二流的管理一流的流程 救火CIO需自救

    其实，这是从技术人员成长到企业的CIO必须要经历的一个阶段。只是有的人时间长，有的人时间短而已。作为CIO，一定要学会突破这个瓶颈，否则的话，将不能胜任这个CIO的岗位。

    笔者也是这么一步步走过来的，在自我发展的过程中，也充当了一段时间的“救火员”。关于CIO如何突破这个“救火员”的角色，也有点心得。下面笔者就把这个心得分享出来，给有需要的朋友提供点帮助。

    一、三流的员工、二流的管理者、一流的流程。

   三流的员工、二流的管理者、一流的流程，这是很多国外企业能够成功的经典哲理。如KFC或者麦当劳，他们为什么会这么成功，其实，他们的员工也不见得文化水平有多么的高。但是，他们之所以取得这么成功，个人觉得，是他们的流程管理的好。笔者以前有幸参与过KFC的一个流程重组项目，他们对于扫厕所，这么一件小事情，都有流程的规定，首先该做什么，第二步该做什么;厕所一天打扫几次，什么时间打扫，打扫完后该签字确认，等等，都有非常详细的规定。真是因为他们流程制定的好，又花大力气让员工遵守这个流程，所以，即使他们的员工，文化水平不高，但是，他们的企业也可以做得很出色。

    其实，这就给我们CIO一个很好的提示。有时候，我们会郁闷，为什么一件不复杂的工作，做起来环节多时间内长呢？

   如以前我让我们部门负责硬件的技术人员，去调查各个部门对于UPS电源的需求，可是，迟迟等了一个星期，还没有结果。后来笔者分析原因，主要还是在于这个技术人员不知道该如何开展需求调研的工作，因为他以前没有接触过这些需求收集方面的工作。不得已，笔者只好把需求调研的流程，跟技术人员描述了一遍。如第一步是先了解若不用UPS，可能会造成什么后果，把这个制作成一份表格;第二步让各个部门的员工针对这种表格，看看自己的日常工作中，有没有遇到过这种问题;第三步对收集上来的调查报表进行统计，看看员工遇到的一些共性问题以及问题发生的频率。这这么简单的三个步骤，技术员由于不知道这个流程，所以，做起工作来就没有头绪了。若直接去问员工，你们需要UPS吗？员工可能还会反问你，什么时UPS？那不是闹笑话吗？

   所以，笔者认为，CIO要脱离救火员的角色，首先需要做的一件工作，就是规范日常信息化管理的流程。因为只有流程定义清楚了，该怎么做都一一的描述清楚，如此的话，你下面的员工才会成为你的帮手。在遇到问题的时候，不需要你交代，他们就知道该怎么做怎么做;而且，你也知道他们是在如何处理的。因为都是按照流程一步步的处理的。我们要像肯德基学习，像连扫厕所这种小事情，都要定义流程来进行管理。若CIO在日常工作中，把各项工作的流程都定义清楚了，那么CIO只需要在旁边看看就可以了，遇到问题的时候，下面的人就自然而然会按照流程一步步的走下去。只要流程定义的好，笔者相信，即使是三流的员工，也可以帮助CIO，提高工作效率。

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    二、寻找好的工作流管理软件

   其实，不仅对于企业的生产经营来说，需要工作流管理软件，来提高流程的可控性。而CIO却往往忽视为自己的工作找一个工作流管理软件，来提高工作效率。如某个员工提出另一个邮箱管理的需求，如他们希望能够群发邮件，而不是一个个的输入邮件地址，也就是说，能够通过邮件组进行群发邮件。这个需求他们提出来之后，CIO需要知道，这个需求邮箱管理员解决的怎么样了。不然的话，下次员工问道的话，CIO就哑口无言了。其实，这CIO明显可以通过工作流管理系统实现管理。

   如当用户把这个需求录入工作流系统之后，笔者就会根据这个需求的类型，指定具体的负责人，如笔者把这个需求指定让邮箱管理人员负责完成。然后，邮箱管理人员就会在工作流系统中，看到我交待给他完成的任务，然后，他就可以根据问题实际的复杂程度，得出一个预计的解决问题时间。以后，问题解决到哪个步骤，我都会让邮箱管理员在工作流系统中反映。如此的话，就方便我对他们的监督，他们也就不敢偷懒。如此多管齐下，我们CIO就不需要到处的去救火，因为下面有人员在帮我们救火，我们只需要坐在办公室进行指挥就可以了。

   笔者自从采用了工作流管理软件之后，再也不用自己去督促他们的工作，也不用为了一点芝麻大小的问题去开会协调。因为工作流管理软件中可以反映出他们的工作成果，而这个工作成果则直接跟他们的绩效考核与奖金挂钩，也不用担心他们不努力工作。也就说，我们可以凭借工作流系统，对他们进行绩效考核。如此的话，可以激励他们，为我们CIO卖力。

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    三、工作要重在预防

    笔者个人认为，CIO的工作重点应该放在预防上面，而不是出现问题再充当救火员去到处救火。

   如在笔者企业里有LINUX与微软操作系统两个系统平台。但是这两个系统平台合作的不是很好，如在一些linux系统里建立的文件，在微软的操作系统中打开会有乱码的情况，反之亦然，这是因为两个操作系统的文字编码不对所造成的。遇到这种情况，若我们不预先采取措施的话，只能够在他们遇到问题的时候，再过去把他们转换字符。这无疑会让我们累死。其实，我们完全可以预先采取措施，防止这个问题的出现。如笔者在对员工进行培训的时候，特别强调在书写办公文件的时候，或者书写内部邮件时，要用什么字符写，不能用一些特别字符，否则的话，后果自负。在如此的要求下，一个月之后这个问题就很少发生了。因为员工已经知道，采用什么样的字体不会有乱码的情况。其实偶尔不小心，出现乱码时，他们也知道该如何处理。所以，给他们打了这个预防针以后，笔者就不用再为这些小问题而到处去救火，可以抽出时间来对企业的信息化战略进行研究与规划。

   如我们还可以把一些用户常见的问题处理方法，放在网络上进行公开展示，如此的话，在遇到一些简单问题时，他们可以自己解决，而不需要让我们去处理。如笔者企业有不少员工不知道如何在Linux下更改自己的登陆密码，以前的话，用户每隔一段时间就需要更改一次密码，老是来麻烦我。我看实在应付不下去了，就在企业内部网络上，对如何修改Linux系统的登陆密码做了图形并茂的描述。如此的话，员工看了这个说明，自己也就会更改密码了。那么他们遇到类似的问题时，就不会来烦我了。所以，笔者建议，我们CIO要把一些常见的操作方法放到网上去，如如何给邮件添加签名、如何把邮件地址加入到地址簿、如何更改ERP系统的登陆密码、如何设置WORD、EXCEL等文件密码、如何设置这些办公软件的自动备份功能以减少意外当机所带来的损失、如何解决文件或者邮件乱码问题等等。其实，这些工作的话，只要按照说明一步步做下去的话，员工自己都可以解决。所以，就不需要我们出马，我们CIO也就不会为了这么一点小事情，跑过去救火了。

   消防员，是对现在很多CIO的工作一个生动的写照。笔者以前也作过一段消防员。后来，笔者在工作中不断的总结，不断的改进，采用了上面讲的一些方法，如利用工作流系统来解决用户的需求问题，让用户反映的需求与问题能够有序的管理与解决;同时加强用户的培训，并把一些常见问题的解决方法放在网络上，从而让员工可以独自自主的解决一些常见问题，这也让我松了一口气。通过这些措施，终于让我成功摆脱了这个消防员的角色，让我们能够抽出更多的时间，去思考企业的信息化战略，去思考如何提高企业现有的信息化管理成功。笔者相信，只要各位CIO同道中人，都能够积极的思考，积极的去改进，都能够摆脱这个消防员的角色。俗话说，只要人类一思考，上帝都会笑。怕的就是我们CIO自愿充当这个角色，那么就谁也帮不了了。