2010年06月11日

总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是总办这一运转中枢的“首脑”。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。当好总经理助理，主要应在以下8个方面努力：

　　一要认清自己，处事有原则。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”。总经理助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去管。总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。

　　二要耳聪目明，作好参谋工作。从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。

　　三要善于长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。

　　四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效。总办工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作。

　　五要不断提升个人素质，增加人文魅力。自身素质强，就会产生人文 “魅力”和影响力。要当好总经理助理，要靠权力的影响力，但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠德、识、才、学，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。培养人才，帮助人展现才能，实现价值。

　　六要注意自身形象，起好表率作用。总办处在公司的第一线，一举一动都代表着公司形象。总经理助理务必要加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导公司全体员工强化形象意识，形成塑造形象的共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎么办，设身处地地搞服务、办实事、办好事。

　　七要制订并完善游戏规则。一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如，要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事。根据游戏规则，奖优罚劣。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能够积极办好事，坏人不敢办坏事的良好机制，确保公司工作正常、有序、高效运转。

　　八要努力营造温馨快乐的工作环境。要着力创造总办工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境，增强总办整体效能。总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容，思想上重视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措，搞好宣传，形成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动，活跃员工的文化生活，努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

　　陶文钧：新一年养成不抱怨的好习惯

　　抱怨似乎已经成为常态，老板怨员工不敬业，员工怨老板太小气，做一行，怨一行，在公司怨天怨地，在家里作天作地。

　　存在即合理，偶尔抱怨一下是可以的，发泄怒气，调整心态，甚至争取奖金和提薪。但要注意方式方法，如：不要在会议室、办公室、茶水间抱怨；不要在忙碌紧急的时候抱怨：不要在老板气头上浇油：不要对某个对象重复太多：不要真的养成抱怨的习惯了，成为职场怨妇或怨夫。

　　不抱怨，心情好。美国著名心理学家William James发现，人的心情受行为的影响。要快乐，首先表现出快乐的样子，如微笑，挺胸，热情和他人打招呼，主动开开玩笑等，这都是调节心情的好办法。而抱怨只会让我们沉入负面心情中，进入“抱怨-低落-被人批评-抱怨-低落”的恶性循环。NLP神经语言学说也揭示了这点，一个人的神经系统（心态）和他所使用的语言非常相关，说自己倒霉的人会更不走运，说自己老了的人会加速衰老。让积极的话语代替抱怨牢骚，渐渐的自己的性格也会逐渐改善。

　　不抱怨，朋友多。以前公司里的一个部门经理，见人就抱怨，见事就不顺眼，到了餐厅说饭菜差。时间一长，大家都见他躲的远远的，深怕被恶劣情绪污染。这样的人，像一个散发着酸臭气息的垃圾桶，没人愿意走近。所以，做人应该做个发光体。别人和你在一起开心，放松，能学到东西，有长进，这样自然围拢过来的人就越来越多，职场或夫妻关系也会改善。所以，我原来工作的美国卡耐基培训公司创始人、人际关系大师卡耐基先生总结的好人缘的第一条原则便是：三个不——“不批评，不责备，不抱怨。Don’t criticize, condemn, or complain.” 。卡内基先生一生研究人际关系，将这三个不列为第一条，大家要好好想想为什么

　　不抱怨，成长快。不抱怨的人，往往能自省。出了问题，不是怨天怨地怨人，而是主动从自己身上找问题。不怪罪外界，反躬自己是一个人成长的重要标志。他们清楚抱怨于事无补。其实，不抱怨就是节省了能量，然后将这股能量用在积极的、建设性的事情上。这样的人，自然绩效比较高。当别人还在抱怨的时候，他已经卷起袖子行动了。这样的表现，老板自然也是看在眼里，喜欢在心中。因为这个世界抱怨者太多了，行动者却很少。发现问题的人太多了，解决问题的人太少。这样的人，提升和提拔都会比较快。

　　这点不注意，你的培训很可能砸锅

　　一次去国家会计学院为一家百年历史的医疗企业公司培训，上课伊始，就发现不对，大家没什么精神。上课过程中也是，有人打瞌睡、互动时不动、问个问题底下没声音，效果不理想。

　　结果了解下来是，他们前一天就来了，晚上住11

　　在这里，于是大家娱乐，K歌的K歌，打球的打球，打牌的打牌，一夜笙歌，凌晨才睡。所以第二天一早就开始的培训自然是没有精神、大打瞌睡，即使想学的，也有心无力。

　　所以，提醒各位培训组织者(人力资源经理、培训经理等）和培训师，一定要避免这样的情况。现在公司组织到外面去培训、去开会的很多，说封闭式，特地到一个度假村、甚至外地。封闭是好的，但如果前一天晚上连夜HAPPY，第二天上课余世维来了也没办法。因为它违反了基本的学习规律：人在疲劳状态下学习效率是很低的。

　　具体方法：

　　1. 尽量把培训安排在头一天；

　　2. 如果只能在第二天，尽量安排在早上（在只有半天培训的情况下）；

　　3. 尽量不要安排在晚上上课。我曾碰到过这种安排，晚上喝了酒，大家再上课，你可想那效果。

　　4. 如果只能在第二天，当晚人力资源部的人一定要请老总关照大家晚上最多玩到11点，养足精神，第二天才能很好学习或开会。

　　5. 在事先发培训通知里也要明文提醒这一点。

　　这是培训前端管理的要点，各位不可不小心啊。否则，千挑万选了培训公司、培训师、培训地点、房间菜肴等，最后由于疏忽了这点而功亏一篑，那就亏大了。

　　陶文钧：怎样当好总经理助理或秘书长？

　　职场中，总经理助理、总裁秘书或政府机关秘书长是一个十分重要和微妙的角色，这个工作有很大的特殊性，做好不易，但做得好很锻炼人，很多领导都经过这一层的历练。总结如下：

　　既不能点头，也不能摇头，经常要牵头，跟着领导走后头，见到媒体避开镜头，遇到难题冲在前头，领导意见不一致时要晕头，偶尔受领导委托处处风头，年终总结不知如何起头，一不小心后来人超到你的前头啊！

　　这个活不是人干的，也不是什么人都能干的。