神马文学网文件管理：潜藏的价值来源 - 麦肯锡季刊 - 商务技术 - 运营
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/30 11:56:12
文件管理：潜藏的价值来源
公司中新设的文件咨询部门如何产生重大效益。
2009年7月 • Ferruccio Lagutaine and Stefano Martinotti
来源：商务技术业务
本文包括：
图表： 在优化文件管理服务方面，即使微小的投资也能带来重大的财务效益。
作者简介致函编辑 (4)
形势
对许多行业而言，文件流管理都是一项浩繁、复杂而又十分关键的任务，在金融服务业、政府、远距离营销和出版业中尤为如此。在当前的文件增长大潮中，既有寄送给客户的印刷文件和电子文件（账单、营销宣传册），也有客户寄来的文件（保险索赔、个人信息变更），同时还有针对员工的内部文件。
大多数机构的文件处理工作分散在管理对外文件服务的不同部门中，这些部门可能分别负责设计、撰写和制作文件并进行实物和电子分发。这些部门同时也负责管理外来文件，即接收、分拣和存放外来的文件。一家典型的全球金融机构在印刷和文件服务方面的开支，可能会占到收入的0.5%，这是一笔不小的开销。
最近，为了厉行节约以增加发展资金，一家大型保险公司决定在文件管理方面进行改良。该公司在文件管理方面开支巨大，浪费现象随处可见。在某些地区，只有不足1/3 的营销宣传册送到了指定客户的手中，其余的则在公司尘封多年。支离破碎的宣传方式严重损害了公司的品牌形象，例如，印制的徽标大小和颜色都不一致。
公司高层认为，采取统一的文件管理策略可显著削减成本并提高运营绩效。分析显示，文件管理成本在三年内可下降1.5亿欧元（2.15亿美元），相当于当前总成本的1/3 。该分析还揭示了新策略可能给品牌和形象带来的巨大改善。
难题
这家公司在着手对文件管理系统进行合理调整和改进之前，遇到了一个重大障碍：文件服务部门分散在30多个国家，而且每个部门都采用了不同的运营模式。同时，当地的一些高管担心印刷和文件服务集中化会降低当地营销活动的灵活性和质量，因此不愿意交出对直接接触重要客户的职能部门的控制权。
解决方案
为改革文件管理系统，这家公司设立了文件咨询职能部门，统管各种文件处理任务。该部门对所有文件处理流程均承担端到端的责任，这些流程包括印刷、撰写、归档、供应商管理以及传统分发和电子分发。该部门的宗旨是通过以下多种方式在整个运营链中创造价值：更有效地管理文件需求，确保设计遵循成本原则，实现流程标准化，倡导电子分发方式，并设计更具个性的宣传材料。
根据这一指令，文件咨询部门针对不同国家设立了工作组，这些工作组一般由5人组成，分别具备以下几个领域的专业知识：艺术素养、贯彻公司新规则的能力、懂得 IT 流程和工具所需的技术性技能，以及基本的管理和领导技能。尽管这些工作组隶属于地方首席运营官，但激励机制和目标却由公司总部制定，比如纸张消耗目标或对电子文件的预期使用。每个工作组的领导者还在集团的治理机构任职，并负责分享知情权和鼓励最佳的实施行动。公司指示对印制客户宣传材料的纸张设立重量和格式标准，仅这一项举措，一个国家运营机构的文件制作成本就降低了10%。
工作组隶属于地方高管的组织结构，有助于减轻地方高管们在让出过多文件管理控制权方面的顾虑。而在更高层次进行协调和制定目标的做法，又有利于公司采取标准化举措，并在更大范围内实现节约。
最后，文件咨询部门使公司成功实现了三年内节约1.5亿欧元的成本削减目标。此外，由于该公司主要依靠管理和组织上的举措，因此新的模式只需投入相对较少的资金，三年内的投资额仅约1,500万欧元。
启示
对于各个行业的许多机构而言，统一的文件服务策略都可以节约巨大的成本（见图表）。在目前严峻的经济形势下，这一策略很适合那些希望显著降低成本，但又难以进一步缩减投资的企业。除了切实的成本节约外，这种结构还会产生其他价值。比如，当公司对营销材料中的可视标识和语言进行标准化以后，品牌变得更有感染力。在美国，金融服务业的客户宣传材料受到高度监管，因此更出色的文件管理模式还可以降低违规风险。
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返回顶端
企业借助文件服务来设计个性化的宣传材料，还可以改善客户体验。一家公司听取了咨询部门的建议，将营销宣传材料附加到客户交易文件中。通过减少纸张消耗并增加电子宣传，该公司不仅实现了对客户的承诺，还使自己的运营变得更加“环保”。
作者简介：
Ferruccio Lagutaine 是麦肯锡苏黎世分公司董事，Stefano Martinotti 是该分公司咨询顾问。
公司中新设的文件咨询部门如何产生重大效益。
2009年7月 • Ferruccio Lagutaine and Stefano Martinotti
来源：商务技术业务
本文包括：
图表： 在优化文件管理服务方面，即使微小的投资也能带来重大的财务效益。
作者简介致函编辑 (4)
形势
对许多行业而言，文件流管理都是一项浩繁、复杂而又十分关键的任务，在金融服务业、政府、远距离营销和出版业中尤为如此。在当前的文件增长大潮中，既有寄送给客户的印刷文件和电子文件（账单、营销宣传册），也有客户寄来的文件（保险索赔、个人信息变更），同时还有针对员工的内部文件。
大多数机构的文件处理工作分散在管理对外文件服务的不同部门中，这些部门可能分别负责设计、撰写和制作文件并进行实物和电子分发。这些部门同时也负责管理外来文件，即接收、分拣和存放外来的文件。一家典型的全球金融机构在印刷和文件服务方面的开支，可能会占到收入的0.5%，这是一笔不小的开销。
最近，为了厉行节约以增加发展资金，一家大型保险公司决定在文件管理方面进行改良。该公司在文件管理方面开支巨大，浪费现象随处可见。在某些地区，只有不足1/3 的营销宣传册送到了指定客户的手中，其余的则在公司尘封多年。支离破碎的宣传方式严重损害了公司的品牌形象，例如，印制的徽标大小和颜色都不一致。
公司高层认为，采取统一的文件管理策略可显著削减成本并提高运营绩效。分析显示，文件管理成本在三年内可下降1.5亿欧元（2.15亿美元），相当于当前总成本的1/3 。该分析还揭示了新策略可能给品牌和形象带来的巨大改善。
难题
这家公司在着手对文件管理系统进行合理调整和改进之前，遇到了一个重大障碍：文件服务部门分散在30多个国家，而且每个部门都采用了不同的运营模式。同时，当地的一些高管担心印刷和文件服务集中化会降低当地营销活动的灵活性和质量，因此不愿意交出对直接接触重要客户的职能部门的控制权。
解决方案
为改革文件管理系统，这家公司设立了文件咨询职能部门，统管各种文件处理任务。该部门对所有文件处理流程均承担端到端的责任，这些流程包括印刷、撰写、归档、供应商管理以及传统分发和电子分发。该部门的宗旨是通过以下多种方式在整个运营链中创造价值：更有效地管理文件需求，确保设计遵循成本原则，实现流程标准化，倡导电子分发方式，并设计更具个性的宣传材料。
根据这一指令，文件咨询部门针对不同国家设立了工作组，这些工作组一般由5人组成，分别具备以下几个领域的专业知识：艺术素养、贯彻公司新规则的能力、懂得 IT 流程和工具所需的技术性技能，以及基本的管理和领导技能。尽管这些工作组隶属于地方首席运营官，但激励机制和目标却由公司总部制定，比如纸张消耗目标或对电子文件的预期使用。每个工作组的领导者还在集团的治理机构任职，并负责分享知情权和鼓励最佳的实施行动。公司指示对印制客户宣传材料的纸张设立重量和格式标准，仅这一项举措，一个国家运营机构的文件制作成本就降低了10%。
工作组隶属于地方高管的组织结构，有助于减轻地方高管们在让出过多文件管理控制权方面的顾虑。而在更高层次进行协调和制定目标的做法，又有利于公司采取标准化举措，并在更大范围内实现节约。
最后，文件咨询部门使公司成功实现了三年内节约1.5亿欧元的成本削减目标。此外，由于该公司主要依靠管理和组织上的举措，因此新的模式只需投入相对较少的资金，三年内的投资额仅约1,500万欧元。
启示
对于各个行业的许多机构而言，统一的文件服务策略都可以节约巨大的成本（见图表）。在目前严峻的经济形势下，这一策略很适合那些希望显著降低成本，但又难以进一步缩减投资的企业。除了切实的成本节约外，这种结构还会产生其他价值。比如，当公司对营销材料中的可视标识和语言进行标准化以后，品牌变得更有感染力。在美国，金融服务业的客户宣传材料受到高度监管，因此更出色的文件管理模式还可以降低违规风险。
',1)">
返回顶端
企业借助文件服务来设计个性化的宣传材料，还可以改善客户体验。一家公司听取了咨询部门的建议，将营销宣传材料附加到客户交易文件中。通过减少纸张消耗并增加电子宣传，该公司不仅实现了对客户的承诺，还使自己的运营变得更加“环保”。
作者简介：
Ferruccio Lagutaine 是麦肯锡苏黎世分公司董事，Stefano Martinotti 是该分公司咨询顾问。
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