任务缠身

作者： Edward Teach 来源：《财务总监》

　　在办公室常常见到这样一种情况：看到了一项惊人的预测之后，甚至在仔细阅读这一消息之前，你就迫不及待地离开办公室，要把这个消息告诉给你的同事。

根据一家知识管理研究公司Basex的调查，因为工作被打扰，美国经济每年要遭受至少6500亿美元的损失。分析师强纳森·斯比拉（JonathanB. Spira）和大卫·高兹（David M.Goldes）认为，一名现代脑力劳动者一天工作中有近28%的时间，或者说2.1个小时，去应付不必要的打扰。他们的这一论断基于过去三年的调查和采访。

　　当然，如此令人吃惊的论断肯定会令人质疑，按此推论，工作中的干扰几乎消耗了美国国民生产总值的5%。然而，这些研究者对由各种打扰和同时做几件工作而导致“工作碎片化”的担忧却并非无的放矢。最新的研究证明：那些便于我们联络和完成工作的新技术，如电子邮件、即时通讯手段、手机和PDA，同样可能削弱我们的生产率。

　　例如，在2005年的一项调查中，加州大学尔湾分校的研究者发现，一家外包公司的信息工人平均每隔11分钟就可能被打断一次。每转移一次注意力，他们需要额外25分钟时间才能回到原来的工作中去。斯比拉和高兹认为一名英国研究者所做的分组智商测试能解释这一问题，在测试中被电子邮件和电话铃声所分心的小组所得的分数比那些不受干扰的控制组平均低十分。

　　一些观察家指出，多重任务和干扰几乎使我们发疯。注意力缺失紊乱（ADD）方面的专家、医学博士爱德华·哈勒威尔（Edward M.Hallowell）提出，越来越多的人表现出他称之为“注意力缺失特征”的症候。他们工作无比忙碌却缺乏条理，“过着我所谓的极致的现代生活”，哈勒威尔说。

　　 倒U曲线

　　当然，同时做几件工作有利有弊，麻省理工学院2006年的一项研究就证明它可以提高生产率。思南·艾瑞尔(Sinan Aral)、艾里克·布林约夫森(ErikBrynjolfsson)和马歇尔·范奥斯汀（Marshall VanAlstyne）对一家高管猎头公司的员工进行了研究，回顾了五年以来近1300个项目，并且连续十个月监控了12.5万余封电子邮件。他们发现，员工收入“不仅与他们工作速度成正比，而且与他们能同时应付多少件任务同样有关联”。能够同时应对多项任务的人虽然完成每项任务的速度要慢一些，却能比别人完成更多的项目。

　　但是麻省理工学院的研究者也发现，员工能同时担当的多重任务与工作效率的关系是呈倒U型的，虽然一开始同时进行的工作越多，效率也就越高，但是这一关系到达一个顶点之后，“边际回报会递减，此后再增加同时进行的任务则产出为负”。此前的一些研究也显示，同时进行多项任务必然产生“认知转换成本”，随着任务的累积，效率必然降低，错误也将增加。

　　加州大学洛杉矶分校2006年的另一项实验显示，同时进行多项任务会导致学习无法处于最佳状态。在实验中参与者被要求学习简单的分类任务，同时通过功能性核磁共振造影检测他们的脑部活动。实验前期没有任何干扰，后期则要求他们在做分类任务的同时数电子仪器的“嘟嘟”声。虽然参加实验者在两种环境下表现得同等优秀，但是核磁共振造影显示他们在不同情况下使用了大脑的不同部分。没有分心的时候，他们使用的是大脑与灵活学习相关的部分——海马；当需要同时做两件任务时，他们使用的是大脑与习惯性学习相关的部分——纹状体（the striatum）。

　　“这些研究结果揭示了在同时做几件任务的状态下学习的成果：虽然分心不会降低学习的整体水平，但会导致在新情况下应用获得的知识的灵活度降低。”主持研究的卡瑞恩·福德（Karin Foerde）、巴巴拉·诺尔顿（Barbara J.Knowlton）和拉舍尔·鲍得拉克（Russell A. Poldrack）总结说。

　　 紊乱的世界

爱德华·哈勒威尔认为，同时做几件事情可能会很不错，因为可以增加工作的多样性。但是他认为那种从电子表格到电子邮件，再到网页，然后到黑莓手机的注意力快速转换的多重任务却可能给工作带来损害。哈勒威尔的新书《忙得发疯》（CrazyBusy）提供了“一些应对注意力缺失紊乱（ADD）了的世界的策略”。幸运的是对于那些注意力不易集中的人，这本书可以在两到三个不被打搅的晚上读完。

　　哈勒威尔认为，工作和生活的快节奏几乎已经给每个人打上了难以治愈的注意力缺失紊乱（ADD）的烙印。他们可能“有很多项目在同时进行却常常无法按时完成而不得不推迟；经常凭冲动做出一些决策，因为头脑超负荷运转；觉得自己如果把所有的事放在一起做的话可以完成更多……而且常常觉得忙得不可开交，却又感到效率并不高。”

　　这听起来很熟悉么？也许不是。至少大多数人会觉得，一天中他们没有足够的时间来处理自己该做的事，而且情况正变得越来越糟。哈勒威尔的书为改善这种状况提供了许多有实践意义的建议，其中很多与合理安排时间的课程相似。

对于那些太忙而没有时间读书的人，可以参考哈勒威尔在接受采访时提出的如何平静下来重新集中注意力的一些要点：首先，控制你的生活，虽然你很清楚这种控制有可能并不可行或者有利；第二，排序——明确哪些任务最重要；第三，重新修复那些被现代科技打破的边界。“关上门，关掉手机，”他建议说，“为你的一天确定一个完结点，并且确保自己享有不被打搅的空间。”

　　怎样才能从老板手中拿回对自己的控制权，或者说保持自处的空间呢？如果像大多数财务人员一样，每天中的大多数时间你的门始终要保持敞开状态随时待命，又该怎么办呢？

“那么，”哈勒威尔回答说，“你要进行‘沟通’，要和上司或客户说：我很忠诚，我会做你想要的一切。在此基础上，该如何更好地让我为你工作呢？让我们来看看你是如何使用我的脑力的吧。当我随叫随到时，当你打搅到我的工作时，其实付出了相当的成本。因为我不可能马上重新回到我正在做的事情中去。我想你应该知道，当你随心所欲地打断我时，会让我丧失一定的生产率和工作效率。”

　　这并非和老板较真，哈勒威尔坚持说。但是如果你不能和上司顺利进行这样的谈话，“那你应该换一个工作，因为那意味着你的处境不容乐观”，他说。

最后，组织好工作、设定好边界、掌握了时间管理的方法仍旧不够，哈勒威尔认为。情绪也是很重要的，人们常常低估了情绪在自己达到最佳表现时所扮演的角色。“正在身形消瘦处境糟糕的时候，却可能将工作组织得非常好，但仍会感到面对现代生活的巨大压力。”他写道。因此他建议要保持充足的睡眠、健康的饮食，而且保证每天都有一些积极地与人沟通的机会。

　　“你不是一个机器，”哈勒威尔说，“能否管理好自己的大脑正是成败关键之所在。”并且快乐的大脑“更会思考”。

　　本文经许可，摘自《财务总监》杂志2007年8月刊。