神马文学网Word使用技巧集锦
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/28 16:47:06
Word中无穷放大或缩小字体
在撰写Word文档时，我们可以通过以下几种方法来选定文档字体的大小。一般情况下我们都使用字号下拉列表或字体对话框，其实还有更简便的方法可以快速实现：
1、连续增大（减小）字体
在选中文字的情况下，每按动一次Ctrl+]（Ctrl+[），字体将增大（减小）1磅。可以利用这种方法来微调字体大小。
2、快速增大（减小）字体
在选中文字的情况下，每按动一次Ctrl+Shift+〉（ Ctrl+Shift+?〈），则所选字体将增大（减小）10磅。卧龙传说提示：这种方法只有在字号达到80磅以后才是每次增加10磅，记好了喔！
值得一提的是：连续按动Ctrl＋Shift＋＞，可以很方便地制作出很大的字体，只要页面允许，你最大可以制作出1638磅的超大字体（Word中以磅作为字体单位）。
Word 实用技巧2
★WORD字体随身携带
在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行 “工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。
注意：①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是True Type字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。
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★为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：
①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；
②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；
③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORD XP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。
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★快速输入特定的短语
我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。
①启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。
②选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。
③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORD XP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。
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★特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符号：
①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；
②自动更正法。用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；
③自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；
④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输入。
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★使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：
①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；
②在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；
③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
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★Word文档与RTF文档的互换问题
Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件，只需选择“另存为”命令，在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
RTF是Rich Text Format的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如，用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMa
ker以及其它几种流行的软件（包括Word for the Mac）之间传送。
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★如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
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★使用Word字体隐藏功能制作模板
在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法：
水木清华
隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！
隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！
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★在没有安装Word的计算机上查看文档
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。
在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打开Word文件。
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★换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：
当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。
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★Word“分节”的妙用
在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下：
1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。
2.在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种：“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型。
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★为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节；
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮；
⑸ 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。
Word应用小技巧七则（07-7-24 ）
Word文档是审计人员平时常用的工具之一，笔者在工作中发现一些关于Word文档处理的小技巧，与大家分享。
1、快速输入大写中文数字
执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
2、将姓名按姓氏笔划排序
在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
3、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
我们在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
4、如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就可以用到Word的文档转换功能。需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
5、将Word 2000当字典使用
在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具→语言→词典”，这时出现“词典”对话框。
6、Word 中同一页面显示不同页码
我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：
第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入→域(F)”，从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page，然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages，这就完成了“第×页共×页”的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page，然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9，通过打印预览就可以查看效果了。
7、如何执行“全部保存”
当我们打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了，另外，我们也会发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。（作者：江苏省海安县审计局 刘阳）
在word中给双栏编排的文档添加页码
在word中给一栏编排的文档(如A4纸型)加页码是一个比较简单的事，只要调出“视图/页眉和页脚”，并切换到页脚设置好页码格式、选好位置，插入页码就大功告成了。
可在八开纸中(如fanfold 15×11 inch)给两栏编排的文档的下面都添加页码，就不那么简单了，而我们也几乎没有看到过介绍给两栏编辑的文档加页码的方法。但有时为了满足特殊需要，必须要加页码，就令人十分苦恼了。其实，给两栏编辑的文档添加页码也还是能够做到的，只不过比较麻烦些罢了。以下方法是在工作实践中摸索出来的，不敢独有，共享出来，以抛砖引玉(以word2003为例)：
一、做好页面设置
把已做好的多页word文档打开，调出“页面设置”，在“页边距”选项卡中，设好上、下边距，方向选“纵向”；在“纸张”选项卡中选“fanfold 15×11 inch”(安装的打印机不同，纸张名称也不同，只要是接近八开纸大小的纸张均可，八开纸的大小宽约38厘米，高约28厘米)；在“版式”栏中把“页脚”的位置调到靠近文档的位置(如下边距设为3，则页脚可设为2.5，以打印机能打出来为原则)；在“文档网格”栏里，把文档设为2栏，设置好适当的跨度(两栏之间的距离也可在“格式\分栏”里精确调整，一般为6—8个字符即可)。
二、设置首页页码
1、把光标点在第一页的页尾或第二页的页首，然后调“插入\分隔符”命令，在“分节符类型”下面选“下一页”，word就会插入分节符(这样做的目的是使各页之间互相独立)。
2、打开“视图\页眉和页脚”菜单，word会弹出“页眉和页脚”工具条，切换到“页脚”，光标便会在页脚栏里闪动，等待我们的编辑。
3、在快捷工具栏里点“居中”(我们假设把页码加在两栏文档居中折叠后的各栏文档的外侧)，输入“1”和“2”，“1”和“2”之间用若干空格打开，宽度以比栏间距略小或等宽为度)，这样第一页的页码便加好了。
三、添加后续页码
1、拉动滚动条到第二页，我们看到“页眉和页脚”工具条上的“链接到前一个”按钮被自动选中，而页脚上的页码也自动被填充为“1”和“2”。
2、取消“链接到前一个”按钮(按起来即可，此步为关键)，直接把“1”改为“3”、“2”改为“4”即添加上了第二页的页码。
3、其它页码的添加，道理相同，总是要在新页的开头或上页的结尾插入分节符，取消链接到前一页，改为要添加的页码即可。
4、若要把页码加在页眉上，道理相同。
这种方法其实就是手工添加，虽可解燃眉之急，但并不方便，一点也不“自动化”，只能用于有特殊要求的文档。如果哪位有比较先进的方法，欢迎大家交流。
在撰写Word文档时，我们可以通过以下几种方法来选定文档字体的大小。一般情况下我们都使用字号下拉列表或字体对话框，其实还有更简便的方法可以快速实现：
1、连续增大（减小）字体
在选中文字的情况下，每按动一次Ctrl+]（Ctrl+[），字体将增大（减小）1磅。可以利用这种方法来微调字体大小。
2、快速增大（减小）字体
在选中文字的情况下，每按动一次Ctrl+Shift+〉（ Ctrl+Shift+?〈），则所选字体将增大（减小）10磅。卧龙传说提示：这种方法只有在字号达到80磅以后才是每次增加10磅，记好了喔！
值得一提的是：连续按动Ctrl＋Shift＋＞，可以很方便地制作出很大的字体，只要页面允许，你最大可以制作出1638磅的超大字体（Word中以磅作为字体单位）。
Word 实用技巧2
★WORD字体随身携带
在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行 “工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。
注意：①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是True Type字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。
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★为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：
①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；
②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；
③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORD XP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。
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★快速输入特定的短语
我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。
①启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。
②选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。
③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORD XP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。
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★特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符号：
①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；
②自动更正法。用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；
③自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；
④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输入。
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★使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：
①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；
②在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；
③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
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★Word文档与RTF文档的互换问题
Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件，只需选择“另存为”命令，在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
RTF是Rich Text Format的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如，用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMa
ker以及其它几种流行的软件（包括Word for the Mac）之间传送。
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★如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
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★使用Word字体隐藏功能制作模板
在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法：
水木清华
隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！
隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！
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★在没有安装Word的计算机上查看文档
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。
在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打开Word文件。
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★换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：
当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。
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★Word“分节”的妙用
在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下：
1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。
2.在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种：“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型。
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★为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节；
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮；
⑸ 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。
Word应用小技巧七则（07-7-24 ）
Word文档是审计人员平时常用的工具之一，笔者在工作中发现一些关于Word文档处理的小技巧，与大家分享。
1、快速输入大写中文数字
执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
2、将姓名按姓氏笔划排序
在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
3、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
我们在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
4、如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就可以用到Word的文档转换功能。需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
5、将Word 2000当字典使用
在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具→语言→词典”，这时出现“词典”对话框。
6、Word 中同一页面显示不同页码
我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：
第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入→域(F)”，从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page，然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages，这就完成了“第×页共×页”的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page，然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9，通过打印预览就可以查看效果了。
7、如何执行“全部保存”
当我们打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了，另外，我们也会发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。（作者：江苏省海安县审计局 刘阳）
在word中给双栏编排的文档添加页码
在word中给一栏编排的文档(如A4纸型)加页码是一个比较简单的事，只要调出“视图/页眉和页脚”，并切换到页脚设置好页码格式、选好位置，插入页码就大功告成了。
可在八开纸中(如fanfold 15×11 inch)给两栏编排的文档的下面都添加页码，就不那么简单了，而我们也几乎没有看到过介绍给两栏编辑的文档加页码的方法。但有时为了满足特殊需要，必须要加页码，就令人十分苦恼了。其实，给两栏编辑的文档添加页码也还是能够做到的，只不过比较麻烦些罢了。以下方法是在工作实践中摸索出来的，不敢独有，共享出来，以抛砖引玉(以word2003为例)：
一、做好页面设置
把已做好的多页word文档打开，调出“页面设置”，在“页边距”选项卡中，设好上、下边距，方向选“纵向”；在“纸张”选项卡中选“fanfold 15×11 inch”(安装的打印机不同，纸张名称也不同，只要是接近八开纸大小的纸张均可，八开纸的大小宽约38厘米，高约28厘米)；在“版式”栏中把“页脚”的位置调到靠近文档的位置(如下边距设为3，则页脚可设为2.5，以打印机能打出来为原则)；在“文档网格”栏里，把文档设为2栏，设置好适当的跨度(两栏之间的距离也可在“格式\分栏”里精确调整，一般为6—8个字符即可)。
二、设置首页页码
1、把光标点在第一页的页尾或第二页的页首，然后调“插入\分隔符”命令，在“分节符类型”下面选“下一页”，word就会插入分节符(这样做的目的是使各页之间互相独立)。
2、打开“视图\页眉和页脚”菜单，word会弹出“页眉和页脚”工具条，切换到“页脚”，光标便会在页脚栏里闪动，等待我们的编辑。
3、在快捷工具栏里点“居中”(我们假设把页码加在两栏文档居中折叠后的各栏文档的外侧)，输入“1”和“2”，“1”和“2”之间用若干空格打开，宽度以比栏间距略小或等宽为度)，这样第一页的页码便加好了。
三、添加后续页码
1、拉动滚动条到第二页，我们看到“页眉和页脚”工具条上的“链接到前一个”按钮被自动选中，而页脚上的页码也自动被填充为“1”和“2”。
2、取消“链接到前一个”按钮(按起来即可，此步为关键)，直接把“1”改为“3”、“2”改为“4”即添加上了第二页的页码。
3、其它页码的添加，道理相同，总是要在新页的开头或上页的结尾插入分节符，取消链接到前一页，改为要添加的页码即可。
4、若要把页码加在页眉上，道理相同。
这种方法其实就是手工添加，虽可解燃眉之急，但并不方便，一点也不“自动化”，只能用于有特殊要求的文档。如果哪位有比较先进的方法，欢迎大家交流。