DIT系统成功实施案例——上海鼎志软件技术有限公司

DIT系统成功实施案例 -- 上海全一通讯技术有限公司

客户基本情况
上海全一通讯技术有限公司成立于2001年6月，主营业务为代理手机上的电子元器件，公司每年的成长率都保持在30%以上。目前，代理的主要产品线有7条。2005年的销售总额为7000万元，员工总数25人，其中销售和产品经理19人，客服人员3人。
该公司是手机元器件行业很有影响力的代理商之一。
该客户导入DIT系统之前，由于自身业务的需要，已经接触过一些ERP厂商以及物流软件供应商。在与鼎志公司接触后，非常认同鼎志公司的电子元器件分销商的解决方案，认为DIT系统与通用的ERP系统有明显本质性的差异。特别认同鼎志公司的行业背景、管理思想和理念，对于电子元器件分销商的管理问题有强烈的共鸣。对DIT系统在Design in方面的控制能力和手段，认为是上海全一迫切需要的管理工具。另外，鼎志公司不仅有电子元器件分销商的解决方案（DIT系统），而且有电子元器件供应商的解决方案，可以全方位解决电子元器件供应链的管理问题。短短时间的接触，上海全一很快就选择和鼎志公司合作。
DIT系统实施情况
上海全一于2005年9月开始导入DIT系统，在成功导入以后，并在2006年3月进行DIT系统的版本升级。DIT系统的实施周期累计1个月，实施过程经过三个阶段：第一阶段基础数据准备；第二阶段全部产品线和部分流程上线；第三阶段全部流程上线。
1. 第一阶段基础数据准备，实施周期为2周。将企业的客户资料、供应商资料、产品资料、订单资料等
基础数据导入系统。该阶段上线成功后，实现了所有库存数据、产品资料、技术资料、历史订单等的共享，以前片面、分散的资料得以全面、集中的进行管理，方便授权人员对资料的查看与维护。
2. 第二阶段全部产品线和部分流程上线，实施周期为1周。全部产品线和部分管理流程（包括客户订单、样品申请单、库存、应收等）上线。该阶段上线成功后，实现了全部产品线从订单下达到配货，以及产品入库、客服发货到应收帐款生成整个流程的顺利畅通。
3. 第三阶段全部流程上线，周期为1周。企业其它管理流程（包括了应付）上线。全部流程上线后，真正实现了企业整个物流、信息流、资金流的整合管理。
实施后的效果
通过实施DIT系统，上海全一规范了企业管理流程和管理规范，优化了作业程序，清晰了员工的职责。在交货时间（T）、质量（Q）、成本（C）方面的控制能力得到明显加强，有效地控制了库存数量，加快了资金周转速度。以前管理紊乱的状态的得到明显改善。具体体现如下：
1. 在系统导入阶段，对企业作业管理流程进行了规范，企业每个业务动作都在系统中进行，人员职责清晰，增强了员工责任心。杜绝了以前由于责任不清，扯皮推卸现象的发生。
2. 系统导入前，客服部门需要时常核对库存的数据，人工计算需求，费时费力，且难保计算结果准确。系统实施后，库存的查询及计划需求由系统自动运算得出，能随时计算实时需求，速度快，计算结果准确。系统上线后，现在客服人员更多的工作是跟踪和控制订单的处理进度，保证交付。有更多的时间分析合理的库存水平，从而提高了客户的满意度。
3. 系统导入前，财务和客服定期对帐很难进行，而且由于采用了成本分摊的做法，致使每个订单的实际成本不能得到体现。成本管理和控制几乎是走形式，没有实际的效果。系统上线后，企业成本控制能力明显加强。实现了日清日结的管理模式，系统实时统计到每天及每个订单的实际交付情况，成本数据准确及时。真正做到有效控制资金风险，第一时间发现问题避免损失。从而有效地控制了经营风险，保证利润。 4. 系统导入前，由于缺乏准确的数据统计手段，无法对各个岗位的员工进行有效评估，只能凭感觉和个人的能力和责任心。缺乏合理的激励机制，员工工作积极性和稳定性都收到了一定的影响。一定程度上制约了企业的发展。
5. 系统导入前，为客户制定信用额度成了一句空话，订单的接单审核和发货财务审核无法进行。系统实施后，财务人员有了充分的依据开展接单审核，配合系统的应收帐款自动生成功能，发货财务审核也能够顺利执行。自从系统开始应用后，企业的可用资金量成倍增加，效益十分明显。
6. 信息高度共享，方便授权人员查询相关的数据。如：系统上线前，销售人员必须要打电话给客服人员，才知道实际发货情况；财务人员必须亲自去找客服人员，才能查到原始订单。系统上线后，销售人员可以实时的查看发货计划与实际发货情况，系统可以实时统计每个订单的发货情况，财务人员可以直接在系统中查阅原始订单，实时的信息传递为应对不断出现的变化提供了可靠的决策依据。
7. 销售、客服、采购等情况受到实时监控，一旦出现问题，系统马上暴露体现，督促人员及时解决。有效地控制了订单的进程，保证交货及时可靠。
8. 系统导入前，企业缺乏样品申请的管理，每个销售人员申请样品没有控制。系统导入后，建立一套样品申请管理制度，提高了销售人员和客服人员工作效率的同时，系统对每天的每一笔样品申请都实时统计，杜绝了管理漏洞，增强了员工责任心，提高样品申请速度的同时，避免了浪费。
客户评价：
企业管理人员的评价：
产品经理： "DIT系统是个好东西，每个月作forecast再也不用花费一两天的时间了，直接从系统里调用数据，最多一两个小时就解决了"。
客服人员： "系统中的订单处理完全合乎我们的要求，实时的库存统计保证了我们处理订单的准确性，发货的同时应收帐款自动生成，再也不需要花大量时间和财务对帐"。
财务经理： "客户发货的情况和应收一目了然，资金风险有了控制，以后我就省心多了"。
老板： "有了DIT系统，对及时交货和应收应付我有信心"
实施过程中存在的问题及解决办法：
1. 在系统刚上线时，由于销售人员录入客户数据时不够仔细，出现了一些不良的业务数据，导致同一个客户以别名、简称等多种形式存在；销售端录入的数据是系统计算的基础和前提，如果基础数据不准，那么系统计算出来的结果就会有偏差。通过加强数据的整理和规范，经过实施人员与全一部份人员的共同努力，对所有客户资料重新整理以后，系统运算结果正常。
2. 系统上线初期，由于客服人员工作习惯不好、历史订单积压太多，客服人员的工作压力短期内增大了。通过加强培训和教育，客服人员逐渐习惯通过系统来工作，再也没有了以前频繁加班和动辄提出辞职的现象。
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