你上协同网了吗？

今天，你上协同网了吗？

字体大小：大 | 中 | 小 2009-09-09 10:14 - 阅读：12 - 评论：0

――记广东顺德爱德电器有限公司cOA应用

广州市天剑计算机系统工程有限公司 童宪波

相关连接：顺德爱德实业有限公司座落在珠江三角洲腹地—佛山市顺德区容桂镇，紧依广州、毗邻港澳，地域交通便利，通讯发达，环境优越，经济繁荣。爱德实业是珠三角上世纪八十年代第一批乡镇企业，得到过许多殊荣，拥有良好的品牌。企业是国内规模最大的电饭锅生产专业厂家，年产能力超过300万台。电饭锅投产以来累计产量超过3800万台，居全国同行业前列，畅销全国各地，并远销东南亚、美加、英法等二十多个国家和地区。

2008年美国爆发的金融危机波及世界各国，严重影响着全球的经济体系。受金融危机的影响，国内很多制造业企业都陷入了经济低谷，面临着生存的挑战，企业发展举步维艰。同时由于美元汇率下降，使许多依赖于出口生存的中小型企业不得不大幅裁员，有的甚至倒闭。

爱德电器有限公司在这次金融危机中也受到比较大的冲击，为了让企业平稳度过这个非常时期，爱德企业领导认识到粗放式的管理模式必须改变。

需求之一：加强企业内部各部门之间的信息沟通，实现资源共享，提高工作效率。

目前，企业内部各部门之间的沟通主要是通过电话，纸张的方式，各部门的信息，资源没有得到很好的利用共享，形成信息孤岛。由于都是采用纸张作业的方式，很多管理流程的流转周期比较长，影响了工作效率。

需求之二：规范对经销商的管理，及时掌握产品的一线销售情况和市场需求情况。

爱德目前主要采用经销商代销的销售模式。企业的众多经销商分布在全国各地，经销商掌握了大量市场一线的基本情况，但由于缺乏有效的管理手段，市场的一线情况未能及时地反馈给企业，企业管理层不能实时掌握市场情况，如企业产品的最终销售情况，竞争对手的最近情况，整个市场的产品分布情况等，这对企业管理人员制定准确的生产经营战略产生很大的阻碍。此外，企业日常与经销商的业务来往手段主要是电话、传真方式，存在信息记录不连续、容易出错、不方便统计、操作繁琐等问题，相关业务人员疲于应对各类日常业务，工作效率有待提高。同时，由于信息沟通的及时性与准确性不高，往往导致企业的发货出现数量或者产品型号不对的问题，致使发货的周期延长，不但成本增高，最重要的是导致资金回笼周期延长。这些都成为了制约企业发展的不良因素。

面对新形势，爱德企业领导高瞻远瞩，果断决策，提出利用IT技术，加强内部管理，整合销售环节的物流、资金流和信息流，及时收集所有与决策相关的企业经营资料，快速、准确地了解与掌握产品市场一线的销售情况，以提高企业的经济效益。几经考察与选型，最终，爱德敲定采用天剑公司的协同cOA平台。

实施工作紧张而有序地进行

2008年12月下旬爱德协同办公平台项目正式启动，项目分为两个阶段进行：

第一阶段主要实现内部沟通平台的建设以及客户化修改详细需求方案的确定。由于天剑cOA平台是一个成熟的产品平台，所以对于内部沟通平台的建设就显得比较简单，工作的重点在于客户化修改详细需求方案的确定。由于企业高层的高度重视以及各部门的密切配合，内部平台的建设工作以及客户化方案的调研工作进展顺利。到了2009年春季前，第一阶段的任务基本完成。企业员工已经可以利用OA平台开展日常的工作。同时，制定的详细客户化需求方案也为第二阶段的实施奠定了基础。

第二阶段的工作主要是围绕第一阶段制定的客户化修改方案进行系统功能的开发、实施。有了详尽的方案，清晰了解了企业的实际需求以及业务流程，那么功能的开发就变得相对容易多了。经过一个多月的实施开发，系统新功能终于在2009年3月中旬开始试运行。在系统新功能试运行期间，天剑公司工程师实施跟踪处理相关问题，确保系统的正常运转。

辛苦的劳作，迎来了丰收

爱德cOA系统项目在4月初顺利进行了验收，系统的良好运作也开始逐步为企业带来良好的效益。

效果一

通过cOA系统，企业内部逐步改变了纸张作业的方式，各部门之间的沟通顺畅了，部门之间的信息、资源得到有效的利用和共享，消除了企业的信息孤岛。特别是工作流程方面，由于有了系统的辅助，让日常办公的各项工作能按照企业规定的工作流程一步一步的开展，信息与待办事务及时地送到个人的办公桌面。不但提高了员工的工作效率，而且各部门、同事之间的责任与义务清晰分明，以前很多扯皮、互相推卸责任的现象减少了，部门之间相处得更为融洽了。作为企业的领导者，通过系统可以更好地了解与监督员工的日常工作，对于员工的工作任务安排能做到及时地跟踪与指导，各项工作的进展和落实情况都能及时的反映出来，这为企业领导决策提供了很好的帮助。

效果二

通过cOA系统不仅提高企业内部的工作效率，为企业带来效益。同时也为企业与外部提供了很好的沟通平台。

有了系统后，企业与经销商的沟通变得简单、快捷了。客户直接进入系统下订单，订单经过流程审批后直接回复给客户，改变了以前客户通过传真下订单的操作方式。订单信息清楚明了，查询方便，减少了发货出错的问题，缩短了订单从审核到发货的周期。同时，客户可以在系统里反映近期销售情况以及未来一个时期的销售预估，这样，企业就可以根据这些信息及时掌握市场最前线的情况，这对企业正确决策有很大帮助，有效地降减低企业的库存压力。

除此之外，系统也为企业与供应商之间提供了一个沟通的平台。企业需要的各类物料可以直接在系统里下订单，然后发送给供应商。供应商根据订单及时供货。这样一来，减少了电话、传真的沟通，降低了企业的沟通成本。更为重要的是，规范了企业与供应商之间的工作方式，一切都变得简单、明了。不仅提高了效率，双方工作上的误会与摩擦也减少了。这些都是企业与供应商所乐意看到的。

结束语

如今爱德人的日常办公事务已经与协同办公平台紧密结合起来了。通过系统，他们的管理流程清晰了，流转周期缩短了，信息沟通方便了。在他们的办公场所你会经常听到这样一句话：今天，你上协同网了吗？

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     广州市天剑计算机系统工程有限公司成立于1996年。经过十多年艰苦奋斗，现已成为国产ERP、CRM、OA、SAAS平台主流厂商，成为制造业信息化领域的著名软件企业，成为广东省、广州市政府推荐的首批企业信息化产品与技术服务提供商，成为具备大型企业信息化总体规划与设计能力，能够提供系列的信息化软件产品及规范化、专业化实施服务的高技术公司。