PowerPoint操作技术系列2

PowerPoint操作技术系列二
1.18 复制配色方案
如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击"格式刷"，可以对一张幻灯片进行重新着色;如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止"格式刷"。如果重新着色一张幻灯片，"格式刷"会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击"窗口"菜单上的"全部重排"，然后按上述步骤操作即可。
1.19 旋转图片
在使用PowerPoint提供的艺术图片时，往往需要对图片进行旋转、颜色渐变和阴影变换等操作。因为PowerPoint的操作过程是针对对象的，而这些艺术图片固有的格式又与PowerPoint中的对象不同，因此，在完成一些比较复杂的操作之前，需先将这些图片转变为PowerPoint中的对象，然后再进行操作。下面介绍实现图片旋转的方法:
1.在PowerPoint的文件中，单击"插入→图片→来自文件"命令，调用需要进一步编辑的图片;
2.选中该图片之后，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择"组合→取消组合"命令项，从而使这个图片分解成若干个小单元;
3.在分解后的图片的左上角处按下左键，然后向该图片的右下角处进行拖动，使分解后的整个图片被全部套在矩形虚框中，此时松开鼠标左键，即可出现分解后的图片被全部选中的标记;
4.再次右键单击，在弹出的快捷菜单中选择"组合→组合"命令，使分解后的图片重新组合成为PowerPoint的对象;
5.选中该图片对象之后，再使用鼠标左键单击工具条中"旋转"按钮，即可实现艺术图片的旋转操作。
1.20 快速切换窗口播放模式
在实际使用Powerpoint的演示文稿的过程中，我们往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，默认的鼠标操作是这样的:单击Powerpoint的"幻灯片放映"菜单中的"观看放映"将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用"Alt＋Tab"或"Alt＋Esc"组合键与其他窗口切换。
其实，我们还可以这样操作:
在需要播放幻灯片时:按住Alt键不放，依次按下"D"、"V"键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小，非常方便。
1.21 在PowerPoint中插入Excel图表
如果要在PowerPoint中加入Excel图表，先显示出要添加Excel图表的幻灯片，然后单击"插入"菜单中的"对象"命令，弹出插入对象窗口，如果要创建新的图表，就单击"新建"，再选择"Microsoft Excel图表"。如果要插入已创建好的图表，就单击"从文件创建"，然后再输入文件名称。使用Excel的工具和菜单来更改此图表。在此图表外单击，返回PowerPoint。如果要对此图表进行修改，可双击图表。
1.22 添加动画效果
任务窗格上的动画设计功能视图使得在PowerPoint的幻灯片上添加动画成为一件很容易的事。单击"视图→任务窗格"，在屏幕的右边出现"幻灯片设计"任务窗格，单击任务窗格右上角的箭头，并选择"幻灯片设计→动画方案"，即可在下面的列表中看到各种动画方案。
要在当前的幻灯片上应用或预览PowerPoint中预置的某个方案，直接在列表中点击该方案即可;如果要在所有的幻灯中都使用这一设计，点击任务面板底部的"适用于所有幻灯片"按钮;如果想把这一设计用在不止一个但又不是所有的幻灯片中，点击PowerPoint窗口左端的"幻灯片"标签，在按住Ctrl键的同时用鼠标选取要使用某一设计的幻灯片，然后从任务窗格中选择动画方案即可。
1.23 打印预览幻灯片
PowerPoint 2002包含有打印预览功能。单击"文件→打印预览"命令就可以显示预览窗口。要预览特定的视图，可以拉出预览窗口顶部工具条中"打印内容"标签旁边的下拉菜单，选择要打印的幻灯片。用户可以点击顶部"横向"、"纵向"按钮中的一个可以改变预览输出的方向。如果想把彩色幻灯片转换为黑白的，可以单击"选项→颜色/灰度→纯黑白"命令即可。
1.24 给图片减肥
幻灯片中经常会用到位图和插图，这都会使幻灯片文件迅速膨胀起来。当然，你可以通过手工的方式（例如将所有的图片采用JPG格式存储）压缩幻灯文件的大小，但PowerPoint 2002可以在这方面为你效劳。方法如下:
在创建幻灯片的过程中，用户可以随时通过调用"图片"工具条对一个或几个位图图片进行压缩，单击"视图→工具栏→图片"命令，在屏幕上出现"图片"工具条，点击工具条上的"压缩图片"按钮，弹出压缩图片窗口，在"选中的图片"和"文档中的所有图片"中间进行选择;选择分辨率，根据最后输出的用途在"Web/屏幕"和"打印"二者之间进行选择。注意检查一下"删除图片的剪裁区域"选项，如果该选项没有选，在改变图像大小或对图像进行修剪后，可以将图像复原，并没有真正删除图像的数据;如果选了该项，PowerPoint就会删除这些图像中的相关数据，减小PowerPoint文档的大小。
注意:如果通过选择"Web/屏幕"和"打印"或者选择"删除图片的剪裁区域"选项，就不能够再把图像恢复到最初的分辨率或大小了。
1.25 给重点内容做个标记
在播放幻灯片的过程中，如果你想要对重点内容做标记，只需在放映时单击鼠标右键，选择"指针选项"中的"画笔"，然后就可以用它给重点内容做标记了。
1.26 添加图表
PowerPoint 2002新引入的"图表"命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素可以移动和改变大小。单击"插入→图表"命令，就可以在当前页码中插入一个默认图表，如果想改变图表的样式，可以单击"图表→图表类型"命令在弹出的窗口选择相应的类型即可。
1.27 重新组织幻灯片
虽然在以往版本的PowerPoint中可以对幻灯片进行重新排序、挑选和重新组织，但PowerPoint 2002使得在演示中重新组织幻灯片变得非常简单。
单击"视图→普通"命令，然后点击PowerPoint屏幕中左部的"幻灯片"标签，就会看到PowerPoint 2002显示的草图。要处理草图，只要简单地点击它即可。如果想对幻灯片重新排序，只需单击一个草图，并把它拖到演示中的一个新位置即可。
1.28 重复操作
在PowerPoint中如果想执行同一动作，比如重复修改字体、字型号等，这时按F4键可轻松实现。
1.29 隐藏指针
在播放幻灯片的过程中，右击鼠标，在出现的右键菜单中选中"指针选项"中的"永远隐藏"命令即可。
1.30 制作长时间闪烁的字体
在PowerPoint中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般一闪罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做:在文本框中填入需要的字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。
1.31 在PowerPoint中制作彩色公式（微软Office技巧大赛获奖作品）
首先利用公式编辑器制作好公式，然后返回PowerPoint编辑状态。将公式拖至目标位置放置，然后拖动尺寸控点将公式的大小调整至最佳尺寸。
单击"视图→工具栏→图片"命令，打开"图片"工具栏，单击"图片"工具栏中的"图片重新着色"按钮，打开"图片重新着色"对话框，选中"颜色"复选框，单击"更改为"下拉箭头，弹出下拉列表，单击"其它颜色"选项，从调色板中选择所需要的颜色，如"红色"，单击两次"确定"按钮返回到PowerPoint编辑区中，可看到公式颜色由黑色变为红色了。
1.32 将文字幻灯片保存为图片
如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片先放到PowerPoint中，加入文字后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。具体操作如下:单击"文件"菜单中的"另存为"命令，在"保存类型"框中选择图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后单击"确定"，这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。
1.33 设计目录式的跳转
利用字的跳转功能，可以建立漂亮的目录。设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。具体操作为:选中字框，单击右键，选取"动作设置"项，链接到所要跳转的页面。
1.34 快速复制对象
为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按"Ctrl+C"复制，然后换一页，按"Ctrl+V"粘贴就行了，并且以前设置好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。
1.35 将Word文档发送到PowerPoint
在PowerPoint中，每次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便。其实可以先在Word中将所有内容按一定样式输入，再将它发送给PowerPoint。具体方法是:在Word中打开文档，单击"文件"菜单中的"发送" ，再单击"Microsoft PowerPoint"。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题;每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。