会议的组织和安排事宜

在一个企业中，会议的组织和安排是必不可少的。以往都是通过打电话联络与会人，会议材料及日程等也要通过邮件的方式来完成，而且将会议结束后的文档与信息组织起来也会比较困难。有了全新的Microsoft Office 2003，会议的组织和安排是否可以非常方便呢？小马是一家公司财务部的职员，现在，来看看她是如何使用Outlook 2003来完成这些工作的吧。

创建会议请求

通过Outlook 2003中的日历，不但可以安排个人的时间安排，也可以为与会者发送会议请求，邀请与会者参加会议。

（1）运行Outlook应用程序，在“邮件控制面板”中单击【日历】按钮，打开“日历”视图窗口。

（2）在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命令，打开一个新建的会议要求对话框，如图1所示。在“会议”对话框中填写会议的“主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时间”与“结束时间”等信息，然后在“收件人”文本框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。

图1 创建会议请求

（3）单击“会议”对话框中的“计划”选项卡，此时就可以在一个时间线上看到邀请的与会者、甚至包括资源的忙闲状态情况，使你能够更好地掌握会议安排的时间和会议长度。如果在预定会议时很难确定哪个时间段是可以利用的，则可以单击【自动选取下一个】按钮，让Outlook 2003智能地帮助我们选择一个合适的时间来安排会议，如图2所示。

图2 了解人员状态

在WSS站点上创建会议工作区

Microsoft Windows SharePoint Services站点为企业部门以及合作团队中的同仁们提供了一个协同工作的平台。团队成员们只需利用浏览器就可以浏览信息、发送信息到共享的站点中，这些数据包含了如：相关事件、布告栏与通知、讨论区、任务清单及联络人清单，甚至还包含了一个文档库来管理网络协作过程中的文档，同时，Windows SharePoint Services站点还提供了创建文档工作区和会议工作区的能力，使得团队成员在网站上可以开展进一步的沟通与协作。

在Windows SharePoint Services站点中提供了专门为会议准备的会议工作区，为任何准备、引导和跟踪会议的人提供相关的服务和信息整合。会议工作区提供了一个安全的联机站点用于集中管理所有与会议有关的通讯、文档和后勤，这使得它成为组织、共享和获取所有与会议有关的事情的绝好的地方。会议工作区的设计目标是使会议处理更加直觉化、流水线化和有效，以便节省客户的时间和提高会议的工作效率。

使用Outlook 2003创建会议工作区的方法如下：

（1）在“会议”对话框中单击【会议工作区】按钮，打开“会议工作区”任务窗格，如图3所示。

图3 创建会议工作区

（2）在“会议工作区”任务窗格中单击“更改设置”链接，打开会议工作区的配置页面，如图4所示。在此可以选择会议工作区的创建位置，以及会议工作区所使用的模板语言和模板类型等。

提示：不同的模版类型针对不同的会议类型，所包含的列表也不同。

图4 配置会议工作区

（3）单击【确定】按钮返回“会议工作区”任务窗格，单击【创建】按钮，此时Outlook 2003开始向Windows SharePoint Services工作组站点中创建新的会议工作区，创建完成后如图5所示。

图5 加入会议工作区的会议安排

（4）保存并关闭此会议安排，系统会询问“‘中国互联网政策与发展研讨会’尚未发送，是否发送？”，单击【确定】按钮后，Outlook会开始给设定的与会人员发送会议请求。

（5）再次打开此会议对话框，可以发现增加了一个“跟踪”标签，打开“跟踪”选项卡，会发现所有与会人的响应都已显示在此选项卡中了，同时，在对话框的标签项与编辑框之间也有与会人的响应信息显示。（有的与会人暂时没有响应，今后只要发送了响应，就会在此体现出来）单击会议工作区标题链接，打开该会议工作区，如图6所示。

图6 创建完成的会议工作区

可以看到，所有邀请的与会者都已列入了“与会者”区域中。在“与会者”区域中可以对与会者进行进一步的编辑。例如说，名为coren@bookyard.com的与会者是被邀请的重要发言人，希望在这里将其职务体现出来，以使其他与会人在工作区了解到重要发言人的信息。单击“管理与会者”链接，打开“与会者”页面，在“名称”列表中单击名为coren@bookyard.com的“编辑”图标，打开此与会者的编辑对话框，在“备注”文本框中输入与会者的身份等信息，如图7所示。

图7 编辑与会人信息

单击【保存并关闭】按钮，回到会议工作区主页，在“与会者”区域中就显示出刚刚编辑过的与会人信息。

依此方法，编辑其他需要注明的与会者信息。如果此时想增加新的与会人，不必回到Outlook中添加，再次单击“管理与会者”链接，打开“与会者”页面，单击【添加与会者】按钮，打开新建与会者页面，输入新增与会者的个人信息，单击【保存并关闭】按钮后，新的与会者即添加成功。

对于一个会议，应该有明确的目标，以确定会议召开的目的。单击主页上的“目标”区域中的“添加新目标”链接，打开“新建目标”页面，在“目标”中输入会议的目标，也可以单击【附加文件】按钮，为目标添加有关的文件内容。

为与会者提供会议议程，使与会人掌握大会的主要内容和时间安排，对会议的安排人员来讲是必不可少的环节。在“主页”的“议程”区域单击“添加新议程”链接，打开“新建议程”页面，输入会议的“主题”，议程的“所有者”，议程的“时间”以及议程内容等信息，同样可以向议程中附加文件。输入完毕后，单击【保存并关闭】按钮，回到主页，此时，在主页的“议程”区域中会显示出刚刚新建的议程，与会人员可以单击该议程链接，浏览会议议程，如图8所示。

图8 在工作区中浏览会议议程

确定了会议目标和会议议程以及会议的邀请人后，往往在开会前还要向与会人员散发一些会议用品、会议摘要、材料等东西，这些东西都可以通过主页上的“文档库”区域来实现。会议组织者只需要单击该区域中的“添加新文档”链接，打开“上载文档”视图窗口，单击【浏览】按钮，将本地需要上载的文件上传到工作区，也可以单击“上载多个文件”一次上载多个文件，单击【保存并关闭】按钮，回到主页。这样，关于“中国互联网政策与发展研讨会”就基本在会议工作区安排好了，所有被授予权限的与会人都可以在这里查看到有关此次会议的信息，如图9所示。

图9 “中国互联网政策与发展研讨会”会议工作区

事实上，在这个工作区中可以实现更多的会议安排与组织工作，它是使用Windows SharePoint Services和Web部件构建而成的，当这些系统默认的Web部件不能满足我们的要求时，还可以通过自行设置Web部件来设计符合自己需要的会议工作区。关于Windows SharePoint Services网站的定制我们将在后续的专栏中进行介绍。
召开定期的会议

如果希望将会议设计成一个定期进行的会议，可以在Outlook中打开该会议要求，执行菜单栏中的【动作】|【重复周期】命令，打开“约会周期”对话框，如图10所示。

图10 设定约会周期

设置会议的重复周期，单击【确定】按钮后，该会议就变成了一个定期进行的会议，每到周期中设定的日期，Outlook就会自动提醒。在会议工作区中也围绕该会议列出了10次会议的日期列表，如图11所示。我们前面为会议作的所有设置都只作用于日期列表中第一天的页面上，单击其他日期链接，打开的页面上除了“与会者”有内容外，其他区域都为空。这样，会议组织者可以根据每次会议结束后总结的经验来拟定下一次会议的内容。

图11 周期性会议工作区