简单做(ZTD)习惯培养8——简化

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

如果你同我一样，有一份长的任务列表，你可能会按照情境来划分这些任务(工作, 家庭, 差事, 电话,等等)。你的任务列表是非常非常长，那就真是恐怖了。你需要明白，你永远不会完成所以任务，因为任务总在不断地增加。

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了.

长长的任务列表，是GTD系统存在的问题之一。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到这份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中.

• 好习惯：简化——减少你的任务清单，只留下最必要的

最近，我尝试简化自己的GTD时间管理系统。虽然我仍有长长的任务清单记满了该做得事情，但我不再注重它们。我开始进行清理工作，只关注什么是最重要的事。

现在我的任务清单已经精简到，每天只有三件最重要的事。当然我还有一份记录我该做的小任务的清单， 但是这些大约30分钟就够全部了。而一天剩下的时间，我便用来完成那些更重要的事情。我也使用日历来提醒有约会等等，不过日历只是一种方法而非真正的时间管理工具。我不再需要时间管理工具，因为我已经将冗长的任务清单减少到每天只有三个最重要的任务。以下是一些技巧帮助你达到这样的境界：

• 清除，再清除。花几分钟时间回顾你的任务和项目清单，想想如何简化他们。或许你可以把这当作一项考验：把自己的任务消去一半。如果你有50个任务，试着减少到25件。该如何清除任务呢？有些任务是很久以前的，不再需要做了，而还有一些任务可以被拖延。参考阅读《同强动力的任务改善你的工作效率》。
• 什么才是最重要的。了解你的主要目标是什么，其他目标是什么。你应该把精力都集中于一件事情上，同时两三件也可以，但千万不要同时进行十几件事。当你的小任务与你的主要目标有关系时，那么它们就是重要的，否则就不是。
• 减少你的承诺。你打算完成多少项目？你打算做多少额外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要学会说不。就算已经说好了，你仍然可以说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。慢慢的，你就应当减少你的承诺。
• 简化你的信息源。我减少了RSS订阅量，也减少了每日Email回复的数量。这一年多来，我只读一份报纸或一份杂志。有些新闻是不能带给我们任何价值，所以简化你生活中的信息输入，从而也简化输出。参考阅读《处理信息膨胀的21条小贴士》。
• 每周回顾。每周花一点时间去回顾，清除那些掉不必要的任务，你不需要一份庞大的任务清单来变得高效。
• 完成大石头。在每周回顾中，找出你打算在下周完成的几份重要任务。这些就是你的大石头。把这些大石头放进你的每日日程中，把它们安排在最前面，优先先完成你的大石头，不要把它们推到每天的最后。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
• 让价值最大化。看看这两个新闻作者：一个超级忙碌，每周写很多文章，这些文章都不错，但还不是非常优秀；另一个作者每周写一份文章，但是总能上头版，而且到处都在讨论这些文章，它在互联网上也到处被转载，这些文章使他在记者的行业很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也许这个例子有些极端，但它说明了要点：有些任务需要长期投入，有些只会你一直忙碌，实际上却不重要。把精力放在那些重要任务上，它们将使你成名，带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些就是你的“大石头”，清除其它的不重要的。
• 三件最重要的事。写下你一天中最重要的三件事（我记录在自己的Moleskine上），当你完成它们的时候划掉它。如果可能的话，将一天的时间都花在这三件事上，至少也应该投入前半天来做这三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石头”，或者任何你需要当日完成的任务。
• 把小事放在一起做。每天都会有些小事情需要你去处理，因为不及时处理掉它们，它们或许会带来更多的一些小麻烦。所以把这些小事情都写在一起（我写在页面的底部）。一般来说，你不需要立即着手它们。设定一个段时间（大约30分钟，放在一天末，比如4点之后），然后一起完成所有的这些事情。这些小事可能是：打电话、回复电子邮件、处理信息或文件等等。快速地完成它们，然后将它们从清单中消除出去。这样，一天过去你就没剩下多少没完成的任务了。如果不行，也最好是将小事情（而非重要的任务）拖到第二天，Email也可以放到一起处理。如果你不这样，这些小事情就是一种干扰，每天利用一次或是两次的时间把它们全文搞定！