Wiki推动内容管理软件获得高利润空间

Wiki推動內容管理軟件獲得高利潤空間
2006-2-13  信息周刊
在任何企業中，做過團隊項目的人都會知道，文件管理是一場怎樣的噩夢。要麼是電子郵件通過不同的路徑發送；要麼是電子數據表格和Word文檔傳來傳去，結果沒人知道最新版本究竟在誰手中；要麼是把會議記錄儲存
在自己硬盤中的行政人員出去度假了；要麼就是市場營銷的戰略在改變，卻沒有告知網絡管理員升級公司的內部網。
Wiki這種協同工具，能解決上述所有問題。它與很多傳統的內容管理系統不同，Wiki非常簡單，就連非技術背景的員工也能使用。儘管Wiki存在已經有10年之久，但在企業應用方面卻剛剛起步。就像Web剛剛進入商業領域時一樣，Wiki也將經歷一個快速發展、激烈競爭，以及存在一些不合理應用的過程。本文所提供的Wiki應用指南，將要告訴你的是，如何最合理地運用這種頗有價值的協同工具。
Wiki.org網站把Wiki描述成「可能是能夠實際發揮作用的最簡單的在線數據庫。」它的名稱來源於夏威夷的單詞Wiki-Wiki，即「快、快」的意思。Wiki從根本上來說，是任何人（或至少是任何得到許可的人）都能夠創建或編輯的Web頁面。
Wiki最著名的應用案例就是Wikipedia.org，這是一種由任何喜歡它的人編寫和維護的在線百科全書。聽起來似乎有點亂，但事實並非如此。它是經過認真研究、認真編寫，並得到高度認可的信息源。如果有人對某一條目做了不正確或不適當的修改，其他人就能把頁面恢復到以前的樣子，或者保留變化，但要進行進一步的編輯。目前，有數千人維護著這個網站（或至少在他們比較擅長的某些領域），進行事實核對並在必要時進行編輯。這樣，這個網站的內容質量一般都比較高。
因為Wiki最初被看作是非常意義上的開源項目，有人就爭論說，真正的Wiki不應當有作者身份限制。雖然在個別案例，比如Wikipedia.org中，這是行之有效的，但通常而言，這種做法不太可行。在商業環境中，Wiki最好的實施方式，就是在防火牆後面，完全供內部用戶使用。
Wiki在公眾商業領域的應用也並非都很成功。2005年6月，《洛杉磯時報》（Los Angeles Times）創建了一個Wiki，希望能將主題定在伊拉克戰爭上。編輯寫了一個題為「戰爭及其後果」的評論文章，邀請任何關心此事的人對該文章進行改寫，以達到最佳效果。遺憾的是，網民們把Wiki編輯看做是發放垃圾宣傳的最佳所在，於是在上面隨便塗寫色情和粗俗的文字，經過3天痛苦的維護後，該報社放棄了這個Wiki。
為此而指責《洛杉磯時報》，是否公平或正確呢？當然不。也許報社期望過高了；也許它錯誤估計了在Web用戶中，幼稚用戶的比例。但「Wiki社論」真正的問題是：報社用Wiki做網絡日誌（Blog）的工作。Wiki在結構上能處理談話，但這並非它的長處。相反，Wiki所擅長的是協同。它能隨著內容的變化保持一系列獨特的文檔，並為組織這些信息提供有機的方式。
由於Web以及廣泛意義上網絡的出現，信息出版和共享的成本大大降低，使得Wiki成為了吸引企業的殺手級應用。在Wiki出現以前，要達到同等的信息管理水平，必須要採用昂貴的企業應用軟件。現在，因為大多數Wiki是基於開放源代碼的，對於選擇開源的企業來說它是免費的，對於想為實施和支持Wiki服務付費的企業來說，它也是相對便宜的操作方法。
Wiki的設計是用來在團隊內部和團隊之間交流信息。它的威力來自於，沒有時間滯後、也不需要任何特別的管理措施或傳送的必要，用戶只需訪問和更新一個共同的Web站點。
首先，Wiki便宜，可擴展，容易安裝，而且不需要大規模的軟件部署。它還能與現有網絡架構很好地對接。比如Wiki軟件製造企業Socialtext公司（Socialtext Inc.）專注於使Wiki平台與現有的安裝在企業防火牆後面的全球身份認證和註冊系統共同工作。再者，Wiki是基於Web的，所以在採用的過程中幾乎無需學習，它還讓用戶自行決定內容相關性，而不是依賴於中央傳輸中心或線性傳輸鏈。
Wiki的主要好處在於它能夠有機地組織自身。換句話說，用戶能創建他們自己的網站結構，即本體（Ontology），而不是讓內容管理軟件開發商強加給他們。也就是說，Wiki需要由文化語言相同的人來使用，這樣，他們創立的本體和導航就能被大家所理解。
最後，Wiki與生俱來的協同天性，使它有別於內容管理軟件的工作流結構而更具優勢。傳統的項目管理工具根本無法重現Wiki所創立的協作和參與環境。初始設置完成後，Wiki就會由用戶來管理，而非管理員來控制，這使管理員和用戶均能受益。簡單地說，Wiki帶來了Web的傳輸功能，承擔起了繁重的信息管理任務。
那麼，哪些公司在實際使用Wiki呢？Wiki在一些特定商業領域，比如項目管理和規格控制等需要大量的內容管理的領域，獲得了最初的巨大成功。根據時事通訊出版者和咨詢企業Gilbane Report公司對73家公司所做的一次調查，正在試用Wiki技術的主要是一些小型企業（收入在2,500萬美元以下的企業）。鑒於軟件的廉價和易於實施，這並不令人奇怪。然而，一些大型企業實際上也部署了Wiki。
諾基亞公司（Nokia）使用Socialtext 公司的Wiki軟件已接近兩年時間，用來推進「洞察力和遠見」團隊（Insight & Foresight）內部的信息交流。雅虎公司（Yahoo）使用TWiki軟件幫助開發團隊克服因在不同地點工作造成的各種問題。
米其林中國公司（Michelin China）也使用TWiki作為知識管理工具。「我們的目的是共享所有信息、程序，設置文件，這樣我們會減少對某個特定員工的知識依賴，團隊中也不會有人將文件留在個人目錄中。」米其林中國公司IT部門的吉恩?N?西默耐特（Jean-Noel Simonnet）寫道。
Cingular公司、迪斯尼公司（Disney）、柯達公司（Kodak）、摩托羅拉公司（Motorola）和思愛普軟件系統公司（SAP）也都使用了Wiki。那麼，這些企業在做哪些《洛杉磯時報》不能或沒有做到的事情呢？有兩件事情讓他們沒有重蹈《洛杉磯時報》的覆轍：將Wiki部署在企業防火牆後面，並且只作為正式用途。正如預期的那樣，這大大減少了濫用的可能性。而且，要使Wiki對企業社區有價值，Wiki就必須包含大量內部文檔，成為一個由用戶通過瀏覽器維護的內部Web。
對所有的公司來說，一個最基本的挑戰是要確保在組織內部和部門之間流動的信息盡可能減少延誤。Wiki是處理這個任務最有效的方式。它將文檔管理轉變成用戶憑自身敏感就能調整的事情，而不是由內容管理軟件商強加給的預想概念。
內容管理套件現在還沒有發生多大的變化，但它會逐漸感受到來自Wiki的越來越大的壓力。正如企業級Wiki軟件在市場上的表現一樣，內容管理軟件可能會與Wiki結合在一起，綜合兩種工具的優勢，形成一種更新、更強大的應用軟件。看著吧，Wiki或Wiki混合工具不久就將出現在你的工作中。
何時用Wiki，如何判斷使用Wiki是否有意義？
如果你有如下需要，就可以考慮部署Wiki：
你希望迅速以便宜的價格建立公司內部網絡，而不想以犧牲功能或安全為代價。你希望在一個員工都可訪問到的地方發表一些商業文件，並讓員工不費力、沒有冗余風險地管理這些文檔。你希望管理和組織會議記錄、團隊日程和公司行事日曆。你需要一個項目管理工具，它便宜、可擴展、可通過任何Web瀏覽器進入。你需要一個中央場所，讓團隊成員能夠瀏覽和修改共享文檔。
如果你有下列情況，Wiki可能不適合你：
你需要使用複雜的文件格式。一些Wiki平台只能支持文本或HTML文件。你可以考慮使用基於PHP/SQL的Wiki平台，能處理更多的文件類型。你沒有可以對此負責的員工。你需要某位員工能建立網頁命名和連接維護的規範。如果連接沒有得到比較恰當的維護，文件就會「丟失」掉。協同模式不適用於你的集團或工作場所。
你尋找的是意見交流的工具。儘管大多數Wiki確實包含一個評論區，但它不是傳播意見或進行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標，那麼就請使用Blog好了。
誰在開發Wiki工具？
目前，Atlassian軟件公司（Atlassian Software）、JotSpot公司和Socialtext公司是企業級Wiki軟件的領導企業。JotSpot公司是由Excite公司（Excite Inc.）的聯合創始人創立的。JotSpot公司的專有工具JotSpot並不是開源工具，但它在開源項目中能免費使用。通過提供表格和整合外部數據的功能，JotSpot能克服Wiki局限於處理文本文件的問題。
Socialtext公司基於開源的KWiki軟件，有預裝Wiki軟件的獨立設備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎幾乎全由開源庫構成，開源社區和項目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。
在完全的開源和非商業領域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯並批准文章的編輯引擎和工作流項目管理系統。TWiki能利用服務器端插件模塊進行大規模擴展，可用來處理日曆、電子錶格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYG HTML編輯器，稱為Epoz，能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業用來初次嘗試的Wiki。
Wiki能集中所有類型的企業數據，如電子錶格、Word文檔、PowerPoint幻燈片，即能在瀏覽器上顯示的任何東西。它還能嵌入各種標準的通信媒介，如電子郵件和即時信息等。基於PHP、負載量大的Wiki，能直接與企業數據庫對接，導入視頻和圖像文件。Wiki的功能只受限於實施維護人員的編程技巧。
幾乎同等重要的，Wiki還有內置版本控制。如果要做改動，必須要創建改動者記錄，轉換到以前的版本也只需要點擊幾下即可。注意到這一點很重要，即在Wiki中放置文件，並不一定要使所有訪問者都能編輯它。比如，市場部可以讓銷售團隊或整個公司都看到一份PowerPoint 幻燈片，但不允許他們修改或重寫。可以讓文件被編輯，也可以不讓所有者隨意處理，這種性能使Wiki成為特別靈活的信息管理方式。
現在項目管理和協同軟件已經太多了，那為什麼還要用Wiki呢？
你沒有可以對此負責的員工。你需要某位員工能建立網頁命名和連接維護的規範。如果連接沒有得到比較恰當的維護，文件就會「丟失」掉。協同模式不適用於你的集團或工作場所。
你尋找的是意見交流的工具。儘管大多數Wiki確實包含一個評論區，但它不是傳播意見或進行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標，那麼就請使用Blog好了。
誰在開發Wiki工具？
目前，Atlassian軟件公司（Atlassian Software）、JotSpot公司和Socialtext公司是企業級Wiki軟件的領導企業。JotSpot公司是由Excite公司（Excite Inc.）的聯合創始人創立的。JotSpot公司的專有工具JotSpot並不是開源工具，但它在開源項目中能免費使用。通過提供表格和整合外部數據的功能，JotSpot能克服Wiki局限於處理文本文件的問題。
Socialtext公司基於開源的KWiki軟件，有預裝Wiki軟件的獨立設備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎幾乎全由開源庫構成，開源社區和項目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。
在完全的開源和非商業領域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯並批准文章的編輯引擎和工作流項目管理系統。TWiki能利用服務器端插件模塊進行大規模擴展，可用來處理日曆、電子錶格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYG HTML編輯器，稱為Epoz，能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業用來初次嘗試的Wiki。