给刚到机关写材料的公务员的几点建议和忠告

(2010-05-29 20:29:19)
标签：杂谈
分类：政务新闻信息
党政机关公文写作“秘诀”（作者：郭九林）
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党政机关工作千头万绪，千变万化，但事事离不开文字工作。因此，如何提高机关公文写作水平，对每位工作人员都是一张大考卷，也是一篇需要用心去做的大文章。那么，怎样提高机关公文办理水平呢?
(一)“看病开方，对症下药”。公文写作首先要讲针对性，就是有的放矢，对症下药。你写的公文出发点是什么，想解决什么问题，要达到什么效果?这些在动笔前必须搞清楚。因为我们不是为写而写，是为解决问题行文。你起草文件时，如果指向不明，像隔山打炮，隔靴挠痒，就很难解决实际问题。有些公文所以空话连篇，“无错，也无用”，根本原因就是缺乏针对性，没有做到对症下药。
(二)“给人一碗水，自己要有一桶水”。俗话说：“巧媳妇难做无米之炊。”要提高公文写作水平，必须占有大量材料。如果自身没有丰富的知识积累、素材积累和对实际情况的了解，要想写出高水平的公文是不可能的。所以，应把调查研究作为行文前最重要的准备工作，通过召开座谈会、个别访问、问卷调查、听取汇报等各种形式，扎扎实实做好材料收集工作。材料占有的多了，感性认识丰富了，构思时才能呼之欲出，写起来就能文顺笔从。
(三)“七分构思、三分写作”。所谓“构思”，就是给公文搭“架子”。一篇公文的主题思想是什么，分几个问题去写，观点与材料如何搭配，上下如何衔接，左右怎样关照，首尾如何呼应等等，都是“构思”要解决的问题。就像盖楼—样，只有搭好“框架”，把“四梁八柱”立起来，写出来的文章才能“骨”挺“肉”紧，使材料和主题融为一体。因而，要按照“七分构思、三分写作”的要求，把主要精力下在“构思”上，这是写好公文的关键。
给刚到机关写材料的公务员的几点建议和忠告
最近看到有些刚加入公务员队伍的朋友对写材料问题比较迷茫，因此，我把前几年写的一些东西找出重新发一次，希望对这些朋友有所启发和帮助。
一、写材料是个非常苦的差事，要做好充分的心理准备。机关里有句顺口溜“宁可喝马尿，不能写材料”，由此可知写材料的痛苦。干上这差事后，加班加点是日常性的，可以说“加班正常不加班不正常”，有时大材料压下来，连熬几个通宵也是可能的。但我认为，最痛苦的不是体力上的消耗，而是领导那边等着要稿，你在这边绞尽脑汁、费尽心思写不出来时的那种的煎熬，这种感受非亲身经历不能理解。
二、写材料通常都需要三年左右才能上手，不要急于求成。我在一个经济管理部门写了四年稿子，才感到刚刚有点上手，也就是遇到各种稿子脑子里有个大致的写作框架，不像刚来时那么迷茫了。而县委办这种地方的稿子更难写，一是涉及面非常广，全县各项工作都可能涉及，仅大致熟悉各项工作就需要一年左右时间；二是务虚的稿子很多，像党风廉政、队伍建设、作风建设等，写材料的人一般都喜欢写务实的稿子，因为内容实在，写起来有词，而务虚的稿子一般写不出新意，因此写作难度比较大。
三、对一个新手来说，要想写好材料需要注意以下几点：一是尽快熟悉情况，主要是全县的经济社会情况、当前的各项中心工作，各部门的大致业务等等，可以说凡是遇县委有关的事情都需要了解。二是多研究以前的稿子，特别是一些高手写的稿子，注意思考他们的谋篇布局和遣词造句，这对新手写材料很有帮助。三是广泛搜集材料，包括上级出台的各项政策，各种领导讲话、摘抄名人名言等等各种你认为写材料用得上的各种资料。三是勤学苦练。以上说的三点只是准备工作，重要的还是多加练习，熟能生巧，同时对领导改过的稿子要收集起来，多研究领导为什么要这样改？下次写稿子时要注意什么？四是多研究领导心思。写材料归根结底是为领导服务的，要多观察领导想什么、关注什么、对什么观点感兴趣，写的时候多迎合领导的心思，这样才能获得领导好评。
四、谈一下写材料人的进步问题（估计你也很感兴趣）。总的来说，写材料是一把双刃剑，写的好，你会得到领导赏识，写的不好，领导为认为你这个人能力差，既使把你调到另外岗位也不会重用你。但是，材料写得好，受领导赏识，也不见得提拔快，因为机关大部分人不愿意写材料（也写不了材料），一旦领导认为你材料写得好，他就舍不得你走，因为选一个满意的笔杆子实在是太难了（要比选一个乡长、科长难得多），因此外边有空缺岗位时，领导宁可另选人来干，也不愿让笔杆子走。因此，机关里经常出现那种搞后勤的、搞文件运转的、搞接待的都提拔了，而写材料的人还没有提拔的现象，这方面情况你若有兴趣可以看看《国家干部》这本小说，里面就有一个典型的例子。另一方面，由于写材料工作的特殊性，有时也有一定的好处，比如县委办分管材料的副主任、写材料的综合科长空缺时，别的人干不了这技术活（也不愿意干），一般会从综合科内部提拔，这时你若机遇好，可能会进步快一些，但前提是仍摆不了写材料的活。另外，还有一个不是经常有、也不是谁都能碰上的好处就是，有些领导喜欢选一些有文字能力的年轻人当秘书，县委办人员经常在领导眼皮底下活动，如果你又恰好被领导相中，那么你的前途就会比较光明（但按规定县领导不能配秘书，不知你那里情况怎样）。
五、还有一点需要你作为心理准备，就是一旦你干上写材料的活以后，可能一辈子都要写材料，既使你将来调到其他岗位或部门，领导会认为你是写材料出身的，仍把这个单位的材料交给你写，这是板上板上钉钉的事，除非你当上领导。
以上几点，是我在加班的时候，忙里偷闲随便写的，希望对你有所启发。最后说一句是，如果有再选择一次的机会，我绝对不会去写材料，但已经干上这份差事了，短期内又调整不了，就认认真真、踏踏实实把它干好。老弟，加油吧。
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1、明确公文写作范围：我这里说的写作，不是说文学创作，文学创作需要一定的天赋和悟性，所以不是所有的人都能成为成功的作家。我所说的写作，仅指机关及企事业单位的公文写作，常见的有简讯、信息、调研、新闻稿、总结计划，还有一些通知、公告等有明确格式的公文。明确了这些，我们就可以开始讨论如何学习公文写作了。
2、树立必能学会决心：首先，我可以负责任的告诉大家，即使你现在对公文写作一点都不了解，从来没有接触过，你也一定可以学会、学好。因为我在参加工作前，学习的是理科，从来没有接触过这类写作，现在经过自己几年的锻炼，没有大的成绩，但基本还可以写写，每年在各类报纸、刊物上发发小豆腐块什么的，自得其乐。
3、学看背写改谈深化：这是本篇小文的核心，也是我那时候如何学习公文写作的概括总结。下面我来解释一下：
本帖隐藏的内容需要积分高于 30 才可浏览“深化”，按前面的办法实践个几个月，你一定会发现自己在不知不觉当中，有了很大的提高。这时候你可以再去参加一些写作理论培训班，订阅一些写作理论研究方面的杂志，学习一些写作理论、方法、技巧的文章，让你的写作水平有进一步提高。（当然，这些办法的顺序，个人可以根据自己实际情况，有所选择和顺序调整。）
4、鼓起勇气进行投稿：对于一个学习写作的人，最大的快乐莫过于自己的文字变成铅字，特别是刚开始，无数篇中哪怕一篇小小的文章被发表，也会让你信心大增。那还等什么呢？[/hide]
以上是我自己学习公文写作和投稿的一些心得，希望对朋友们有所帮助。谢谢大家的支持！
最近常听到一些公文写作初学者说，“我的写作水平比较差，不好意思写出来！”
这个心情可以理解，但是对于提高公文写作水平，绝对有害无益。我们来分析一下所谓的写作水平“差”，其实是看如何比较。“差”是和“好”相比得出来的，如果是和文学巨匠、写作大家、文秘高手相比，我们都算是差的。那样我们大部分人怎么努力，都觉得写作是高不可攀的。这样的“横向”比较，对初学者来说，是不合适的。
我们可以尝试改变一下比较模式，除了理想上和大家进行“横向”比较外，在具体操作上，应该“纵向”比较。主要是和自己的过去比，只要能比自己以前的写作有进步，我们就应该感到欣慰。这样比较，我们都会觉得目标是可以实现的。
解决了比较模式的问题，我们就不再会害怕写作了。认真投身写作实践，把自己所思所想写出来，不要管写的如何，勇敢的听取有一定写作经验朋友的意见，逐步修改、完善。然后总结经验，再投入去写，再听取意见，再修改，再总结，再写......就这样做一段时间，你再回过头来，把最近写的文章和一开始写的进行比较，一定会有惊喜的。感受着自身的进步，您会越来越有信心，越来越喜欢写作。
很多写作高手给我们学习写作的意见，也就是不断去写。这就好比学习演讲，第一步不是要讲好，而是要感在众人面前开口，其他的以后再说。写作学习一定要在敢于“写”上迈出第一步。
还等什么呢，今天就开始吧！
有朋友提出，写作的人文字功底应该要扎实，这样才能写出好文章。为了实现这个目标，学写公文首先必须学习公文写作基础知识和理论等。
当然，如果你真的是对公文写作感兴趣，在平时注重公文理论和文字功底的积累，在较高水平后投入公文写作，那是最好的。但实际上有多少人是因为喜欢而想学习呢？据调查，大部分朋友都是因为工作需要，被“逼”学习公文写作的，有的甚至是立马需要写出来的。如果我们再去先学公文基础知识，等到学成后写的话，早就被领导“发配边疆”了。
因此我们必须找一条捷径，来解上述大量初学者的燃眉之急。我觉得，那就是有针对性的“临摹”了。这就好比成人练字，不一定要象小学生那样从造字结构、笔画顺序学习开始，可以直接找一本自己中意的字帖，先来临摹一些常用字。按照准备写的主题，从网络、报纸、杂志、单位内部刊物、前辈的材料等，寻找一些质量较高的相同或相似主题的文章，学习他们的结构、用词，进行适当的修改，就成了你的文章。
千万不要小看这个过程，在初学阶段，这样有针对性的“临摹”，既能让你应付上级任务，也能逐步从比对中体会公文到底该如何写。坚持做一段时间，一定会有收获的。
这几天，一位领导写了篇文章，30页纸、一万几千个字，全是用钢笔写的，让我帮他打一下字。
这位领导早年在市委办做过市领导秘书、政策研究室主任、某局局长，写了几十年文章，是名副其实的笔杆子。不过他有个习惯，就是从来用笔在纸上写文章，从来不用电脑写（多亏他做市领导秘书时，还没有电脑打字，换了现在可不行了。后来做了领导，自然有人帮他打字了）。他自己开玩笑说，原因很也简单：一来打字不熟练，用笔比用电脑写的快；二来字写的漂亮，喜欢秀一秀！第二个理由还是很让我羡慕的。
通过帮领导打这一万多个字，我倒是长进了不少，学到了不少写文用字的技巧，不过这不是我今天想和大家探讨的。我是想把我在打字时的一个突然的想法和大家分享。在打这些字的时候，我想到了一个问题：现在让我利用好了电脑和网络，写个一、两万字的文章并不是太难的事情。但是如果让我也用笔来写，那结果会是怎样呢？有些不敢往下想。
网络时代的公文写作，比以前简单了许多。一篇文章，确定了题目，用google或者baidu等网上搜索引擎查询一下关键字，无数相关主题的文章出现，选一些满意的。反正电脑文字编辑、复制、剪切等都很简单，错了还可以恢复，就按照一些文章结构、顺序拼拼凑凑，文章大致就有了雏形，然后进行一下文字润色，就差不多可以完工了。最多修改的细致些、次数多些，已经算很尽责了。
太容易得到的东西总是不深刻的！当我们如此简便的写文章时，其实很多东西都是没有经过思考，编辑也很有随意性，如果换个时间编辑，同样的材料得到的完全不同的文章。根本没有好好消化查阅的材料。而真正的好文章，应该是只能用那个字，换了其他字，就觉得味道不对了。这个境界虽然我们暂时无法达到，但是应该是我们追求的目标。
如果换了用笔写文章，那就不一样了。虽然材料还是可以通过各种方式收集，但因为纸上的修改毕竟没有电脑上编辑来的简单，选这段、用那字，都会认真思考。对于练习写作的人来说，是个非常好的提高过程。
而用网络搜索、电脑编辑、拼拼凑凑、文字润色，只是适用于急切需要完成的，但自身能力又无法完成的情况。如果时间允许，建议大家都用笔来联系写作。
报告正文部分写作模式及方法例析
作者：王竹洁     来源：应用写作杂志社
（《应用写作》2010年第5期）
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时经常使用到的公文文种。它是下情上达的主要途径和重要手段，属于上行文。报告应用比较广泛，使用频率也较高，各基层单位及各级政府机关主要以报告的形式，帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据；同时也通过报告及时向上级反映工作情况，以便接受上级的监督和指导。所以写好报告对于现实工作有着非常重要的意义。那么如何提高报告的写作效率和写作质量呢？下面以工作报告和情况报告为例，谈谈报告正文部分的写作模式与方法。
一、 了解文种特点，把握写作模式
公文具有极强的程式性和规范性，这一特点是在长期的公文写作实践中形成的，它不仅能为撰写与处理公文提供方便，而且有利于维护公文的权威性和严肃性。作为依法行政和进行公务活动的重要工具，公文各文种的适用范围和行文方式都有相应的规定，并且形成了特有的、相对稳定的公文结构模式。文种不同，其结构方法、表达方式也存在着差异，如果能够根据各文种的适用范围和特点，熟练地掌握其写作模式，则有利于迅速理清思路，提高公文的写作效率和质量。报告是属于单向性的上行公文，常用的是工作报告和情况报告，其任务是下情上传，这就决定了报告的内容是以总结工作和反映情况为主。通常情况下，报告正文部分的结构模式多表现为：报告缘由——报告内容——报告结语。
（一）报告缘由的写作模式。报告缘由是报告正文的起首部分，也是正文内容的起点，通常是直接交代行文目的、依据、主旨或基本情况。要写得集中、概括、开宗明义，一般都比较简短。如：
根据国家工商总局《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》（工商明电〔2009〕47号）和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求，××省工商局紧紧围绕关系人民群众切身利益的节日市场，周密部署，积极开展节日市场综合整治，切实维护元旦、春节和“两会”期间市场秩序，营造健康安全的消费环境。截至2月20日，全省工商机关共出动执法人员41739人次……现将主要情况汇报如下：
这是一篇工作报告的开头部分，即报告正文的缘由部分，开篇以“《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》（工商明电〔2009〕47号）和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求”为依据，概述所要报告工作的基本内容和基本情况。开门见山，简洁明了，使上级部门对下级所汇报的工作在报告的起始就有了概括性的了解。这种写作方式在总结性的专项工作报告中比较常见，其模式为：目的（或依据）——工作概况——过渡句（现将主要情况报告如下）。
有的工作报告反映的是某项工作的进展实施情况，缘由部分往往要交代清楚时间、地点、范围、背景和工作内容等要素，其模式为：报告的依据——基本情况（时间、地点、内容等）——背景——结果——过渡句（现将有关情况报告如下）。如：
根据中央的部署和要求，××省从2001年开始在全省进行完善城镇社会保障体系试点。党中央、国务院领导同志十分关心试点工作，多次赴××考察试点情况，作出了一系列重要指示。国务院专门成立了完善城镇社会保障体系试点工作小组，对××试点工作进行指导。××省委、省政府高度重视试点工作，按照试点方案确定的目标任务和工作要求，精心组织，周密部署，积极推进，试点工作取得明显成效。现将有关情况报告如下：
这一段缘由部分，对所要报告的工作的背景进行了较详细的交代，不仅使阅文人了解了行文目的，也为下文分述工作情况做好了前期铺垫。
情况报告的正文起始部分与工作报告有所不同，其多为汇报偶发性的特殊情况，开篇直接切入事件或简介基本情况，写作模式常表现为：时间——地点——事件——后果。如：
××××年×月×日9时54分，××高速公路××路段发生塌方事故，造成了重伤10人、轻伤16人、2辆出租车严重受损、3辆货车有轻微变形、路段损坏650米的严重后果，中断车辆通行近30小时，直接经济损失达300万人民币。
这是一篇事故报告的正文起始部分，事故报告都是以情况报告的形式向上级汇报，要求开篇必须单刀直入地说明事故的时间、地点、后果等要素，不允许铺垫、啰嗦。
情况报告有时也在反映出现的较重要的问题时使用。其缘由部分的模式为：依据——内容及背景——结果。
工作报告和情况报告的缘由部分有很多种结构形式，具体写作时可根据不同类型的报告选择开篇模式。
（二）报告事项的写作模式。报告事项是各类报告正文的主体部分。工作报告、情况报告中的报告事项部分都有其各自不同的写法。工作报告的正文主体，一般的结构安排是工作情况（成绩及经验）、存在的问题和今后打算，写作重点放在工作情况部分。写作过程中，可以根据工作实际，或侧重于工作成绩，或详写失误与问题，并对产生问题的原因作出分析。其写作模式为：工作情况（做法、经验）——存在问题——今后措施。
如《××省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告》一文，先介绍基本情况和成绩，然后以条首句的形式，重点陈述主要做法和特点：“一、领导重视，真抓实干。二、因地制宜，突出重点。三、深化改革，增大投入。四、广泛宣传，持续发展。五、激励先进，开展竞赛。”最后简述存在问题和今后工作要点。采用的是以段首句提炼工作措施、成绩和经验的写作方法，以“做法和特点——存在问题——今后工作要点”的模式结构全篇，层次分明，结构严谨。
情况报告（事故报告）的正文主体一般包括四个层次，一是对造成这一事件或产生问题的原因进行分析，二是事件的主要影响和认识，三是提出解决问题的措施和办法，四是说明处理结果。如：
经调查分析，这次事故的主要原因是……
这次事故很惨重，使国家和人民生命财产蒙受巨大的损失，在当地产生了很大的负面影响，性质是非常严重的，我们心情十分沉痛。这次事故的发生说明……
为了使全公司职工从这起严重事故中吸取教训，我们于×月×日召开了副处以上干部会议，通报了这次事故，提出了搞好安全生产的紧急措施……
我公司对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任……
该类情况报告的写作模式是“原因分析——影响和认识——今后措施——处理结果”。
有的情况报告也可以将“情况”及“分析”结合起来写，在阐述问题的同时分析原因。其写作模式为：基本情况——问题及原因——办法及措施（意见或建议）。
在工作报告和情况报告中，事项部分的写作要以工作情况为主，突出重点，切忌面面俱到，变成流水账。经验的概括要有条理，写出特色，具有实用价值。
（三）报告结语的写作模式。报告的结语通常只是一句上行公文的习惯用语，可以作为报告正文的一个组成部分。工作报告、情况报告结语常用“特此报告”。有的报告也可以无结语。
二、 正确区分不同类型报告的写作方法
公文虽有相对固定的模式，但并不是一成不变的。不同内容性质的报告，写作模式与方法是不尽相同的。在撰写报告时，要事先明确所写报告属何种类型，以便根据各类报告的特点写好报告。如果不能正确区分报告类别，则难从其独有的属性上把握各自的写作技巧。如工作报告以汇报和安排工作为特点，结构上以“总结过去工作”和“今后工作安排”为主。工作报告中又有综合报告和专题报告之分，综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合性和全面性。写法上常采用点面结合式，既要根据写作目的详写重点内容，又要兼顾到非重点内容，力求所反映的情况全面、典型、有新意。
专题报告则用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性，写法上比较灵活，根据报告的不同性质和作用而定。如果是总结经验的工作报告，就要侧重写情况、成绩并提炼出有价值的经验；而偏重汇报情况的工作报告，则着重写情况、做法、成绩或问题。在实际工作中专题报告用得较多。如《关于××省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》一文，在开篇介绍完工作背景之后，介绍了此项工作的进展情况、做法以及下一步工作意见：
一、××试点进展情况
(一)下岗职工基本生活保障向失业保险并轨任务基本完成。
(二)基本养老保险个人账户基本做实。
(三)城市居民最低生活保障基本做到应保尽保。
二、评价和主要做法
××试点是党中央、国务院的一项重要决策，是落实“三个代表”重要思想、完善中国特色社会保障体系的重要实践……××试点的主要做法是：
(一)加强领导，认真制定实施方案并精心组织实施。
(二)积极筹措资金，着力解决难点问题。
(三)加强生活保障和再就业工作，保持企业和社会稳定。
三、下一步的工作意见
这篇专项工作报告，反映的是××省完善城镇社会保障体系的试点工作，重在汇报这一项工作的进展实施情况、成绩和做法，并提出今后的工作安排。重点明确，一事一报，突出了专项性。
无论是综合报告还是专题报告，所反映的工作要实事求是，要把好的做法总结出来，有用的经验提炼出来。工作安排应有的放矢，紧密联系工作实际和有关的文件要求。
情况报告多数写成专题性报告，以汇报事件、事故或问题为特点，结构紧凑，不涉及其他事项，重在求实求精，其写法多样，不强求一律。
总之，撰写报告时，要事先明确所写报告的类型，以便根据各类报告的特点把握其写作模式和技巧，不可机械呆板地填塞内容。报告事项内容较多时，要善用小标题明旨，可以纵式结构安排材料，也可以并列的横式结构安排材料。把握了报告的写作模式，只是写好报告的基础和前提，只有在写作实践中，巧妙地、创造性地加以灵活运用，才能真正地把握报告的写作技巧，提高报告的写作质量。