时间管理与目标管理 - 尚书阁(同桌的你) - 网易博客

晚上吃完饭后休息了半个多小时，然后与ZPH约好到32舍的活动室打乒乓球。一个小时后大汗淋漓，非常过瘾。回到宿舍，感慨重回校园生活的真的不错！对今天的学习情况特意进行梳理：
上午八点先在浙大毛主席像前合影，然后进行开班典礼。今天课程安排：上午目标管理，下午时间管理。
时间管理
“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自我管理”。
•         所谓时间的浪费，指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。
不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休;而是让您明白自己问题所在,您需要作出怎样的决定, 您可以做些什么和要做些什么。
德鲁克的建议：时间管理三步曲
对时间的去处进行记录
Ÿ            必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录，而不能事后凭记忆补记。
以连续三四个星期为时段，每天记录  一年内记录两三个时段。
对时间进行管理
确定你的目标 对你的目标按优先级排序 制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻
明确工作目标原则
SMART
•         Specific & Measurable
明确而能衡量
•         Motivating
能激励你自己
•         Attainable
能达成
•         Relevant ( to KRA , Mission , Vision )
与你的主要工作任务相关
•         Trackable & Timebound
追踪并具有时间因素
对时间进行整合
小摩根的时间管理要决
哪些事情可以不做?(如果没有开展某项活动，会怎么样？)—识别和排除根本就不必做的事
哪些活动可以由别人代劳？交给谁来做更好
——授权与委托
哪些事情是必须在今天处理完的?如果到明天处理又会怎样?
六点优先工作日志
价值2.5万美金的时间管理方法
美国伯利恒钢铁公司总裁曾因公司濒临破产而向大师艾维利求助。近半小时的交流中，前20分钟艾维利耐心地听完其焦头烂额的倾诉，最后请他使出一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。
此时，艾维利请他仔细考虑，按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件重要的事情。请他从明天开始，且每天都这样做：每天一开始，请他全力以赴做好标为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的号，以此类推……
一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件重要的事，那么他一定是一个高效率人士。
他请伯利恒总裁自己先按此方式试行，并建议，若他认为有效，可将此方法推行至其他最高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直到公司每一位员工。
一年后，作为此次咨询报酬，艾维利收到了一张来自伯利恒公司2.5万美金的支票。
五年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。
一次只做一件事
很多人向大师问禅，如何才能得道。大师总是回答：“吃饭的时候吃饭，睡觉的时候睡觉”。
克服习惯性拖延
拒绝他人
•        耐心倾听对方的要求
•        如果不能做就要明确地拒绝
•        拒绝时表明歉意
•        具体说明不能做的理由（能力范围……)
•        上级交办工作时，自己不能随意决定优先顺序
•        无论如何也没法接受时，在拒绝前要提供一些代替的方案
高效时间管理的其他良好习惯
——注意自己的效率点
——积极休息
——顺应变革，学习新技术
——错开高峰时刻
——让过去的过去，不要沉湎于懊悔
——每晚沉思片刻/回顾与总结
——……
我另外抽时间对时间运用方法收集的资料有：
善用时间的良好习惯
1、做事有计划--明白自己将要做什么
2、真正把时间看得很宝贵--时间是财富
3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事
4、凡事不能拖拉--今天能做的事今天做--并让下属也知道您的习惯。
5、重点的事重点对待--懂得关门做事
6、要为下属形成一些习惯和程序--让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。
7、懂得分工授权--实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。
8、不要贪大求全和拘泥形式--做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。
9、不要去处理重复出现的事情--这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。
10、善于利用零星时间--一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。
11、有的事情可以一心几用--如边看电视边整理内务。
12、学会说“不”--无谓的应酬可能浪费您大量的时间。
13、学会利用工具--利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。
时间管理不良及其对策
时间对任何人而言都是重要资源，对管理人员更是珍贵；然而在环境的压力下，一般人常会放弃自己职业上应做的事，而去解决一些突发状况或干扰最大的事，结果把生活步调弄得天天都在应付突发的紧急情况，无形中牺牲许多生活及工作上的乐趣及享受。
你是否有时间管理不良的征兆？看看以下这些问题：
1、你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？
2、你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？
3、如果工作被中断你会特别震怒？
4、你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好象没做完什么事?
5、你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？对这些问题，只要有两个回答“是”的话，那你的时间管理就出了问题。有效的个人时间管理必须先对生活的目的加以确立。先去“面对”并“发现”自己生活的目标在何处，问问自己：“为什么而忙？”“到底想要实现什么？完成什么？”问自己这些问题也许不是挺舒服的事，但对自己的生活颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。不管有没有再拖下去，订单的退件率、客户的抱怨很可能因此随之而来。
力求完成的好处是会使生活步调有节奏感，可增加工作效率，增加满足感及成就感，对工作的进展也较能掌握。
时间管理可遵循下列一些简单的原则：
（１）设定工作及生活目标，并分别其优先次序。
（２）每天把要做的事列出一张清单。
（３）执行工作应照已订之优先次序。
（４）自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，然后立即去做。
（５）把不必要的事丢开。（６）每次只做一件事。
（７）做事力求完成。（8）立即行动，不可等待、拖延。
最后，要善用一些手册、日记本、桌历、月历或其他记事簿、电话地址簿等工具来协助自己做好时间管理。能有效掌握时间的管理人务员，必然是个常胜的管理者。
诊断和分析时间
企业领导者为了有效地利用时间，必须掌握以下三条基本原则：
１．诊断自己的时间 诊断自己的时间，目的在于知道自己的时间是如何耗用的。为此，要记录时间的耗用情况。要掌握用精力最好的时间干最重要的事。精力最好的时间，因人而异。每个人都应该掌握自己的生活规律，把自己精力最充沛的时间集中起米，专心去处理最费精力、最重要的工作，否则，常会把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。
2.分析无效的时间 首先应该确定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费功夫。凡发现这类事情，应立即停止这项工作；或者明确应该由别人干的工作，包括不必由你干，或
别人干比你更合适的，则交给别人去干。其次还要检查自己是否有浪费别人时间的行为，如有，也应立即停止。
3．排除浪费的时间 在日常生产经营活动中产生时间浪费的原因很多，如一个单位的制度不健全、环节过多、信息不灵、人浮干事、相互扯皮等等都会造成时间上的惊人浪费。时间毕竟是个常数，人的精力总是有限的，但只要领导者能够遵循管理时间的原则，便能提高管理工作的有效性，便能争取时间产生巨大的经济效益。
以结果为导向的时间管理
一个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。
一、时间管理心理学
(一)心理建设：要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。（1）欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；（2）决定：决定达成作好时间管理的目标；（3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；（4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。
(二)时间 = 金钱 = 生活：甚至於时间 > 金钱，即时间比金钱还重要。若时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。
(三)成就感：引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握「现在」，专注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位领导人物，有二个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已，第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。
二、策略性的目标设定
（一）立定标竿、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3% 的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。
（二）一般人不愿为自己设定目标的三个原因：（1）恐惧：怕万一达不到怎麽办？会有失败感；（2）无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；（3）误将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等於成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。
（三）目标设定原则：（1）目标要具体，例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等；（2）目标必须是可衡量的；（3）目标是可能实现的；（4）目标是切合实际的；（5）一定要设定时间表。
（四）耶鲁大学的目标设定七个步骤：（1）先拟出您期望达到的目标；（2）列出好处：您达到这目标有什麽好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；（4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；（6）订定行动计画：一定要有一个行动计画；（7）订定达成目标的期限。
（五）立定标竿的四个步骤：（1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须的；（2）认同每个人一定要有「目标」这个想法；（3）完成耶鲁大学七步骤；（4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持，终於达成目标。
（六）目标管理：一个人需要在三方面设定目标：（1）个人和家庭：这是您生活的诱因；（2）职业生涯和财务目标：这是您的方法；（3）个人发展和专业发展：这是您的成果。
（七）目标设定的步骤：（1）写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；（2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；（3）拟定计画：依据目标之优先顺序拟定计画；（4）对计画设定优先等级和先後顺序；（5）排定时程表；（6）确实做、马上做。
（八）策略性的目标设定：（1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至於想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；（2）除掉障碍；（3）寻求合作；（4）充实知识；（5）决定关键步骤；（6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；（7）每天早上重写一遍您的目标 ，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。
三、设定优先次序
（一）每个人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质；
（二）根据柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果；
（三）目标须与人生、事业之价值观相互符合：如此才不致浪费力气；
（四）发展专长，从事高价值的活动：无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做；
（五）要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一般人每天习惯於应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什麽。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若您不优先去做，则您人生远大的目标将不易达成。
设定优先次序，可将事情区分为五类：A = 必须做的事情；B = 应该做的事情；C = 量力而为的事情；D =可以委托别人去做的事情；E =应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。
时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是把事情做对！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味的去做，这样是不对的。惟有努力去做「对」的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。
忘掉过去种种，而努力未来。专注於目前有什麽机会上，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。
四、规划与组织
（一）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，则才能有效地掌握时间。
（二）文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交给别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。
（三）成功的关键：（1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；（2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励；（3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间；（4）有组织的档案系统；（5）重视规划：善於利用内在及外在的巅峰时刻：内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；（6）列出工作清单；（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上；（8）善加规划能减轻压力；（9）练习会导致完美；（10）不要制造藉口，要妥订计画将工作完成。
五、提高生产力
（一）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；
（二）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；
（三）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；
（四）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；
（五）工作中断时，要有“ 回去工作 ”的驱动力；
（六）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；
（七）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；
（八）集中能力於自己的优点上，发挥自己的专长；
（九）设定完成工作的期限；
（十）达成对别人的承诺。
六、有效的专案管理
（一）当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括( 1 )多重的工作计画：若您越能做多重的工作计画，即代表您的能力越强； ( 2 )规画和组织：事先一定要有很好的规画及组织；( 3 )定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果； ( 4 )设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它； ( 5 )列出完整的工作清单； ( 6 )判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决； ( 7 ) 多重工作计画的管理可依循序法或并行法进行； ( 8 )指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人； ( 9 ) 检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否有依照自己的理想去做； ( 10 )风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其它方案可以替代。
（二）墨非定律：( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方； ( 3 )不论您估算多少时间，计画的完成都会超出期限； ( 4 )不论您估算多少的开销，计画的花费都会超出预算； ( 5 )您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
（三）崔西定律：( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；( 2 )简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。
七、消除时间杀手
所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：( 1 )电话干扰：一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间； ( 2 )开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间； ( 3 )不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束； ( 4 )救火：即总是在做应急的事情； ( 5 )拖延的习惯； ( 6 )犹豫不决； ( 7 )过度承诺； ( 8 )个人组织能力不佳； ( 9 )缺乏目标； ( 10 )缺乏优先等级； ( 11 )缺乏完成期限； ( 12 )授权能力不佳； ( 13 )权力或责任界定不清； ( 14 )缺乏所需资源。
若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然後作出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。
八、克服拖延的习惯
( 1 )要有良好的组织；( 2 )由重要的事情开始著手工作；( 3 )建立一个报酬时间表；( 4 )培养紧急的意识；( 5 )以快节奏工作；( 6 )一旦开始，不要停止；( 7 )订出一段特定的时间工作；( 8 )从最糟的事情开始；( 9 )详细的计划；( 10 )不可找藉口；( 11)设定截止期限。
九、授权与沟通
( 1 )工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上；( 2 )在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；( 3 )在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通；( 4 )每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确；( 5 )不良授权是浪费时间的主要因素；( 6 )您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽 ? ( 7 )要使自己成为解决方法导向的人；( 8 )要将可能交办出去的工作授权出来；( 9 )要教导您的部属，如何做您所交办的工作；( 10 )要向外界争取资源协助您。
十、时间管理哲学
( 1 )培养个人的时间管理哲学； ( 2 )要有远大的眼光； ( 3 ) 要有延後满足的能力； ( 4 )培养个人的特质，在行动中自我操练； ( 5 )学习微视，以每分钟来衡量时间； ( 6 )学习如何说 “ 不 ”； ( 7 )要记住时间等於金钱； ( 8 )要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事； ( 9 )完成较高价值的工作； ( 10 )时间管理是一生的技巧； ( 11 )以榜样去引导您的部属； ( 12 )平衡与适度：放轻松、要休假和运动； ( 13 )确定您的目标与价值一致； ( 14 )定期健康检查； ( 15 )吃清淡的食物； ( 16 )下定决心活到100岁