党委办公室工作要在“细节”上下功夫

工作当戒“满、惰、粗、浮”
加入时间：2007-1-8 16:30:00　来源：《大众日报》
要做好工作首先应该端正思想。从警惕不良倾向产生的角度讲，戒满、戒惰、戒粗、戒浮，应当说是端正思想中的重要内容。笔者想就这“四戒”谈谈自己的一些粗浅的认识。
一戒“满”。人在取得成绩、受到表扬的时候，往往容易自满；人在视野不够宽广、标准不够高的情况下，也容易自满。“满招损，谦受益”。满，当戒。古人云：“安而不忘危，存而不忘亡，治而不忘乱”。这“三个不忘”告诫人们：在有利的情况下，必须居安思危，用辩证分析的方法看待已有的成绩，做到既要看到成绩，又要看到缺点和错误；既要看到顺利的条件，又要看到困难的条件，始终保持清醒的头脑，绝不可安于现状，固步自封，停滞不前。“自我感觉良好”是一种盲目自满。孟子曰：“孔子登东山而小鲁，登泰山而小天下。”说明站位不同，视感异样。只有用高的眼光审视和评价自己，方知“天外有天，楼外有楼。”
工作上应该把努力的标准定得高一些，因为实践还会对“标准”打些折扣，正所谓“取法乎上，仅得其中；取法乎中，不免为下。”事实确乎如此，有些工作要求是很高的，即使你付出百分之百的努力，如果打分的话，也可能只得个七八十分；如果只付出百分之七八十的努力，就很可能不及格。这就要求我们，在事情尚未成功时，应不遗余力，积极进取；在事情接近成功时，要有“行百里者半九十”的意念，继续作不懈的努力，直到把事情办圆满。车无动力不行，人无动力不振。坚持高点定位、高标准要求，人就有奋发的动力；坚持不断学习、深造，人就会认识自己的不足。人类历史是一个不断从必然王国向自由王国发展的历史，这个历史永远不会完结。我们必须树立“永不自满”的意识，牢记“活到老，学到老，还有三分没学到”的箴言，不断学习提高，以适应新的实践的要求。
二戒“惰”。古人云：“天下之事，以难而废者十之一，以惰而废者十之九”。这句总结性的话，应该说对人们有很好的警示作用。人往往受客观外界的影响，当任务压肩、责任当头的时候，惰性受到挤压，一般是勤升惰降。这自然是外力的作用。正如铁人王进喜所言，“人无压力轻飘飘，井无压力不出油。”要克服惰性，除了外力的作用外，根本的在于启动内力、自我加压。首要的是头脑不能懒惰。善于思考和正确判断事情轻重，是人千金难求的能力。世上好多事情不是办不到，而是未看到、未想到。“人从心上起经纶”。心中有，则手上有；心中无，则手上无。“行成于思”说的也是这个道理。
眼不能懒惰。要注意多读书、多看报，特别是要注意加强对时事政治和工作必须掌握的知识的学习，使思想能够跟上形势的发展，使自己的知识能够适应工作的需要。口不能懒惰。这一点对领导干部尤其重要。该向上级请示汇报的事要及时请示汇报，不可自作主张；该询问检查的事要询问检查，不可拿“部署”当“落实”；该问明白的事要问明白，不可不懂装懂；该安排的事要及时安排，不可因此误事。手不能懒惰。俗话说得好，“好记性不如烂笔头”，要养成动笔的习惯。对上级的指示和需要做的重要工作，要随时随地记下来；平时读书、看报要注意做些摘录；工作之余，最好能写写日记、写点文章；发言、讲话最好自己动手写个提纲。脚不能懒惰。对一些重要问题，要迈开双脚，“下楼出院”，深入实际做实地调查，掌握第一手材料，不可以耳代目、以虚代实，依靠听汇报、看材料作决策、办事情。
三戒“粗”。人在工作繁忙、时间要求紧迫的情况下容易犯粗的毛病；人长期重复做一项工作，在工作顺利的时候，也容易因“顺”而“粗”，犯经验主义的错误。“粗”对工作是极为不利的。毛泽东同志曾说过一句十分深刻的话:“粗枝大叶害死人”。事物的逻辑就是这样，有些工作一个环节的缺失或处理不当，就可能对整个工作造成重大影响，甚至“一着不慎，满盘皆输”。
戒粗，在领导机关尤为重要。领导机关的一项重要职责就是决策。要作出正确的决策，粗是绝对不行的。决策前的调研需要深入细致，对调查来的情况需要仔细分析研究，对提出的决策预案需要细心论证推敲。否则，决策就容易失误。领导机关的再一项重要职责就是处理政策问题。政策问题十分敏感，如果遇事不弄清事情的来龙去脉，不充分考虑各方面的利益关系，不考虑政策的连续性和群众的承受能力，不考虑政策出台的时机，也容易造成工作的被动，给党的事业带来不应有的损失。领导机关还有一项重要职责就是组织重大活动。重大活动涉及面广，工作非常具体，必须对每个环节、每个步骤都周密考虑，认真安排。否则，一旦出现问题，将覆水难收、造成不好挽回的影响。特别对一些可能出现的问题，要事先做好预案，做到宁可“备而未用”，不可“用而无备”。
当然“粗”与“细”是相对的，应辩证地看这个问题。“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂。”其中就包含着这个道理。比如，对历史问题的处理，应向前看，宜粗不宜细，不纠缠历史旧账；对紧急情况、突发事件等现实问题的处理，应区别轻重缓急，当机立断，抓紧处理。紧急事项最突出的特点是急，但急不等于可以忽视细，该做细的工作要做细，努力使问题沿着正确的方向得到及时妥善解决，切不可因急忘细、失细。
四戒“浮”。浮躁是一种心理反应，是思想作风的一种体现。古语云：“静能定心，躁则失根”。一个人如果心存浮躁就很难沉下心来踏踏实实地做点事情，就很难有大的作为。戒浮，最根本的要树立实事求是的思想作风，树立正确的世界观、人生观、价值观和政绩观，坚持一切从实际出发，说实话、办实事、求实效。戒浮，应端正心态，堂堂正正做人，踏踏实实做事。为人、做事要重视过程，有一个认真负责的态度，不可过分强调自我，追求一定要得到一个什么样的结果。思想作风和心态端正了，内心和谐了，学习才会静下心来，思考才会深入，工作才会脚踏实地，行为才会不为社会上的不良风气所左右。具体到工作实际，戒浮就是要求真务实抓落实。抓落实必须有深入基层“真抓”的决心和行动。不然，人虽然下到基层了，只是一般性地抓抓，也不会解决任何问题。就像有位领导同志比喻的那样：“葫芦掉到井里仍漂着”。抓落实必须认真寻求“不落实”的原因。不然，只看表面现象，不作深入分析，找不到问题的真正症结，也不会使问题得到根本解决。抓落实必须要有敢于向困难挑战的勇气。一些不落实的问题，往往是一些长期不好解决的“老大难”，必须迎难而上，敢于触及矛盾和问题。不然，问题永远不会得到解决。
不言而喻，“戒”非“令”也。要做到“四戒”，关键靠自律。一位诗人曾说过这样一句话：“毫无节制的活动，无论属于什么性质，最后必将一败涂地”。可见自律何等之重要。笔者愿以“四戒”与读者共勉。
关于提高文稿质量的几点思考
加入时间：2007-1-9 8:44:00　来源：《秘书工作》
文稿写作是党委办公室工作的重要职责，是政务服务的主要形式。提高文稿质量是发挥文稿“辅政”作用的基本要求。为进一步提高文稿质量，必须着力解决文稿立意不高、内容不实、文风不新、队伍不强的问题，不断提高办公室工作的“贴近度”和领导的“满意度”，更好地发挥参谋助手作用。
一、立足全局思考问题，着力解决“立意高”的问题。
没有思想观点的文稿就等于没有灵魂。党委要履行把方向、议大事、谋全局的责任，更要重视文稿的思想性和理论性，注意从全局的高度、领导的角度思考问题、把握问题，力求文稿体现党的路线、方针、政策，体现把方向、议大事、谋全局的原则，体现从宏观思考问题、指导实践的要求。具体要求要从三个方面把握高度。一是善于从中央的精神中把握高度。文稿是党的路线、方针、政策的重要载体。宣传贯彻党的路线、方针、政策是文稿写作的一条重大政治原则。因此，在文稿起草时，要及时组织学习中央带有全局性的会议和文件精神，把握实质，掌握要点，加以运用。二是善于从领导的角度上把握高度。文稿是“代领导立言”。“身在兵位，胸为帅谋”，想领导所想之事，谋领导所谋之策，言领导所言之语，这是起草领导讲话的一条基本准则。文稿起草时，要注意“换位思考”，把领导的“关注点”作为思考问题的“着力点”，形成系统的理论观点加以阐述，达到参谋思维与领导思维的“同频共振”。三是善于从先进的经验中寻求高度。先进地区之所以先进，首先先进在他们的思想理念和工作方法上。因此，在文稿起草时，要注意通过网络等工具，查找、学习和借鉴外省市，特别是江、浙、沪、鲁、粤等沿海先进地区的有关材料，捕捉新观点、发现新思路、吸取新经验，尽力把握思考问题的角度和论述问题的深度，用新理念和好方法激活淮南工作，在更高的层次上引领淮南的改革和建设事业。
二、深入开展调查研究，着力解决“内容实”的问题。
空洞无物是文稿起草的大忌。把文稿写实，关键在于把中央、省委的精神与地方的实际相结合，把文稿写作的过程，当作反映工作、研究工作、指导工作、推动工作的过程，拓宽知情的渠道，开展调查研究。一要开展重点问题调研。围绕市委中心工作，超前调研，提前准备，贴近领导关注点，确定专题调研课题，开展调查研究，形成调研成果，以备文稿吸收。二要组织撰稿前的座谈。综合性文稿或单项文稿采取“走出去”、“请进来”的方法，召开座谈会，了解实情，研讨思路，寻求对策，力求写出更多切合实际的富有指导性的鲜活的材料。条件允许的情况下，要超前安排调研课题、列出调研题目，交给有关单位提前准备，充分调动部门的积极性，发挥部门应有的作用。三要建立材料报送制度。确定重点单位为材料报送单位。由办公室发文，提出具体要求，以占有更多材料学习和备查。四要构建快速知情机制。建立联系点和联系人制度，确定重点单位为联系点，确定一名了解单位真实情况、责任心强的领导或秘书人员作为联系人，做到材料需要随时询问，随时解答。防止出现需要资料时找不到人员、摸不到实情、手忙脚乱、无所适从、延误时间、影响效率的现象发生。
三、坚持与时俱进精神，着力解决“文风新”的问题。
没有创新就没有文稿的生命力。文稿最怕的是不与时俱进、不贴近工作、不引领发展、不顾及个性。要坚持把创新作为文稿写作的最高追求，坚持与时俱进，力求常写常新。当前，主要是坚持“四个创新”，一是创新观点。力求在把握领导观点的基础上，丰富和发展观点，做到立新观点、出新思路、有新对策。二是创新思维。学会逆向思维，跳出由具体工作思考具体工作的模式，力求多角度、多层次地思考问题，体现思维的宏观性、发散性、系统性和前瞻性。三是创新形式。谋篇布局对仗美观，注重形式美；论述问题条理清晰，做到疏而不漏。四是创新语言。讲求语言的准确性，用语要规范，用词要准确；讲求语言的活泼性，“为什么做、怎么做、做到什么程度”层次之间的衔接要自然和谐、叙议要搭配恰当；讲求语言的鼓动性，注重文气，力求写出慷慨激昂、气势磅礴、鼓舞人心、催人奋进的文稿；讲求语言的朴实性，力求用通俗的语言讲出深刻的道理，像“润物细无声”的春雨，入脑入心，产生强烈的说服力和感染力。
四、加强学习锻炼，着力解决“队伍强”的问题。
人是文稿写作的第一要素。没有一流的文字秘书，就没有一流的文稿质量。建设一支政治强、业务精、作风实的高素质文字秘书队伍，是提高文稿质量的根本保证。针对文字秘书队伍存在的问题，要着力做到“三个强化”。一是强化专业思想。要求文字秘书人员要把文稿创作当作事业看待，把写出一流文稿作为追求目标，强化专业思想和投入意识，脚踏实地地投入文字工作，任劳任怨地做好文字工作，不搞攀比，不发牢骚。二是强化撰稿能力。坚持走遵循文稿写作基本规律与把握领导个人风格相结合的路子。既注重立意高远、过渡自然、逻辑严密、语言流畅、观点与材料相统一等文稿写作的基本规律，又把握领导同志一贯的思维特点和语言风格，写出个性化的文稿。坚持采用多种措施，提高文稿写作水平。特别要学会利用网络等现代化工具，搜寻信息、占有材料、提高效能，尽力扩大信息总量，增大知识储量，以求掌握的实情更准一点，占有的材料更多一点，思考的问题更深一点，观察的问题更远一点，真正当好领导的外脑，坚决防止对领导关注的问题既不了解、又没有新的思考的“夜半临深池，盲人骑瞎马”的现象发生，真正实现从被动应付领导到主动适应领导，再到超前服务领导的转变。三是强化责任意识。在文稿运作的机制上，坚持接到文稿写作任务以后，精心研讨材料、了解情况、确立观点，列出成熟的提纲，报请领导审定后开始起草。无论时间多么紧，任务多么重，都要力求不出现常规性错误，努力实现文稿的“零缺憾”。对高质量的文稿，认为是责任所系、理所当然，不张扬、不炫耀；对质量不高的文稿，经得起批评，不泄气，不抱怨，认真总结教训，及时弥补不足，尽快提高文字水平，更好地发挥“以文辅政”的作用。□
写好党委文字材料应把握好四个环节
加入时间：2007-1-9 9:12:00　来源：党委办公室
党委文字材料是党委领导意图的反映，是指导基层开展工作的重要政策依据。党委文字材料与其他文字材料相比，更讲究思想性、全局性、严谨性和规范性，更强调高度、深度和新意，因而有其特殊的要求。写好党委文字材料，绝不是件容易的事情，起码需要把握好以下几个基本环节。
首先是想。人们常说，搞文字材料辛苦。辛苦就辛苦在想上，辛苦在把握领导意图，潜心琢磨、创新思维、超前思考上。作为党委秘书工作人员，脑子从来都不能有清闲的时候，上班想，下班想，白天想，晚上想，常常深更半夜一轱辘爬起来记下夜间所想。不仅要想领导之所想，还要想领导之所未想。只有这样，当遇到领导交办的文字材料任务的时候，才能够从容应对，不至于手忙脚乱。如果说，搞文字材料要讲灵感的话，灵感就来自于平时对党的路线方针政策的熟练掌握，来自于对党委领导意图的准确把握，来自于在对基层情况大量占有基础上而进行的系统思考、超前思维。
其次是议。党委文字材料的起草任务，常常落实到某个秘书工作人员身上。但一个人想得再周到、再细致、再全面，也难免存有局限性。几个人在一起议一议，互相启发启发，开阔开阔思路，是非常必要的。在我们党内，经常讲某个重要思想是集体智慧的结晶。这在客观上要求，作为体现党委决策和意图的党委文字材料，需要集思广益，以增强其民主性、科学性和正确性。尤其是涉及党委整体工作思路和大的工作部署的文字材料，一定要在不同的范围内多议上几遍。如果有必要的话，请党委主要领导出面，召集有关领导和部门负责同志来议一议，让大家畅所欲言，各抒己见。这样，才能使文字材料经得起方方面面的推敲，框架结构会更加合理，逻辑层次会更加清晰，重点内容会更加突出。
再次是写。想可以驰骋千里，议可以海阔天空，但写必须要落到纸面上，一字一句，层次分明，上下贯通。更重要的是，党委文字材料一定要写出高度，写出深度，写出新意。所谓高度，就是要高屋建瓴，统揽全局，正确处理好一般号召与个别指导的关系；所谓深度，就是要入木三分，把握本质，正确处理好感性认识与理性认识的关系；所谓新意，就是要与时俱进，多说新话，正确处理好继承与创新的关系。高度、深度、新意，是每次接受文字材料任务时领导都反复强调的，对具体起草者来讲真是有点勉为其难，但又必须迎难而上。从事党委文字材料工作的人，天天都要与时俱进，时时都要与时俱进，每天新闻要听，每日报纸要看，一天都不能落后，否则你说的就是老话，写的东西就缺乏新意。
最后是改。党委文字材料需要非常严谨、非常规范，必须经过千锤百炼，做到炉火纯青，多一个字是累赘，少一个字是缺陷。但现实中一遍就成功、不作任何修改处理的却是很少很少，往往要几易其稿。有人非常形象地说，城市建设一个字——拆，医院大夫一个字——豁，文字材料一个字——改。党委文字材料的修改处理，是一个绝对不能忽略的重要环节，也是一项牵扯精力比较多的细活。初稿好写，成稿难改。文字材料初稿形成之后，具体执笔者一定要充分利用极其有限的时间仔仔细细改上一遍，如果时间允许力求多改上几遍，千万不要匆匆忙忙急着交稿。党委秘书长、办公厅（室）主任在接到稿子之后，也要力求多看上几遍，多改上几遍，以确保准确无误。
一手好的文字功夫，是秘书工作人员的名片，是参谋助手部门的门面。作为秘书工作人员，一定要多学多思，勤于笔耕，多出精品，千万不要心浮气躁，妄自菲薄。诚然，当今社会称“总”的时髦，带“专”的气派，但真正能写出一手好的文字材料的人也绝不逊色。有人坦言，我也坚信，搞过多年党委文字材料的人，再干什么行当都是好样的！
加入时间：2007-1-9 9:22:00　来源：《秘书工作》
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老子说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。”此话充满了深邃的哲理。党委办公室的职责主要是服务，即为领导服务、为机关服务、为基层服务，而无论是发挥参谋助手、综合协调、督促检查等作用，还是做好后勤保障工作，都需要在细节上下功夫，非有细致的精神与扎实的作风不可。我们要常怀如临深渊、如履薄冰之心态，时时刻刻把工作想细、做细、督细，从而真正把服务工作做好，不断推上新的水平。笔者认为，在把握细节方面尤其要在以下三个环节下功夫：
一是要增强对细节的“洞察力”。任何一项工作都包含着无数的细节，在完成的过程中也可以分解出大大小小的细节，因此要把某件事情做好，在战略上要举重若轻，在战术上则要举轻若重。这就要求我们要有“火眼金睛”，要“明察秋毫”。在这样一个“细节制胜”的时代，谁抓住了细节，谁就赢得了制胜的主动权。当年日本人判断我国开发大庆油田的例子就很说明问题。早在我国开发大庆油田时，1966年7月《中国画报》有王铁人头戴瓜皮帽的照片，日本人就推断出此地为零下30度的东北地区。这是第一个细节。根据运原油的列车上灰层的厚度，测出油田与北京的距离，认为油田应在哈尔滨与齐齐哈尔之间。这是第二个细节。1966年10月《人民中国》刊登出宣传王进喜的文章中，透露出一个“马家窑”的地名，日本人便推出大庆在安达车站附近。这是第三个细节。王进喜原在玉门油田，1959年参加国庆观礼后就销声匿迹了，由此推断出大庆油田开发时间为1959年9月。这是第四个细节。对以上四个细节的捕捉，使日本人后来在中国石油工业进口设备的谈判中占据主动，大获全胜，几乎垄断了我国石油设备进口市场。由此可见，我们在办公室工作的每一位同志平时一定要做有心人，多观察，多联想，多动脑，则必有收获。
上面的例子说明我们要把握对细节的观察。此外，我们还要把握对细节的分解。党委办公室的工作就是由点点滴滴、琐琐碎碎的细节串成的，把每一点、每一滴做好，整个工作就可大功告成。因此，我们在安排每一次活动的时候，都要尽量把过程分解，把过程细化，分解得越细，对各个环节就可能把握得越准，整个活动就可能完成得越好。比如每次召开党代会，我们都成立筹备领导小组和筹备工作机构，而筹备工作机构一般又分组织组、资料组、秘书组、宣传组、会务组等，明确人员分工和主要任务，落实责任制。每个组对主要任务又进行二次或三次细化，如秘书组分解出起草大会的日程安排、安排代表座次、制作大会代表证等。越细致工作就越到位，效果就越好。
二是要增强对细节的“执行力”。我们有时会碰到这种情况，某项活动的策划正确，安排周全，任务也分解到人，但效果却不尽人意，或面目全非，或大打折扣。究其原因，乃是在对细节的执行过程中走了样。实践证明，宏伟的策划能否达到预期目标，关键取决于细节的设计与把握，即“执行力”。贝聿铭是一位我们熟知的大师级华裔建筑师，他认为自己设计最失败的一件作品是北京香山宾馆。他在这座宾馆建成后一直没有去看过，认为这是他一生中最大的败笔。实际上，在香山宾馆的建筑设计中，贝聿铭对宾馆里里外外每条水流的流向、水流大小、弯曲程度都有精确的规划，对每块石头的重量、体积的选择以及什么样的石头叠放在何处最合适等等都有周详的安排，对宾馆中不同颜色的鲜花等等都有明确的说明，可谓匠心独具。但是工人们在建筑施工的时候对这些“细节”毫不在乎，根本没有意识到正是这些“细节”方能体现出建筑大师的独到之处，随意“创新”，改变流水的线路和大小，搬运石头时不分轻重，在不经意中“调整”了石头的重量甚至形状，石头的摆放位置也是随随便便。看到自己的精心设计被无端演化成了这个样子，难怪贝聿铭要痛心疾首了。因此，香山宾馆建筑的失败不能归咎于贝聿铭，而在于执行中对细节的忽视。我们在办公室的工作中也经常遇到这种情况，比如装订文件张冠李戴、排座位出差错、校对漏洞百出等等，这些都是“低级错误”，但疏忽了这些细节就可能铸成大错。可见，一个设计的成败不仅仅取决于设计，更在于执行。如果执行得不好，那么再好的设计，也只能是纸上蓝图。唯有执行得好，才能完美地体现设计的精妙，而执行过程中最重要的就是细节。细节是执行过程中的重中之重。
三是要增强对细节的“监督力”。这是为了保障细节的顺利执行而提出的必然要求。既要对细节的设计进行监督，检查其设计是否合理，是否周密，是否稳妥，又要对细节执行的过程进行监督，及时掌握执行的进度，执行的力度，执行的效果等。有两件筹备表彰大会的教训令我受益匪浅：一次召开全市信息工作会议，代表上台领奖时才发现居然有两个单位缺席；一次召开“双拥”工作会议，上台领奖的代表居然比授匾的领导多了1人！究其原因，乃在于对执行细节时的监督不到位。其实解决问题的办法也很简单：会前算好人数，登台时点好人数，表彰活动就一定能够圆满完成。
关于细节问题有两个著名的算式：100-1≠99；100-1=0。也就是说如果藐视这个小小的“1”，到头来很可能功亏一篑。1%的错误将导致100%的失败。我们常说“党委办公室工作无小事”，因为只有把这些小事做好、做到位，办公室的整体工作才不会出娄子，才不会出乱子，也才能不断改进、完善和提高。□
公文处理“八要”谈（上）
加入时间：2007-1-9 9:43:00　来源：《秘书工作》
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一位领导同志曾说过这样一句话：“历史是过去的现实，现实是历史的延续。”现在我们讲的“公文处理”，当然也有它的历史渊源。郭沫若同志说，中国真正有文字记录的历史，是从商代开始的。《书经》（亦称《尚书》）就是中国最早的一部公事文书。书中选收的商王盘庚告诫臣民服从迁都于殷的言论，或商王出师讨伐夏桀时的“誓师辞”等，实际就是一些官方文书。这些文书，是由当时叫作“史”的秘书人员撰写的。《世本注》载，夏、商有左史、右史。《周礼》载：宰夫（官名）有八职，其“六曰史，掌官书以赞治”。何谓“赞治”？据东汉著名学者郑玄的解释：“赞治，若今起文书草也。”通俗地说，“史”就是起草官文书的人员。对官文书的格式，历代也很讲究，比如明朝，当时向皇帝的奏折用细字，而题本字可以稍大；题本每幅写6行，一行20字，奏本每幅6行，每行24字。到了清代，就规定，题本、奏本都是每幅6行，每行20字。再比如，古代称文稿校核工作为“照刷”。“照刷”的内容是要检查文书有无失错、遗漏、规避、违枉、稽迟等，目的在于改正。古人要求“照刷”时要严肃认真，一丝不苟，像不放过仇人一样不放过每一处错误，俗称“校雠”，这里“雠”通“仇”。可见古人对这项工作的重视程度。另外，据有关材料介绍，古代对于办理文书也曾制定过一些职务的纪律。比如唐代对中书有四禁：一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。即一不准泄密，二不准延误，三不准有失，四不准遗忘。
历史发展到今天，我们所从事的公文处理工作，其性质已发生了根本变化。与过去相比，公文处理岗位的工作范围更广泛、工作内容更丰富、工作要求也更高了，工作的重要性也更加突出了。上级、同级和下级党委（党组）来的文件通过这里发出；下级党委（党组）报本级党委的报告、请示在这里办理；本级党委的文件、电报在这里审核、印发，部分文件、电报在这里起草；向上级党委的报告、请示在这里审核、呈报；党委所有重要的文稿在这里存档。这些工作应当说都是非常重要的。要做好这个岗位的工作，最根本的是提高公文处理工作人员的素质。为此，提出“八要”，与大家共勉：
一要勤奋学习。做好任何一项工作都需要加强学习，公文处理工作尤其如此。办文审核说白了就是“挑毛病”。党委文件内容涉及面非常广泛，如果对所涉及的知识知之不多、知之不深，脑子里没有对与错的尺度，就无法去判断、去下笔，正如《文心雕龙·知音》中所言：“操千曲而知音，观千剑而识器”,“人多读书则识进”。知识学得多了，根据实际需要，对所学知识可以直用，可以借用，可以化用，可以灵活运用。比如《毛泽东选集》中引用的“实事求是”、“惩前毖后，治病救人”、“知无不言，言无不尽；言者无罪，闻者足戒”、“任人唯贤”、“百家争鸣”等许多言简意赅的古语，就属于直用。有些知识可以借用。比如，晚唐诗人李商隐曾有两句著名的诗句：“夕阳无限好，只是近黄昏。”本意是写他游原的时候心情不好，感叹夕阳照射下的原野风光虽然很美好，可惜黄昏已近，好景不长了。1950年北京进行城市建设，讨论古牌楼的去留问题，有的同志不同意拆除。周恩来同志耐心听完意见后，风趣地说了这句“夕阳无限好，只是近黄昏。”巧妙地借用原意，表明了自己的意见。还有些知识可以化用。比如，毛泽东写的《七律·有所思》这首诗中“凭阑静听潇潇雨”一句就是从岳飞著名的《满江红·怒发冲冠》中那句“凭阑处、潇潇雨歇”化来。再比如，毛泽东写的《水调歌头·游泳》这首词中“才饮长沙水，又食武昌鱼”一句是化自童谣“宁饮建业水，不食武昌鱼”。至于灵活运用，前面讲的从大的概念讲应当说都是“运用”，但从更深一层次讲，“运用”更重要的应当是用所学知识来分析问题、认识问题和处理问题。这说明，无论是直用、借用、化用，还是灵活运用，都是以博学为前提的。我们平时讲“学用结合”、“学以致用”，讲的也都是“学”在“用”前。只有学得广、学得深、学得熟，才能收到运用自如之功效。不然，就会“不知有汉，无论魏晋”。当然，学与用是相互促进的，学是用的基础，用是学的深化，不学无以为用，无用无以深学。至于学习的内容，首要的当然是马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习。同时还要根据形势任务的需要，学习一些新知识，比如关于市场经济的知识、关于法律方面的知识、关于科技方面的知识等等。这些知识我们还不是很熟悉，而在现在的文稿材料中又占有越来越多的分量，这就需要我们平时在这些方面多下些工夫，做一个真正的“多面手”。
二要精益求精。办文工作所经手的材料都是经过了几道关口后才转到我们这里来的，不少材料甚至有了领导同志签署的意见。但千万不要因此而降低了要求，仍然需要抱着精益求精的态度，做好进一步的审核把关，力求把文件搞得更加准确。因为，这些材料大多涉及政治、政策问题，在内容上、表述上都有着比较高的要求，不能出现丝毫的差错。这就要求从事办文的同志要眼到心到，逐字逐句地进行认真推敲，而不能心不在焉、一目十行。在这方面，毛泽东同志为我们作出了榜样。这里也举几个例子。毛泽东有首著名的《七律·长征》诗，大家一定都很熟悉。其中有句“金沙水拍云崖暖”。其实，这句中的“水拍”原来是“浪拍”。毛泽东有个自注：“这是一位不相识的朋友建议如此改的。他说不要一篇内有两个“浪”字，是可以的。”毛泽东还有一首词叫《念奴娇·昆仑》，内容很是充满激情，其中有几句是这样的：“安得倚天抽宝剑，把汝裁为三截？一截遗欧，一截赠美，一截还东国。”这里“一截还东国”一句原来是“一截留中国”。毛泽东也有个自注，说《昆仑》这首词主题思想是反对帝国主义，不是别的。在这里忘记日本人是不对的。将“一截留中国”改为“一截还东国”，这样英、美、日都涉及到了。毛泽东同志非常注重实事求是。1969年6月，有一篇社论清样送毛泽东同志审定。社论中说：“二十年来，又取得了社会主义革命和社会主义建设的一系列伟大胜利，把一个贫穷落后的旧中国，变成一个繁荣昌盛的社会主义强国。”毛泽东同志阅后，在“繁荣昌盛”前边加上“有了初步”四字，将“强国”改为“国家”，并批注：“请注意：以后不要这种不合实际情况的自己吹擂。”在办文工作中，也需要提倡这种实事求是的精神和认真推敲的精神。对一些意义相近的表达的使用，一定要区分情况，确保使用恰当。比如，“情报信息”和“情况信息”两个词，一般都是要求下边掌握影响社会政治稳定的情况，而前者主要用于敌对势力，后者主要用于人民内部，一字之差，色彩就不一样了。又比如，“技术革新”与“技术革命”两个词，意思也不完全一样。对某一项具体的技术改革、改造来讲，一般称之为“技术革新”。“技术革命”则用来指那些历史上有重大意义的技术创新。再比如“国是”和“国事”一对词。前者指的是“国家大计”，而后者则指的是“国家大事”，文字字面虽然差别不大，但意思却有较大差别。这就要求从事办文的同志要进一步端正工作态度，对经手的每一件文稿，都要一丝不苟、精益求精地审核，对每一句、每一字词都要认真推敲、仔细琢磨，确保文件出手后能够经得起时间的检验。
三要谨慎从事。公文处理岗位有些工作政治性很强，必须认真对待、慎重处理；有些工作看上去很简单，实际上不那么简单，工作也必须周到细致。比如，修改文稿，首先要尊重原稿，忠于原意，可改可不改的，一般不要改。需要改的，主要是那些提法上与中央不太一致的地方，政策上前后不一致的地方，站在部门角度或没有把中央角度转变过来的地方，表述不够准确的地方，语言上不符合公文特点的地方，格式上不够规范的地方，等等。对于自己不很熟悉而又有怀疑的地方，一定要向有关部门或人员了解情况，不要随意下笔。这里讲个历史故事。一次，宋代著名政治家、文学家王安石外出巡视，看到当地某诗人作的一首诗，其中有两句是：“明月当空叫，黄犬卧花心。”王安石想，“明月”怎么会“叫”呢？“黄犬”又怎么会“卧”在“花心”呢？一定是作者写错了，于是大笔一挥，将两句诗改为：“明月当空照，黄犬卧花荫。”他觉得这样就很得体了。但实际上，他改错了。因为，诗句中的“明月”不是我们常说的“月亮”，而是当地一种飞虫，叫起来很动听，“当空叫”就是描写它边飞边叫的情景；而“黄犬”也不是“黄狗”的意思，而是当地的一种小毛虫，“卧花心”描写的是它每到夜里就攀上花枝、卧在花心的情景。这个故事告诉我们，对一些有疑问的问题，切不可自以为是、望文生义、不作深究，否则就可能闹出笑话。办文岗位的同志们每天处理的材料有地方的、有部门的，内容上更是工、农、兵、学、商，什么都有，再加上经历、阅历、知识等方面的局限，更是容易出这样的问题，所以工作一定要细了又细，既要大胆修改，更要慎重下笔，而且要将改的地方，向有关领导同志和方面说明情况，征求意见。有位领导同志曾经这样说过：“对于共产党人来说，谨慎是一种责任心，用权时要如临如履，小心翼翼；是一种作风，要多做少说，敏于事而慎于言；是一种能力，要见微知著，防患于未然；也是一种品格，要慎权慎独，自警自励。保持谨慎，决不是因循守旧，谨小慎微，而是始终保持清醒头脑，谨言细致，慎终如始。”这是把谨慎放大了来说的，但对于从事办文工作的人员来讲，也是非常值得借鉴的。
四要善于总结。我们做任何事情都想成功，没有谁想把事情干坏的，但这只能是我们的主观愿望。客观事物是复杂的，只要做事情，就难免要出这样那样的差错。所以说，工作中出点问题是正常的，是可以理解的，不能原谅的是，出了问题不注意及时总结改正，以致后来还一而再、再而三地犯同样的错误。大家都熟知一句俗语：“失败是成功之母。”但失败要成为成功之母并不是没有条件的，最主要的是要对失败进行正确的总结，在总结的基础上朝着正确的方向继续努力，才能最终取得成功。唐朝诗人刘禹锡在一首诗中这样写道：“百胜难虑敌，三折乃良医。人生不失意，焉能暴己知。”用现在的话说就是：百战百胜的将军，也不一定能够清楚地认识敌人；多次折断过胳膊，自己就会懂得医治折臂的方法。人的一生中如果没有经历过失败和挫折，哪能暴露出自己的不足而有所认识呢？说的都是“吃一堑、长一智”的道理，许多知识往往是经过困难、经过挫折才得来的。这些年，省委办公厅制发的文件、电报，质量应当说有提高，没有发现明显的错误和纰漏。原因有许多方面，但一个重要的方面，就是从工作中出现的问题出发，及时总结教训，并研究了解决办法，取得了较好的效果。比如，关于文稿审核环节，审核干部任免和领导小组成立、调整类文稿，在送领导审签前，要请省委组织部同志对其姓名、职务再进行一次核对，待确认无误后再提报。关于校对环节，清样排出后，无特殊情况，请起草单位校对；干部任免类文稿清样，一律由省委组织部校对。上述工作完成后，再由办文岗位同志专人校对。对印刷厂印好的正式文件，在发出前，再由办文人员从内容到形式进行认真细致校对，确认无误后方准予发出。关于请示件办理，若有的件在办理过程中出现第二个办理意见，一定要马上停止第一个意见的办理，不使其继续运转，这样即可有效防止两种不同意见的“撞车”。□
公文处理“八要”谈（下）
加入时间：2007-1-9 9:45:00　来源：《秘书工作》
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五要勤于笔耕。公文处理岗位除了审核文稿外，还承担着起草部分文稿的任务。这类文稿往往是一些时效性强的电报稿，一般是领导同志当面交待，在最短时间发出。这就要求办文的同志必须具备既快又好的写作能力。提高写作水平的办法有很多，审核文稿是一种学习；对领导同志修改的地方作分析、探讨，也是一种学习。审核文稿需要多种能力。能够正确判断对错，这是一种能力；把错误的改成正确的，这是另一种能力；把正确的上升为经典，又是更高的一种能力。要获取这些能力，更重要的是自己平时要经常练笔。大家可能有这样的体会，对有些问题，我们脑子里有很多想法，有些观点可能还很不错，但一旦要把这些想法落到纸面上时，往往有种笔尖生涩的感觉，不能很顺畅地把那些想法表达出来。这就需要平时多动笔、多练笔。只有多练，才能提高写作水平。办文工作天天和文字打交道，对工作中的一些体会、有启发性的东西，随时写下来；平时看书看报，或者与别人交流时有什么想法，也可以写下来；还可以搞读书摘记等。提高写作能力，还要注意防止和克服好高骛远的思想，注意从基础做起、从点滴做起。《礼记·学记》里有句话：“不学操缦，不能按弦。”意思是说，初学弹琴，须先会调协弦音，才能按弦成曲。比喻凡学习要从最基础的方面入手，先浅而后深。办文当中除了起草一些比较大的文件外，更多的是起草“通知”，有时还要起草回复上级领导同志批示落实情况的报告，起草以党委名义发出的“贺信”、“感谢信”、“慰问信”等。这类文稿一般都比较短，但要真正写好，也需要动脑筋。因此，写这些东西也是一个锻炼，应树立“勿以篇短而不为”的思想。
六要积极思考。人是有思想、有意识的。办任何事情，都要独立思考、有自己的主见。办文工作不只是单纯的文字工作，里边包含着许多文字之外的学问。比如，如何正确领会领导同志意图，这对于公文处理工作人员来说，是至关重要的。对领导意图理解正确，就会事半功倍；否则，就是事倍功半，搞不好还会误事。我认为，领导意图包括三个方面：一是领导同志有明确要求的，可称其为“显意识”；二是领导同志没有明确表达出的，可称其为“潜意识”；三是领导同志尚未考虑到而又比较重要的，可称其为“未意识”。正确把握后边这两个意识是一个更高要求，最起码要了解“显意识”，如果连这个意识都不了解，那你办文肯定办不到点子上。举个例子，1963年3月30日，苏共中央致函中共中央，对国际共产主义运动系统地提出了他们的看法。对此，有人主张写一长文，系统地批驳苏共中央在信中提出的种种观点。草稿写出后，被毛泽东否定了。毛泽东说了一句非常微妙的话：“我要的是张燮林式，不要庄则栋式！”庄则栋与张燮林同为中国乒乓名将，庄则栋擅长近台快攻，是进攻型的选手，而张燮林则是削球手，擅长防守，能够救起对方发来的各种各样的刁球、险球，号称“攻不破的长城”。起草人员从中领悟到毛泽东不想与对方短兵相接，不想正面批驳苏共中央的观点后，改从正面阐述毛泽东的观点，最后毛泽东通过了这篇稿子。象这样的事，大家在工作中也可能遇到过，比如有时领导同志看了稿子后，不那么满意，认为缺乏新意。遇到这种情况，就应当把“新意”作为主攻方向，看文稿中有没有遗漏近期上级对相关问题作出的新的指示；如果这个没有遗漏，再看一下有没有遗漏当地党委近期就相关问题提出的新举措，如果是这个遗漏了，那很可能就是“缺乏新意”的根由。总之，要学会站在领导同志的角度和高度来观察问题、分析问题，才不失为一个称职的秘书工作者。
七要开拓创新。对于公文处理工作来说，怎么才能实现创新呢？首先，要有创新性思维。我们平常的思维方式一般是复制性的，也就是遇到问题时往往会想：“过去是怎样处理这种问题的？”进而以过去的经验为基础找出解决办法。而创新性思维则是突破思维定势的束缚，探索其他解决问题办法的思维方式。运用这种思维方式，遇到问题时，就会这样去想：“能有多少种方式去看待这个问题？”“有多少种方法可以解决这个问题？”这样就会突破老框框，找到一些更简便更有效的办法。所以说，要想有所创新，就不能总是按照惯例、经验的思路去思考，而要善于多维思考、换位思考，善于换一个角度、换一个思路去想问题。其次，要有高的工作标准。只有对工作目标有更高的追求，才会想到要未雨绸缪，也才会有动力去发现问题，并通过创新加以解决。如果满足于现状，陶醉于已有的成绩，是不可能有创新性思维，也是不可能实现创新的。再次，创新永无止境，不能一劳永逸。工作是连续的，也是不断变化的，一个问题解决了，还会不断有新的问题出现。我们虽然一再强调要靠制度化、规范化，但一个时期制定的规章制度并不可能穷尽所有的环节、解决所有的问题。这就需要根据变化的形势，不断进行创新，不断改进工作，这是一个永无止境的过程。公文处理工作程序性、规范性很强，但具体工作环节同样需要创新。比如，办文岗位每天都要经手很多材料，而且每个材料运转程序又不完全一样，每天每个材料运转到哪位领导那里了，办理到什么程度了，都需要掌握清楚。秘书处的同志研究设计了一种“本周文电办理情况”表格。文件材料从哪个单位来的，什么时间来的，材料名称是什么，每天都运转到哪里了，一张表格登记，一目了然，非常实用、非常方便。
八要加强修养。修养是一个很广泛的概念，包括政治修养、党性修养、思想修养、品格修养、知识修养、业务修养、艺术修养等许多方面。这里主要结合公文处理工作，谈谈应加强的几个方面的修养。一是要诚信。诚实守信是中华民族的传统美德，是一个人的立身之本。在办公厅（室）工作更应当讲诚信。因为我们是领导机关，群众对领导机关同志的一言一行都很关注，诚信不仅仅是个人的事，而且影响机关的形象。诚信最重要的就是说老实话、办老实事、做老实人。能不能做到“三老”，是检验一个人有无好的思想品质的一块试金石。因此，加强修养，首先是要注意加强这方面的修养，做到为政以诚。二是要敏捷。公文处理工作，无论是发文还是发电，无论是办理请示件还是办理注办件，都有一个办理期限问题，都要讲求效率。讲效率有两个含义，即既要快办，又要办妥，努力做到不压事、不拖事、不忘事、不败事。三是要谦虚。党委办公厅（室）的秘书处（科）接触面比较广，工作中既与同级机关的同志打交道，也与下级机关的同志打交道，待人处事应谦逊。尤其对待部门和下级机关来办事的同志，讲话一定要和气。有材料介绍，著名文学家、戏剧家夏衍临终前，感到十分难受，秘书说：“我去叫大夫。”正当秘书开门欲出时，夏衍突然睁开眼，艰难地说：“不是叫，是请。”周恩来总理对他身边的秘书、卫士、保密员以及理发师、炊事员等，有事呼唤，从来都是一个“请”字，决不说“叫”字。“请”与“叫”，虽是一字之差，其意义却相去甚远。孙卿子有两句话说得很深刻：“赠人以言重于珠玉，伤人以言甚于剑戟。”所以我们说出话来，就有个“得当”与“不当”、“得体”与“不得体”的问题。语言是思想的外衣，要把话说的“得当”、“得体”，就要动脑筋作些思考。四是要勤奋。有一首诗中讲：“勤能补拙是良训，一分辛劳一分才。”说明“勤”与“才”是正比关系。不否认人的智商有高低，但更重要的是勤奋，正如吴国雄院士所言：“天下聪明人多得是，大浪淘沙，筛掉的是光有聪明没有勤奋的人。”勤奋的具体表现就是要珍惜时间。我们常说“时间就是金钱”，其实时间比金钱更珍贵。金钱可以贮存，而时间却不能贮存；金钱可以从别人那里借取，而时间则不能借用。古人讲“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”就是这个道理。所以我们一定要珍惜时间，用好时间。五是要自律。自律是保证一个人健康发展的一个重要因素。老一辈革命家谢觉哉对自律有一个形象的比喻，他说，自律就是自己经常跟自己打官司，自己当被告，自己当律师，自己当法官，时时刻刻自觉地检查反省自己。公文处理工作是一项重复性比较强的工作，每天收收发发，要警惕产生厌倦情绪，警惕工作不按程序办理；公文处理工作每天接触涉密文件，要注意防止克服松懈麻痹思想，做好保密工作。□