业务流程 库存固定盘点要注意的事项

　　库存盘点是每个企业都需要进行的作业。有的企业半年盘点一次，而有的企业则一个季度盘点一次。其实，各个公司的库存盘点流程大同小异，只是发生的频率不同而已。

　　但是，库存盘点对于企业正常生产经营管理来说，却是至关重要的。他的重要性主要体现在如下几个方面。

　　一是库存数量准确是保障企业生产计划与采购计划正确的基础。若企业库存中原材料、成品等数量不对的话，那么要想计划合理，那是天方夜谭。故为了能够让生产管理部门作出合理的生产计划与采购计划，则必须每隔一段时间对企业库存进行盘点，以保障库存数据的准确性。

　　二是企业仓库中的材料与成品就是企业的财富。有时候由于管理、或者自然损耗等原因，这会导致仓库中原材料或者成品数量的减少。为了正确评估企业的财富，这也非常有必要对企业库存进行定时的盘点。

　　不过，虽然库存盘点对于企业来说，司空见惯。但是，这个流程设计的是否合理，则直接关系到库存盘点的准确性。

　　第一步：提出定期盘点需求。

　　一般情况下，企业会在季度末或者年末进行大规模的盘点。由于定期盘点跟临时盘点不同。定期盘点往往企业在管理制度中已经明确指明，在一年的什么时间进行盘点。所以，其准备时间比临时盘点要充分。如在盘点的日期快要到的时候，采购部门会提醒供应商，要么早点送货过来，在盘点的几天内不收货等等。故定期盘点要比临时盘点来的更有条理。

　　在企业中，定期盘点一般是由物管部门负责的。他们会在定期盘点前的一个星期，召开动员大会，让各个部门做好相关的工作，为定期盘点扫清障碍。一般来说，需要做好如下的前期准备工作。

　　一是人员的安排。为了尽量减少盘点对企业正常生产经营的影响，定期盘点往往需要各个部门抽调人员来提高盘点的速度。就笔者所知，企业在定期盘点的时候，都是整个公司动员的。如此的话，才能够在最短时间内，把这个作业完成。

　　二是时间上的安排。虽然说，建议大家在月末进行盘点。但是，有了ERP系统之后，我们有一种折中的处理方式。如可以在靠近月底的周末进行盘点。如此的话，就可以把盘点对于生产的影响降低到最低。而在时间上，ERP系统可以帮助企业进行调整。如2008年12月31日是星期三。若在12月30日、31日盘点，很明显对这个星期的生产经营会造成非常严重的干扰。所以，企业可以选择在上个周末，即12月27日、12月28日进行盘点。在ERP系统处理上，可以把29日到31日发生的经济业务都记入到2009年1月1日。如此，就可以减少盘点对企业生产经营的影响。

　　第二步：财务对帐务进行冻结。

　　当确定定期盘点的具体时间之后，财务部门需要在盘点的前一天下班之前，把当月的帐帐务冻结掉。如假设企业准备在12月27日进行盘点，则在12月26日下班后，要在系统中把本月的帐务冻结掉。如此的话，其他各个部门在盘点的过程中，就不能够在系统中录入交易数据。这在盘点流程中，是一个关键点。

　　如用户准备在12月27日盘点，但是，财务没有在系统中把帐务冻结掉。在盘点之前，仓库中有PVC这个材料1000吨。盘点卡上打印的数量也是1000吨。但是，在12月27日一大早，供应商就送来了PVC500吨。因为帐务没有冻结，所以，仓库人员可以在系统中做帐。此时，系统帐上与实物就有1500吨。可是，在盘点的时候，因为盘点卡上只有1000吨，而实物有1500吨。盘点人员就会以为帐务不对，就在帐务上调增500吨。如此的话，在盘点过后，库存帐上就有2000吨(原来1500吨加上调增的500吨)。但是实物呢，却只有1500吨。此时，库存盘点使得库存数量越来越错，这很让人郁闷。

　　可见，在库存盘点之前，把帐务冻结掉。防止企业部门人员在盘点期间对系统进行误操作，这是保障盘点结果准确的一个重要举措。

　　第三步：生成盘点数据以及盘点卡的张贴。

　　当帐务冻结之后，相关人员就需要在ERP系统中生成盘点数据。系统中生产的盘点数据主要包含两部分内容。一是盘点卡。盘点卡就是一张张小卡片，一个物料一份。在盘点的时候，贴在具体的物料之前。这可以提高盘点登记的速度与准确率。因为不少员工都是从其他部门抽调过来的，他们可能无法对品好与实物进行一一对应。而盘点卡就可以消除一些张冠李戴的错误。二是盘点清册。盘点清册就像是一份库存报表，反映当前库存中的实际数量。当盘点卡收集起来后，文员就需要把盘点卡中的数据登记到盘点清册中。这主要是为提高在库存调整时的效率。若一张张去查看盘点卡，然后再把有错误的数据在ERP系统中进行调整。这无疑速度与准确性上都会大打折扣。

　　在生成盘点数据的时候，需要注意几个方面的内容。

　　一是最好在盘点的前一天晚上打好盘点卡以及张贴的工作。企业的物料可能比较多，有的达上万种。所以，盘点卡的打印需要花费时间的。笔者负责过多家企业的ERP项目，他们都听从了我的建议。某些员工在盘点的前一天晚上，加班把盘点卡打好。然后第二天仓库部门再起个早，争取在上班之前把盘点卡张贴好。不过要注意一点，盘点卡一定要在帐务冻结后才能打。这主要是为了保障盘点卡的数据跟ERP库存帐数据的一致性。

　　二是有些企业可能要进行复盘。当复盘数量与初盘数量不一致的时候，还需要进行第三次盘点。此时，在盘点卡的打印与张贴上，就有一些技巧。如笔者认识一家企业，他们是利用一式两联的复写纸打印。如此的话，即使需要复盘，则也只要打印一次即可。可以减少成本与时间。另外，企业也可以根据自己的情况，选择盘点卡是分开放的还是集中放。分开放的话，就是把一个物料的盘点卡两张纸分开，分别张贴在物料上。如此的话，初盘的数量就不会现在复盘的盘点卡上。这么做的好处就是会提高盘点的准确性。因为复盘的员工不知道初盘的数量，就会认真的盘第二次。若是集中放置的话，因为企业采用的是复写纸，所以，初盘的数量就会体现在复盘点卡上。有些员工就会浑水摸鱼了。所以，企业具体采用什么方式，就需要根据自己员工的素质情况来定夺了。

　　第四步：进行初复盘。

　　等以上这些准备工作完成后，就可以进行初、复盘的工作了。为了提高盘点的质量，笔者有些建议。

　　一是在盘点卡上，无论是初盘还是复盘，盘点人员都要进行签名。这可以提高员工对于盘点的责任心。

　　二是在盘点的过程中，要停止一切交易活动。如供应商来送货了，则把货放在旁边，不要入仓库。总之，在盘点的过程中，要保证仓库不进不出。

　　三是若在ERP系统中采用了自动扣料作业，则最好在盘点之前，把车间仓库中的剩余材料先进行盘点，移送实体仓库。