电脑知识技巧

1500.制作极点五笔完美版
极点五笔有很强的定制功能，可以随心所欲将它变为自己
喜欢的样子。如果你不会也没事，我们可以使用高手制作好的
版本，从http://www.newhua.com/cfan/200605/Freewb.exe 下载到
极点五笔豪华版。此版本最大的特色就是集成了包括《国际标
准汉字词典》、《牛津英汉双解词典》在内的多本词典，你可以
随时查询:点击输入法状态栏上的放大镜按钮，然后点击“查询”
右侧的倒三角按钮，将所有字典勾选好，这时就可以在查询栏
中输入要查的字、词或英文。
1501.让“状态栏”来去自如
对于很多朋友来说极点五笔的“状态栏”起到的是妨碍视觉
的作用(比如挡住QQ 窗口)，关掉它吧:右击“状态栏”，选择“输
入法设置”，在弹出窗口左侧选择“界面设置”，然后勾选右侧
的“隐藏状态栏”即可。
当需要恢复时，只要右击系统托盘内极点五笔输入法图标
右侧的图标，选择“配置输入法”，用同样方法，去除“隐藏状
态栏”
1502.保护资料启用“防断电”功能
上网发帖，打了N 长时间，N 多的字，点击“发送”按钮，结
果断线，半天的辛苦就付之东流，如何防止这个问题呢？极点五
笔已经内置了“防断电”功能:右击“状态栏”，选择“输入法设
置”，勾选“高阶设置→防断电功能”项，这样以后再输入的文
字就可以通过此项右侧的文件夹按钮打开保存的文件了(大约可
以保存8 千字左右的文字)。注意在某些电脑上，“防断电”功能
会拖慢文字的上屏速度，这时只能暂时关闭“防断电”功能了。
1503.极点五笔兼职命令行
右击窗口标题栏上的极点五笔工具条，选择“输入法设置”，
在窗口左侧点击“高级设置”，然后勾选右侧的“启用命令直通车
功能”。右击窗口标题栏上的极点五笔工具条，选择“管理工具→
用户码表”，打开用户码表窗口。在窗口最后一行中添加“note
$Xnotepad”(不含引号)，另起一行添加“cfan $Xhttp://www.cfan.
c o m . c n ”( 不含引号) ，再新起一行输入“m y q q $ X c :
\program$20files\tencent\QQ\qq.exe”(不含引号)。现在你输入note
就会打开“记事本”，输入cfan 就会打开http://www.cfan.com.cn，
输入myqq 就可以打开QQ。在用户编码中输入命令行模式为“编
码 $x[X]文件名[目录名][网址]”(不含引号，注意编码后面为一个
半角空格)，这里的编码为任意输入编码，$x表示命令行激活的程
序在后台运行，$X 表示命令行激活的程序在前台打开。另外，如
果文件名、目录名或是网址中有空格，需要用$20 代替。
1504.多系统轻松共享“极点中文”
“极点中文”是一款非常优秀的免费五笔输入法，笔者的许
多朋友现在都用上了它，有些朋友安装了多个操作系统，为了
在多个系统中使用“极点中文”难道一定要分别在其下安装一
遍吗？当然不必这么麻烦，其实只需要在硬盘中已安装的任一
操作系统中安装一次“极点中文”，在其他操作系统里，运行其
安装目录中的registry.exe即可自动重新注册输入法组件，重启
后即可正常使用了。
中文输入法通用技巧
1505.显示输入法提示图标
如果没有在任务栏上发现输入法图标，请用鼠标单击任务
栏上钢笔加笔记本状的图标，并在弹出的菜单中选中“显示输
入法状态”功能，这时输入法提示栏就又出现了。
1506.设置光标跟随状态
右击输入法提示图标，在弹出菜单中选择“属性”，在弹出
的“键盘属性”对话框中选中想改变的输入法，如智能ABC输入
法，再单击“属性”，在弹出的对话框中选中“固定格式”，之
后一路“确定”就可以自动让光标跟随了。
1507.Windows 输入法的热键
在中文Windows 中，我们可以非常方便地选择相应的输入
法，不过如果我们平时能够使用中文输入法中的热键，有时候
往往会起到事半功倍的效果。
左或右Ctrl+ 空格键中/ 英输入法切换
左或右Shift+ 空格键全角/ 半角切换
左或右Ctrl+ 句号中英文符号切换
左或右Ctrl+ 左Shift从最下面开始循环选择输入法
左或右Ctrl+ 右Shift从最上面开始循环选择输入法
另外，一般情况下，不要安装太多的输入法，而把最常用的
两种输入法放在最前面和最后面，使用时，只要按下Ctrl+ 左
Shift 键或Ctrl+ 右Shift 键，不使用时按下Ctrl+ 空格键即可，
真是方便极了。
1508.提高汉字检索速度
中国的汉字同音字比较多，使用拼音输入法输入时检索自
己所需要的汉字就显得比麻烦了，也会影响速度。其实，只要
进入全拼输入法的设置窗口（用鼠标右击全拼输入条，在弹出
菜单中选“属性”，在“输入法属性”对话框中选择“检索字符
集为GB2312”（默认检索字符集为GBK，但是GBK 字符集中的汉
字我们使用频繁极低）即可大大提高全拼输入法的检索速度。
1509.快速输入汉字偏旁
切换到全拼输入法，然后直接输入pianpang（“偏旁”的拼
音），而后一些汉字的偏旁就出现了，如果你发现你需要的偏旁
不在其中，可以按+ 或- 号键前后翻页即可，非常方便。
1510.删除多余的输入法电脑知识
Windows 在典型安装后，系统默认就有英语、全拼、微软拼
音、郑码及智能ABC 五种键盘语言，再加上另外安装输入法后，
发现在进入字处理软件后切换输入法时比较麻烦。这时，我们
只要打开“控制面板”，双击“区域选项”图标，再选择“输入
法区域设置”标签，选中不需要的输入法，再按下“删除”按
钮即可把不需要的输入法删除掉。
1511.为各输入法设置特定热键
打开“控制面板”，双击“输入法”图标打开输入法属性设
置窗口，单击“热键”按钮。然后在项目框中选择你想要切换
到的输入法语言（被选中的项目全为蓝色显示），选择组合键中
的Ctrl、Alt 或Shift 键，在其前面的方框中单击打钩，再选择
其他的“基本键”即可。如在笔者的机器上把全拼输入法热键
设置为Alt+1，五笔输入法热键设置为Alt+5，这样也便于记忆，
使用起来非常方便。
1512.在Windows 中输入汉语拼音和国际音标
如果要输入国际音标，大家可以安装一个Kingsoft Phonetic
Plain的TrueType字库（可以从本刊光盘上下载）。只要只要单击
“开始→程序→附件→系统工具→字符映射表”，打开“字符映射
表”程序，并从字体下拉框中选择Kingsoft Phonetic Plain 字
体，其中的字符就会显示，选中自己需要的音标符号，再点击“复
制”钮将它复制到Windows剪贴板中。再到应用程序中按下Ctrl+V
键粘贴钮即可。同时，在此字库中也有所有的汉语拼音字符可供
选择，这对于从事汉语拼音教学的用户来说就更好了。
1513.放置输入法的位置
由于输入法的权限较高，因此，它总是在所有的窗口之上，
有时候我们在输入汉字时，会出现输入法窗口遮住提示栏的情
况，这时候只要用鼠标拖动输入法到屏幕任意一个地方再松开
鼠标即可。1618.快速分别设置中英文字体
.
1619.你了解Word 的启动参数吗？ 1620.工具栏按钮也需个性化
表格编辑技巧
1613.为什么表格后有一张空白页1614.Word 表格求和1615.表格中的删除技巧自定义操作技巧
1616.用注册表添加候选文件夹Word 超级技巧TIPS 办公软件1621.鲜为人知的“工具计算” 1622.让文字从右向左排开1623.显示宽度过大的文档1624.添加语音识别和手写识别功能1625.备份“自动更正” 1626.通过麦克风输入文字图片、多媒体及打印应用技巧
1627.图片变成一个大红叉怎么办1628.既然无法继续　何不取消打印1629.要打印的计算机上没有安装Word 怎么办1630.节约纸张 双面打印1631.Word 也会画折线1632.在图片上添加文字1633.隐藏图片以加快Word 的速度1634.Shift 键帮你画直线和角1635.如何获取文档中的图片1636.文档中的图片也需压缩1637.将自选图形应用于图片1638.通过双击格式刷可以重复复制格式的数值缩小或放大相关倍数。　
1754.添加“撤销合并单元格”按钮
用户在执行了合并单元格的操作后，除了使用“撤销”按钮
来取消操作外，还可以使用Excel 内置的“撤销合并单元格”按
钮，在默认状态下，该按钮并没有放置在工具栏上，需要我们
将其找出来。电脑知识
执行“视图”菜单上“工具栏”子菜单上的“自定义”命令，
在弹出的“自定义”对话框上选择“命令”选项卡，在“类别”
列表框中选中“格式”，然后在右边的“命令”列表框中拖动“撤
销合并单元格”按钮到工具栏中即可。添加了“撤销合并单元
格”按钮后，用户就可以轻松的进行合并与撤销合并的操作了
1755.尝尝新鲜格式技巧
1.用数字格式中的自定义可以设出很多的常用设置，如：设
“@ 炒肉”，可以设出相似的菜单名,如" 青椒炒肉",你只要输入青
椒就可以了;可设出如WORD 中的项目符号,设" ★ @",如你输入" 江
西",则会出现" ★江西";再如你设"[>0][DBNum2]##",这时只要你
输入大于0的数字,则会被中文大写,注这时不会有个十百千万,只
用数字.再有就是先选别的格式再回到自定义，可看到它的代码
格式再在其中修改，如此可改很多。
2.如果你定了单元格格式的边框，文字和倾斜度，再输入文
字，可以看到边框它也会和文字倾斜同样的角度。
3.如你用函数POWER 和用"^" 这个一样,它可以算乘方,还可以
算开方,开方即乘方的1/X。
自定义格式代码中最多可以指定四个节。这些格式代码是
以分号分隔的，它们顺序定义了格式中的正数、负数、零和文
本。采用自定义格式可以控制数字的显示，例如，如果给出的
自定义格式是3个分号;;;，则不会在单元格中显示输入的任何内
容。
1756.巧得最适合的列宽
在列边缘双击鼠标，则可以得到此列的最适合的列宽。
进一步，如果将数据区域内所有列都整列选中（单击列标并
拖动），双击任一列标右侧边界，可令所有选中列的宽度自动适
应内容。
1757.用Excel 2002 实现数据请单的转置
您是否有时为需要把某数据库表的行列进行转换而烦恼，
Excel 可以轻松实现。先用 Excel 打开相应的表，再选择所要
处理的数据。单击“复制”按钮。选定要转制的位置，选择编
辑->选择性粘贴，选取选择性粘贴对话框中的“转置”选项并
确定即可。
注意：对大容量的数据库不推荐此操作。
格式/ 版式技巧
1751“. 自制”快捷按钮
在Excel 中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过
“格式- 单元格- 对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操
作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：
1.右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；
2.选择“命令”标签，类别“格式”；
3.在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位
置；
4.关闭“自定义”窗口就可以使用了。
其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/ 减小字号”、
“冻结拆分窗口”等。
以上方法，WORD 同样适用。
在Excel 2002 中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已
经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。
但此技巧所提供的方法，是所有的Office 程序中自定义工具栏
按钮或菜单项的标准方式。
1752.设定特殊的数字格式电脑知识
在Excel 中，用户有时需要显示一些首位是0 的数字，但是
默认情况下，Excel 会把所有数字前面的0 去掉，从任意一个非
0 数字开始显示如输入“086”会被自动更改为“86”，我们可以
通过设定单元格格式来解决这个问题。
选中需要显示0的所有单元格，单击鼠标右键，在弹出的快
捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的“单元格格
式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选中
“自定义”，然后在右边的“类型”中输入格式“0##########”
（最好多输入几个#，否则输入的数字位数如果超过了#的个数，
首位的0 将无法显示），单击“确定”按钮后，该单元格就可以
显示首位是0 的数字了。如果用户希望显示两个0 只需要将
“0####”改为“00###”即可，其余类推。
1753.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计
算
如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且用户希
望将所有数字取负，这时可以使用选择性粘贴命令。操作方法
如下：
在一个空单元格中输入“-1”，然后选中该单元格，并选择
“编辑”菜单中的“复制”命令。在选择了目标单元格后，执行
“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”
对话框中，选中“粘贴”下的“数值”和“运算”下的“乘”，
点击“确定”按钮后，所有的数字都将与-1 相乘，这样就达到
了所有数字取负的目的。同时，也可以使用该方法将单元格中
Excel 超级技巧
如果使用Excel 2002，则可以单击粘贴按钮右侧的下拉箭
头，选择“转置”即可。因为Excel 工作表最多有256 列，所以
要转置的数据清单不能超过256 行。
1758.隐藏单元格中的所有值
有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以
选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命
令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，
然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”（三个分号）即
可。
您也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式
是由正数、负数、零和文本4 个部分组成。这4 个部分用3 个分
号分隔，那个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现
在都空了，当然就都不显示了。不过这只是一步，要真得让别
人看不到，还需要做些工作，等着您来告诉我们吧。
1759.快速隐藏选中单元格所在行和列
在Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列
选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的
快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏:
快速隐藏选中单元格所在行:Ctrl + 9
快速隐藏选中单元格所在列:Ctrl + 0
注意：以上对于小键盘数字无效。
快捷键我们也介绍不少了。我想借着这个技巧再告诉您另
一个重要的规律：在原有快捷键的基础上再加Shift就是相反操
作的快捷键。例如：Ctrl+Shift+9 就是取消行隐藏。知道我们
为什么喜欢推荐快捷键的技巧了吧：它一个顶俩。
1760.完全隐藏工作表
实际工作中会遇到既不想让别人看到某个工作表中的数据，
而又需要提供给别人使用工作簿的情况，这时可以选择“工具/
宏/Visual Basic 编辑器”菜单，打开VBA编辑窗口，按“Ctrl+R”
打开“工程资源管理器”，按“F4”打开“属性窗口”，在“工
程资源管理器”中，选择需要隐藏的工作表，在“属性窗口”中
找到“Visible”属性条目，选择其值为“2-Xlsheetveryhidden”,
这样所选工作表被完全隐藏，别人不能够通过“格式/ 工作表/
取消隐藏”菜单看到工作表。
如果将VBA工程用密码保护起来，会更安全。方法是：在“工
程资源管理器”中，单击右键，选择“VBAProject 属性”菜单，
在随后出现的窗口中，选择“保护”页面，在“密码”和“确
认密码”域中输入密码，单击“确定”即可。
通常我们是通过保护工作簿结构来防止取消隐藏工作表，
这种做法会影响到所有的工作表，而本技巧提供的方法则是独
立的。
1761.Excel 的跨越合并
在用 Excel 2000 处理数据时，有时需要将1 行的若干列合
并，此时使用“合并及居中”即可，但若有多行需要合并的话，
就需要操作多次，其实可以采用如下方法：
1.单击工具- 自定义；
2.在命令栏里选择格式；
3.在右侧的窗口中选中跨越合并，拖动到工具栏里，使之成
为一个按钮；然后半闭退出。
4.选择区域点击“跨越合并”按钮即可。
在Excel 2002 中也可以采用如下的方法，对第1 行进行合
并，通过填充柄自动填充，单击自动填充的智能标记按钮，选
择“仅填充格式”。当然本技巧作者所提供的方法是最简便的。
1762.巧用Excel 的状态栏电脑知识
Excel 的状态栏就是Excel 工作表窗口底部的水平区域，如
果你的Excel 没有的话，请把“视图”菜单下的“状态栏”选中，
这样Excel状态栏就出现了。Excel的状态栏有自动计算的功能，
如果你选中一些单元格，则在状态栏中自动出现这些单元格的
数值求和。其实，状态栏不仅仅有求和的功能，用鼠标右键在
状态栏单击一下，可以选择最大值、最小值、均值。
尽管Excel 2002 的求和功能极易使用，并可通过新增的下
拉按钮选择均值和计数等计算，甚至直接选择其他函数。但最
简单和最易用的求和方式仍然是本技巧所提供的方法。
1763.表头重复打印
在Word 2000 和Excel 2000 中，对跨页或多页的表格，其
表头在每页上都需重复，此时可利用表头重复打印功能进行简
化操作，操作如下：
1.在Word2000 表格中，先选中需重复打印的行，然后打开
“表格”菜单，选中“标题行重复”即可。
2.在Excel2000 中，打开工作表后，打开“文件/页面设置”，
选定“工作表”页面框，单击“顶端标题行”选择框，然后在
已打开的工作表中选定需要重复打印的表头即可。
如果您的Word 表格的表头不止一行，同样可以选中后应用
标题行重复功能。而在Excel中则更可以选中任何行列作为顶端
标题行或左端标题列，甚至可以将他们以底端或右侧的方式打
印输出。
1764.Excel 组及分级显示
对那些包含有一些类似有标题的大表格，可以通过组合功
能方便查看。使用方法是将同类标题选定后点击Excel表单中的
‘数据’再选‘组及分级显示’然后选‘组合’；看看表格有些
什么变化，哈哈是不是有点像windows中的资源管理器,以此类推
其他标题下的记录全都这么做，怎么样点点左边的‘+’还有‘1’
或‘2’或‘3’；很管用吧。
组合与分级是Excel中显示和隐藏明细数据的方法，在分类
汇总和数据透视中都会自动应用。也可以通过求和或样式设置
自动实现概要工作表。本技巧提供的是手工组合和分级的方法，
亦可通过快捷键Shift+Alt+ 左、右方向键进行。
1765.在Excel 中的最适合行高（列宽）的快
捷方式
在Excel 中的最适合行高（列宽）一般需操作：“格式”—
“行（列）”—“最适合行高（列宽）”来完成。现介绍一快捷方
式来完成此操作，首先点表格的左上角，即将表全选，在第一
行（列）出现拉行高（列宽）的十字图标志时双击即可完成。
其实不必全部选中，只要选中需要调整的行或列，并双击其
中任一行的下边框或任一列的右边框即可。TIPS 办公软件
118
1766.在Excel 中实现任意分母分数格式显视
数据
当你在单元格上表达某种产品数量不到一箱（1 箱的规格
14 包）而是2 包时，而你的基本计量单位又是“箱”，在你以分
数的行式分别输入0、空格、2/14时发现，Excel自动约分成“1/
7”，而不是所要的“2/14”，这时你可以通过“格式/ 单元格/ 数
字/ 自定义”找到“#??/??”在类型（T）下面的编辑框将其更为
“#??/24”即可。
Excel 中的单元格自定义格式是一个非常强大的功能，可以
任意改变数据的显示方式，甚至可以将正数显示为负数或反之。
当然，本技巧提供给各位的是一个很巧妙的应用。
1767.快速统计工作表中的行列数
在Excel中要统计某区域有多少行或多少列，不用一行一行
或一列一列地查，也不用首尾行列号计算，直接从该区域的一
角按住鼠标左键拖动到该区域的另一对角，在拖动的过程中，编
辑栏的名称框中直接显示几R ×几C，就是几行几列。
如果在Word 或PowerPoint 中单击“插入表格”按钮，您一
定会注意到行列数的提示信息。Excel 情况不同，提示的方式也
就不同，感觉是一种默默的和更加细致入微的体贴。
1768.接受公式标志，简化公式输入
常见的公式都是“C2=A2+B2”“C3=A3+B3”等等模式，一般
人看了不能立即理解，能否把公式写成“合计=工资+奖金”“总
计=合计×月份”?告诉你，这不是幻想，完全可以实现。前提是
把表格的第一行设置成字段名称，然后在工具→选项→重新计
算中选定“接受公式标志”，输入上述公式即可。
如果用过Excel中的名称，一定觉得它对于理解公式是一个
非常好的方法。不过名称是要定义的，而公式标志则不需要定
义，此外还可以使用层叠标志和日期标志。详情请参阅联机帮
助。
数据分析及公式技巧
1769.统计工时
在统计工时工作中，一般工时计算逢60分钟进为一个小时，
自动进位，依次增加（如：20：50，只记分钟，不出现秒钟），可
在Excel实际应用中，不好使用，经过摸索，可在“格式”—“样
式”下选“更改”命令，在“数字”选项卡下选择“自定义”输
入“[h]：mm”即可，然后“确定”。以后可在要定义的每一个工
时数据格上，选择“设置单元格格式”，“数字”—“自定义”—
“[h]：mm”即可，以后用做工时总计，自动求和，非常方便。
默认情况下，Excel 时间格式中的小时逢24 进位并只显示
剩余的小时数。例如工时总和为25 小时30 分时，会被显示为1:
30，其原因是Excel 对日期和时间的特别设计。采用本技巧的自
定义格式设置，则可以解决工时统计的问题，不然的话，您的
工作就难以被记录为多于24 小时了。
1770 在Excel 中实现任意分母分数格式显示
数据电脑知识
当你在单元格上表达某种产品数量不到一箱（1 箱的规格
14 包）而是2 包时，而你的基本计量单位又是“箱”，在你以分
数的行式分别输入0、空格、2/14时发现，Excel自动约分成“1/
7”，而不是所要的“2/14”，这时你可以通过“格式/ 单元格/ 数
字/ 自定义”找到“#??/??”在类型（T）下面的编辑框将其更为
“#??/24”即可。
Excel 中的单元格自定义格式是一个非常强大的功能，可以
任意改变数据的显示方式，甚至可以将正数显示为负数或反之。
当然，本技巧提供给各位的是一个很巧妙的应用。
1771.在Excel 中利用公式来设置加权平均
用户在进行财务核算和统计工作时经常会用到加权平均，
很多用户对于加权平均的概念不是很理解，其实加权平均并不
是一项很复杂的计算，加权平均值其实就是总量值（如金额）除
以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如
单价）平均后得到的那个单位值。
在Excel 中可以设置除法公式来解决，格式为，分母是各个
量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量
值的加权平均值。
1772.在 Excel 中多进制转换
有时候十进制的数据需要转换成二进制、十六进制或其他
进制转换，如果一两个可以用计算器计算，但如果碰到大量的
数据呢?Excel 为我们提供了这个方便的功能。选择 工具→加载
宏，选取“分析工具库”，确定。然后在“函数”中选择“工程”
分类，就可以看到各种进制转换函数了。
数制转换是计算机的基础课。不过工程函数中还有“贝塞尔
函数”、“共轭复数”、“θ（theta）参数”，这些普通人不知所
云的东东则是我们这些工科学生的家常便饭。记得我上学的时
候，学校还借给我们每人一把计算尺。今非昔比，鸟枪换炮啦。
1773.如何使Excel 2000中的数字自动四舍五
入
很多实际操作都是针对生活中的某些方面，Excel 中的很多
数据都要服从生活中的一些规则，比如说四舍五入，那么如何
对一个单元格中的数据四舍五入呢。
鼠标右键单击A1 单元格，选择快捷菜单中的“设置单元格
格式”，并在弹出的对话框中的“数字”选项卡中的“小数位数”
调整到“2”位。按下“确定”按钮后，在A1 中输入任意数字，
Excel 会自动显示成四舍五入后的带两位小数的数字。
这种方法只能达到显示上的四舍五入，当数据进行计算
时，将会以输入得精确数值进行。
1774.怎样利用函数计算收支平衡
可以通过创建公式来计算收支平衡。比如单元格A2 中含有
上一次的余额，单元格B2 中含有第一笔交易的存款总数，而单
元格C2 中含有任意的现金收入额。要计算第一笔交易的余额，
在单元格D2 中输入公式“=SUM(A2,B2,　C2)”，这样就可以计算
收支平衡了。如果又输入了一些新的交易，那么可将此公式复
制到与每个新的交易相对应的单元格中。
1775.如何给清单排序
Excel 2000 提供了多种对清单排序的方法，并且执行排序
命令是很简单的。Excel 超级技巧
2006 增刊119
1.按照一列进行排序
首先假设清单要按照“学号”进行排序。选中清单中的任意
单元格，然后执行“数据”菜单中的“排序”命令。在弹出的
“排序”对话框中的“主要关键字”下拉列表框中，选中“学号”，
然后根据排序需要选择“递增”还是“递减”，最后确认一下对
话框底部的“当前数据清单”选项中的“有标题行”是否被选
中，如果选中则此列的标题不参与排序。按下“确定”按钮后，
清单就会按照“学号”进行排序了。
2.按照多列进行排序
上一种方法只能对一列进行排序，假设在上述的例子中，一
个“学号”可以对应几次的成绩，那么在需要“学号”按递增
排序的同时，也需要在相同学号的几次成绩中（即一个组中）按
照总成绩进行排序，这就需要多列排序了。
下面假设“学号”按照“递增”排序，而每一个学号的“总
成绩”按照“递减”进行排序。同上一种方法一样，打开“排
序”对话框，在“主要关键字”和“次要关键字”下拉列表中
分别选中“学号”和“总成绩”并同时选择其排序方式即“递
增”还是“递减”，如果需要用户还可以在“第三关键字”中选
择“口试成绩”用以进一步排序。
3.按照三列以上进行排序
通过上面的两种方法，用户可能已经发觉，Excel 一次最多
允许对3 列进行排序即“排序”对话框中的“主要关键字”、“次
要关键字”和“第三关键字”，那么如何对更多的列进行排序呢。
实际上，我们可以间接实现这个目的的，只要首先对最次要
的列进行排序，然后对次要的列排序，以此类推，就可以达到
“按照三列以上进行排序”了。
1776.怎样做临时求和运算
对于连续的数据需要求和时，用户可以拖动鼠标选择那些
需要计算的数据单元格，然后查看窗口底部的状态栏，会看到
“求和=XXX”的字样，这个数值就是需要的数据。对于不连续的
数据需要求和时，用户可以按住键盘上的“Ctrl”键，然后用鼠
标左键依次选择数据所在的单元格，这时在同样的位置也可以
看到求和的结果。电脑知识
1777.用身份证号码得出生日—— MID 函数的
用法
MID函数的作用是返回文本字符串中从指定位置开始的特定
数目的字符（该数目由用户指定）。
语法
MID(text,start_num,num_chars)
Text 是包含要提取字符的文本字符串。
Start_num 是文本中要提取的第一个字符的位置。文本
中第一个字符的 start_num 为 1，以此类推。
Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。
举例来说，如果在单元格中输入“=MID("Computer Fans",1,
8) ”，得到的结果就是“Computer”。
在生活中有很多例子可以用到MID函数，最常见的就是单位
人员调查表中的通过身份证号码得出生日的例子。
首先在调查表中输入所有人员的身份证号码，注意一定要
使用文本类型。
然后在需要显示生日的单元格中输入公式“="19"&MID(A2,7,
2)&" 年"&MID(A2,9,2)&" 月"&MID(A2,11,2)&" 日"”，其中A2 是指A2
单元格中的内容，用户应当根据实际情况进行输入，单击回车
键后，生日就自动计算出来了。
1778.使用Now 函数快速输入当前日期和时
间
在前面我们介绍了如何使用快捷键插入日期，实际上我们
还可以用函数达到同样的效果而且更加灵活。
Now 函数的作用就是返回系统当前日期和时间，格式为Now
()。与快捷键相比，Now函数不仅可以插入当前的日期和时间，而
且用户还可以通过公式的巧妙组合来输入如昨天的日期“=Now
()-1”、上个月的日期“=Now()-31”等，是不是更加强大呢?
1779.利用组合函数分别得到当前的年、月、
日
用户如果需要使用当前的年月日，可以采用以下函数的组
合作为公式输入单元格，即可将当前日期的年月日分开。
年：“= YEAR(TODAY())”
月：“=MONTH(TODAY())”
日：“=DAY(TODAY())”；
1780.利用INT 函数实现四舍五入
在Excel 中经常需要对数字进行四舍五入，我们可以通过
INT 函数来构造出一个四舍五入的公式。
INT函数的功能是将数字向下舍入到最接近的整数，语法为
INT(number)，其中Number 就是需要进行向下舍入取整的实数。
如“=INT(8.9)”的结果为8，“=INT(-8.9)”的结果为-9。了解了
INT 函数的语法后，用户只要稍微动一下脑筋，问题就迎刃而解
了，我们只要输入“=INT(N+0.5)”，其中N 为单元格或者需要四
舍五入的数字。这样，就制造了一个四舍五入函数。
1781.消除Excel 中引用公式之后多余的“0”
在Excel 使用中，引用公式可达到完成一些数据的自动计
算，这是非常好的方法，并可完成在某些工资的计算、或生产
统计等等。但大家都知道，在引用公式之后，会立即产生“0”
的数值，当我们在没有填写数据时它也是出现“0”的数值，现
本人在实际运用发现有一方法可去掉这些多余的“0”，现在以
“在A2 中利用公式=A1*2 自动计算为A1 的2 倍”的简单例子介
绍此方法如下：
①在B1 单元格中输入'(即单引号)
②在A2中输入公式为：=IF((A1<>0),A1*2,B1)
③观察A2 单元格有什么结果，是不是没有“0”；在A1
中输入数值：2，观察A2 单元格是不是为4
通过上面的简单例子已经介绍了在Excel中引用公式之
后产生的多余的“0”，此技巧中对于其他的格式也适应，通过
判断指定的单元格是否有输入内容或不为“0”才进行操作；若
没有输入数据时则引用B1 单元格，即填入'(即单引号)，而填入
它时可以达到不显示以及没有打印。另外，B1单元格中输入'(即
单引号)，也可以另外找一个没有使用的单元格来代替。
1782.帮副科老师一点儿忙
期末考试结束后，各科老师就要上机登分了。副科老师登分TIPS 办公软件
120
时，不是输入“86、79”之类的数字，而是要输入“优、良、及
格、不及格”等汉字。略微麻烦了一些。怎么能帮助他们呢?在
Excel 中用了一个语句，老师们只要输入“5、4、3、2、1”后，
可立刻见到“优、良、及格、不及格”等汉字成绩了。在副科
老师登分前，先在这里(C 列15 行)输入一个语句： =IF(D15=5,"
优",IF(D15=4,"良",IF(D15=3,"及格",IF(D15=2,"不及格",IF(D15=1,
" 免体"," ")))))然后，向下填充所有体育成绩列。
1783.在Excel 公式和结果间切换的快捷键
在Excel 工作表中输入计算公式时，可以利用Ctrl+~ 键来
决定显示或隐藏公式，可让单元格显示计算的结果，还是公式
本身，每按一次就切换到显示或隐藏。
这也许是您盼望已久的一个功能；也许您每次都是从“工
具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。看
看这个技巧吧！相信我，Excel 真的很简单！
1784.用Excel 解数列问题电脑知识
有这样一道数学题：数列：Fn=Fn-1+1/(Fn-1+1)，F0=0，
求第89 项F88 的数值。在Excel 中解题步骤如下：
1.打开菜单中“工具”→“选项”，出现“选项”对话框。
2.在对话框中选择“重新计算”标签，在“重新计算”标签
界面中设置“反复操作”复选框。因为是求第89 项，所以要进
行88 次计算（第一次F0不用计算），所以在“最多迭代次数”编
辑框中输入“88”，同时将“最大误差”保留默认值“0.001”，
单击“确定”。
3.在单元格A1 中输入“=A1+1/(A1+1)”，按回车键。
执行完上述过程后，在单元格A1 中就显示出迭代运算的结
果12.41535，即F88 的值。
默认情况下，Excel 不允许单元格直接或间接地引用自身
（递归），但递归可以简化公式输入。这个技巧说明了如何在
Excel 中使用递归进行计算。
1785.利用Excel 标定液位
我是一个工厂的工程师，我单位在给一个卧式圆柱式水槽
进行液位标注时，遇到了困难。因为在我们的计算中必须给定
一个整数体积来反求液位高。给定高度求体积很好计算，但它
的反函数表达式是不可求的。 后来，经过反复思考，我利用
Excel 的图表功能，先用EXCEL 把不同液位的体积从小到大列成
一个表格，然后把表格转换成一条连续的函数曲线，然后，把
函数曲线放大后，打在一张带有表格的计算纸上，然后在其纵
坐标（体积坐标）上，根据需要从小到大选定若干整数体积点，
通过曲线反查相应的高度。准确地制成了这一容器的液位计。
看到Excel可以用来解决一个实际问题让人感到很欣慰。不
过这种利用现代工具模拟传统工作方式则有些可惜（希望这句
话不会冒犯您）。在Excel 中有一个单变量求解的工具，由于采
用了数值计算的技术，可以用来求反函数的值。如果已经绘制
了散点图，则可以直接拖动数据标记求解。
1786.在Excel 中不需公式也能进行快速计算
在常规的Excel 工作表中，最常用的计算无外乎最大值、最
小值、求和、求平均值、统计个数等，这些计算通过公式可以
求出，但是Excel 还提供了更加直观的方法，用户根本不用进行
任何操作就可以在状态栏中看到结果。
首先打开“视图”菜单，确保已经选中了“状态栏”，窗口
的左下方如果出现了“就绪”两个字证明状态栏工作正常。在
状态栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单上列出了上面提到的几
个常规计算，用户只需选中任意一个需要的即可。设置完毕后，
当用户选中需要进行的单元格后，状态栏上就会自动显示出相
应的结果了。
1787.Round 函数让四舍五入更精确
在前面，我们介绍了，利用INT函数来构造四舍五入函数的
方法，但是，有时候我们会遇到更多小数位的四舍五入，用INT
函数构造就会有些吃力了，Excel 的Round 函数可以帮助我们。
Round 函数的作用是返回某个数字按指定位数取整后的数
字。语法为“ROUND(number,num_digits)”，其中Number 是需要
进行四舍五入的数字；Num_digits 为指定的位数，按此位数进
行四舍五入，如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的
小数位，如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整
数，如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧进行四舍五入。
举例来说，
=ROUND(2.15, 1) 将 2.15 四舍五入到一个小数位，结果为
2.2
=ROUND(2.149, 1) 将 2.149 四舍五入到一个小数位结果为
2.1
=ROUND(-1.475, 2) 将 -1.475 四舍五入到两小数位结果为-
1.48)
=ROUND(21.5, -1) 将 21.5 四舍五入到小数点左侧一位结果
为20
1788.在Excel 中快速查看所有工作表公式
当用户在工作表中输入了大量的公式后，有时候会陷入找
不到某个公式的困境，这时只需一次简单的键盘点击，即可显
示出工作表中的所有公式，只需按下“Ctrl”+“`”（位于TAB 键
上方）即可。
1789.为什么单元格中会出现“####！”
在使用公式进行计算的时候， 有时用户可能会看到
“####!”的数值，这是什么原因呢?
极有可能是因为用户在该单元格中应用公式所产生的结果
太长，致使该单元格容纳不下的缘故；另外，也有可能是对日
期或时间做减法时出现负值所造成的。所以，当出现“####!”
情况的时候，请大家在上述两方面进行检查。
1790.利用RAND 函数产生随机数
当我们需要产生一些随机数，如单位的抽奖，购买体育彩票
前的选号等，我们可以利用Excel 中的RAND 函数来产生这些随
机数。RAND 函数能够返回大于等于0 小于1 的均匀分布随机数，
每次计算工作表时都将返回一个新的数值。我们只要将RAND()与
INT 函数组合起来，就能够产生各种位数的随机数了。
“=INT(RAND()*10)” 产生0到10之间的任意自然数
“=INT(RAND()*100)” 产生0到100之间的任意自然数
……
电脑知识
Excel 超级技巧
2006 增刊121
由此，我们只需要在7（或其他大小）个单元格中分别输入
“=INT(RAND()*10)”，这样就能够产生一个7 位的随机数。
1791.利用“条件格式”为表格设置阴影间隔
当Excel 表格中的数据很多时，为了美观和便于查看数据，
一般用户会每隔一行就使用阴影作为单元格背景，当表格过大
时设置起来很烦琐，可以尝试使用公式来解决。
按下“Ctrl+a”组合键选中所有单元格，执行“格式”菜单
上的“条件格式”命令，在弹出的对话框中的“条件”下拉列
表中选择“公式”，然后在右栏中输入公式“=MOD(ROW(),2)=1”。
单击“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中选中“图
案”选项卡，然后选择合适的背景色即可。完成设置后，表格
中的单元格每隔一行就会使用一种背景色了。
如果用户希望偶数行使用背景色的话，只要将公式“=MOD
(ROW(),2)=1”换成“=MOD(ROW(),2)=0”即可，如果需要改变每列
的颜色，可以将公式中的“ROW()”换成“COLUMN()”即可。
1792.利用公式更改大小写
在Excel 中，转换英文大小写的方法有很多，在这里我们来
介绍一个使用函数更改大小写的方法。用户可以使用下面的三
个公式来转换大小写：
“=UPPER(A2)” 将文字全部更改为大写，其中A2可以是单元
格也可以是字符串。
“=LOWER(A2)” 将文字全部更改为小写，其中A2可以是单元
格也可以是字符串。
“=PROPER(A2)” 将文字更改为首字母大写，其余所有字母转
换成小写，其中A2 可以是单元格也可以是字符串。
1793.Excel 中“IF”函数的妙用
1.根据身份证号自动填写“性别”（男、女）
每个单位一般都有“职工花名册”，其中有“身份证号”和
“性别”两列数据，有没有想过让表格根据身份证号自动填写性
别呢?方法如下：在C4 单元格中输入“=IF(MOD(RIGHT(D4),2)=0,"
女"," 男")”，以下单元格复制即可。
说明：根据目前我国居民身份证的编号规则，男的末尾数是
奇数，女的末尾数是偶数。Mod()是求余数函数，RIGHT()是截取
右侧字符串函数，上述Right(D4)也可写为Right(d4,1)，即截取
D4 单元格中数据的最右侧一位。
2.去除计算列中的“0”
表格中有些列是根据其他列中的数据计算得来的，一旦输
入公式，表格中往往会出现许多“0”，影响美观。去除“0”的
方法如下：在G15 单元格中输入“=IF(E15+F15=0,"",E15+F15)”
其余复制即可。（注：本例中G 列=E 列+F 列，即应发工资= 基
本工资+ 岗位津贴）
3.去除“#DIV/0！”等乱字符
表格公式中时常会用到除法，当除数为空或“0”时，单元
格中就会出现“#DIV/0！”等字样的乱字符，非常影响美观，去
除它的方法如下：在E13中输入“=IF(D13=0,"",C13/D13)”，其余
复制即可。（注：本例中E 列=C 列/D 列，即单价= 金额/ 数量）
1794.用Excel XP 提取身份证中的日期数据
利用Excel里公式来提取身份证中的日期，将使复杂的手工
工作变得轻松和快捷。现行的居民身份证的号码有两种：15 位
（旧）和18 位（新）。其中15 位号码中的第7-12 位数据每2 位
数一组分别记录了出生年、月、日的信息，而18 位号码中则由
第7-14位数据记录，其中出生年份为4位。要达到转换的目的，
就必须提取这段信息，在插入时间格式的符号后再组合成日期
格式。
在Excel中打开需要编辑的档案文件，将身份证号码以升序
的格式排序，在图1 的对话框中选择第一项， Excel 会将18 位
的号码排在15 位号码后边，这样会使下面不同公式的复制变得
更加方便。
为了编辑方便，将排序好的身份证号码复制到一新的工作
簿中的Ａ列中。（也可以在原档案中身份证右侧插入两列。）在
新的工作簿中选中单元格B1，输入以下的公式：
“=CONCATENATE((LEFT(RIGHT(A1,9),2)),-(LEFT(RIGHT(A1,7),2)),-
(LEFT(RIGHT(A1,5),2)))”，上式为15 位身份证号码的公式，18 位
身份证号码的公式应为：=CONCATENATE((LEFT(RIGHT(A1,10),2)),-
(LEFT(RIGHT(A1,8),2)),-(LEFT(RIGHT(A1,6),2)))，式中的A1是引用的
单元格，随着引用单元格的位置不同，输入时也应作对应的更
改。
上述公式的含义是：将分别提取的年份(LEFT(RIGHT(A1,9),
2))，（在提取A1 的右边9 位数中再提取左边两位数值。下面的
月份、日期公式的原理相同）月份(LEFT(RIGHT(A1,7),2))，日期
(LEFT(RIGHT(A1,5),2)，并分别在月份、日期数据的前面加上日期
的分隔符“－”号，组合成XX － XX － XX 的日期格式。有关公式
的详情可参考Excel 的函数帮助。
接下来选中单元格B1，拖动填充柄向下填充公式，在拖动
中，当左侧A 列中的身份证号码到达18 位的身份证号码时，公
式应按上面的提示修改。复制填充结束后，由于B列中单元格是
公式格式，所以应将其选中复制并选择性粘贴，以数值的格式
粘贴到C 列中。选中C 列，打开错误追踪检查选项的按钮，选择
第二项，Excel 将自动在年份前添加“19”并完成所有的日期转
换工作。将C 列中提取的出生日期，复制并导入原档案文件中。
特别注意的是要一一对应。工作结束！
以上的操作是在Excel Xp 中进行的。而在Excel 中操作时，
由于Excel 没有错误追踪检查的选项功能，复制到C 列的数值，
不能被转换成日期格式。相应1 5 位号码的公式应修改如下：
=CONCATENATE(19,(LEFT(RIGHT(A1,9),2)),-(LEFT(RIGHT(A1,7),2)),-
(LEFT(RIGHT(A1,5),2)))，18 位号码的公式：=CONCATENATE((LEFT
(RIGHT(A1,12),4)),-(LEFT(RIGHT(A1,8),2)),-(LEFT(RIGHT(A1,6),2)))，上
式15 位身份证号码的公式中，在两位数的年份前添加了“19”，
而18 位身份证号码的年份本身是4 位数，故直接提取。电脑知识
另外，由于Excel 在身份证号码排序中没有Excel XP 方便，
很难将15位和18位的号码分开排序，读者可以先插入一列，用
公式：“ =RIGHT(A1,12)”，以先提取所有身份证右边的12 位数
据，并设置转换为数值后，再以此列排序，这样，以公元19 系
列的18 位号码将会排在一块。(合肥　戴贤超)
图/ 表/ 打印及其他技巧
1795.凸出饼图或圆环图中的扇区
如果需要凸出饼图（圆环图）中的所有扇区，可单击饼图
（圆环图），并将鼠标从饼图（圆环图）中心拖动到饼图之外即
可。如果只需要凸出一个扇区，先单击饼图（圆环图），再单击TIPS 办公软件
122
要凸出的扇区，然后将该扇区从饼图（圆环图）中心拖动到饼
图（圆环图）之外即可。
1796.自制打印定位
在工作中不免会遇到要在单据上打印上一些内容，如名信
片、领据、报关单等等，去找一些专门的套打软件用起来也不
太方便，我在对Excel 使用中，发现也能实现这一功能。具体制
作如下：
1.先对要套打的对象进行1:1的实际扫描（最好是扫成单色
的，分辩率低一点也没事，这样扫出来的文件容量小一点）。
2.打开Excel，在菜单栏中选择“插入→图片→来自文件”，
选择插入已扫描好的文件，如果插入的图片有所变形，你可以
在图片上单击右键，选择“设置图片格式→大小”，在高度和宽
度中输入套打对象的实际大小即可（输入时去掉“锁定高宽比"
的复选）。
3.设置好大小后，再次在图片上单击右键，选择“设置图片
格式”，在对话框中选择“属性”，去掉框中的“打印对象”的
复选，这样扫描的内容就不会被打印出来了。
4.输入要打印的内容，最好在文本框中输入（要去掉文本框
的边框线条：选中文本框，单击右键，选择“设置自选图形格
式”→“颜色与线条”→“颜色”的下拉框中选中“无线条颜
色”），然后拖动文本框到你想要的位置。
5.单击打印预览按钮进行查看效果，可以根据打印的对象进
行适当的调整，一般对打印的内容居中为好（居中可以在预览
窗口“设置”→“页边距”→“水平居中”）。调整好后，把要
套打的对象放入打印机中即可（如果已设为“水平居中”，套打
的对象在打印机中也要居中!）。
1797.只按一键图表尽现
在Excel 中，你是如何制作图表的呢?什么！“插入－ 图表
－……”，太麻烦了！在表格做好后，选择要作图表的区域，按
一下“F11”键吧，你会惊喜不已的——那不就是“它”吗！太
神奇了！接下来的工作，就是按照你想要的修改一下就搞定了。
如果您的键盘上没有F11，也可以使用Alt+F1；还可以通
过自定义工具栏添加“默认图表”按钮，一步创建图表。采用
默认图表按钮是在当前工作表创建图表；而前两种方法则会在
新建的图表工作表中创建图表。
1798.微调对象
在移动对象时使用鼠标不容易做到精确定位，可以采用微
调的办法进行移动。在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，指向
“微移”子菜单，再选择要将对象移动的方向即可。在工作表中，
也可以通过先选中待移动的对象，再按箭头键来移动对象，或
者按下“Ctrl” 和箭头键以单个像素的微移量来移动对象。
不能用箭头键来移动图表中的对象。
1799.怎么样对单元格进行读写保护
单元格是Excel 中最基本的元素，对单元格的读写保护是
Excel 对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护
和读保护两类，写保护就是对单元格中输入信息加以限制，而
读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。
1.对单元格的写保护
在进行写保护之前应该对单元格的输入信息进行有效性检
测，方法是先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然
后从“数据”菜单中执行“有效性”命令，通过设定有效条件、
显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条
件，具体的设置方法可以见前面的章节。接下来，就可以设定
单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写了。选
定需要锁定的单元格或单元格集合，执行“格式”菜单中的“单
元格”命令，弹出的对话框中选择“保护”选项卡，然后选中
“锁定”选项。按下“确定”按钮后，执行“工具”菜单中“保
护”子菜单中的“保护工作表”命令。在弹出的“保护工作表”
对话框中输入保护密码，按下“确定”按钮后，在弹出的“确
认密码”对话框中输入和刚才一样的密码即确认密码，再次按
下“确定”按钮后就完成了对单元格的锁定设置。
2.对单元格的读保护
单元格的读保护，就是让其他用户无法看到单元格中的内
容，这里给用户提供3 种有趣的方法。
⑴通过对单元格颜色的设置进行读保护。
将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设
为白色，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，这
样，用户就无法直接读出单元格中所存储的内容了。
⑵用其他画面遮住单元格的本来面目，同样可以达到读保
护目的。用户可以使用绘图工具，画一个不透明图形覆盖在单
元格之上，然后在“格式”菜单中设置这个图形为“锁定”状
态，然后执行“保护工作表”命令，保证该图形不能被随意移
动。这样，用户所看到的就仅仅是个图形，而看不到单元格中
所存储的内容了。
⑶调整单元格的行高和列宽
用户可以通过设置单元格的行高和列宽，来隐藏单元格，执
行“保护工作表”命令，使其他用户不能直接访问被隐藏的单
元格，从而起到读保护的作用。