评析一篇基层单位的指示性通知

［ 作者：倪任俺     来源：应用写作杂志社     点击数： 4347     更新时间：2006-8-29     文章录入：Admin ］
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（《应用写作》2004年第11期）
不同的文种有不同的写作要求，这是因为不同的文种有不同的作用。同一公文文种虽然有共性的写作要求，但各篇公文会表现出不同的形态，这是因为它们所针对的具体情况不同，所要解决的具体问题不同。因此，写作公文首先要考虑的是它应产生的作用，在行文对象已定的情况下，选用什么文种、采用什么写法，都应据此确定，而不应抛开这个根本去选择文种，去考虑某文种的写作要求。这篇例文的优点就在于它处处体现力求解决实际问题的基本原则，因而也就符合该文体的具体写作要求。
例文特别突出的一个优点是：文种选用正确。
选择文种是公文写作的一个重要环节，如果文种选用不当将大大减弱公文的效力，进而给相关工作带来不良影响。例文的制文单位——××××××学校（以下简称“×校”）创建了校内办公信息网，要在网上传递文字信息，这是一项全新的工作，必须认真布置。学校为此下发公文，这个文种应该是指挥性的。而指挥性文种不只一个，究竟应该用哪一文种呢?芽有一个指挥性文种是指示性通知，又称指挥性通知，是上级机关向下级机关布置工作，做出指示，而又不适宜用其他指挥性文种时使用的。我们分别用“上级机关”和“下级机关”来称呼指示性通知的发文单位和受文单位，这是就国家行政机关而言。基层企事业单位内部并不存在上级机关和下级机关，但是，这些单位内有自己机构，机构中有上下级之分，上级组织也需要传达要求其下级组织办理或执行的事项，所以，基层企事业单位有时也需要使用指示性通知。×校就是一个基层单位，它要向校内的各科室、各教研室布置工作，作出指示，而又不适宜用“命令”、“决定”等其他指挥性文种，那么选用指示性通知就是最合适、最有效的了。
从内容上看，例文开头部分的主要特点是：说明缘由简明扼要。
除批转、转发性通知和任免通知外，一般通知的开头部分都要写通知缘由，即交代发布通知的原因、目的、依据和意义。指示性通知的缘由是较为复杂的。它一般不用“为了”、“根据”这样的惯用语开端，而是先说明发布通知所针对的情况，再由此引出发布通知的目的，最后写惯用的过渡语。这就是说，要比其他通知多写一段说明当前情况的文字。这段文字虽然是必不可少的，但也必须简明扼要，因为后面的通知事项才是文章的主体，当前情况写得太多，就会喧宾夺主。例文中这一部分的文字只有两句，前一句说明了办公信息网正式启用的具体时间，后一句说明了该网启用后学校文字信息传递工作的变化。这两点正是所说明情况的关键，因为这两点最能体现下文所提一系列要求的必要性。接着，例文用一句话概括说明了发文目的，写出了通知缘由的另一方面内容，再用过渡句收束本段。尽管例文针对的是一项全新的技术性很强的工作，但通知缘由还是写得简明扼要、干净利落，可见作者能分清主次，牢牢把握住了力求实效的原则。
例文主体部分的突出特点是：指挥性表现充分。
指示性通知的主体部分要写通知事项，主要是布置工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及应注意的问题，一般是分段或分条列项写。例文主体部分的内容和结构正是如此。值得注意的是，这一部分表现出十分有利于此文指挥作用发挥的一系列特点。
一、主旨明确。例文的主体部分共写了八个事项，这八个事项都与全文的主旨即标题中的事由——“做好网上传递文字信息工作”密切相关，没有一个事项游离于这个中心。因此，文章的主旨并未因事项较多而变得模糊。
二、具体可行。例文中的八个事项都是具体、明确的说明和要求，没有任何抽象的说明、空泛的议论和缺乏可操作性的要求，因而便于受文单位贯彻执行。
三、条理清楚。例文中的八个事项并不是随意排列的。第一个事项说明邮箱的使用方法，这是因为大家都会使用邮箱是做好网上文字信息工作的基础条件。在此基础上，第二个事项从保密角度对如何发送信息作出指示；发送要求明确了，接下来就是落实责任人的问题，因为学校无法保证每个教职员每天都能定时打开邮箱查看并不只是发给自己的邮件，同时也不能任由教职员们随意发送邮件，于是第三个事项即对各部门、各教研室提出了指定兼职信息员的要求；信息员应该做那些具体工作呢?芽第四、五、六这三个事项，分别从计算机维护、打开邮箱时间、信息处理三个方面规定了信息员的职责；信息员开展工作，既应接受所在部门的领导，也应接受学校信息管理部门的领导，所以第七个事项提出了上报信息员名单的要求；上述事项落实后，网上传递文字信息的工作便可以有序地进行了，但人们在工作中可能还会遇到某些问题，而一旦遇到问题应该知道找谁解决，所以第八个事项明确规定了负责解决这些问题的部门。可见这八个事项是针对网上传递信息工作开展过程中将要或可能出现的问题而逐一提出的，先后有序，不可随意颠倒。
四、措施周密。通过前面对八个事项排列顺序的分析，我们已经可以看出例文所提措施之周密。如果我们深入到各事项内部做更细致的分析，就会进一步认识到这一点。例如：第一个事项的主要内容是说明邮箱的使用方法，随后，例文又提醒用户保护帐户密码，并以丢失密码后果自负相警告。有了这样的提醒和警告，并不能绝对保证用户不丢失帐户密码，那么一旦丢失了怎么办?芽另一种情况是，用户有保护密码的意识，未丢失也要新建一个自己认为更可*的密码，这又怎么办?芽此段的最后一句说明解决这两个问题的具体方式，可见其周密性。
上述特点决定了这个通知是一个实用性很强的文件，必能对×校的网上传递文字信息工作切实起到指挥作用。
附：
××××××学校关于做好网上传递文字信息工作的通知
各部门、各教研室：
学校决定从２００４年３月１日起正式启用办公信息网。办公信息网开通以后，学校的文件、校讯、事务通知等文字信息将通过该网发送，不再制成纸质材料。为保证这一工作的顺利进行，现将有关事项通知如下：
一、学校服务器内为全校每位教职员设立了一个邮箱，并为教研室主任以上的干部开设了ＷＷＷ帐户，每个邮箱都有自己的用户名和密码（ＷＷＷ帐户的用户名和密码同邮箱是共用的）。用户名的命名规则是使用人的名字的汉语拼音全拼，如“杨光赤”的帐户名为“ｙａｎｇｇｕａｎｇｃｈｉ”，该帐户名是不可更改的。为了保证信息的安全，每个帐户都有对应的密码作为用户口令，用户要使用邮箱和ＷＷＷ帐户必须知道自己帐户的密码，帐户密码可自行更改。用户有责任保护自己帐户密码不被他人盗用，因帐户密码丢失造成的后果一律由本人负责。新建或丢失帐户密码的用户可与计算机系××联系（电话３１１０２－８０６）。
二、学校办公信息网与国际互联网连接。为做好保密工作，学校要求所有下发的文件必须直接发送到教研室主任以上干部邮箱中去，其它文字信息可网上发布。
三、网上传送有关文件等文字信息是一项要求标准高的全新工作。各部门要落实责任。学校要求各部门、各教研室都要指定一名兼职信息员具体负责此项工作，确保网上传送的文字信息及时准确，万无一失。
四、各部门、各教研室的信息员应保证本部门的计算机随时处于可用状态，严禁用办公用计算机进行与工作无关的操作，防止计算机病毒的感染与扩散。对因非工作原因造成系统或硬件损坏影响正常工作的，学校将追查当事人的责任。
五、各部门、各教研室信息员每天至少打开邮箱两次（上午９点、下午３点）。各部门发布开会通知，必须有一定提前量，避免误事。
六、各部门、各教研室信息员必须保证发布和接收信息的及时和严谨，并通知有关人员及时阅文、按时参加会议以及切实掌握有关文件、通知要求等。同时要及时清理无效信息，保证网络信息的真实和有效。
七、要求各部门将信息员名单于３月１０日前报学校办公室。
八、在实行网上传送文字信息工作中遇到的具体问题，请及时与学校办公室和计算机信息工程系联系。
××××××学校
二○○四年三月一日
作者单位：吉林铁路经济学校
责任编辑：张冠英
（《应用写作》2004年第11期）