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时间管理新手入门

　　人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。　　这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD，这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。　　GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。　　重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

时间管理是什么

●将事情整理得有条有理的方法。 如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。 ●将事项组织化 将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。 ●将任务化成工作清单 将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。

第一步：收集(Collecting)

基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的(如三层文件匣)，也需要记想法事件的(如小记事本or PDA)，这是所谓的收集。 当杂事进来，你先初步分为可以行动和不可以行动两种，可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION，下一步行动又有以下几种： 1.规划任务(也是一种下一步行动) 2.执行任务事项(多步骤的下一步行动) 3.执行单一下一步行动

这样，所有的事都有下一步行动了。所有的下一步行动现在要再做进一步分类，你现在有时间时，两分钟内的事就立刻完成，无法两分钟内完成的又分为三种： 1.等待清单 这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案) 2.Calendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间) 3.下一步活动清单 不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TODO来放置。

第二步：整理(Processing)

第二步是要整理，我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来，分门别类一下(如垃圾参考资料、孵化资料、任务、计划中的任务、列在行事历的事件、授权给他人处理的事件、下一步行动、两分钟内的行动) 这一个表在GTD那一本书有里面有。

第三步：组织(Organizing)

第三步要组织，其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念。

1.档案系统：需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。

2.工作清单：基本上分为任务清单，下一步行动清单，等待清单，未来／某一天清单 ⑴下一步清单 先说下一步清单。基本上这是重要的清单，当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以要分类。目前分类的方式主要是采已地点为主，如家中，工作地点，外出，电脑前，电话旁等。如此你的工作效率会大大提升。 ⑵任务清单 此部分列出目前进行中任务，可以用MEMO，Bonsai，Projects等软体另行列出。 ⑶等待清单 你授权给人做时，要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度。 ⑷未来／某一天清单 你想到的点子，未来才要实现的计划等。

第四步：回顾(Reviewing)与检讨(Checking)

第四步是要检讨，也就是WEEKLY REVIEW，这部分是一周一次。

通常我会在一天的开始，中途及结束作一次Check (or review)，如果事情没有完成，就利用DateBK5之Float，Repeat，改日期，或删除，让他各有所属，完成者则让他隐藏，这样万一某天没check时，还可以日后很快检视出来，也就是一天过去之后，我的行事历通常都是空白，好像把桌上的公文清空一样，很有成就感。Check后，接回第二步继续整理，这样比较符合 "Plan-Do-Check-Act"的品质管理循环。 Weekly Review就要花很久(起码两三个小时)，我想这是因为我的任务清单中除了任务的名称外，我还一并要作任务的计划(PLAN)，所以在MEMO中思考，规划，花了不少时间，我估计在两周左右，WEEKLY REVIEW应该可以只花约两小时(含任务的规划)。但我觉得时间省不大下来，因为我还一并会作工作规划(作公司一些企划案的思考)，所以会花很多时间。因为你本来在做企划案时也要花非常久的时间。用GTD会让你将花的时间更有效率，但如果你是工作狂，你每天花在工作的不会较少，只是做出来的品质较精致。

第五步：执行(Doing)

当你拿到新PDA，或随时准备开始应用GTD来管理你的时间与生活时，马上可以照下面的方法利用PDA内建软体应用GTD： Todo 熟悉以后可以用Datebook，shadow plan，lifebalance等软体代替。

●列出所有藏在心中的待办事项 从明天要去佳乐福买面包、泡隔壁的美眉、抽时间陪小孩等都要列出，将心里的杂事清空(先不分类)，若在50项以下可能您还没有列完全。建议再想想有无遗漏，完全记录下脑海里的意念，事情不能无限期留在收件夹里。如果没有采取行动，这些事绝对会悄悄爬回心头。 ●清空收件夹 两分钟内可以完成的下一步行动就要马上执行，一次只处理一件事，而且对每件事都要做出决定。 ●剩下项目分类置入组织系统 一次处理一件事，分类好并决定了下一步也就结束了对这件事的牵肠挂肚。想清楚可以在哪里，以及不能在哪里进行这些行动，并以此组织清单。

DateBook 将必须在特定时日完成的行动填入Datebook，但每月应完成事项的清单不应该记录进行事历。 Memo 堆放次级清单。 Address 将电话号码写在联络对象旁边以免为找电话号码而延迟回电意愿。(善用各软体中的Phone lookup功能)