时间管理动力:吃掉那只青蛙

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/07/16 11:35:35

时间管理动力:吃掉那只青蛙

http://edu.cyol.com 张永锡 2010-10-26 08:52:42

  小芸是我家的邻居,今年考进了北一女中(台湾最好的女子中学)。这本来是一件好事,没想到她却烦恼得要命。

  “高中生活和我想象中不一样。”小芸说,“同学都是佼佼者,自己在课业方面当然不能落后,但没想到社团也要花很多时间。我还想参加奥林匹克数学竞赛,现在忙得连睡觉时间都不够了。”

  于是我向小芸谈起了时间管理这个话题,告诉她解决的方法叫做“吃青蛙”。

  “吃青蛙”的概念是我从一本叫做《吃了那只青蛙》(“Eatthat Frog”)的书中得来的。什么是“青蛙”?在时间管理领域有个经典的比喻:“青蛙”代表我们面临的最大、最重要的那一项工作。这件事情会对我们的人生具有正面影响力,但这同时也是我们最容易拖延不做的事情。

  让我们看一看小芸遇到的问题。

  小芸的所有时间,除了睡觉之外,基本上全都被活动、课业、社团这些事情占满了。平时还好说,一旦面临考试,需要投入在学习上的精力就会增多,但小芸又不想牺牲活动及社团的时间——这就导致她不得不熬夜应付课业,反而效果不佳。

  套用时间管理模型,准备课业或考试这件事就是小芸的“青蛙”。小芸既要功课好,又要不耽误参加社团及活动,就需要有效地“吃青蛙”。

  我针对两个重点和小芸分享我的经验。

  第一,你要如何吃完一只“大青蛙”?答案是,一口一口吃。

  “吃青蛙”当然不是毫无方法。举例而言,小芸可以养成每天早起预习功课的习惯,因为早上其他同学都还在睡梦中,往往有一两个小时自己独处的时间,没有人打电话,没有人会用QQ来骚扰。

  这样就有一个大块时间能够专注在预习当天的功课上。看看功课表,今天要上哪些课程,先浏览之前的进度,做个复习,再预览一下老师可能的进度,研读一下,并把想要提问的问题写在笔记本上。我相信这样的习惯一定可以帮助我们面对好一天的课业。

  台湾知名设计师姚仁禄老师曾经说过,生活就该像迈克尔·乔丹打篮球一样,看起来是非常快速的切入上篮,但是他的“快”却是由无数个“慢”组合起来的。看似复杂的工作,事实上可以分解成许多小的行动,我们只要掌握重点,不断前进,留意时间的流逝,让自己保持专注状态,看起来很快的动作,做的时候心境上自然就会觉得很慢。

  妥善运用大块时间,把复杂的工作切割成小行动,可以帮助我们吃下一大只“青蛙”。养成自我鞭策的习惯,建立一个“把分内之事做得又快又好”的名声,是个很有价值的资产,值得我们努力。

  第二,吃掉的“青蛙”越大,你所得到的活力就越大。

  “畅流”(Flow),即一个人完全沉浸于某种活动当中,无视其他事物存在的状态。这种经验本身会给人带来莫大的喜悦,使我们愿意为此付出庞大的代价。

  要进入“畅流”状况有一些要点,例如要有热身的时间——先做一些小工作,交替做不同的小事。这就好像很多典礼开始之前,会有一些铺陈的仪式,接着才进入主体活动本身。除此之外,记得要在自己觉得疲倦之前就赶紧休息。最后,我的另外一个经验是,在第二天早上写日记,回顾一下有哪些做法可以改善,让下次要吃类似的“青蛙”时,可以有更好的方式。

  一次又一次吃掉青蛙的同时,我们也获得了成就感。不只是因为完成了事情本身,更因为在“吃青蛙”的过程中,我们逐步建立起一套良好的系统,得以精益求精。这是一个很好的习惯,持续这么做,我们会发现自己完成复杂任务的能力迅速增强,自信也能显著增加。

  在这里我想引入一个“无敌星星”的意象。

  有一个电动玩具叫“超级玛莉”,在玛莉吃掉无敌星星之后,在一段时间内就所向披靡(这类似我们刚刚提到的“畅流”)。这时候玛莉碰到蘑菇、乌龟、火球这些敌人,都能顺利通过,一路往前冲。若我们生活中也吃下无敌星星,虽然工作很多,但是自己处理问题的状态特别好,兵来将挡,水来土淹,就算事情蜂拥而至,我们也能轻而易举地处理好。

  运用无敌星星的方法,先让自己进入可以专注解决复杂任务的状况,就可以迅速有效地处理手上的“青蛙”,逐步向终点推进。有趣的是,虽然做的是一件很辛苦的工作,我们却乐在其中。

  还是小芸的故事。

  现在是周日上午9点。学姐下午要来家里做客,房间里面还是一团乱;下周六的初中同学会,小芸是主办人,电话一个都还没打;周五放学前,老师要求周一交一个英文报告,现在还没有头绪。此时此刻,小芸面临着一个硕大的工程:要快点把英文报告做完,电话打完,整理房间;更糟糕的是,现在她觉得非常烦躁,什么都不想做。天哪,救救小芸吧。

  这时候我们需要“无敌星星”来帮忙。问题来了——如何能够让小芸进入无敌星星状态呢?

  首先,要准备两个工具,计时器和一张纸。

  拿出一张纸,写下小芸要做的事情:一个是打电话给初中同学,一个是写周一要交的英文报告,一个是整理房间。列好之后,在每一项的后面分别写下5、10、20三个数字。小芸知道,写英文报告对她而言是最重要、最困难却最不想做的一件事——嗯,这就是小芸今天要吃掉的“青蛙”。

  开始“无敌星星”第一阶段,在计时器上设定5分钟,开始计时。现在小芸就可以去打电话通知需要参加聚会的同学了——完成多少都没关系,直到计时器发出停止的铃声。由于打电话这件事只做了5分钟,所以完成第一步很容易。

  之后就切换成英文报告,也是写5分钟就好,因为我们的目的是做好进入“无敌星星”前的热身。有人说5分钟哪能做什么?事实上,小芸可以阅读一下背景资料、打开电脑、搜寻相关资讯等等,这些事情算在一起花不到5分钟就能搞定,顺利完成第二步。

  接下来开始整理房间。同样只有5分钟,所以做起来也应该不难,完成第三步。到这里小芸已经热身完毕,可以进入第二个阶段了。

中青在线-中国青年报

  “无敌星星”第二阶段,将计时器设置成10分钟,开始打同学会电话。很奇妙,小芸觉得这次的难度会低得多,打起电话也越来越顺,和同学谈笑风生,联络交流各种讯息。

  10分钟之后,写英文报告。这次心情轻松多了,打字越来越快,还不时想到许多新点子,小芸几乎停不下来,直到计时器发出“嘀嘀”的声音。是的,小芸这时候已经进入“无敌星星”状态,动作开始快了起来,而且越来越专注。

  接下来是整理房间的10分钟,这时候因为进入了“无敌星星”状态,小芸的动作也非常利索,而且心情很轻松。

  “无敌星星”第三阶段,小芸继续交替完成打电话、写英文报告、整理房间的任务。这次每项任务有20分钟的时间,因此她一下子就打完所有的电话,整理好房间,只剩下英文报告还没有完成。小芸稍微休息了一下,之后一鼓作气把英文报告完成了,顺利吃掉了今天的“青蛙”。

  为什么小芸会进入“无敌星星”状态呢?

  心理学认为,人的头脑存在着意识和潜意识两个部分,例如第一阶段中要写的英文报告,虽然一开始只做了5分钟准备动作,但我们在做其他事情(打电话及整理房间)时,潜意识也在不断搜索之前写报告的经验,整合相关信息,做好了接下来要如何继续写下去的准备。到了第二阶段,我们就能够列出一些报告的内容,到了第三阶段,自然就有更多潜意识搜集到的资料,帮助我们顺利完成任务。

  在整个运用“无敌星星”技巧做事的过程中,切换工作项目等于是休息,因此让我们保持状态,持续地做下去。不过也要记住,应该适当地放松一下,每30分钟站起来走一走,喝喝水,看看窗外——因为心理上虽然不疲惫,但是身体还是会受不了的。

  吃青蛙的三条黄金法则

  吃青蛙法则一:如果每天早上要做的第一件事就是吃掉一只活青蛙的话,那么你会欣喜地发现,这一天里再没有什么比这个更糟糕的事情了。

  ——“活青蛙”代表了那些对个人而言最重要的任务,如果不积极采取行动,就可能因为它而耽误时间和机会。当然,这样的任务也会对你的个人生活产生很积极的影响。

  吃青蛙法则二:如果你必须吃掉两只青蛙,那就先吃掉那只长得丑的。

  ——如果你面临两项重要的任务,那么应该先处理更重要的那一项。将“吃活青蛙”当做对自己的一次考验、一个挑战。面对任务时,要抵制住“先易后难”的诱惑,时刻提醒自己,每天要做的最重要的决策就是决定先做什么,后做什么。

  吃青蛙法则三:如果你必须吃掉一只活青蛙,那么即使你一直坐在那里盯着它,也无济于事。

  ——改善业绩、提高工作效率的关键在于,每天早上要做的第一件事情,就是对你来说最重要的那件事情,养成这样的习惯并终生保持。不假思索就“吃掉那只青蛙”,是帮助你早日实现人生目标的积极力量。大量研究表明,那些薪水丰厚、晋升很快的人有一个共性,那就是“说做就做”。大凡事业有成、做事高效之人往往能够直奔主题,选择那些最重要的工作,一心一意、持之以恒去完成。