GTD的读书笔记（第二次整理） - MangBar

GTD的读书笔记

四代时间管理理论的演进如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓所在。有关时间管理的研究已有相当历史，理论可分为四代。●第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。●第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。此做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。-----------------------Raistlin:在介绍第四代时间管理理论之前，先看一下我们工作和生活中各种事务按照两种不同标准的区分：紧迫和不紧迫，重要和不重要，两两交叉，会有四个维度，依次是：事务I 既急迫又重要，比如快到期限的某个工作任务，快要邻近的某个考试或者认证；事务II 重要但不紧迫，包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而去忽视它们；事务III 紧迫但不重要，例如临时的给你带来好处的事情、一些无关紧要的约会等。若这栏的事情太多，我们会埋怨自己太被人摆布了，或者处于被动和无奈的状况下。事务IV 既不紧迫也不重要，顾名思义，计划外的，杂七乱八的事务。-----------------------集大成的第四代 时间管理理论第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。第二代经理人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。第三代经理人则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间，这是第三代理论最严重的缺失。不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。-----------------------有效的个人管理方法须符合以下标准：一、一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致。二、平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾，但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失?三、有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，着重虽不紧迫却极重要的事。我认为，最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中，每天各有不同的优先标的，但基本上7日一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表订定优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事历。四、重人性：个人管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行，并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。五、能变通：管理方法应为人所用，不可一成不变，视个人作风与需要而调整。六、携带方便：管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。-----------------------个人管理四步骤有效的个人管理可分为四个步骤：●确定角色——首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外，父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。不必想得太严肃，仿佛立下终身职志，只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。●选择目标——其次，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果，记录下来。这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫之事。●安排进度——现在，根据记录下来的目标，安排未来7天的行程。比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。●逐日调整——每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。●执行程序——方法重在身体力行。根据科学的方法结合自己工作生活的情况制定出的日程，如没有极特殊情况，就要严格执行。第四代个人管理理论的特点，在于承认人比事更重要。而芸芸众生中，首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是：强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。[b]相关书籍[/b][url=http://www.douban.com/subject/1048007/]高效能人士的七个习惯 中国青年出版社[/url]---------------------------GTD，Getting Things Done的缩写。《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一书的作者David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。[img]http://www.uncrate.com/men/images/2007/02/gtd-cover.jpg[/img]这种GTD系统的内容包括：* 搜集记录所有你在操心的事情。* 定义出可以付诸实施的行动及其结果和具体的实施步骤。* 根据你需要获取的方式和时间，按照合适的分类，以流水线的方式组织整理备忘录和相关信息。* 对你的承诺从目的、远景、目标、关注的范围、项目和行动几个方面保持及时和合理的回顾评估。这些并不是空洞的说教。把你正在处理的每一件事以你信任的方式记录下来而不是放在脑子里，首先就可以减轻焦虑。找到马上可以实施的行动，制定完成的标准，以线性而不是并发方式一件一件处理，本身就是一种高效的方式，并能通过目标的完成感受到成就感。及时对这个系统中的信息回顾可以保证必须完成的事情不被遗忘，不必要的工作及时放弃，同时让你对这个系统本身更信任，更容易通过这个系统来记录每件工作来减轻焦虑和提高效率，以此进入一个良性循环。在无压力或者压力尽量少的状态下完成工作，GTD所倡导的并非一个不切实际的时间管理理论，而是一种切实可行的方法。-----------------GTD流程图：[img]http://5qer.com/blog/wp-content/uploads/2007/03/gtd2.jpg[/img]-----------------GTD时间管理的做法? 将事情整理得有条有理的方法如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项(这些都算”杂事”)，收集起来，放在合适的收件匣。? 将”杂事”组织化将这”杂事”组织化，化成一个个的行事历事项，下一步行动或任务，让你一目了然。? 将组织后”杂事”化成工作清单将组织后”杂事”化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。? 行动在适当的场合，地点，时间下，依照工作清单完成工作事项。? 检讨每周固定时间进行检讨，并思考工作不同层级的事项。----------------基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的(如三层档匣，可放账单，文件，小物品)，也需要收集想法及他人要求的收件匣(如小记事本or PDA)这是所谓的收集。当杂事进来，你必须问自己What is this?把这件是弄清楚,否则到后来还是一件杂事。第二步，你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION。不可以行动事项有以下三种:垃圾桶:指这件一毫无用处，丢进垃圾桶吧Someday/maybe清单:徒步横越美国，登上月球等，你暂时不能实现的梦想放在这里。Refernece:参考数据。放档案匣或计算机内下一步事项行动又有以下几种:规划任务(也是一种下一步行动)处理任务事项(多步骤的下一步行动)执行单一下一步行动(两分钟内的事项)所以所有的事都有下一步行动了，所有的下一步行动现在要再做进一步组织， 你现在有时间时，两分钟内的事就立刻完成，无法两分钟内完成的又分为三种一 .等待清单，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)二 .Claendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)三 .下一步活动清单 不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TO DO来放置。[b]相关资源[/b][url=http://www.douban.com/subject/1085660/]尽管去做: 无压工作的艺术 中信出版社[/url][url=http://www.douban.com/subject/1316569/]Getting Things DownThe Art of Stress-free Productivity[/url]对文件夹的整理，自己也一直寻找好的方法，不管是不是遵循GTD，能提高自己的效率是很重要的。方法也很简单，首先在桌面建立5个目录（或快捷方式，更建议建立快捷方式，到时整理的时候文档就各归其处，而不是单单堆积在桌面上），建立的目录如下：* 0.Inbox未整理的，刚下载的都扔到这里来，接下来再慢慢整理，最好每天将里面的东西都整理干净。* 1.Actions那些需要你处理的文档归纳到这里来（记着，能2分钟完成的任务马上去做吧，这里放的应该是需要多于2分钟才能完成的任务），你可以放一些要填的表格，要交的作业，要安装的软件包，要看的电子书到这里来。* 2.IncubateIncubate是“孵化”的意思，也就是GTD里的Maybe/Someday目录，这里用来放一些你想收集但还没有时间看的东西在里面。* 3.Current Projects这个目录放一些跟你正在进行的项目有关的东西，这里跟Actions那个目录的差别就是Actions里的任务不尽相关，而Current Projects里的任务都是按照项目来分类的，如果整个项目都完成了，就移动到下面的Archive归档。* 4.Archive存档区，用来放日后作为参考所用的东西的地方，譬如上面提到的完成的项目，或你的音乐，照片，电子书，图片，电影等等。当然，这个系统如果缺少了整理，也就失去了他存在的意义了。整理方法当然也是GTD流的：[img]http://www.lifeclever.com/wp-content/uploads/2006/07/fivefolders.jpg[/img]* 处理：1.两分钟原则，2分钟能搞定且无须存档的文件，搞定他，别让他占我们硬盘的宝贵空间。2.如果需要超过2分钟，将他归入到目录1里，如果跟你现在的项目相关，则归入3里。* 组织：1.不需要的东西，扔到垃圾桶。2.感兴趣但暂时没精力来处理的东西，归入目录2里。3.需要归档的留做日后所用的当然就归入到目录4里啦。* 回顾：1.每日在黎明到来之前，将Inbox清空；2.每周每周抽出时间来将目录3里完成的任务归到目录4里，再跑去目录2里看有没有可以归入到目录1或3的东西；3.每月每月的重头戏是整理你的目录4，东西都整理好，按目录归置好，参考的时候才不会浪费时间在搜寻上。另外，这也是对你电脑系统重要文件备份的好时机。