Word排版应用神童教程——管理书籍文档

（作者：周进　2002年07月12日 09:33）
对于书籍等文档内容较多的长文档，Word 2000提供了许多便捷的操作方式及管理工具。可以通过大纲视图或文档结构图方式快速查看、组织文档结构；可以用主控文档来合并和管理子文档；可以灵活编排目录和索引；可以在书籍中插入题注、标注、脚注、尾注和交叉引用等，从而使编辑排版书籍工作变得轻松方便。
利用大纲视图管理文档
大纲视图方式下可以清晰地看到整个文档的文档结构，并且可以通过拖动标题来移动、复制或者重新组织文档。例如要将一个段落移动到另一个位置，只要将该段落标题拖到目标位置即可。
要从其他视图方式切换到大纲视图方式，可以选择“视图”菜单下的“大纲”命令，或者直接单击水平滚动条左侧的“大纲视图”按钮。大纲视图方式如图58所示。

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对于一篇新文档，通过大纲视图方式可以快速建立文档提纲。
首先切换到大纲视图方式，然后依次输入每一个标题，并在每个标题后按下回车键。这时的标题全部应用Word 2000内置的“标题1”样式，并且级别相同。
如果需要改变某个标题的标题样式及标题级别，可以拖动标题左侧的分组符号。Word 2000中调整标题级别的方法是：
将鼠标指向标题左侧的显示符号上，当鼠标指针变成黑十字箭头形状时，按住鼠标左键拖动鼠标。如果要将标题降低级别，向右拖动分级符号；如果要将标题提升至高级别，则向左拖动分组符号。在鼠标移动时，鼠标指针变为水平双向箭头形状，同时在移动过程中会出现垂直线，表明拖动过程中的级别变化，当标题调整至所需级别时，释放鼠标左键即可。
如果需要移动标题到其他位置时，只要向上或向下拖动分级符号至所需位置，这时该标题下的段落也将一起移动。
对于已有的文档也可以采用此方法来重新调整和组织文档结构。
使用主控文档与子文档
在编写书籍的过程中，需要多人共同完成书籍的编写工作，这时可以将书籍按章节分为若干个单独的文档(子文档)，然后由不同的作者来完成各自文档的编写工作，编写完成后，再通过Word 2000将这些子文档合并成一个完整的文档。并对其进行重新组织、设置格式、创建目录等。
1.1.1 新建主控文档
单击“新建”按钮，建立一个新文档，然后切换到大纲视图方式，建立书籍的的大纲(即标题)，为每个标题指定标题样式，如对章标题指定“书籍标题1”，节标题指定“书籍标题2”，小节标题指定“书籍标题3”。
选定要拆分到子文档中的标题和文本。所选内容中第一个标题的格式就是每个子文档的起始标题样式或大纲级别。例如，如果选内容以“书籍标题2”开始，那么Word 2000将要选定文本中的每个“书籍标题2”处创建一个新的子文档。
单击“大纲”工具栏上的“创建子文档”按钮。
选择“文件”菜单中的“另存为”命令，输入主控文档的文件名，单击“保存”按钮，Word 2000就会保存新的主控文档和其子文档，子文档的命名由Word 2000根据子文档标量中和第一行字符自动命名。
1.1.2 将已有文档转换成主控文档
打开已有文档，切换到大纲视图方式。使用标题样式建立主控文档的大纲。其余操作与新建主控文档的方法基本一致。最后选择“文件”菜单中的“另存为”命令保存主控文档。
1.1.3 插入子文档
打开主控文档并切换到大纲视图方式。在书籍大纲中子文档插入的位置处单击，单击“大纲”工具栏上的“插入子文档”按钮，打开“插入子文档”对话框，选择需要插入的文档，单击“打开”按钮，在主控文档就出现了刚才所选的文档。
1.1.4 合并子文档
打开主控文档并使所有子文档处于展开状态，将要合并的子文档移动到相邻的位置并选定这些子文档，单击“大纲”工具栏上的“合并子文档”按钮，即可将子文档进行合并。
使用题注
在书籍中经常要在文档中插入图形、表格等内容。为了利于编辑查找和便于读者阅读，通常要在图形、表格的上方或下方添加一行诸如“图1”、“表2”等文字说明。这时我们可以利用Word 2000的题注功能在插入这些图形、表格等内容时，自动添加题注。
选择“插入”菜单下的“题注”命令，打开“题注”对话框。单击“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框。
在“插入时添加题注”列表框中，选择要自动添加题注的选项，可以同时选择多个选项。在“标签”下拉列表框中选择题注标签，系统内置“图表”、“表格”和“公式”三种题注标签。如果要使用如“图”、“表格”等自定义标签时，单击“新建标签”按钮，然后输入自定义标签文字即可。在“位置”框中可以指定题注是位于“项目下方”或是“项目上方”。单击“确定”按钮完成插入题注设置。
这样当在Word 文档插入这些设定的选项时，Word 2000将会自动插入题注。
使用脚注和尾注
脚注和尾注都是一种注释方式，用于对文档解释、说明或提供参考资料。脚注通常出现在页面的底部，作为文档某处内容的说明；而尾注一般位于文档的末尾，用于说明引用文献的来源。在同一个文档中可以同时包括脚注和尾注。
脚注和尾注由注释引用标记和与其对应的注释文本。您可以让 Word 自动为标记编号，也可以创建自定义的标记。添加、删除或移动了自动编号的注释时，Word 将对注释引用标记进行重新编号。
在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理任意其他文本一样设置注释文本格式。您可以自定义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的线条。
在文档中插入脚注或尾注的方法是：
在页面视图方式下，单击要插入注释引用标记的位置。选择“插入”菜单中的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框。如图60所示。

在“插入”选项区中，单击“脚注”或“尾注”单选按钮。在“编号方式”下选择所需选项。
单击“确定”按钮。
这时Word 将在脚注或尾注编辑区插入注释编号，并将插入点置于注释编号的旁边。 键入注释文本。
使用书签
书签是文档中加以标识和命名的项目或位置，以便以后引用。利用书签可以快速跳到指定位置、创建交叉引用以及为索引项标记页范围等。
Word 2000中添加书签的方法是：
选定要为其指定书签的内容，或单击要插入书签的位置。
选择“插入”菜单中的“书签”命令，打开“书签”对话框。
在“书签名”框中，键入或选择书签名。如果选择原有的书签名进行添加操作，Word将会从其原来的位置删除书签并将书签应用到当前所选定的内容。
单击“添加”按钮。 Word 2000将把书签插入到文档中。
需要注意的是书签名必须以字母开头，可包含数字但不能有空格。可以用下划线字符来分隔文字，例如，“标题_1”。
删除书签的方法很简单，在“书签”对话框中，选择要删除的书签名，单击“删除”按钮即可。
要快速定位到书签所标注的内容，可以采用下面的方法：
选择“编辑”菜单中的“定位”命令，打开“查找和替换”对话框中的“定位”对话框。如图61所示。

在“定位目标”列表框中选择“书签”选项，然后在“请输入书签名”下拉列表框中选择要定位的书签。单击“定位”按钮，即可直接跳转到该书签所在的位置。
使用交叉引用
交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用。例如，“请参阅第 3 页上的图表 1”。在Word 2000中，可以为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用，如果后来添加、删除或移动了交叉引用所引用的内容，就可以非常方便地更新所有的交叉引用。
创建交叉引用的具体操作方法是：
在文档中，键入交叉引用开头的介绍文字例如，可键入“详细内容，请参阅XXX”。
选择“插入”菜单中的“交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框。 如图62所示。

在“引用类型”下拉列表框中，单击要引用项目的类型，例如编号项、图表等。
在“引用内容”下拉列表框中，选择要在文档中插入的信息，例如段落编号、页码等。
在“引用哪一个…”框中，单击要引用的特定项目。例如，第1章第1节的标题。
如果选中“以超级链接形式插入”复选框，那么交叉引用就以超级链接方式插入到文档中，这样只要单击它，就可以跳转到所引用的内容。
如果“包括‘见上方’/‘见下方’”复选框可用，可选中此复选框来包含有关所引用内容的相对位置的信息。
例如，假设正在插入对标题“使用交叉引用”所在页码的交叉引用。如果标题在交叉引用之下，交叉引用将显示为“使用交叉引用 见下方”。如果标题在其他页上，交叉引用将显示为“使用交叉引用 见第40页”。