企业文秘人员如何提高文字工作水平

2009-7-15
对于企业文秘人员来说，公文写作既是我们上情下达、下情上达即上报信息、传递文件的重要基础保障，又是我们综合素质的一种体现。实践告诉我们，文字工作做好了，企业文秘人员的参谋辅政、政务服务等职能才能更好地得以发挥。然而，要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事情，它不仅需要文秘人员具有踏实的工作作风和吃苦耐劳精神，同时还必须具有广博的文化知识、深邃的道德素养、高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。   那么，企业文秘人员如何才能驾轻就熟、落笔成章，全面掌握并不断提高文字工作水平呢？结合多年文秘与宣传工作实践，笔者有以下几点体会，愿与大家分享：
一要敏学，注重知识结构的更新：古人曰：敏而好学，不耻下问。一般来说，企业办公室处理的多数文字材料都政策性较强，具有相当的广度和深度：加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至数小时内就得交稿。这时候，如果企业文秘人员没有一定的文字功底和练达的素材，将难以胜任，难以满足工作需要。
不断接受新知识、新理论、新观念，不断强化自我学习能力，不断更新自己的知识结构，是企业文秘人员提高工作水平的基础和保障。因此，企业文秘人员要十分注重敏学。首先，要勇于发扬“钉子”精神，善于挤时间学习，并且要有针对性地做些读书笔记。要注意克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际困难，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时时刻刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中，在学习中干好工作。其次，要拓宽学习的知识面，不断丰富学习的内容。古今中外、天文地理、科教文卫、民俗谚语、正反事例等等，只有学得多、看得多、见识广，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。第三，要避重就虚，讲究学习得法。每个人的时间和精力都是有限的。尽管文秘工作要求我们成为写作上的“专家”或一个博学多才的“杂家”，但是，要想什么都精通、什么都会，人的精力显然是不可能达到的。关于这个问题，我的经验是，可以通过以下三种方法弥补：一是通读，如对历史、文学类知识，只要了解掌握其大概或精要内容即可；二是有选择地阅读，如报刊杂志、名言妙语、时令短信等；三精读，如行业法律法规知识、公文写作知识和办公室工作技巧等。通过博览多学，兼收并蓄，不断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识，做到知人之先、晓人之全、见人之深，从而不断增强写作的预见性和创造性。
二要博采，注重平时素材的积累：厚积才能薄发。企业文秘人员要十分注重广泛收集素材，注重平时大量写作材料的积累。战国时期的大教育家荀子在《劝学》中提到：“不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江河”。企业文秘人员，只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出思想新颖性，起草的材料才会得心应手、文笔生动、言之有物，不至于文稿空洞、单调枯燥、陈旧老套。当然，学习也是一种收集、积累，但仅仅靠学习来积累还远远不够，我们还要采取集腋成裘的方法，像蜂蜜采蜜一样，点滴收集，广采博取：第一，要有层面性。重点做好党的路线、方针和国家政策等理论知识的积累，广泛收集政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章、党和国家领导人重要讲话等，掌握政策依据，把握政治路线，有针对性地为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。第二，要有灵活性。收集素材是一项非常烦琐的工作，要做到素材全面而有价值，就必须灵活运用多种方法、多渠道、多角度、多形式地吸收、归纳和整理；对报刊杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点，行业内的经济运行与发展态势及其相关数据，对网上出现的有用信息资料，必要时候可以复印或下载，丰富个人资料库。第三，要注重针对性。要细心留意，仔细观察行业、单位的发展情况，掌握重大决策和重大事项的前因后果、来龙去脉；利用各种机会、场合，留意收集领导讲话、指示、发言，从而总结提炼出对全局工作有指导意义的观点和看法。
三要善思，打牢文字功底基础。思考的过程就是学习过程的继续和深化。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，促进文字功底的升华：第一，要学会换位思考，提高思维层次。善于吃透上情，掌握下情，有的放矢，融会贯通，把握方向；善于逆向思维、多向思维，对眼前发生的每一件事情，多想几个为什么，不去主观臆断，不人云亦云；善于多角度观察，从共性中找出个性，从个性中把握规律。只有站得角度高，想得问题多而全面，写出来的文章材料才能磅礴大气、见解深刻而独到、思维慎密而经得起推敲。第二，要学会比较、借鉴。有比较才能知道优劣，有借鉴才能有进步。企业文秘人员要想提高文字工作水平，就必须善于总结，善于和自己进行比较，不断否定并超越自我。只有通过横向和纵向对比，才能发现问题，找出差距，悟出道理。通过立体对比，仔细揣摩，心得和体会自然就会从感性认识上升到理性认识。
四要践行，重在实践真知的把握。企业办公室工作是为领导服务的，文秘工作也概莫能外。面对行业不断出现的新情况、新问题、新矛盾，企业文秘人员仅仅靠翻阅资料、闭门思考是远远不够的，还必须深入基层，深入生产一线，勤于实践，调查研究，详细地掌握第一手资料。首先，要突出重点，能够结合行业、系统或单位各阶段工作热点、难点和疑点、盲点、亮点问题有的放矢地进行调研。其次，要做到深入，真正能够“沉”下去。深入基层，与不同岗位的干部群众、不同阶层员工多沟通、交流思想，倾听群众呼声，采集他们的意见和建议，从中挖掘出有价值性的东西，汲取营养，丰富自己。第三，要实事求是。企业文秘人员搞调研的目的，是为领导决策服务的，这就要求调研过程中，我们决不能以主观想象为准，要腿勤、嘴勤、手勤，多听、多问、多想，去粗取精，去伪存真，洞察事物的本质，把握事物的来龙去脉和内在联系。
五要深耕细作，注重平时的写作训练。“常看胸中有本，常写笔下生花”。要落实好企业文秘工作，文秘人员首先要掌握并熟悉各种文体的写作知识，平时还要在案头放一本日常应用文类写作教程或类似的教材，随时备查备用。
文秘工作是一个实践性强的工作，工作经验的积累至关重要。文字写作能力的提高，非一日之功，也无捷径可走，关键在于勤学苦练，不断地积累经验，探索写作技巧，这里需要强调“三心”的把握：
首先，要用心。思想是行动的先导，文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，其本身就是能力不断积累提高的过程。因此，对于各种写作任务，无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都要把它当成一次练笔的好机会，专心致志，一丝不苟，尽可能地写出文彩来。
其次，要精心。按照主题突出、层次分明、结构严谨、立意新颖、文从字顺、文字简练的要求，谋篇布局，精心组织，字斟句酌。要注意把突出主题摆到撰写材料的首位，围绕材料的目的和用途，谋篇布局，分清重点。“文似看山不喜平”，写文章有如园林布局，同样的山石花木，如果安排精巧，就容易给人以曲径通幽、清新雅致的享受；如果安排不好，就会使人索然无味，不愿卒读。阐明道理时，一是一，二是二，先重后轻；例证事实时，前后有序，详略分明，首尾相顾，为主题服务。要注意惜墨如金，尽可能避免赘句和用词不当。写完材料后，要尽可能地反复阅读几遍，看是否表达错漏或是有更好的词语可以替代。
再次，要细心。公文基本上都是日常应用文文体，注重讲究写作格式和语言的严谨，这就要求我们一方面要留意各种材料的文种、结构和格式要求，既要领会其“神”，又要留意其“形”，力争做到形神兼备；另一方面，也要对写完的公文、材料进行细心校对、校核，找出笔误或纰漏。文秘工作无小事，有时候哪怕是一个字的笔误或纰漏，不但会闹出笑话、出洋相，还有可能给我们的企业带来不可估量的影响和经济损失。
此外，写作包含有新闻写作、文书和文学练笔等，仅仅新闻写作的体裁就有短消息、通讯、新闻特写、新闻小故事、新闻言论等10多种文体。对于企业文秘人员来说，我们完全可以根据个人工作岗位要求和自身的特点与长处，选择一些适合自己，并能够最大限度发挥自身写作水平的写作方式，有意识地去尝试各种文稿的写作、练笔：言论可以提高我们对时事的敏锐性、对政策的理解与把握能力，写作起来有一定难度，但其多种写作手法的运用和综合文笔素质要求高，很能锻炼人；小说、故事或散文等文学作品可以锻炼人的思维能力…   …我个人的经验是：尝试各种文体的写作、练笔，经常对照原稿、总结得失，这样可以很快提高自己的文笔水平。
在公文写作中，我们文秘人员还要善于发现自身存在的不足并及时加以改正。要有意识地建立属于自己的“文稿档案”或“样刊样报本”，将个人已经落实完成的文稿或刊发的文稿、领导修订修改过的文稿及时建档整理收编成册，未能够刊发或写作不成功的文稿也应该另册收档归类，或以电子文件存档，或以文字材料成册，要相互对照、比较，要能够及时总结，从中有所启发、启示，有所悟。俗话说，人贵有自知之明。一个人要认识到自身的不足是有一定难度的，但只要我们能够坚持不懈，注重挖掘自身存在的不足并及时加以改正，那么，我们一定会发扬成绩，不断提高自己的写作水平！(汤兴，中**员，政工师职称，河南省新县人。1989年9月，以农民合同制工人的身份入北京中国建筑总公司一局集团安装公司，当过八年建筑工地工人，后靠勤奋学习、勤奋写作，调入公司党委宣传部；2002年6月，回家乡新县加盟羚锐制药，一直工作在集团公司办公室，曾多年担任公司文宣主管，负责企业文秘和宣传工作，并主编企业报《羚锐人》报，现任公司市场部宣传主管，负责企业宣传报道工作。羚锐制药网站：www.lingrui.com)