神马文学网对规范化公文格式在实际运用中的几点认识
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/28 13:37:46
2010-04-12 18:41:01 来源：郑桂萍 浏览：177次
文件是人类进入文明社会之后，在处理公私事物的过程中普遍而频繁地大量形成和被使用的应用文，具有适用范围极广、使用频率极高的特点。正确应用公文，对规范工作流程、提高工作效率有非常重要的意义。
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。
在处理公文的具体工作中，要树立文书处理规范化、标准化的指导思想，强化系统思维意识，把好文书处理入口关、格式关、文字观，做好公文规范化、标准化的基础工作。
把好公文入口关。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，还是签字、批注等，都应保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范字，以利于日后标准化、现代化检索手段实施应用。
把好公文格式关。公文较之其他应用文更具严肃性，对格式的规范要求更为严格。在实际工作中，我们经常能够看到这样一些不规范或错误现象。如：在报告中夹带请示事项；请示中有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；发文字号发文字号中的年度括号应使用“〔〕”，序号不编虚位，但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”、“[ ]或【】” 、还有编虚位、发文字号错误现象；正文结构层次序数应为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“．”；同一文件内层次序号用法不统一；公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码，附件的序号和名称前后标识应一致，附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”或数字“0”；公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样等现象。
把好公文文字关。公文是一种特殊的应用文，它以语体文为原则，兼用说明、叙述、议论三种基本表达方式，形成了庄重严谨、质朴平直、简明得体的文风以及标准规范的格式。公文的用语要准确、规范，词义严谨无歧义。在实际工作中还要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处文件资料之别，具体问题具体分析。
文件是人类进入文明社会之后，在处理公私事物的过程中普遍而频繁地大量形成和被使用的应用文，具有适用范围极广、使用频率极高的特点。正确应用公文，对规范工作流程、提高工作效率有非常重要的意义。
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。
在处理公文的具体工作中，要树立文书处理规范化、标准化的指导思想，强化系统思维意识，把好文书处理入口关、格式关、文字观，做好公文规范化、标准化的基础工作。
把好公文入口关。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，还是签字、批注等，都应保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范字，以利于日后标准化、现代化检索手段实施应用。
把好公文格式关。公文较之其他应用文更具严肃性，对格式的规范要求更为严格。在实际工作中，我们经常能够看到这样一些不规范或错误现象。如：在报告中夹带请示事项；请示中有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；发文字号发文字号中的年度括号应使用“〔〕”，序号不编虚位，但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”、“[ ]或【】” 、还有编虚位、发文字号错误现象；正文结构层次序数应为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“．”；同一文件内层次序号用法不统一；公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码，附件的序号和名称前后标识应一致，附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”或数字“0”；公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样等现象。
把好公文文字关。公文是一种特殊的应用文，它以语体文为原则，兼用说明、叙述、议论三种基本表达方式，形成了庄重严谨、质朴平直、简明得体的文风以及标准规范的格式。公文的用语要准确、规范，词义严谨无歧义。在实际工作中还要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处文件资料之别，具体问题具体分析。
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