小企业 Google Apps 服务指南

之前听说全球有超过七百万的学生在使用Google Apps(免费的教育版)，且Google Apps可以说是Google云服务的重要组成部分，于是去体验了一把，注册都是免费的且很方便。这篇文章简单介绍了中小型企业如何使用Google Apps的。在现今大型企业普遍对云服务的安全性抱有怀疑的情况下，中小型企业必然成为了Google云服务的主要客户，这倒是与阿里巴巴“服务于中小企业”的理念不谋而合。
Mashable会在这个论坛上定期刊登一些帮助小型企业如何利用社会媒体和技术文章。 最初正是出自这个论坛。
相较于传统商务信息技术和软件的优势在于它将所有的数据与处理流程放在了“云端”，只要你有网络连接就可以随时随地获取你所要的资源。
使用完整的Google Apps系统的费用为一年50美元/用户，可以说是非常划算（这个应该是相对发达的资本主义国家来说的）。即使只用Gmail，Calendar，Google Docs这些免费的应用也能大大提高企业员工的协同工作能力。
如果你刚刚接触到Google Apps或是偶尔使用以下Google Apps，对其并不了解。不用急，本文将会带你的Google Apps魅力。
Gmail

众多的优秀特性我就不列举了（网友们可能比我更有体验），这些优秀特性对企业应用来说也是非常理想。
如果你对部署需付费的完整版Google Apps还心存疑虑，你仍旧可以根据这个教程。
Gmail以及我们接下来要讨论应用程序的共同之处在于它们都运行在云中。你不必担心下载邮件到多个位置或同步到的各种设备。用任何方式访问你的收件箱都不会有问题（包括从移动设备访问）。25 G的邮箱容量（付费版）让你不用为节省空间而费心去删除邮件。
Gmail与传统的桌面客户端和网络邮件服务的一个不同之处在于会话是分主线（thread）的。” 这意味有相同或相关主题的邮件将会被“串”在一个主线，以便用户可以在一个邮件中看到所有发送和收到的相关信息。 当收到新邮件时，整个主线将会上升到收件箱顶部，这样可以是用户寻找相关信息和参与多方会话变得更加清晰和容易。
Gmail将聊天功能集成在同一界面中，使你更快更直接的与员工交流。 聊天记录将存放在Gmail中 ， 可以搜索并引用。
Gmail当然不会忘记Google的核心——谷歌搜索这项功能，利用它可以是你非常轻松的找到想要的内容。
此外，Gmail实验室提供了一些非常实用的应用：
SignatureTweaks 在回复邮件时将你的签名放在引文之前。
Default ‘Reply to All’ 一键回复所有人。
Forgotten Attachment Detector 提醒是否遗忘了附件。
Undo Send 在发送邮件后几秒之内你还有反悔的机会。
Title Tweaks 提醒你新邮件到到。
Google Docs

Google Docs是一个基于网络的应用，可以用于文字处理，制作幻灯片（类似PowerPoint中），电子表格和网页表单。 所有的工作都是在浏览器上完成，而数据都储存在“云端”。
对于用惯了微软Office的用户来说，可能刚开始会不适应这样“奇怪”的工作方式，但考虑其带来的分享性和协作性，还是值得一试的。
Google Docs的数据都是在存储在网络上的，使文件共享和协作都变得更为流畅。 你可以选择与某一团队成员分享文件，也可以与整个团队协同工作。你还可以为特定的用户设置查看和编辑文档的权限。
Calendar

Google Calendar提供了一种直观且有效的方法同步你的商业会议和活动。通过日历共享和授权（类似于Google Docs），你可以将多个日历“重叠”在一块，以便你在全局上对活动安排进行统筹规划。
举例来说，主管可以将他的日历与他的助理共享，这样助理就可以很方便的通过自己的账户对主管的日程安排进行管理了。你也可以将多个日历与一个“主日历（master calendar）”分享，在主日历上不同用户的安排会用不同的颜色标注，且与每个用户的日历同步更新，这样就保证了在安排会议、电话和工作时间时不会产生冲突。
Google Calendar还可以通过Gmail发起活动。将你想邀请的人的邮件地址加入到“活动（event）”中，所有的受邀者都会收到邀请函，如果愿意参加，这个活动就会添加到他们的日历中去，所有参与者就可以查看和对这个活动添加备注了。这是一个组织会议和联络感情的好方法。
Google Sites

Google Sites采用拖放的方式设计网页，你可以通过它很容易的为你的员工建立在线信息中心。这个在Google Apps域名内的网站可以设置为公开或者私有，也可通过管理员账户授权给员工，使其参与信息的添加和修改。
Google Sites不仅仅是一个所见即所得的网站编辑器，它的另一大特色是：它可以很完美的将其他Google Apps的数据集成到动态页面中供团队成员协作使用。通过整合Google Docs的电子表格和数据图、Google Calendar的项目期限，Gmail的相关信息，我们可以定制一个实时更新的一站式的项目控制台。
网站可以是提供纯服务或者纯信息的，你也可以通过内置模板或者在网站设计师的帮助下将你的网站打造成一个全面动态的公共网站，为你的事业提供全面的支持。
Google Groups

Google Groups长期以来一直作为网友们在互联网上获取技术支持、交流兴趣爱好的重要阵地，在商业用途上也毫不逊色。
电子邮件在协调团队合作上并不是一直那么出色。试想一下，当你需要一个能收集大家想法和分享文件的集散地时（而你又懒的去为此特意创建一个网页），Google Groups是你不二的选择。在这里，员工可以自行创建讨论小组并通过邮件或者Groups的控制台订阅新消息。
与电子邮件将内容发送到每个人的收件箱中不同，一个“主题(thread)”对所有的订阅的小组成员开放，用户可以回到主题寻找和添加相关信息，甚至分享文件和日历。
使用Google Groups进行商业讨论和项目管理所生成的数据都会被保留，用户随时都可以找到想要的内容。
Google Apps Marketplace
Google最近投入运行的允许由开发者自己开发的Web apps集成到Google的产品中，且可以向Google Apps的用户销售这些产品。目前Marketplace拥有包括Intuit、Zolo和Aviary在内的五十多个合作伙伴。这新增加的第三方软件市场意味着Google Apps的用户有更多的选择来为自己量身定做所需要的应用。
智能集成一体化
虽然每个应用都有其自身的功能和特色，但如果能将他们集成为一体就再好不过了。试想一下，文件和任务可以很方便的通过邮件共享，你的收件箱通过嵌入各种小工具，可以作为所有工作的入口，是不是听起来很棒？
如果你已经决定要为你的小企业部署一套基于网络的，注重协作的信息化解决方案，Google Apps绝对是一套性价比很高的选择。如果你还对它心存疑虑，不妨马上去注册免费的Google Apps标准版试用一下。