账工作。如果当月业务已全部处理完毕，就需要执行月末结账功能，只有月末结账后，才可以开始下月工作。
二、数据流程图
上述应收款管理业务的数据流程图如图2所示。
销售科
销售发票
不合格销售发票
销售发票审核
合格销售发票
应收单处理
相关部门
其他应收单
库存中心
应付单据处理
退货单
客户
收款单据处理
票据处理
转账处理
坏账收回处理
汇款、现金
商业、银行承兑汇票
汇款、现金、商业、银行承兑汇票
汇款、现金、商业、银行承兑汇票
收款单审核
坏账处理
应收单
收款单
不合格收款单
收款单
不合格收款单
单据核销
应收单
应付单
应收、预收冲应收数据
收款单
记账凭证
总账科
应收账统计
核销数据
应收账款账龄分析表
客户结算单据日常查询
图2  应收款管理数据流程图
三、数据字典
（一）数据流的描述
数据流编号：D-01
数据流名称：销售发票
简述：销售科开出的产品销售发票
数据流来源：销售科
数据流去向：销售发票审核模块
数据项组成： 销售发票编号+日期+客户名称+销售部门+产品代码+产品名称+产品数量+无税单价+计税合计
数据流量：约50张/日
高峰流量：约70张/日
数据流编号：D-02
数据流名称：合格销售发票
简述：经审核合格的产品销售发票
数据流来源：销售发票审核模块
数据流去向：应收单处理模块
数据项组成： 销售发票编号+日期+客户名称+销售部门+产品代码+产品名称+产品数量+无税单价+计税合计
数据流量：约50张/日
高峰流量：约70张/日
数据流编号：D-03
数据流名称：不合格销售发票
简述：经审核不合格的产品销售发票
数据流来源：销售发票审核模块
数据流去向：销售科
数据项组成： 销售发票编号+日期+客户名称+销售部门+产品代码+产品名称+产品数量+无税单价+计税合计
数据流量：约1张/周
高峰流量：约3张/周
数据流编号：D-04
数据流名称：应收单
简述：根据销售发票，记录的应收数据
数据流来源：应收单处理模块
数据流去向：单据核销模块
数据项组成：单据编号+日期+客户名称+部门+应收账款金额+业务员
数据流量：约50张/日
高峰流量：约70张/日
数据流编号：D-05
数据流名称：收款单
简述：根据实际收到的款项，记录的收款数据
数据流来源：收款单据处理模块+票据处理模块
数据流去向：收款审核模块
数据项组成：单据编号+日期+客户名称+结算方式+结算科目+币种+收款金额部门+业务员
数据流量：约30张/日
高峰流量：约50张/日
数据流编号：D-06
数据流名称：合格收款单
简述：经审核合格的收款单
数据流来源：收款单据处理模块+票据处理模块
数据流去向：单据核销模块
数据项组成：单据编号+日期+客户名称+结算方式+结算科目+币种+收款金额部门+业务员
数据流量：约30张/日
高峰流量：约50张/日
数据流编号：D-07
数据流名称：不合格收款单
简述：经审核不合格的收款单
数据流来源：收款单据处理模块+票据处理模块
数据流去向：收款单据处理模块+票据处理模块
数据项组成：单据编号+日期+客户名称+结算方式+结算科目+币种+收款金额部门+业务员
数据流量：约1张/周
高峰流量：约1张/周
数据流编号：D-08
数据流名称：应付单
简述：根据退货单，记录的应付数据
数据流来源：应付单据处理模块
数据流去向：单据核销模块
数据项组成：单据编号+日期+客户名称+部门+应付账款金额+业务员
数据流量：约10张/日
高峰流量：约10张/日
（二）处理逻辑的描述
处理逻辑编号：P-01
处理逻辑名称：销售发票审核
简述：审核销售科送来的销售发票是否合格
输入的数据流：销售发票
处理描述：审核销售科送来的销售发票填写格式是否符合要求，产品实际价格和金额与销售发票上填写的数据是否一致等。不合格的销售发票返回销售科，合格的销售发票转给审核会计登记应收单。
输出的数据流：合格销售发票、不合格销售发票
处理频率：50次/日
处理逻辑编号：P-02
处理逻辑名称：应收单处理
简述：根据合格的销售发票，将应收数据记入应收单
输入的数据流：合格销售发票
处理描述：根据合格的销售发票，将应收数据记入应收单，并更新相应应收款金额
输出数据流：应收单
处理频率：50次/日
处理逻辑编号：P-03
处理逻辑名称：应付单据处理
简述：根据退货单，将应付数据记入应付单
输入的数据流：退货单
处理描述：根据退货单，将应付数据记入应付单，并更新相应应付款金额
输出数据流：应付单
处理频率：10次/日
处理逻辑编号：P-04
处理逻辑名称：收款单据处理
简述：根据实际收到的款项，将已收款数据记入收款单
输入的数据流：现金、银行汇款
处理描述：根据实际收到的款项，将已收款数据记入收款单，并更新相应应收数据
输出数据流：收款单
处理频率：30次/日
处理逻辑编号：P-05
处理逻辑名称：票据处理
简述：根据实际收到的汇票，将数据记入收款单
输入的数据流：商业汇票、银行汇票
处理描述：根据实际收到的汇票，将数据记入收款单，并更新相应应收数据
输出数据流：收款单
处理频率：20次/日
处理逻辑编号：P-06
处理逻辑名称：转账处理
简述：应收冲应收、预付冲应收
输入的数据流：商业汇票、银行汇票、现金、银行存款
处理描述：根据实际情况，将收到的应收款或预付款冲减原先的应收款
输出数据流：应收、预收冲应收数据
处理频率：5次/日
处理逻辑编号：P-07
处理逻辑名称：坏账收回处理
简述：一定期间内发生的应收坏账收回所进行的处理
输入的数据流：商业汇票、银行汇票、现金、银行存款
处理描述：当收回一笔坏账时，首先录入一张收款单，该收款单的金额即为收回的坏账的金额。该收款单不需要审核。
输出数据流：收款单
处理频率：1次/月
处理逻辑编号：P-08
处理逻辑名称：单据核销处理
简述：根据收款单、付款单核销应收款
输入的数据流：应收单、收款单、付款单、
处理描述：根据收回的客户款项核销该客户应收款，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。
输出数据流：核销数据
处理频率：100次/日
处理逻辑编号：P-09
处理逻辑名称：应收帐统计
简述：根据核销的情况、核销后的数据进行登记和统计分析
输入的数据流：核销数据
处理描述：根据核销的情况、核销后的数据进行登记和统计分析，给相关部门提供日常查询，并提交应收账款账龄分析表
输出数据流：记账凭证、应收账款账龄分析表
处理频率：100次/日
（三）数据存储的描述
数据存储编号：F -01
数据存储名称：记账凭证
简述：根据日常收付款情况，填制的记账凭证
数据存储组成：票号+摘要+科目名称+结算方式+借方金额+贷方金额+制单日期+部门+客户+业务员
关键字：票号+借方金额+贷方金额+制单日期
相关联的处理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7
数据存储编号：F -02
数据存储名称：客户结算单据日常查询
简述: 根据日常收付款情况，填制结算单据，以供查询
数据存储组成： 票号+摘要+科目名称+结算方式+借方金额+贷方金额+制单日期+部门+客户+业务员
关键字：票号+借方金额+贷方金额+制单日期
相关联的处理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7
数据存储编号：F -03
数据存储名称：应收款账龄分析表
简述：根据日常收付款情况，统计数据进行分析，
数据存储组成：票号+摘要+科目名称+应收账款账龄+坏账比例 +制单日期+部门+客户+业务员
关键字：票号+应收账款账龄+制单日期
相关联的处理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7
（四）外部实体的描述
外部实体编号:S-01
外部实体名称：销售科
简述：销售发票填写
输入的数据流：D-03
输出的数据流：D-01
外部实体编号:S-02
外部实体名称：库存中心
简述：退货单填写
输入的数据流：D-09
输出的数据流：D-10