第五章 演示文稿软件PowerPoint

演示文稿软件PowerPoint
本章讲述演示文稿软件PowerPoint2000的功能及操作，包括演示文稿的创建、编辑、播放、打印等内容。
基础
5.1.1 PowerPoint概述
PowerPoint是目前制作演示文稿最常用的工具软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音、动画以及视频等多媒体元素于一体的演示文稿，被广泛应用于课堂教学、学术报告、产品展示、教育讲座等各种信息传播活动中。
PowerPoint 2000是由Microsoft公司于2000年推出的演示文稿制作工具，也是Office 2000办公自动化套装软件包中的一个组件，其外观及通用操作都与前述Word2000、Excel2000等保持一致，这里不再赘述。本章将着重介绍PowerPoint 2000的特有功能。
5.1.2 PowerPoint的功能
作为一种最常用的演示文稿软件，PowerPoint可用于创建5种类型的演示文稿：
1、电子演示文稿
PowerPoint所创建的文件称为电子演示文稿，其扩展名为.ppt。一个电子演示文稿是由若干张电子幻灯片组成的，其中可以包含文本、图表、图形、剪贴画、影片、声音及其他多媒体信息。制作的电子演示文稿可以在屏幕上演示，或用打印机打印出来。
2、投影幻灯片
可以将电子幻灯片打印在透明胶片上，制作成可在幻灯机上放映的幻灯片。
3、35mm幻灯片
电子幻灯片还可用专门设备转成35mm的幻灯片，用于大型会议等场合的演示放映。
4、备注、讲义和大纲
可以将幻灯片、演讲者备注或包括标题和重点的文件大纲打印出来进行分发，在放映演示文稿时，观众既可以观看屏幕，也可以阅读文字材料。
5、Web演示文稿
可以专门为Internet设计演示文稿，将网页格式的演示文稿副本放置到 Internet上，使用Web浏览器作为演示工具，如用于视频会议、远程教学、电子商务等等。
5.1.3 PowerPoint的窗口界面
当系统中安装PowerPoint之后，可以有多种启动方式供用户选择，一般选择在开始菜单中的快捷方式来启动。
启动PowerPoint后，系统将打开如图5-1所示的启动对话框，让用户选择创建演示文稿的方法或者打开已有的演示文稿。
图5-1 PowerPoint 2000的启动对话框
如果用户希望创建空白演示文稿，可以从启动对话框中选择“空演示文稿”单选按钮，然后单击“确定”按钮，会出现如图5-2所示的“新幻灯片”对话框让用户选择新幻灯片的版式。
图5-2 “新幻灯片”对话框
图5-2提供了多种可以选择的版式，用户可以根据需要来选择合适的版式。默认情况下选择“标题幻灯片”版式，单击“确定”按钮，即可进入PowerPoint的程序主窗口中，并且打开一个空白演示文稿等待编辑，如图5-3所示。
大纲窗格                幻灯片窗格                备注页窗格
图5-3 PowerPoint程序的主窗口
从图5-3中可以看到，该窗口和其他office组件窗口一样。PowerPoint2000的工作区形式由视图方式决定，图5-3是普通视图下的形式，它由大纲窗格、幻灯片窗格和备注页窗格构成，用户可以在各个窗格中进行编辑工作。各窗格的使用方法，将在PowerPoint视图部分中作介绍。
5.1.4 PowerPoint的视图方式
与Word相似，不同的视图提供给用户观看演示文稿的不同方式，如果要高效率地使用PowerPoint来编辑和修改演示文稿，必须了解不同视图之间的区别和各自的特点。PowerPoint 2000提供了6种视图，分别是普通视图、幻灯片视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、幻灯片视图和备注页视图。
切换视图的方法有两种：一是利用“视图”菜单，二是利用窗口界面左下角的视图按钮 来实现。
1、普通视图
普通视图是PowerPoint的默认视图方式，是编辑文稿时最常用的一种视图。它将幻灯片视图、大纲视图和备注页视图集成到一个视图中，在此视图中可以处理文本、声音、动画和其它效果，能满足普通用户大部分编辑的需要，因此用户最常使用的是普通视图。其编辑界面如图5-4。
图5-4普通视图
2、幻灯片视图
幻灯片视图主要用于对具体某张幻灯片的内容进行编排，在此视图上，可以调整处理幻灯片上每一个元素的格式以及整体的布局形式，如设置文本的格式、设置幻灯片背景颜色等。其编辑界面如图5-5。
图5-5幻灯片视图
3、幻灯片浏览视图
幻灯片浏览视图显示了当前演示文稿的全部幻灯片，可以提供幻灯片整理浏览功能，当需要对所有的幻灯片进行整理编排或次序调整时，建议使用幻灯片浏览视图。但在幻灯片浏览视图中不能对幻灯片的具体内容进行编辑。其编辑界面如图5-6。
图5-6幻灯片浏览视图
4、大纲视图
大纲视图是使用大纲的形式显示幻灯片的标题和内容，其特点是可以清晰显示用户所编辑文档的层次结构。通过大纲视图，用户能够方便地组织和开发整个演示文稿的内容。其编辑界面如图5-7。
图5-7大纲视图
5、备注页视图
备注页视图显示当前幻灯片及其备注内容。在此视图中不能编辑幻灯片内容，只能输入和编辑备注，供作者记录创作思路及参考信息之用，在放映演示文稿时不会显示。这种视图并不常用，因此没有出现在屏幕左下部视图转换按钮中。其编辑界面如图5-8。
图5-8备注页视图
6、幻灯片放映视图
幻灯片放映视图以全屏幕形式显示幻灯片，用于将完成的演示文稿进行屏幕预演以及正式演示。单击视图按钮中的“幻灯片放映”按钮，将从当前幻灯片开始逐张播放幻灯片。
在放映过程中，可以用绘图笔加入临时的记号，也可以方便地切换到指定幻灯片，只需单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选取相关命令即可。如图5-9。
图5-9幻灯片放映视图
创建演示文稿
PowerPoint中有多种创建演示文稿的方法。用户可以利用不含建议内容和设计的空白幻灯片来创建新的演示文稿。也可以使用“内容提示向导”，它提供了建议的内容和设计方案。或者利用已存在的演示文稿来创建新的演示文稿，另外还可以从其他应用程序导入的大纲来创建演示文稿。
下面介绍4种创建演示文稿的方法。
在启动PowerPoint后出现的启动对话框中，显示了3种新建演示文稿的方式，每种方法都有各自的特点。如图5-10所示。
图5-10 启动对话框
“内容提示向导”包含各种不同的演示文稿风格及内容提示，可生成已有建议内容和设计方案的演示文稿，用户只需稍加修改。
“设计模板”包含不同的演示文稿风格，但没有具体内容，需要用户自行添加。
“空演示文稿”是默认选项，只包含一张空白幻灯片，用户需要自行编辑演示文稿的风格和内容。
5.2.1 使用“空演示文稿”方式创建演示文稿
如果用户已熟练掌握PowerPoint的操作，也可以使用空演示文稿创建不含任何内容的幻灯片。然后再根据需要加入相应的内容。
由于没有提供内容或设计模板，用户可以从头开始创建所需的演示文稿，这种方式给用户提供了最大程度的灵活性。
使用“空演示文稿”创建演示文稿的具体步骤如下：
（1）选择“文件”菜单中的“新建”命令，弹出“新建演示文稿”对话框，如图5-11所示。
图5-11 “新建演示文稿”对话框
（2）选择“空演示文稿”，单击“确定”按钮即可。
5.2.2 使用“内容提示向导”创建演示文稿
“内容提示向导”是创建演示文稿最快捷的一种方式，用户只需要按照向导的指引，决定内容的取舍，并提供给向导基本的信息，由向导自动生成一份新的演示文稿。用户可根据自己的需求加以完善。
使用“内容提示向导”创建演示文稿的具体步骤如下：
（1）启动PowerPoint，在图5-1的启动对话框中，选择“内容提示向导”选项，然后单击“确定”按钮。屏幕上出现如图5-12所示“内容提示向导”对话框。
图5-12“内容提示向导”对话框
（2）单击“下一步”按钮，显示演示文稿类型选择框，用户可以根据需要选择适合的类型。例如，如果创建项目类的演示文稿，可单击“项目”按钮，然后在右边的列表框中选择一个主题即可，如图5-13所示。
图5-13 “内容提示向导”对话框——演示文稿类型
（3）单击“下一步”按钮，屏幕显示演示文稿输出类型对话框。在此对话框中，用户可以选择演示文稿的输出类型，如图5-14所示。
图5-14 “内容提示向导”对话框——输出类型
（4）单击“下一步”按钮，屏幕显示如图5-15所示的对话框，在此对话框中，用户可以设定演示文稿标题。以及每一张幻灯片页脚处的信息。
图5-15 “内容提示向导”对话框——演示文稿选项
（6）单击“完成”让PowerPoint 2000按用户的定义创建一份完整的演示文稿，并以普通视图的方式显示以供用户修改，如图5-16所示。
图5-16内容提示向导创建的演示文稿
对于“内容提示向导”生成的演示文稿，一般难以满足用户的需求。PowerPoint在每张幻灯片中填写了内容提示，用户可根据实际情况在此基础上修改内容。还可以通过单击“格式”菜单中的“应用设计模板”命令来修改幻灯片的风格。
5.2.3 使用“设计模板”方式创建演示文稿
所谓模板，就是预先设计好了幻灯片外观或共用内容的样板文档。PowerPoint提供了两类模板，“设计模板” 和“内容模板”。“设计模板”预定义了格式、配色方案、文本格式等，本身不包含实际文字内容，可以应用到任意演示文稿中以创建特定的外观；“内容模板”不仅包含了与设计模板类似的格式和配色方案，而且还提供了针对模板主题的建议内容，上一小节使用“内容提示向导”创建的演示文稿就是基于内容模板的。
使用设计模板创建演示文稿适合于创建一套颜色协调，风格统一的幻灯片。设计模板可由自己设计和收藏。
使用“设计模板”创建演示文稿的具体步骤如下：
（1）启动PowerPoint，从图5-1的启动对话框中选择“设计模板”选项，在列表中选择一种合适的设计模板，如“Capsules”，然后单击“确定”，如图5-17所示。
图5-17 选择新演示文稿设计模版
（2）在下一个出现的“新幻灯片”对话框中，选择第1张幻灯片所需的版式（指一张幻灯片的版面布局方式），如“标题幻灯片”，单击“确定”，如图5-18所示。
图5-18 选择新幻灯片版式
（3）窗口中将出现一张带有占位符的幻灯片，单击相应占位符即可输入标题、副标题等内容。
（4）要创建演示文稿中的下一张幻灯片，可单击“插入”菜单中的“新幻灯片”命令，选择另一种版式，单击“确定”按钮。
如果对演示文稿所使用的模板不满意，可以选择 “格式”菜单中的“应用设计模板”命令，重新应用另一种设计模板，快速改变整个演示文稿的外观。
5.2.4 将Word中的大纲文件转为PowerPoint演示文稿
用户可以将Word中含有标题的文件，转换为PowerPoint演示文稿，然后再利用PowerPoint对它进行调整、修改。转换的具体步骤为：
（1）利用Word应用程序打开需要转换的Word文档。
（2）单击“文件”菜单的“发送”命令，在弹出的级联菜单中单击“Microsoft PowerPoint”命令。
这时Word将文档转换成演示文稿，并将演示文稿显示在PowerPoint窗口中，用户可以对它进行修改，再作保存。但是需要注意的是在转换时除标题、题注外的其他文本、图形等都被忽略。如果用户需要Word文档中的文字或图片，可以通过剪贴板将它们复制到PowerPoint中。
同样，用户也可以将PowerPoint演示文稿转为Word能处理的大纲文件。转换的方法是：单击PowerPoint中的“文件”菜单，选择“另存为”命令，并选择保存类型为“大纲/RTF文件（*.rtf）”。
演示文稿的外观设计
5.3.1 设置幻灯片的版式
版式是预先设定好的幻灯片版面格式，一般而言，幻灯片对位于其上的各个要素按排版要求划分好位置大小，并使用一个虚线框来标注。PowerPoint中即使不使用版式也能制作任意的幻灯片，但使用版式时，可以简化工作，并有利于制作小组之间的协同工作。PowerPoint2000中提供了24种版式，不同版式有不同的对象布局方式，在幻灯片编辑过程中，用户也可以根据需要随时更改幻灯片的版式。
设置幻灯片版式的具体步骤如下：
（1）选定要设置版式的幻灯片，单击“格式”菜单中的“幻灯片版式”命令，弹出“幻灯片版式”设置对话框，如图5-19所示。
图5-19 “幻灯片版式”对话框
（2）选择一个所需要的版式，单击“应用”按钮，将所选版式应用到当前幻灯片。
5.3.2 设置演示文稿的背景和配色方案
图5-20“背景”对话框
简单的演示文稿制作完毕之后，需要对其进行美化，使之更能体现演示文稿的内容，也能使观众赏心悦目。使用PowerPoint可以方便地设置幻灯片的背景和配色方案，改变演示文稿的整体外观，达到上述效果。
1、
简单的背景通常使文稿显得整洁优雅，可以按下列步骤为演示文稿设置一种基本的单色背景：
（1）打开需要设置背景颜色的演示文稿。
（2）单击“格式”菜单中的“背景”命令，打开“背景”对话框。
（3）从默认配色方案的下拉列表框中选择作为背景的颜色，如图5-20所示。
（4）如果没有看到满意的颜色，可以单击“其他颜色”选项，出现“颜色”对话框，然后单击调色板中所需的颜色块。
（5）若用户只将设置的颜色应用于当前幻灯片，则可单击“应用”按钮，若要将颜色应用于全部幻灯片，则可单击“全部应用”按钮。
2、
要创建特殊背景，可以在图5-20 的“背景”对话框的下拉框中选择“填充效果”。这个操作打开“填充效果”对话框，如图5-21所示，可以从中选择任何一种效果进行处理：
图5-21“填充效果”对话框
（1）过渡：几种颜色之间的深浅不同的过渡效果。通过单击“单色”或“双色”选项选择自己的配色方案，或选择某种预设方案。可以使用“底纹式样”和“变形”选项获得希望的效果。
（2）纹理：包括大理石、木材、水面等各种材质的效果。
（3）图案：以两种颜色为基础的图案组合。
（4）图片：可以选择一幅图片作为演示文稿的背景。
设置完毕之后，单击“确定”按钮，若用户只将设置的背景应用于当前幻灯片，则可单击“应用”按钮，若要将背景应用于全部幻灯片，则可单击“全部应用”按钮。
使用特殊的背景效果应当特别注意与幻灯片文本颜色的搭配，以免产生喧宾夺主的反作用。
3、设置配色方案
配色方案主要是指幻灯片制作过程中，背景颜色，线条和文本颜色，填充颜色，阴影颜色等之间的搭配，以形成统一协调的风格。一般推荐让所有的幻灯片使用一种配色方案，这样可形成一个整体的颜色外观。
设置幻灯片配色方案具体步骤如下：
（1）选择要设置配色方案的幻灯片。
（2）单击“格式”菜单，选择“幻灯片配色方案”命令项，弹出“配色方案” 对话框，该对话框包含了“标准”和“自定义”两个选项卡，如图5-22所示。
（3）用户可以在“标准”选项卡中选择配色方案，也可以用“自定义”选项卡修改配色方案中的颜色设定。
（4）若用户只将更改的颜色应用于当前幻灯片，则可单击“应用”按钮，若要将更改的颜色应用于全部幻灯片，则可单击“全部应用”按钮。
图5-22“配色方案”对话框
5.3.3 使用幻灯片模板
模板是控制演示文稿统一外观最容易、最快捷的方法。使用模板，用户可以使设计出来的演示文稿的所有幻灯片具有一致的外观。
1、使用已有模板
在前述的利用“内容提示向导”或“设计模板”建立一个新演示文稿时，某个特定的模板就会自动附加在该演示文稿上。用户可以按照如下步骤修改已有演示文稿的模板。
（1）打开需要修改模板的演示文稿。
（2）单击“格式”菜单中的“应用设计模板”命令，弹出“应用设计模板”对话框，如图5-23所示。
图5-22“应用设计模板”对话框
（3）单击上图列表框中的任意一个设计模板，然后再单击“应用”按钮，则选定的新模板就会应用到演示文稿的每张幻灯片上。
2、自定义模板
在PowerPoint中除了可以应用已有的模板外，用户还可以根据自己的需要更改模板，然后保存为新的模板。
要创建自己的设计模板，具体步骤如下：
（1）打开已有演示文稿。
（2）更改演示文稿的设置，如删除演示文稿中的图形对象等。
（3）单击“文件”菜单中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框。
（4）在该对话框中选择保存类型为“演示文稿设计模板”，并在“文件名”框中输入新模板的名称，然后单击保存。
5.3.4 设置母版
幻灯片母版是一张特殊的幻灯片，是用于创建幻灯片的框架。在幻灯片中，文本、图片以及其他对象是放置在不同的占位符中的。通过对母版上的这些占位符进行格式设置，就能够控制所有基于该母版所创建的幻灯片中的标题、文本以及背景的格式。例如，如果希望某个剪贴画出现在每张幻灯片的相同位置，可以将它放到幻灯片母版中。这样，该剪贴画就会出现在每张幻灯片中。
在PowerPoint 2000中有4种母版类型，即幻灯片母版、标题母版、备注母版和讲义母版。其中，幻灯片母版主要用于设置普通版式幻灯片的外观；标题母版用于设置演示文稿的标题幻灯片；备注母版用于控制备注的外观；讲义母版用于控制讲义的外观。由于它们的设置方法都比较类似，下面仅以幻灯片母版进行介绍。
设置幻灯片母版的步骤如下：
（1）单击“视图”菜单中的“母版”子菜单中的“幻灯片母版”命令，进入“幻灯片母版”视图，如图5-24所示。
（2）修改字体、项目符号等设置。
（3）在“母版”工具栏上单击“关闭”按钮，退出母版视图。
图5-24“幻灯片母版”视图
5.3.5 设置演示文稿的宽度和高度
在PowerPoint中演示文稿的宽和高是可以根据用户具体的要求设置的。
设置的具体步骤如下：
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框。如图所示。
图5-25“页面设置”对话框
（2）在该对话框中可以设置幻灯片的宽度、高度以及编号起始值。
（3）在右边的方向框中可以设置幻灯片的方向，以及备注页、讲义和大纲的方向。
（4）单击“确定”按钮，设置完毕。
单张幻灯片的编辑
单张幻灯片的编辑是制作演示文稿的主要工作，如何设计版面别致，颜色搭配合理的幻灯片将是决定整个演示文稿风格的关键。而幻灯片上一般包括文字、文本框、图片、艺术字等元素。因此幻灯片的制作实质是合理布局，设置这些元素的格式，位置。
5.4.1文字处理
1、输入文字
设置好合适的背景和配色方案后，就可以开始添加文本了。在选择了某种版式的新建空白幻灯片上，可以看到一些带有提示信息的虚线框，这是为标题、文本、图表、剪贴画等内容预留的位置，称为占位符。在文本占位符的内部单击将选定的文本块激活，即可添加、删除、编辑文本或将其变为项目编号列表。
2、编辑文字
输入完所需的内容后，可以选中其文字，然后单击“格式”菜单的“字体”命令，弹出“字体设置”对话框，如图5-26所示。
图5-26“字体设置”对话框
5.4.2文本框
文本框是一种特殊的对象，它专门用来放置文字。它能够方便地设置文字之间的位置和移动。一般有横排和竖排两种形式的文本框，用户还可以通过设置使文本框能旋转一定的角度，以适合不同的需要。
在幻灯片中插入文本框的具体步骤如下：
（1）单击“插入”菜单，指向“文本框”命令，再选择“水平”或“垂直”命令，拖动鼠标，即可绘制一个文本框。
（2）在文本框中输入文字，按照文字格式处理的方法设置好文字的样式和段落格式。
（3）在幻灯片的其他任意地方单击鼠标可结束文本框的操作。
5.4.3图片的插入及处理
要使幻灯片外观别致，离不开精美图片的烘托，可以将图片作为其修饰作用的前景，也可以将图片设为背景。PowerPoint不提供强大的图片编辑功能，只能将其他专门软件处理好的图片插入到幻灯片中。在PowerPoint中可以插入Office自带的剪贴画或其他图片文件。其操作过程与Word中操作一样。另外PowerPoint支持播放GIF动画图片，当用户插入的图片是GIF动画图片时，可以为演示文稿添加动画效果，一旦放映到该幻灯片，就能显示出动画效果。
1、剪贴画的插入步骤如下：
（1）单击“插入”菜单下的“图片”命令，选择“剪贴画”命令，弹出“插入剪贴画”对话框，如图5-27所示。
图5-27“插入剪贴画”对话框
（2）在“插入剪贴画”对话框中的“图片”选项卡中，单击某一类别图标，然后单击所需的图片，在弹出的菜单中选择“插入剪辑”按钮即可将其插入演示文稿的指定位置，如图5-28所示。
图5-28“插入剪贴画”对话框——插入剪辑
2、一般图片的插入步骤如下：
（1）单击“插入”菜单下的“图片”命令，选择“来自文件”命令，弹出“插入图片”对话框，如图5-29所示。
图5-29“插入图片”对话框
（2）选取其中一副图片，单击“插入”按钮即可。
3、背景图片的插入步骤如下：
（1）选择“格式”菜单下的“背景”命令，弹出“背景对话框”，如图5-30所示。
图5-30“背景”对话框
（2）单击“背景填充”下的下拉列表框，单击“填充效果”菜单，出现“填充效果”对话框，如图5-31所示。
图5-31“填充效果”对话框
（3）单击“图片”选项卡，然后选择一副图片作为背景，如图5-32所示。
图5-32“填充效果”对话框——“图片”选项卡
（4）单击“确定”按钮，回到背景对话框，此时应如图5-33所示。
图5-33“背景”对话框
（5）若用户要将设置的背景图片应用于当前幻灯片，则可单击“应用”按钮，若要将其应用于全部幻灯片，则可单击“全部应用”按钮。
5.4.4插入表格
使用表格是获得一致的文本对齐方式的最佳方法之一。在PowerPoint中插入和编辑表格的方法与Word基本相同。
插入表格的具体步骤如下：
（1）单击“插入”菜单，选择“表格”命令，打开“插入表格”对话框，如图5-34所示。
图5-34“插入表格”对话框
（2）单击“确定”按钮，即可生成表格。
表格创建好之后，在单元格内单击即可键入所需信息；对表格的编辑、修改操作，可以使用 “表格与边框”工具栏。
5.4.5 插入多媒体对象
在PowerPoint中可以添加声音和视频等多媒体对象，这些多媒体对象在编辑时是静止的，只有在播放过程中才能听到或看到。
1、插入声音或视频
下面以插入声音为例介绍在文件中插入声音或视频的方法和步骤。
插入声音的步骤如下：
（1）选择“插入”菜单下“影片和声音”，然后单击“文件中的声音”，弹出“插入声音”对话框，如图5-35所示。
图5-35“插入声音”对话框
（2）选择所需的声音文件，单击“确定”按钮，会出现如图5-36所示的消息对话框，提醒用户声音播放的时机。
图5-36“自动播放声音”提示框
（3）单击“是”按钮，则声音在播放幻灯片时自动播放。声音插入到幻灯片中后，显示为一个图标
（4）在播放该幻灯片时，就可以听到声音。
2、录制声音
要录制声音，需要在希望包含录制声音的幻灯片内执行下列步骤：
（1）确认自己的计算机声卡可以工作，而且话筒已经安装到了正确的插口。
（2）单击“插入”菜单中的“影片和声音”命令，选择“录制声音”命令，打开“录音”对话框，如图5-37所示。
图5-37“录音”对话框
（3）单击录音按钮录制声音。
（4）在完成录制后，在“名称”文本框内单击，为该声音命名。
3、插入其他对象
在PowerPoint中还可以插入数学公式、组织结构图、图表、艺术字等许多其他对象，下面以插入图表为例加以说明。
插入图表的具体步骤如下：
（1）单击“插入”菜单中的“图表”命令，将创建一个基于Excel数据表的三维柱形图。
（2）修改Eexcel数据表的内容，图表将自动更新。在图表上右击，在弹出式菜单中选择“图表类型”，还可以将图表改为折线图、饼图等等。
（3）单击键退出图表编辑，图表以普通图片的形式显示在幻灯片中。双击图表即可再次进行修改。
5.4.6 插入日期、页脚和幻灯片编号
在PowerPoint中可以将自动更新的日期、单位名称、演讲者姓名以及幻灯片编号添加在每张幻灯片上。
插入的具体步骤如下：
（1）单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框，如图5-38所示。
图5-38“页眉和页脚”对话框
（2）在上图中的幻灯片选项卡中可以设置插入的日期格式，幻灯片编号和页脚。
（3）若用户要将插入的元素应用于当前幻灯片，则可单击“应用”按钮，若要将其应用于全部幻灯片，则可单击“全部应用”按钮。
5.4.7 设置动作按钮和超级链接
1、设置动作按钮
PowerPoint中自带了一些制作好的动作按钮，用户可以将这些动作按钮插入到幻灯片并为之定义超级链接，单击此按钮就可以控制在幻灯片之间的切换，从而控制放映的顺序。
设置动作按钮的具体步骤如下：
（1）单击“幻灯片放映”菜单中的“动作按钮”命令，出现如图5-39所示菜单。
图5-39“动作按钮”选项
（2）单击其中一个动作按钮，在幻灯片上拖动鼠标，绘制出一个动作按钮。绘制完成后弹出“动作设置”对话框，如图5-40所示。
图5-40“动作设置”对话框
（3）在“动作设置”对话框中可以设置动作按钮跳转的目标，一般在超级链接的列表中选择需要跳转的目标。
（4）单击“确定”按钮完成动作按钮的设置过程，播放幻灯片时，单击动作按钮就可以执行相应的跳转动作。
不仅仅是动作按钮，实际上图片、标题或其他任何对象都可以进行动作设置，只需选定对象后点击右键，在弹出式菜单中选择“动作设置”即可，设置了动作的文本将以下划线表示。
2、设置超级链接
设置PowerPoint对象的超级链接功能是指把对象链接到其他幻灯片、文件或程序上。用户可以通过幻灯片中的文本、图表等对象创建超级链接，这样可以快速跳转到另一幻灯片或有关内容。
设置超级链接具体的步骤如下：
（1）选择要设置超级链接的对象。
（2）单击“插入”菜单中的“超级链接”命令，弹出“插入超级链接”对话框。
（3）在该对话框中用户可以创建链接到当前文稿中的某张幻灯片，也可以具体地选择超级链接的其他目的地。
5.4.8 设置动画效果
1、设置对象的动画效果
在放映幻灯片时，可以将幻灯片中的对象设计成动画效果，以突出重点或增加演示文稿趣味性，以吸引观众的注意力。
（1）设置基本动画
设置基本动画具体步骤如下：
① 在幻灯片视图中，选定要设置动画的对象。
② 选择“幻灯片放映”菜单中的“预设动画”命令，出现如图5-41所示的级联菜单。
图5-41“预设动画”级联菜单
③ 从“预设动画”级联菜单中选择所需的动画效果，如飞入、打字机或空投等。
当放映幻灯片时，选定的对象就会显示该动画效果。
（2）
使用预设动画命令，则动画的出现次序与设置次序有关，而且播放时间是固定的，使用自定义动画可以更改次序、时间等。
设置自定义动画的步骤如下：
①     在幻灯片视图中，选定要设置动画的文本或者对象的幻灯片。
②     选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，出现“自定义动画”对话框。如图5-42所示。
图5-42“自定义动画”对话框——“效果”选项卡
③       在“检查动画幻灯片对象”列表框中，选择要设置动画的对象。
④       在“动画和声音”下拉列表中选择一种动画方式；单击下面的列表还可以选择伴随动画发出的声音。
⑥  单击“动画播放后”的下拉列表，可以选择对象动画后要发生的动作。若要在动画运行结束后隐藏每个对象，可以选择下拉列表中的“播放动画后隐藏”命令。若要在所有动画运行后同时隐藏所有对象，可以选择下拉列表中的“下次鼠标单击后隐藏”命令。
⑦  当选择幻灯片中的含有文本对象时，可以在“引入文本”区中设置文本进入幻灯片的方式和顺序。
⑧  若要设定动画执行的次序，可单击上图中的“顺序和时间”选项卡，如图5-43所示。然后在“动画顺序”列表框中选择要改变的对象，单击箭头在列表中上下移动对象。另外还可以在右边设定启动动画的时机。
图5-43“自定义动画”对话框——“顺序和时间”选项卡
⑨  设置完毕后，单击“确定”按钮。
2、设置幻灯片切换效果
幻灯片的切换也称为换页，指从一张幻灯片变换到另一张幻灯片的过程。PowerPoint可以设置换页的方式、换页时的显示效果及伴音等。
设置幻灯片切换效果的具体步骤如下：
（1）选择“幻灯片放映菜单”中的“幻灯片切换”命令，弹出“幻灯片切换”对话框，如图5-44所示。
图5-44“幻灯片切换”对话框
（2）在下拉列表中选择所需的幻灯片切换效果，在其下方还可设置切换的速度。
（3）在“换页方式”区中可以选择手工切换还是自动切换。若选择“单击鼠标换页”复选框，则只有单击鼠标时才切换；若选择“每隔”复选框，则需要在下方的数值框中输入一个数值，则经过这段时间后自动切换。
（4）在“声音”列表框中可以选择换页时所伴随的声音。
（5）若用户只需将切换效果应用于当前幻灯片，则可单击“应用”按钮，若要将其应用于全部幻灯片，则可单击“全部应用”按钮。
设置切换效果既可以在幻灯片视图中进行，也可以在幻灯片浏览视图中进行，但是在幻灯片浏览视图中操作更方便，因为用户可以利用“幻灯片浏览”工具栏直接在该视图中设置并预览切换效果。
演示文稿的演示和打印
5.4.1 演示文稿的播放演示
演示文稿制作完成后，要设置相应的放映方式，以达到最好的播放效果。
1、设置幻灯片放映方式
（1）在PowerPoint中，可以使用3种不同的放映方式，分别是：
①  演讲者放映（全屏幕）
选择此单选按钮，可运行全屏显示的演示文稿。这是最常用的方式，通常用于演讲者亲自播放演示文稿。
②  观众自行浏览（窗口）
选择此单选按钮，放映时演示文稿出现在窗口内。可以使用滚动条或键盘上的翻页键从某一张幻灯片转到另一张幻灯片。通常用于个人通过内部网进行浏览。
③  在展台浏览（全屏幕）
选择此单选按钮，放映时幻灯片可自动切换，放映完毕后自动重新开始循环播放，无需有人管理。使用这种方式必须首先执行菜单栏中“幻灯片放映”|“排练计时”进行排演，以确定自动放映的速度。
（2）设置幻灯片放映方式具体步骤如下：
①  单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，弹出“设置放映方式”对话框，如图5-45所示。
图5-45“设置放映方式”对话框
② 在该对话框中，可以设置放映类型，选择放映幻灯片的范围以及换片的方式。也可以在选择范围之后选取自定义放映方式。
③ 单击“确定”按钮完成放映方式的设置。
（3）观看放映的具体步骤如下：
① 打开一个演示文稿，选择“幻灯片放映”中的“观看放映”命令，或者单击“幻灯片放映”视图按钮 ，进入幻灯片放映视图，如图5-46所示。
图5-46幻灯片放映视图
② 单击鼠标进入下一页。
③ 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可以定位到指定的幻灯片进行播放，另外还可在弹出的菜单中选择“结束放映”命令结束幻灯片的放映。
5.5.2 演示文稿的打印
制作好演示文稿后，用户可以将幻灯片打印在普通纸或透明胶片上，或打印大纲、备注页、讲义等用于不同的场合。
演示文稿打印的具体步骤如下：
（1）选择 “文件”菜单中的“打印”命令，弹出“打印”对话框，如图5-47所示。
图5-47 “打印”对话框
（2）“打印”对话框的下半部分为PowerPoint专用设置区。在打印范围区可选择打印整个演示文稿或打印其中一张或多张幻灯片；在份数区可选择打印的份数。
（3）在打印内容下拉列表框中可选择打印如下内容：
①     幻灯片：打印幻灯片本身内容，一页打印一张。
②     讲义：一页内打印多张幻灯片用于分发，可以在“讲义”区中指定每页打印的幻灯
片数。
③ 备注页：打印幻灯片及其备注，一页打印一张。
④ 大纲视图：打印演示文稿的大纲视图。若只需打印幻灯片标题，可单击大纲工具栏中的“全部折叠”按钮；若要打印所有级别的文本，可单击“全部展开”按钮；若要打印带格式或不带格式的大纲，可单击“显示格式”显示或隐藏格式。
（4）在对话框的底部还有6个复选框可供选择：
①     灰度：以灰度方式打印幻灯片。
②     纯黑白：以纯黑白方式打印幻灯片。
③     包括动画：打印幻灯片同时打印动画的图标。
④     根据纸张调整大小：打印时缩小或放大幻灯片使其适应纸张的大小。
⑤     幻灯片加框：打印幻灯片时添加边框。
⑥       打印隐藏幻灯片：使隐藏幻灯片和其余内容一起打印，只有在演示文稿中包含隐藏幻灯片时该复选框才可用。如图5-47所示。
5.5.3 演示文稿的Web发布
演示文稿的Web发布是PowerPoint 2000重要的功能更新，可以将演示文稿转换成为一组Web页面文件发布到Internet上，通过Web浏览器进行查看。
要在Web上发布演示文稿，需要按下列步骤进行：
（1）打开希望发布为Web页面的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为Web页”命令，弹出“另存为”对话框，如图5-48所示。
图5-48 “保存为Web页”对话框
（2）在上图的对话框中确定发布演示文稿保存的位置，可以先保存在本机文件夹中，也可直接保存在服务器上。
（3）单击“更改标题”按钮，然后为演示文稿键入一个合适的标题。标题将显示在Web浏览器的标题栏内。
（4）在“文件名”文本框中输入首页的文件名。通常Web页面文件名应由英文、数字和下划线组成，不宜使用汉字和空格，否则可能产生问题。
（5）单击“发布”按钮，弹出“发布为Web页”对话框，如图5-49所示。
图5-49 “发布为Web页”对话框
（6）在该对话框的“发布内容”部分，可以选择发布演示文稿的哪些部分，与在“打印”对话框内所看到的选择类似。
（7）选择演示文稿的“浏览器支持”。默认情况下选择“Microsoft Internet Explorer 4.0或更高（高保真）”。
（8）单击“发布”按钮将演示文稿保存为Web页面。包括首页文件及与首页文件同名的文件夹，文件夹保存其他页面文件以及图片文件等。可使用Internet Explorer浏览器进行查看，如图5-50所示。窗口下方是页面导航按钮，左方是所有页面的超级链接，单击右下方的播放按钮可进行全屏放映。
图5-50 保存为Web页面的演示文稿
一、判断题
1．在PowerPoint 2000的大纲视图中，可以添加、删除、移动幻灯片。
2．在演示文稿放映过程中，用户可以用鼠标在幻灯片上做记号，所做的记号将保存在演示文稿中。
3．一个演示文稿的所有幻灯片可以使用多种背景，但只能采用一种配色方案。
4．演示文稿不论用何种方式放映，都要从第一张幻灯片开始。
5．在PowerPoint 2000中录制的旁白，默认情况下是与幻灯片保存在同一个文件中的。
6．保存为网页格式的演示文稿，只能在浏览器窗口内查看，不能全屏放映。
7．在PowerPoint 2000的幻灯片上可以插入多种对象，除了可以插入图形、图表外，还可以插入公式、声音和视频等。
8．使用PowerPoint 2000的幻灯片视图，在任一时刻，主窗口内只能查看或编辑一张幻灯片。
二、单选题
1．在PowerPoint 2000中，使用______视图可以快速、大量地输入文字。
A．普通               B．幻灯片浏览            C．大纲                      D．备注页
2．在幻灯片放映的中途，下列哪种操作不能立即结束放映？
A．按键                                         B．按+
C．在右键菜单中选结束放映                   D．按+
3．下列哪种操作不能在幻灯片浏览视图中进行？
A．更改幻灯片切换方式                          B．移动幻灯片到另一个位置
C．移动图片到另一个位置                      D．改变幻灯的背景
4．在PowerPoint 2000中，为了在切换幻灯片时添加声音，可以使用________菜单的“幻灯片切换”命令。
A．编辑               B．工具                       C．插入                      D．幻灯片放映
5．下列不是演示文稿输出形式的是        。
A．打印输出        B．Web发布           C．幻灯片拷贝          D．幻灯片放映
三、多选题
1．PowerPoint 2000提供了两类模板，它们是________。
A．设计模板               B．普通模板         C．备注页模板            D．内容模板
2．在PowerPoint 2000中，可以进行幻灯片文字编辑的视图是________视图。
A．备注页                   B．大纲                C．幻灯片                   D．幻灯片浏览
3．在PowerPoint2000的幻灯片窗格中，选择多个对象可以通过           。
A．分别单击每一个要选择的对象
B．单击一个对象后，按住shift键，再单击其他对象
C．选择矩形画图工具，利用鼠标在包含这些对象的区域中画一个框                      D．直接利用鼠标拖出一个虚线框，将这些对象包含在该框内
4．要在幻灯片中添加文本，可以             。
A．在幻灯片中插入文本框，再输入所需的文本
B．直接单击要添加文本的占位符，输入文字
C．点击幻灯片空白区域，直接输入文本
D．鼠标置于大纲窗格的幻灯片标记后，开始输入文本
5．在PowerPoint2000中，可以实现演示文稿从第一张幻灯片开始放映的方法是      。
A．单击“幻灯片放映”菜单的“观看放映”命令
B．单击“编辑”菜单的“幻灯片放映”命令
C．右击该演示文稿文件图标，在弹出的快捷菜单中选择“显示”命令                          D．单击视图按钮的幻灯片放映按钮
四、填空题
1．用PowerPoint 2000所创建的用于演示的文件称为________，其扩展名为________。
2．在PowerPoint 2000的启动对话框中，可有________、________和________三种方法来创建新的演示文稿。
3．在PowerPoint 2000中，可以设置三种放映方式：________、________和________。
4．幻灯片讲义的打印效果是由________所控制的。
5．幻灯片母版有四种，分别是________、________、________