审计业务文书常见不规范用法

　　审计业务文书的规范，代表了一个单位的整体面貌和工作水平，也是维护公文严肃性和权威性的要求。审计干部勤于学习，作风严谨，因此审计系统的公文一向比较规范，但由于对相关文件学习不够或信息渠道不畅等原因，目前各级审计机关尤其是基层审计机关的审计业务文书中仍多少存在一些问题。下面笔者将审计业务文书中常见的错误归纳如下，并将相关规定或参考资料附后，以使读者知其然，还知其所以然，希望对广大审计干部有所帮助。

　　一、发文字号的括号

　　常见错误：使用方括号，如哈香审报[2009]4号。错用的原因，一是部分审计人员不知方括号和六角括号是两个不同的标点符号（括号分为圆括号即小括号、方括号、六角括号、方头括号即黑括号、大括号）；二是计算机键盘上无六角括号的直接录入键，因而在WORD中使用智能ABC输入法或五笔输入法录入较为麻烦。

　　参考资料：《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704-1999）规定，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

　　正确用法：使用六角括号，如：哈香审报〔2009〕4号。

　　注：几种输入六角括号的方法，一种方法是右击智能ABC托盘上的小键盘图标，选择“标点符号”，出现的软键盘中“A”和“S”对应的即为“〔”和“〕”；另一种方法是选择WORD菜单“插入”--“特殊符号”，在标点符号页框中选择即可；第三种方法是设置自动替换，选择WORD菜单“工具”--“自动更正选项”，选择“自动更正”选项卡，保证“键入时自动替换”复选框为选中状态，在“替换”文本框中输入“[”，在“替换为”文本框中输入“〔”，然后选择“添加”按钮，“〕”也做同样设置，这样，在以后录入中就可以通过计算机键盘的“[”和“]”来输入六角括号了，此种方法最为简便，建议采用。

　　二、发文字号和标题里的阿拉伯数字

　　常见错误：发文字号和标题里的年度等阿拉伯数字使用全角，如哈香审决〔２００９〕４５号、哈尔滨市香坊区审计局关于XX局２００７和２００８年度财务收支的审计决定。

　　参考资料：2004年7月1日审计署办公厅下发的《审计署办公厅关于印发公文处理全员培训答疑材料的通知》指出，发文字号和标题里的阿拉伯数字，行政机关公文格式标准未就此作出规定，参照国务院印发的公文，发文字号和标题里的阿拉伯数字一般使用半角。

　　正确用法：发文字号和标题里的阿拉伯数字一般使用半角，如哈香审发〔2009〕45号、哈尔滨市香坊区审计局关于XX局2007和2008年度财务收支的审计决定。

　　三、文章结构层次序数

　　常见错误：“（一）”和“（1）”等序数后使用顿号，“1.”没有使用齐线墨点，而是用顿号，写为“1、”。

　　参考资料：《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》（国发〔2000〕23号）第二十五条第（六）项规定，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　正确用法：“（一）”和“（1）”等序数后无顿号等标点符号，第三层为“1.”中数字1后为齐线墨点。

　　四、引文末尾的标点符号

　　常见错误：保留引用法律、法规、规章、规范性文件内容末尾的句号、分号。

　　参考资料：《语文基础知识手册》等资料指出，标点符号分为标号和点号，句号、分号为点号，使用引号时，若引文不独立，引用的话只作为作者自己的话的一部分时，不管它是不是完整，后引号前都不能有点号（问号，叹号除外）。

　　正确用法：我们所引用的法规内容，从句子成分来说，只是句中的一个定语成分，不独立，因此，原来引文中末尾的句号、分号等点号等要省略。

　　五、金额单位

　　常见错误：在同一审计业务文书中，“万元”和“元”混用。

　　参考资料：《审计署办公厅关于规范公文处理工作提高公文质量的通知》（审办办发〔2003〕151号）在“当前公文处理工作中存在的主要问题”部分指出，数、量词等使用不规范，在同一份文件里“万元”、“元”混合使用。

　　正确用法：在同一审计业务文书中，金额单位应尽量统一。

　　六、金额小数点保留位

　　常见错误：有角无分的金额，在小数点后只保留一位，如壹佰捌拾叁元玖角写为183.9元；无角分的金额，在整数后加“.00”，如叁仟柒佰捌拾肆元写为3784.00元。

　　参考资料：《审计署法制司关于印发<审计报告>和<审计决定书>参考格式的函》（审法字〔2005〕1号）指出，审计报告中的数值（包括百分数）除整数值外，小数点后一律保留两位。

　　正确用法：当金额有角无分时，分位应当写0，如写为183.90元的形式；当金额无角分时，不加“.00”，写为3784元的形式。

　　注：《审计署法制司关于印发<审计报告>和<审计决定书>参考格式的函》仅发至审计署机关各业务司、各派出审计局，笔者建议基层审计机关参照执行。

　　七、审计报告人称

　　常见错误：在审计报告中使用第二人称，使用“你单位”、“你局”、“你办”的说法。

　　参考资料：《审计署法制司关于印发<审计报告>和<审计决定书>参考格式的函》指出，审计报告中称呼被审计单位一律采用第三人称形式，一般使用被审计单位名称，或称“该单位”。审计报告中单位的名称（包括被审计单位名称）应使用全称或标准简称，没有标准简称的，第一次称呼应使用全称，其后如需使用简称，应在第一次使用全称后标注“（以下简称‘××××’）”。

　　正确用法：按《审计署法制司关于印发<审计报告>和<审计决定书>参考格式的函》规定执行或参照执行。

　　八、“账”与“帐”

　　常见错误：使用“帐”。

　　参考资料：中华人民共和国教育部、国家语言文字工作委员会于2001年12月19日发布《第一批异形词整理表》在注释中指出，“账”是“帐”的分化字。古人常把账目记于布帛上悬挂起来以利保存，故称日用的账目为“帐”。后来为了与帷帐分开，另造形声字“账”，表示与钱财有关。“账”“帐”并存并用后，形成了几十组异形词。《简化字总表》、《现代汉语通用字表》中“账”“帐”均收，可见主张分化。二字分工如下：“账”用于货币和货物出入的记载、债务等，如“账本、报账、借账、还账”等；“帐”专表用布、纱、绸子等制成的遮蔽物，如“蚊帐、帐篷、青纱帐（比喻用法）”等。

　　正确用法：使用“账”。

　　九、引用法律、法规、规章、规范性文件发文字号

　　常见错误：引用规章和规范性文件时，未列明发文字号。

　　参考资料：《审计署法制司关于印发<审计报告>和<审计决定书>参考格式的函》指出，在引用法律和法规时，一般应列明文件名称、具体条款号及条款内容；在引用规章和规范性文件时，一般应列明发文单位、文件名称、发文号、具体条款号及条款内容（笔者认为，在引用规章和规范性文件时，如果文件名称或发文号中能够反映出发文单位，则发文单位可以省略）。

　　正确用法：在引用法律、行政法规、地方性法规时，一般可不写发文号，如表述为违反了《中华人民共和国会计法》第二十三条、根据《财政违法行为处罚处分条例》第十七条、根据《黑龙江省罚没和扣押财物管理条例》第八条等。在引用部门规章、地方性规章和规范性文件时，应列明发文号，如表述为违反了《行政单位财务规则》（中华人民共和国财政部令第9号）第十一条、违反了《哈尔滨市行政事业单位财务管理规定》（哈尔滨市人民政府令第110号）第九条、违反了《黑龙江省预算外资金管理实施办法》（黑政发〔1998〕17号）第五条、违反了《哈尔滨市科技风险基金管理暂行办法》（哈政办发〔1999〕25号）第八条等。

　　注：部分审计人员引用部门规章和地方性规章时，将文号改为发文机关代字、年份和序号的形式，如写为《中国人民共和国发票管理办法》（财政部令〔1993〕6号）《哈尔滨市行政事业单位财务管理规定》（市政府令〔2003〕110号），笔者认为此种写法不够规范，写为《中国人民共和国发票管理办法》（中华人民共和国财政部令第9号）和《哈尔滨市行政事业单位财务管理规定》（哈尔滨市人民政府令第110号）的形式更为合适。