阳光海岸物业管理交接方案

来源:蜂巢物业管理网 作者:中士
二． 阳光海岸管理处人员考核办法
为鼓励员工为管理处做出更大成绩，预防和纠正员工的违法失职行为，保证顺利地达成管理目标，要逐步建立管理处主任对各部主管、主管对普通员工的逐级考核制度。通过将岗位的职责与要求进行量化，量化考核得分与员工的工资涨幅、职务升迁直接挂钩。
第七部分档案资料管理
物业档案是对前期开发成果的记录和继承，是当前实施物业工程维修、配套、改造必不可少的依据，是物业管理企业的基础工作。阳光海岸物业管理档案资料包括：基建项目竣工验收资料、设备档案、行政文书、财务、经营租赁、小区管理、消防、治安、建筑及工程运行、维修技术等业务活动过程中形成的一切有价值的文字图像资料。小区的档案资料管理要将这些资料按小区工程建设、业主/租户、日常管理三方面进行分类管理。
一、 制定档案管理制度
设置综合档案室，专人负责收集、归档和管理。
二、档案的收集和归档
1．归档的文件材料要求完整、系统、准确、真实。阳光海岸的相关文件材料的收集、归档需要得到前期开发商的大力支持。
2． 扩建工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收等，必须在文件资料的完整、准确、系统的情况下才能验收；
3． 基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档。
三、档案的保管
1．接收档案必须认真验收，并办理交接手续；
2． 档案资料必须按顺序分类规范排列，便于查找；
3． 底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图要及时归档，并认真检查修改、补充情况；
4． 档案室要做到“七防”：防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体；
5． 高度重视消防及用电安全，严禁吸烟和使用明火。
四、阳光海岸的交接资料主要有
小区竣工建筑平面图及相关文字资料
小区道路竣工图及资料
小区给排水竣工资料
小区电气竣工资料
小区空调、供热系统资料
小区自动喷淋系统资料
小区电梯资料
小区室外工程资料
其它相关竣工资料
第八部分会所的经营与管理
1、阳光海岸会所的定位是“走精品服务之路，创小区会所的典范”；
2、会所经营原则是“保本微利”，实现会所的良性运作；
3、会所的经营宗旨是“为业主营造一个温馨亲善的商务交流和休闲娱乐场所”。
会所作为小区业主或租户商务交流、休闲娱乐活动的一个主要场所，它与一般纯赢利性娱乐消费场所有较大的区别，一是服务对象相对集中，主要是本小区业主和租户；二是费用相对低廉，以“保本微利”为经营原则；三是以商务交流和休闲娱乐活动为主。随着业主对小区配套设施要求的不断提高，以及开发商对会所的重视程度不断加强，会所的经营管理已成为物业管理的一个重要组成部分。经过对阳光海岸的初步调研，我们对会所的定位是“走精品服务之路，创小区会所的典范”。
一、会所的经营管理模式
目前，会所的管理模式基本有两种，一种是由专业的会所管理公司负责管理，一种是由物业管理公司负责管理，将会所的管理纳入小区管理处的日常物业管理事务。根据本公司及阳光海岸会所实际情况，建议采取第一种模式。
第九部分社区文化建设
1、 找准切入点，开展形式多样的主体活动，节日活动，经常性的活动，丰富业主的文化生活；
2、 充分利用自然或人造景观、娱乐休闲设施，以环保、休闲为主题，给业主形成归属感、成功的自豪感。
生活因文化而美丽。物质文化生活水平的日趋提高，体现生活质量和品味的人文环境的要求也越来越高，人们期望更多地感受到理想的精神环境满足。他们追求时尚，品味高雅。针对阳光海岸的地理和人文环境，社区文化定位，体现在从硬件建设上入手，发挥文化软件的功效，软硬件均为社区文化建设提供精彩展现的广阔舞台。精心设计高品味的社区文化蓝图，展现传统文化的韵味与现代文化的新锐视角，成为现代文明城市的典范和亮点。
一、社区文化建设构想
（一）硬件建设的构想
营造一个良好的活动环境，促使人们自觉地养成良好的工作生活习惯。优雅的自然环境，良好的空气指数，完美的园林设计，舒适的人文环境，长期生活在这种环境当中，便不知不觉的受到熏陶，提高自身的素质修养，整个小区的文化氛围也就自然而然的体现出来。
（二）软件建设的构想
软件建设是社区文化活动的核心，包括一系列的活动计划、管理制度、人员的配置和服务、各项活动的筹备实施过程、效果、业主的参与配合以及对公益活动的热心程度等。社区活动源于生活，融于生活，立于生活，富有特色，才能显示旺盛的生命力。通过精彩纷呈的社区文化活动，促进物业管理公司与业户之间，以及业户相互之间的正常沟通。
二、社区文化建设的总思路
（一）社区活动的原则与要求
卓有成效的社区文化建设是一门高超的管理艺术。为了多角度深层次满足小区业户的文化需求，社区文化建设要建立三个“结合”两点“要求”的指导方针：坚持大与小的结合，远与近的结合，雅与俗的结合，要求内容丰富多彩，要求形式新颖独特。
（二）活动项目的设立
社区文化的弘扬与深入，让小区成为业户工作及休闲娱乐生活的理想场所，各种特色活动与整洁明快的小区交相辉映，构成耀眼的社区文化，使小区增添无限的生机和温馨。社区文化活动除开展常规活动外，还根据小区业主人口结构、文化素质和各种需求，开展特色活动如专题活动、兴趣活动等调动业主的参与社区文化活动的热情。
（三）他山之石，可以攻玉
加强与周边小区的联谊，密切与兄弟管理处之间的交流，取长补短，开拓思路。
（四）利用地域优势，强强联手
利用交通的便利，并借助社会力量，在小区不定期组织一些具有积极意义、影响广泛的活动，并借助媒体对社区文化建设的成绩进行有力宣传，树立“文化社区”的形象。
（五）利用社区刊物及小区宣传栏，加大对外宣传效果。
三、社区文化建设的保障体系
（一）制度建设
为了保证社区文化建设顺利开展，要制订一套日趋完善的规章制度。如《阳光海岸社区文化工作制度》、《阳光海岸社区文化活动运作流程》、《阳光海岸社区文化活动计划》以及专职社区文化工作人员的岗位职责等，还将制订会所的管理制度。这些制度的建立是管理处服务质量考评的重要依据之一，为社区文化的正常运作提供有力保证。
（二）人员配备
1、专职人员：管理处设置一名经验丰富的行政主管，负责阳光海岸文化的组织、实施工作。文案和美工等专职策划人员，对社区文化建设进行统筹安排和全程指导。
2、兼职人员：管理处全体员工在必要的时候都将协助社区文化工作，成为临时兼职人员。充分发掘业主中热心公益的专业人才，聘请文体专业人员，担任社区文化顾问，帮助提高社区文化活动水平。
（三）场所安排
1、管理处充分利用小区的内外空间（如休闲场地、绿地、公园等）和会所开展活动,并适时走出小区，组织业主参加集体公益活动，把整个小区营造成人与人、人与自然和谐共处的场所，营造成优雅的工作、生活和社交的园地。
2、在小区设置宣传栏、公布栏和各类标识，作为阳光海岸对外对内的窗口，适时开展社区文化宣传及报道社区动态。
（四）经费投入
为促进社区文化活动的开展，管理处要专门规划一笔资金，作为进驻初期开展活动的经费。以后每年将在物业管理费中按收入总额的一定比例提取社区文化费用，作为资金保障。此外，加强与企业、商家的合作，为提升活动档次开拓更多的资金来源。
四、社区文化活动精彩展现
社区文化活动的策划：社区文化活动的策划好比写文章，首先要提炼鲜明的主题，然后挖掘新鲜的内容，接着设计新颖的形式。如果说主题是社区文化活动的灵魂，那么内容和形式就是社区文化活动的生命。管理处在“商务交流、环境保护、科普竞赛、社区公益、物管宣教、健康生活”等主题的基础上，张开灵敏的触角，提炼更富于内涵和积极意义的主题。再根据主题的需要，结合多年积累的丰富经验，挖掘新鲜的内容，充分利用小区内外的广阔空间，选择规模适当、新颖多样的活动形式，自办或联合举办丰富多彩的社区文化活动。
五、社区文化建设的效果评估
社区文化建设是一项极有意义的工作，物业管理公司应该坚持不懈、志在长远，建立评估反馈机制，不断总结经验，调整思路和计划，确保社区文化活动的实施效果，要从内部和外部分别建立科学的评估体系。
（一）内部评估
1、活动内容是否受业主欢迎，参加是否踊跃；
2、活动的衔接是否良好，不使业主等候时间过长；
3、活动时间安排是否恰当，是否与业主想要参加的其它活动相冲突；
4、天气是否影响了活动的效果；
5、安全工作是否周全，交通安排有无疏漏,有没有暴露出不足；
6、活动是否影响了其他业主的正常办公或生活；
7、活动器材是否携带齐全，有无遗漏；
8、对不同年龄、性别的人参加的活动，活动量是否适当；
9、活动经费是否超支，奖品发放是否合理。
（二）外部评估
1、是否令业主轻松快乐，心情愉快；
2、业主在活动中是否对管理处的工作提出意见和建议，是否对管理处的工作有所了解，与管理处的沟通有无加强；
3、业主之间是否彼此加深了解和沟通；
4、是否达到了良好的宣传效果,社会各界反响如何。
第十部分装修管理
业主入伙后，随之而来的就是房屋二次装修的高峰期。为了保证物业的结构安全，维护小区的统一、美观，管理处要以楼盘结构、外观、防水、违章搭建、装修秩序（物品出入、安全、消防）等作为装修管理的工作重点，严格进行装修管理。
一、加强宣传，正确引导
（一）针对阳光海岸业主大多素质较高的特点，加强装修法规的宣传，导入先进的装修设计理念，合理的室内设计方案，恰当的装修材料选择，有效的施工管理方法正确引导业主，减轻二次装修管理的压力。
（二）制订详细的《业户装修服务指南》，在入伙办理手续时发放给业主，同时管理处提供必要的房屋工程图纸，指导业主进行二次装修。
二、严格审批，加强巡查
根据多年来对二次装修管理的经验，我们认为在小区装修管理中注重于以下步骤：
（一）在二次装修的审批过程中，建立客服中心负责人初审、工程负责人复审、管理处主任签字的三级审批责任制，强化审批责任。
（二）加强对施工队伍的管理，实施“二证一书”制度，即要求装修施工单位办理“装修许可证”和“施工人员出入证”，并签订“二次装修责任书”，并有一定违约金作为约束。