如何欢迎新进人员？ 让员工对单位一见钟情

给员工提供一个星期车位的效果远胜过第一天就让员工通读工作手册
几乎所有的公司都会为新进员工安排新生训练，然而并非所有的公司都会费心妥善规划。一个缺乏事前规划的新生训练，可能只是让新进员工觉得乏善可陈，但也可能因整个训练过程所呈现出的气氛与当初招募人员勾勒的形象颇有出入，使得满怀期待到新公司报到的新进员工，在第一天就被浇了一头冷水，公司日后所付出的代价可就不小了。
究竟在怎么样的情形下会使新进人员在第一天报到时就感觉不佳呢？
1. 在15分钟内读完100页厚厚的公司手册，看完还得签名。
2. 观看一卷主题不明确的公司录像带。
3. 在第一天报到后，坐在自己的座位上，公司没有准备好自己的个人名片，也没有人告知自己的电话分机号码、电子邮件信箱地址、密码等等。
4. 第一天唯一的工作就是阅读使用手册。
5. 工作所急需的专业训练课程要到下个月才开始。
新生训练可以在几个小时内完成，也可能持续几个月，就看你希望在新生训练期间达到何种效果。不论你所规划的新生训练时间长短，只要你希望新生训练发挥最大的效果，以下几个要点你千万不可忽略：新进员工需要多久的时间才能完全发挥应有的功能？哪些工作上的专业术语或日常用语是新进员工应该先知道的？ 哪些工作上的特殊技能是新进员工没有但未来工作上必备的？
如何欢迎新进人员？
让新进人员感受到公司非常欢迎且重视生力军的加入，主管们可以利用以下几种方式。
1. 一通来自CEO或总经理的电话，欢迎新员工的加入。
2. CEO或总经理发表一封公开信件，欢迎新员工的加入。
3. CEO或总经理邀请新员工在报到的第一天参观他的办公室，或是CEO/总经理到新进人员的座位寒喧表达欢迎之意。
4. 新员工报到的第一天，安排与部门同仁共进午餐。
5. 新员工报到的第一天，安排与部门同仁拍照留念并由全部的人签名。
6. 给新员工一件由全体员工签名的T恤。
7. 给他们一枚胸前徽章，欢迎他们到公司的第一天。
8. 给他们有“新进员工”字样的帽子或胸针，让所有员工知道这些新进人员可能需要帮助，同时也表示他们有权利提问所谓的蠢问题。
9. 在公司网站上刊登欢迎新成员加入的讯息。
10. 为了欢迎新进员工到公司的第一个星期，由公司提供他们一星期的停车位。
如何缩短适应期？
许多员工都曾经遭遇过因新工作而排定的专业训练课程延误，或是新工作所需的辅助工具不足或发生问题的状况。为了提高新生训练的效果，让新进员工可以尽早开始工作，以下所建议的事项都应该在员工正式上班前准备就绪。
1. 将新进员工可能因不熟悉内部作业而影响生产力的“时间因素”，先行列为公司绩效评估指针项目之一。
2. 先帮新进员工准备好电子邮件信箱、密码、电话分机号码、员工证、公司或部门组织图等。
3. 先准备一份工作上常用的专业术语词汇表，同时在公司内部网络提供“FAQ”（Frequently Asked Questions）单元。如此，新进人员有问题时可先自行寻找解答，避免询问蠢问题时的尴尬。新进员工若一开始工作就能了解常用专业术语的涵义与用法，可减少未来工作上的失误。
4. 在部门内指定一位资深员工担任“mentor”，在新进人员的第一个月提供所有可能的协助。
5. 先提供新进员工该部门的短程计划及部门组织图。
6. 在新进员工第一天正式上班前，先把名片寄给他们。
7. 先拟定一份公司内部“乐于助人型”之员工名单，并附上他们的email，在新成员上班的第一天提供给他们。
8. 先针对已加入公司一段时间的员工，进行意见调查，分析其目前所面对的问题及挫折，以及其认为在新生训练中可以增加或省略的部分。
9. 在新进人员与这些已工作3~6个月的员工之间建立一个联络网，让这些已在公司工作一阵子的员工担任这些新进员工的 “big brother/sister”。
10. 事先与每一位新进员工预约一对一的会谈，了解他们现阶段所面临的问题。
如何让新进人员成为公司的一分子
协助公司主管如何管理员工并了解员工的期待（例如：新进人员之所以接受这个工作的原因），这些跟协助员工了解公司文化以及整个团队的期待一样重要。人力资源部主要的工作之一，就是要让主管们了解他们应该尽早拟定如何协助新进人员熟悉工作状况的计划。
1. 针对每位新进员工规划一个“个人挑战计划”，确定他们在开始工作的前三个月持续接受并面对工作上的挑战。
2. 针对每个新进员工规划一个“个人成长与发展计划”，确定他们开始工作的前三个月以合理的速度持续成长。
3. 由CEO或总经理主持部分的新生训练课程，让新进员工了解他们的加入对公司来说是很重要的。
4. 提供新进人员5张免费的午餐招待券，用来与公司同事共进午餐，藉此加速与同事之间的了解，并熟悉公司附近的餐厅环境。
5. 请招募人员与他们负责招募进公司的新进员工持续保持沟通，藉此协助部门主管了解新进员工的个人特质。
该由谁负责新生训练？
大多数的新生训练多是由人资部主导，且通常是由负责训练之资浅人员负责。然而美国人资专家建议，新生训练应该由主管与员工共同掌控整个过程，因为：
1. 整个团队必须了解协助新员工尽早熟悉公司作业对于团队成功的重要性。
2. 主管与部分资深员工要一起参与新生训练，并共同负起责任，协助提升新进员工的生产力，因为他们最清楚新进员工可能会发生的问题。假若新生训练执行不尽理想，那么他们将要承担日后可能的不良后果。
3. 同部门的人员与主管是公司里唯一可以随时倾听并了解新进同仁需求，同时提供协助的人。
怎样才能成为世界级的新生训练？
美国研究报告发现，一个规划完善，执行良好的新生训练可以提高公司的留职率，增加值更可高达25% . 一个世界级的新生训练至少应该具备以下几点特质：
1. 事先设定预期达成的目标，提出可行方案，行使绝佳执行力，然后达成每一个目标。
2. 在员工报到前就着手规划，并且由资深员工执行整个训练课程。
3. 让员工在报到的第一天，就能感觉公司诚心欢迎他们的加入。
4. 整个过程不会让人感到无聊、具有强制性、或缺乏效率。
5. 全球性、可以多国语言执行、具备多样性，更可因人或因地制宜。
6. 可以利用公司内部网络或其它高科技协助进行。
7. 是一个 “on-going” 持续性的过程。
8. 可降低离职率。
9. 随时进行评估、调整以及改进课程内容。
提供良好新生训练的企业范例
根据美国人资报告，有几个知名企业提供新进员工十分完善的新生训练，如下：
- 美国康宁公司 （Corning）
- 百事可乐 （PepsiCo）
- 美国甲骨文公司 （Oracle）
- 美国惠普公司 （HP）
- PeopleSoft
切记，新生训练是一个持续性的过程，并非一次就能完全搞定。与你的主管共同策划一个让新进员工一开始就能朝正确的方向迈进，并且持续下去的良好训练课程。让新进员工缩短摸索时间，节省时间成本，尽早展现生产力，为公司创造最大产值。（《财经文摘》）