协同办公，提升管理..

来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/29 14:31:13

协同办公，提升管理


 　　目前国内企业在办公管理过程中大多还是通过局域网利用一些基本的办公软件来进行，在这种情况下普遍存在以下问题：

　　第一是企业内部的信息共享程度低，各种不同类型的文件无法转换，造成大量重复劳动。第二是信息传递不流畅，员工与员工之间、主管与员工之间不能高效地进行工作交流，实际上就是没有相应的渠道加强员工间的沟通；第三协同工作能力差，导致工作效率低。特别是一些需要多部门协作完成的工作，由于不能及时沟通或者协调力度不够，导致工作不能很好地完成。

　　由于存在上述问题，企业在办公管理过程中可以通过使用一些工具、平台来解决这些问题。目前有很多办公自动化软件提供的功能都可以促进企业的信息处理，加强分散部门的交流，促进协同办公。

　　首先在信息交流方面，一般的办公自动化系统都有电子邮件、电子论坛等模块。

　　电子邮件的使用促进了各部门、个人间的信息传递，传递的效率提高了，另外保密性也增强了。一般的企业在信息交流方面都是以电子邮件开始的，也很容易收到成效。特别是电子邮件地址薄与通讯录有机结合，普通员工可以很容易地完成邮件的发送和接收。

　　电子论坛一般是最活跃的部门，大家对企业的建议可以有畅通的渠道进行反馈，另外企业也可以从中了解员工的思想动态，加强与员工的沟通。如果大家都能在电子论坛上自由发表对企业的看法和建议，那将是企业很大的一笔财富。

　　在知识共享方面，各部门可以在办公自动化软件中建立自己的知识共享栏目，及时补充内容，内容可以包括部门的规章制度、个人经验、业务流程介绍等内容，只要是不涉及企业机密，可以公开的都可以放在上面。这样企业的员工可以方便地获取公司内部的有关信息和共享公司文件资料。另外有些常用的信息例如常用单位电话、列车时间表、企业人员状况等也可以做到共享，这样大家的工作会更方便、更高效。

　　在员工的工作过程中，现代企业要求能够相互配合完成，特别是在一些跨部门的工作和需要多人完成的工作。办公自动化系统可以建立一套工作任务、工作日志系统来完成工作的协同。部门负责人可以把工作任务下达到每个人，多部门的工作可以作为项目来处理，每个人根据自己的任务制定自己的工作计划，然后根据计划的完成情况如实记录工作日志，别人根据工作日志，可以相互了解整体工作的完成进度，及时调整工作计划。对于一些部门负责人，可以在系统中公开其日程安排，从而加强其他人的计划性，避免一些没必要的电话联系和工作耽搁。

　　现在的办公自动化系统对于上述这样的流程管理都能很轻松地实现。其它类似的工作也都可以加入到办公自动化系统来进行，例如借款报销流程，我们可能经常遇到申请借款时候领导不在，报销时不知道财务制度等情况，通过系统都可以避免此类情况的发生。如果你想出去搞一次调研，你首先可以向领导发一封电子邮件通知你的上司，或制定工作计划让部门负责人审批，通过以后，你可以在网上做出差申请，部门负责人不一定在办公室，只要他登录办公自动化系统就可以完成审批。你报销的时候，你可以通过财务部的规章制度了解企业的报销标准，然后在网上填写报销记录。另外办公管理部门也可以通过数据共享的方式来分析个人的费用处理情况。

　　随着企业对知识管理的重视，企业利用办公自动化系统来完善协同办公的要求也越来越迫切。大多数的办公自动化系统都采用B/S结构，甚至有一些企业可以实现网上移动办公，无论员工在家里还是在外地，都可以象在办公室一样处理一些事情。

　　通过实施办公自动化系统，可以对企业进行工作流程的重组，优化工作流程，提供工作效率。特别是结合一些最新的管理思想，对员工进行培训教育，使大家在应用办公自动化系统的过程，思想观念进行一次革新，促进管理上一个新的台阶。
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