WORD修订、审阅功能

翻译技巧·理论·专业英语 2008-07-29 10:59:40 阅读3823 评论0   字号：大中小
[基础技巧]
word作为计算机的基本应用软件之一，已被普遍安装在计算机上，且使用率很高。但大多数word使用者还仅仅停留在打字排版的文字处理阶段。实际上word的功能是非常强大的，它根据人们处理信息的实际情况，提供了许多便捷的、人性化的小工具，且都具备操作简单、使用方便的特点。比如word 的“修订”这一工具，在修改电子文档中就非常实用：利用“修订”功能，审阅者可以在word中对文档进行批改，而保留文档原貌；作者收到修改好的文档后，对所作过的修改一目了然，而且可以选择性地接受修改。应该说这比传统的纸质批改作业更胜一筹，而这一切都只需在网络中利用word的“修改”功能进行。
word 的“修订”工具能使审阅者对文档所作的修改以不同的格式显示出来，如添加的内容显示带有下划线，字体颜色不同，删除的内容则中间有一删除线，与传统的批改作业格式相似，且更清晰。作者则只须把鼠标放在修订的内容上便可以显示出修订者和修订时间等基本信息。
word 2000中“修订”功能的实现
1、打开需要审阅或修改的word文件，依次点击word下拉菜单栏中的“工具”——“修订”——“突出显示修订”项目，此时弹出“突出显示修订”栏目的对话框。
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2、在弹出的“突出显示修订”对话框，选择“编辑时标记修订”和“在屏幕上突出显示修订”（便于查看修订效果），计算机对选中项的前端自动以“∨”标记。如果仅在网上批注，选中这两项即可，若打印时也需突出标记，则将第三项 “在打印出的文档中突出显示修订”同时选中。选择完毕，点击“确定”即可开始对已经打开的word文件进行修改或审阅。
如果是多人对同一作业进行修订或审阅，为区别不同审阅者的标记，还需要对“修订”的格式进行设置（如同不同的修订者持不同颜色的笔对同一作业进行修改）。此时，在“突出显示修订”栏目的对话框中点击“选项”按钮进入“修订”格式设定栏目对话框。
审阅者可以根据自己的风格，设置不同类型的“删除”标记线和标记颜色；设置不同类型的“插入文字”标记线和文字颜色等。
“修订”格式的默认风格是：删除线和插入文字的标记线都是单下划线，红色；删除的文字和新插入的文字都已红色标记。
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3、例如将“春风又过江南岸，明月何时照我还”修改成“春风又绿江南岸，明月何时照我还？”，在文档中，要将“过”改成“绿”，并在句末加上标点符号“？”。修改过程与普通的word文件编辑没有任何区别，只是计算机自动将修订者删除的内容以不同于原文字体颜色的删除线显示（下图中1所示），增加的内容以和不同于原文的字体颜色和下划线显示（下图中2所示）。若将鼠标移到所作修改的文字上，计算机还会显示修订者的相关信息，包括修订者（计算机用户名）、修订时间及修订内容。
修改行的左边（或右边，这与上面的选项中的设置相关）会显示一条醒目的竖线，即用“修改过的行”标记来提醒原作者注意（下图中3所示）。
在颜色选择时如果选择“作者”，则按照不同修订者显示不同的颜色，一般第一修订者所作修订显示为红色，第二修订者的修改为蓝色。
如果选择了某一种固定的颜色，则所有修订者所作修订都以同一颜色显示。这里所指的修订者是指安装office时输入的用户名，一般一台计算机对应一位修订者。
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作者对审阅结果的选择性接受
作者收到审阅后的文档，所看到的是用不同颜色批注过的word文件（如同教师批改过的作业本）。作者可以根据自己的见解，选择性的对审阅者的修改接受或拒绝。
1、打开审阅过的word文件，依次点击“工具”——“修订”——“接受或拒绝修订”。
2、出现“接受或拒绝修订”对话框，右边表示的是 “审阅”选框，即审阅时的状态。
在文件格式上，有三种方案可供选择：
选择“突出显示所做的修订”，则所作修订与原文不同格式显示；
选择“不突出显示所做修订”，则修订与原文同一格式显示；
选择“原始状态”，则保持原文，所作的修改都不显示。
在文件内容方面，也有三种方案可供选择：
如果想逐一查看，则点击“查找”按钮，查找到第一处修改：“过”的删除，点击“接受”按钮，则“过”字消失。光标自动查找到下一修订处，即“绿” 字，点击“接受”，则“绿”字显示格式与原文相同。可以用“←”或“→”逐一进行向上查找和向下查找至全文结束。
如果作者对修改很满意，可以直接点击“全部接受”，则全文格式不变，内容是修改过后的内容。
如果感觉全文修改的不好，想全部保留自己原来的观点，可以选择“全部拒绝”，则全文不做任何修改。

在office xp中，对word的“修订”的功能进行了拓展，增加了几项新功能，如“审阅窗格”将文档所作的修改全部列于页面下方，“新建批注”使得修改者可以在文章中加入批注，“声音批注”则是在文档中录入修订者的语音批注等。
审阅功能一：除去修订。
1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。
2.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。
3.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。
重复步骤 2 和 3，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。
注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。
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审阅功能二：添加、删除、及查找批注。
1、如果对文档中的某一部分有不同看法，先单击“审阅”工具栏上的[突出显示]按钮，光标变为笔的形状，然后用“笔”画过要突出显示的文字，完成后，再单击[突出显示]按钮，光标还原。突出显示某些字后，这些字就有了背景颜色，默认的背景颜色为黄色，当然也可以自己设定。
2、将有问题的文字突出显示后，可以插入“批注”进行说明，将光标定位于要插入批注的地方，单击[插入批注]按钮，在文档下方打开一个插入批注窗口，输入需要批注的内容后单击[关闭]按钮后完成。
Word修订文稿时，如果不慎删除了文中的段落，并且存盘退出，要想把这段文字找回来，“恢复”命令已无效，但可以巧妙地使用拒绝修订功能恢复文档。
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其修订内容的调整可点击[工具]--->[选项]，在选项对话框内选择[修订]标签，再依需要调整各选项内容。
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