学无止境@一点一滴 ? 时间武术家之七种武器(一)—-活页本（使用篇）

时间武术家之七种武器(一)—-活页本（使用篇）
时间武术家之七种武器(一)—-活页本（使用篇）
我所举的例子仅为了说明时间武术家活页本的基本用法。并不一定适用于每个人，不过这是标准的套路。武术只有标准套路练熟了，而且养成了一定的习惯才能有进一步的灵活应用。建议新手参考本说明建立自己的系统。

1）整理本子的各单元页。
A）看一下本子分隔页分开的是不是每个单元页，然后把日程部分移到最后的位置。以防止today尺挡住了其他单元页的标签。把各单元页贴上标签。写上名称。
B）把最常用的单元的标签放在一面。我是把收集页、行动页、项目页、等待页标签放在上面。其它四个单元标签放在下面。当然大家可以按自己的情况来进行安排。
C）可以看到，8个彩色分隔页比内芯页要宽一些，这样设计的好处是可以进行最大限度的索引。
使各单元的索引之间不互相干扰。而且也不会一下子看到太多的索引标签，让自己产生心理压力。
2）从收集开始。
翻开“收”字的索引，进入收集页。（当然也可以不设这个索引而是把封面年历等页拿掉或放在最下面使一翻开本就进入收集页，这样做的好处是提醒自己清空收集页的内容。）下面介绍第一次收集，老鸟可以略过。

收集第一次要尽可能的全面。并且第一次收集后要尽快清理，因为内容一定不少。所以我建议新手应该拿出完整的一天，甚至两天来进行第一次的收集、清理、组织等工作。初步建立一个包含你目前所有未尽事宜的系统。如何进行尽可能彻底的首次收集呢？
A）清理自己的桌子、抽屉、柜子等一切实物（包括家里、办公室等），把要解决的放在一个实物收集栏里。或是摆在收集栏旁边，无法摆放的用笔直接记在收集页上。
B）清理自己的头脑。
横向：家庭–事业–理财–人际–健康–休闲–心智–心灵
纵向：人生意义–>愿景–>目标–>责任–>项目
C）通过检查清单进行检查。大家可以到我的skydrive上下载这个清单。这个清单摘抄于《getting things done 》,我的skydrive的公共空间里也有很多时间管理相关的资料、软件，大家也可以看看。
“启动器”清单
3)开始清理：
完成上面的步骤后，你的收集栏和收集页估计已经堆了写了很多内容了。下面可以开始清理了。
第一次清理要参照流程图，以后熟练了就可以自如处理了。

要说明的是紧急事件流程是在执行一个任务时碰到紧急事件的处理方法，肯定有时间上的限定，平时应该多操练一下，到实际的事情上才能游刃有余。
第一次收集因为是主动收集，一般不会有垃圾在里边，不过在日常进行中除了主动收集还有被动收集，如一些电子邮件、实物邮件、别人委托你做的事等等。
首先把垃圾处理掉。然后是把多步的事件分离出来，其实有一些需要长时间完成的单项任务也可以分离出来作为项目来处理。
如我图上的“糖尿病新产品”就是一个项目，“北京GTDer交流会”也是个项目。可以先写在“项目（目录）页”里。

然后单步的事项是可以现在行动的吗，如果不是，一种是放入备忘，一种是放入参考资料里。要注意的是放入备忘的内容是有条件的。通常是因为某些个条件不允许而无法现在行动，建议大家标明这个条件，也许是时间，也许是环境，也许是资金等等，都可以写在备忘页的“期限”栏目下。备忘要和一有时间就可以做的事分开，一有时间就可以做的事是放入“行动页”的。

参考页只是你的参考资料系统的一个索引目录。并不是用来记录真正的参考资料的。你的参考资料要进行一些归档的工作。归档后把目录统一记在参考页里集中管理。当然也可以贴标签进行分类。有了统一的管理就可以把电脑、文档、参考书等一系列内容归在一起，查找起来也容易。

现在余下的都是要行动的了。
看一下哪些可以2分钟内搞定的，先把它做完。然后是哪些任务交给别人比自已做好的，就记在“等待页”上，已经做好委派的，也就是对方已经承诺要完成的，在前面用“+”来标记，并标记好对方承诺完成的时间。当然，如果你要委派的工作很多，也可以按人员或部门来用标签分类。对方完成委派的工作后打对勾表示完成。

余下的都是必须要亲自做的事情了。能够确定具体的日期和时间的事件写入日程页。可以把当日最重要的事做为目标写在“今日目标”的位置，当然也可以写一句格言或激励自己的话。左边的数字从7直到21代表时间，页中间有一条竖虚线，一种用法是可以表示半小时，另一种用法是可以左边计划安排，右边是实际的时间使用记录（timelog）。还有的朋友把当日的下一步行动抄写在这里以示提醒，也是一种用法，不过并不推荐这样做。
特别强调一点：请把日程表看成是一块“圣地”，放在里边的事就要准时执行，只能改期，不能取消。因为如果一件事被你重复抄个数次而没能完成，对你执行的信心会是个打击。所以事情记入日程表之前心里要想清楚这事是不是必做，和必在这个时间做。

不确定时间的任务写在“行动页”，“行动页”真正的含义是下一步行动，就是一有时间就要去做的事。从经验上来说，这个页里有着对目标，尤其是长期目标最重要的工作和任务。是要特别关注的。如果行动页的内容不多比如说只有一页。就可以不进行分类，也就是情境的设定，如果比较多就要进行分类，用情境来划分任务，使我们选择任务时能够一目了然。对于情境的划分，要根据自己的情况来确定。贴上标签，可以快速定位，以便选择。还可以用荧光笔来定义任务的重要紧急程度。


所有完成标记我都设计成心形，而不是一般的方框。
目的是提醒自己做事要“用心、细心、有耐心、有恒心、有爱心。”让我们大家共勉。
不要忘记，项目里只是在项目目录上写下了项目名称，还没有进行项目计划。
4)项目计划：
时间武术家对于项目计划十分重视。因为这里有许多关系到目标和愿景的内容。真正的大石头都在这里。没有项目计划的时间管理只能让人陷入事务的海洋中，忙到最后发现对于目标真正有意义的事情没有做，而是做了许多杂事。
以下是自然式计划法的几个步骤：
A）目标和原则：
B）展望成果（愿景）：
C）集思广益：
D）组织管理：
E）明确下一步行动：
对于这个过程大家也可以参考一下这个文章：http://www.gtder.cn/thread-26-1-1.html
是按照这个过程来进行的。
下面介绍个简单的例子，以“北京GTDer交流会”这个例子来说明一下项目页的用法：
A）目标和原则：
拿一张空白的A4纸来写好之后再抄在本子上，当然也可以直接用可擦笔写，因为方便修改。
先在上面写上项目的名称。然后确定项目的目标和原则。
目标的确定可以用SMART原则来检查。不清楚SMART原则的可以搜一下，不在这里介绍了。
什么是项目的原则呢？简单来说就是你可以问一下自己“我可以放手让别人去做，只要他们…”
当然简单的项目没必要复杂化。目标原则和愿景都应该是清晰的。
目标：1）聚集北京地区的GTDer相互认识一下。
2）交流时间管理心得和经验。
3）记录交流会过程、分享给网友。
原则：1）交流过程要有记录、摄像、照相。
2）自愿参加、费用A-A。
B）展望成果（愿景）：
愿景：1）参加人数很多，主题大家都很感兴趣，交流得很热烈。
2）大家感觉收获不少，后续形成更多的交流。
3）过程发在网上，成为各地GTDer聚会的一个参考，促进各地GTDer交流。
C）集思广益：
讨论要确定如下几个问题：
1）主题。2）时间。3）场地。4）形式 5）规则 6）其它
画思维导图。

D）组织管理：
形成任务清单：这种两折页左边右边可以表示两级任务，当然如果是两页
结合使用就可以表示四级任务。下面这个只有两级任务。左边是一级任务，右
边是二级子任务。

E）明确下一步行动： 把“集思广益”写入行动页吧，情境（网上）。

最后我们可以把导图页和清单页折在一起做上标签。以方便以后查阅：


这样这个项目计划就算是基本完成了。
最后展示一下打开项目分隔页的效果：可以方便的索引到具体的项目了。

这样收集页内的各项内容分别归类到各个部分，下面可以进入日常的执行了。
5)执行：
我们前边所做的都是为了指导我们行动。没有执行，前边所做的都变成无用功。
我们在执行时要面临如下几个主要问题：
A）选择做什么的问题。
B）执行时受到干扰的问题。
C）执行效果与效率的问题。
A）选择做什么的问题。
有一句话是说决策时最怕只有一个选择，因为只有一个选择时等于没有选择。而我们选择做什么的时候可能多数是碰到另一个问题，就是选择太多，不知道应该如何选择，有时也可能会变成了“没有选择”。
a)首先我们必须看日程页，因为日程页是“圣地”。
日程页：上面强调过日程页的“圣地”概念。其实也是为了尽可能让我们少一些“没有选择”的情况。从而掌握时间管理的主动权。这一点也是时间武术强于传统的时间管理方法的一个原因–灵活性。
要注意的是日程页里有着项目里的“下一步行动”，完成相关项目的下一步行动后要到相应的项目计划页更新进度。并安排下一步的任务。
b)然后当没有日程安排时，我们看行动页。
行动页：时间武术的灵活性很大部分体现于行动页上。传统时间管理里很多放在日程表的转到了放在这里，对于一般的知识工作者来说，这一部分的任务数会比较多，在多到一张纸写不下的时候就要考虑进行分类，在上面已经讲了利用情境进行分类加标签并用颜色来进行重要紧急性区分。这样当我们在这个情境下的时候，可以选择这个情境下的事项来执行，并且可以有轻重缓急的选择。
至于如何划分情境，要结合各人的具体情况来确定，一是要尽量避免情境重叠，当设置的情境无法避免重叠时可以设定情境的等级，优先把任务写入低等级的情境，而优先选择高等级情境下的任务执行。用彩色标签划分情境时可以考虑用颜色来区分情境等级。情境等级的标准是：此情境下的时间长短和难易程度。举例来说，如果你可以上网的时间很长很容易，而在公司的时间很短很不容易，那么，“@上网”就是相对较低等级的情境，当你在公司时虽然可以上网也要优先选择“@公司”这个情境下的任务。（当然紧急事件另当别论。）而当你记录任务时，如果这个任务可以写在“@公司”这个情境下，也可以写在“@上网”这个情境下，你要优先记在“@上网”这个低等级的情境下。其实道理很简单，想一下就明白为什么这样设定。
同样行动页的内容也可能是项目里的“下一步行动”，同样要更新相关项目页的进度，并安排下一步的任务。
c)最后在和人交流（见面）时（前）别忘记看等待页。
等待页：对于做领导的人来说，可能这部分内容会比较多。也是一样，多了可以用标签来分类，可以按部门、小组来分，也可以按重要人员来分。分类的好处是在和当事人谈话或是电话之前可以看一下和此人相关委派事项的清单作为参考，以推动或者检查委派工作的进展情况。同样等待页的内容也可能是项目里的“下一步行动”，同样要更新相关项目页的进度，并安排下一步的任务。
B）执行时受到干扰的问题。
在时间武术中，干扰可以看成是“被动收集”。从我们的“套路”上可以看到，非紧急收集是进入“收集页”（收集篮）的。同样，“被动收集”也是如此，当我们执行一个任务时出现突发事件，如果不紧急，我们想都不用想直接写入“收集页”（或者放入收集篮），然后继续你当前的任务。如果是紧急事件，就进入紧急事件流程。
C）执行效果与效率的问题。
在正确的选择了行动而且在不受干扰的情况下，你的执行效果与效率决定于什么呢？这已经不是时间管理范围内的问题了。之所以在这里提出来也是为了说明一件事。就是时间武术不是万能的。它只能让你越来越有能力关注和投入到你所做的事和要达成的目标中去。即使一开始对你所做的事和要达成的目标看上去可能并无太大的帮助。可是只要你坚持一段时间相信你会有所收获的。
6)回顾：
如果有10个人没有坚持自己的GTD时间管理，大概有8个人是因为没有坚持进行回顾。
回顾分为定期回顾和随机回顾，时间武术把一些核查清单也加进回顾里面。
A）定期回顾：
每日（周、月、季）回顾：除了几个重要单元的更新检查之外，加入了“每日（周、月、季）要做”核查清单。当然还可以进一步添加一些其他需要每日关注的内容。每年以上没有做进去，需要的话可以自己用空白的回顾清单建立 。

B）随机回顾： 回顾的内容是各单元页。
当然人生意义和原则、愿景、目标一类的也可以记在回顾页上。
日程页:当我需要知道今天”必须做”哪些事时。 行动页:当我有空闲,需要看看还能做什么时。 项目页:当我要回顾自己短期承诺时。 各方面的责任:当我需要保持平衡时。 目标页:当我要确保自己能得到自己预期的方向时。 愿景:当我需要驱动力与长期的方向时。 人生意义/原则:当我要做非常重要的决策时。
C）核查回顾单：可以列一些常用的核查清单，以方便在行动前进行核查和参考。
在行动后要进行更新。比较多的话可以用标签分类。

你的一天之中要检查一下这“五行”（收集、清理、计划、执行、回顾）所用的时间。争取这个时间越长越好，因为在这五行之外的都有可能是无谓的浪费。不过这样需要把你的休闲计划也写入本子里。毕竟工作不是生活的全部。你纳入的方面越多，你会发现你的生活越来越有秩序、思考也会越来越清晰。
用活页本虽然有很多优点，也有它的不足，因为是传统的纸笔，一个问题就是有些地方要重复抄写。还有安全的问题，因为不可能有备份。再有是要手工整理，填加新页等。因此，
时间武术家的第一种武器其实不是活页本，而是一个字–“勤”。
勤记勤看胜过自动化的系统。
祝你早日进入“心境如水，一切就绪”的境界。做个快乐的时间武术家。
~ 时间武术家之七种武器（一）就介绍到这里。