如何填记帐凭证

如何填制记帐凭证？
2008-10-25
如何填制记帐凭证？
（一）记帐凭证填制的基本要求
1.审核无误。即在对原始凭证审核无误的基础上填制记帐凭证。这是内部牵制制度的一个重要环节。
2.内容完整。即记帐凭证应该包括的内容都要具备。应该注意的是：以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记帐凭证使用的，也必须具备记帐凭证所应有的内容；记帐凭证的日期，一般为编制记帐凭证当天的日期，按权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结帐分录的记帐凭证，虽然需要到下月才能编制，仍应填写当月月末的日期，以便在当月的帐内进行登记。
3.分类正确。即根据经济业务的内容，正确区别不同类型的原始凭证，正确应用会计科目。在此基础上，记帐凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制；但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记帐凭证上。
4.连续编号。即记帐凭证应当连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序，便于记帐凭证与会计帐簿之间的核对，确保记帐凭证的完整。
（二）记帐凭证填制的具体要求
1.除结帐和更正错误，记帐凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。与记帐凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应当作为原始凭证的附件。如果记帐凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及到几张记帐凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记帐凭证后面，在其他记帐凭证上注明该主要记帐凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。
2.一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，包括凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位的名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用的分担情况等。
3.记帐凭证编号的方法有多种，可以按现金收付、银行存款收付和转帐业务三类分别编号，也可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转帐五类进行编号，或者将转帐业务按照具体内容再分成几类编号。各单位应当根据本单位业务繁简程度、人员多寡和分工情况来选择便于记帐、查帐、内部稽核、简单严密的编号方法。无论采用哪一种编号方法，都应该按月顺序编号，即每月都从1号编起，顺序编至月末。一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记帐凭证的，可以采用分数编号法编号，如1号会计事项分录需要填制三张记帐凭证，就可以编成1（1/3）、1（2/3）％、1（3/3）号。
4.填制记帐凭证时如果发生错误，应当重新填制。已经登记入帐的记帐凭证在当年内发现错误的，可以用红字注销法进行更正。在会计科目应用上没有错误，只是金额错误的情况下，也可以按正确数字同错误数字之间的差额，另编一张调整记帐凭证。发现以前年度的记帐凭证有错误时，应当用蓝字填制一张更正的记帐凭证。
5.实行会计电算化的单位，其机制记帐凭证应当符合对记帐凭证的一般要求，并应认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记帐凭证上，要加盖制单人员、审核人员、记帐人员和会计主管人员印章或者签字，以明确责任。
6.记帐凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当在金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
7.正确编制会计分录并保证借贷平衡。必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务的内容，正确使用会计科日和编制会计分录，记帐凭证借、贷方的金额必须相等，合计数必须计算正确。
8.摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精练。应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。
9.只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务，应以付款业务为主，只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复。
（三）常用记帐凭证填制举例
1.专用记帐凭证的填制。
（1）收款凭证的填制。收款凭证根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制。凡是涉及到增加现金或者银行存款帐户的金额的，都必须填制收款凭证。收款凭证左上方的“借方科目（或帐户）”，应填写“现金”或“银行存款”；右上方应填写凭证编号。收款凭证的编号一般按“现收×号”和“银收×号”分类，业务量少的单位也可不分“现收”与“银收”、而按收款业务发生的先后顺序统一编号，如“收字×号”。“摘要”栏内填写经济业务的内容梗概；“贷方科目（或帐户）”栏内填写与“现金”或“银行存款”科目相对应的总帐（一级）科目及其所属明细（二级）科目；“金额”栏内填写实际收到的现金或银行存款数额；“记帐符号”栏供记帐员在根据收款凭证登记有关帐簿以后做记号用，表示该项金额已经记入有关帐户，避免重记或漏记。
（2）付款凭证的填制。付款凭证根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制。凡是涉及到减少现金或者银行存款帐户的金额的，都必须填制付款凭证。付款凭证的填制方法和要求与收款凭证基本相同，不同的只是在付款凭证的左上方应填列贷方科目（或帐户），因为现金和银行存款的减少应记帐户的贷方；付款凭证的对应科目为“借方科目（或帐户）”，需填写与现金或银行存款支出业务有关的总帐（一级）科目和明细（二级）科目。
对于只涉及到“现金”与“银行存款”这两个帐户的业务，如从银行存款中提取现金或以现金存入银行等，只需填制付款凭证，不再填制收款凭证，以免重复记帐。
（3）转帐凭证的填制。转帐凭证根据不涉及现金和银行存款收付的转帐业务的原始凭证填制。凡是不涉及到现金和银行存款增加或减少的业务，都必须填制转帐凭证。转帐业务没有固定的帐户对应关系，因此在转帐凭证中，要按“借方科目（或帐户）”和“贷方科目（或帐户）”分别填列有关总帐（一级）科目和明细（二级）科目。借方科目的金额与贷方科目的金额都在同一行的“金额”栏内填列。
2.通用记帐凭证的填制。通用记帐凭证的名称为“记帐凭证”或“记帐凭单”。它集收款、付款和转帐凭证于一身，通用于收款、付款和转帐等各种类型的经济业务。其格式及填制方法与转帐凭证完全相同。
3.汇总记帐凭证的填制。
（1）汇总收款凭证的填制。汇总收款凭证根据现金或银行存款的收款凭证，按现金或银行存款科目的借方分别设置，并按贷方科目加以归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月编制一张。月份终了，计算出汇总收款凭证的合计数后，分别登记现金或银行存款总帐的借方，以及各个对应帐户的贷方。
（2）汇总付款凭证的填制。汇总付款凭证根据现金或银行存款的付款凭证，按现金或银行存款科目的贷方分别设置，并按借方科目加以归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月编制一张。月份终了，计算出汇总付款凭证的合计数后，分别登记现 金或银行存款总帐的贷方，以及各个对应帐户的借方。
（3）汇总转帐凭证的填制。汇总转帐凭证根据转帐凭证按每个科目的贷方分别设置，并按对应的借方科目归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月编制一张。月份终了，计算出汇总转帐凭证的合计数后，分别登记各有关总帐的贷方或借方。
（4）记帐凭证汇总表的填制。根据记帐凭证逐笔登记总帐，如果工作量很大，可以先填制记帐凭证汇总表，然后根据记帐凭证汇总表再来登记总帐。填制方法一般如下：
①填写记帐凭证汇总表的日期、编号和会计科目名称。汇总表的编号一般按年顺序编列，汇总表上会计科目名称的排列应与总帐科目的序号保持一致。
②将需要汇总的记帐凭证，按照相同的会计科目名称进行归类。
③将相同会计科目的本期借方发生额和贷方发生额分别加总，求出合计金额。
④将每一会汁科目的合计金额填入汇总表的相关栏目。
⑤结计汇总表的本期借方发生额和本期贷方发生额合计，双方合计数应相等。