论知识管理和信息构建

2005-01-08
【数据库】人大全文2003年教育类专题
【文献号】5216
【原文出处】情报理论与实践
【原刊地名】京
【原刊期号】200305
【原刊页号】400～405
【分 类 号】G9
【分 类 名】图书馆学、信息科学、资料工作
【复印期号】200311
【标 题】论知识管理和信息构建
【 作 者】张新民/梁战平
【作者简介】张新民，军事医学科学院情报所　北京　100850
梁战平，中国科技信息研究所　北京　100038
张新民，男，博士生，助理研究员。发表论文十余篇。
梁战平，男，研究员，博士生导师。
【摘 要 题】专题探讨
【英文摘要】The paper outlines the concept and implementation process of knowledge management, introduces a new domain of study in information science,that is,the concept,composition and process of information architecture,and explores the relationship between knowledge management and information architecture.
【关 键 词】knowledge management/knowledge organizing/information architecture
【 正 文】
由于数字化信息和电子网络的出现与蓬勃发展，促进了信息社会的迅速发展和不断深入，信息相关学科也随之有了很大的发展。随着信息科学的研究和实践活动正在不断深入，出现了许多新的问题和研究领域。同时，现代的组织正处在一个竞争日趋激烈的动态变化的环境之中，组织结构日益复杂。这就需要信息专业人员跨越多个学科和领域，以适应现代社会发展的需要，并努力在信息密集的组织中确立新的地位和作用，为组织创造价值。知识管理和信息构建就是在这样的背景下出现的，并开始被人们广为关注。
1　知识管理
1.1　知识管理的定义
目前对知识管理还没有一个定义明确且取得共识的概念，很多学者从各自的研究和认识角度提出了对知识管理的定义。一般来说，知识管理就是为了提高组织的适应性、生存能力、创新能力和核心竞争力，将知识看作是一种可开发资源，通过确定、捕获、收集、组织、标引、存储、集成、检索和共享组织的知识资产，对组织的知识资产及相关事物进行综合、系统和有效管理的科学。
知识管理以人为中心，以信息为基础，以知识共享和知识交流为手段，以知识创新为目标。通过知识共享，运用集体的智慧提高对快速变化的环境的应变和创新能力，为组织实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径。
1.2　组织中的知识的特性
组织的知识资产包括：①显性知识，如数据库、文档、环境知识、政策、程序和组织文化；②隐性知识，指在雇员头脑中的知识及他们的专长和他们的实践工作经历。知识管理致力于让集体知识、组织信息和实践经验可以被员工个人所得到并利用，同时推动员工向集体贡献他们的个人知识，从而实现显性知识和隐性知识的相互转化和共享。
组织中的知识可区分为个人知识和组织知识两个层次。个人知识是开发组织的知识库所必需的知识。然而，组织知识不是个人知识的简单总合。组织知识是通过组织中的员工之间的不断交流、讨论和碰撞，通过技术、技巧、组织和人员之间的不断的互相作用而形成的，这种互相作用、相互影响的方式不可能被其他组织轻易地模仿，因为这些相互影响是通过组织的独特的历史和文化而塑造的。
1.3　知识管理的过程
知识管理是一个知识创造（或获取）、知识确认、知识表达、知识传播和知识应用的综合过程。知识管理的这5个阶段允许组织进行学习、思考、忘却和再学习，其过程对组织核心竞争力的构筑和维持是不可缺少的（见图1）。
附图G9NB09.JPG
图1　知识管理的过程
知识创造是指组织开发新颖的有用的创意和解决方案的能力。知识创造是一个自然发生的过程，其中激励、鼓舞、试验和机遇起着重要作用。知识的新颖程度取决于它是否更熟练地和更有效地解决现有问题，或者在市场中导致创新。
知识确认是指在现有组织环境下考察知识并评价知识的有效性。因为随着组织的不断成熟和知识的不断发展，新的知识不断被创造和出现，需要对其进行确认和评估，同时组织原有的部分知识可能陈旧，需要重新调整和提炼。对于组织来说，为了适应现有或者可能的现实，跟上本领域的最新发展并及时抛弃过时的知识，组织需要不断地监测、复习、检验、验证和提炼知识库。
知识组织：知识被创造并得到确认后，为了有效地存贮与检索，需要对其进行合理和有效组织，并使之结构化，以便实现对知识的高效存取、利用和管理。通常组织可以设计不同的程序以设置它的知识库的格式。然而，组织知识在不同的场所被传播和散布，嵌入不同的产品和程序，并且被贮藏入不同的介质中（如印刷品、磁盘和光盘），所以它们中每一个都要求不同的知识组织和表达方法。由于这些不同的组织式样，组织成员经常发现难以重新配置、重组和综合这些来源根本不同的知识。为此，组织可以使用相似的编码、标准和程序方案，或者利用预先规定的模板和方案以表达数据、信息和知识。
知识传播：在知识被组织利用之前，它需要在整个组织中传播和共享。组织、技术和人员之间的互相作用对知识传播的结果有直接影响。传统的金字塔式的等级结构以指令控制为基础，极大地限制了在技术、技巧和人员之间的互相作用，从而减少了知识传播的机会和有效性。而在横向的网状组织结构中，权力下放和对外开放政策加快了知识在不同人员和不同部门之间流动。电子邮件、企业内部网、电子公告牌和新闻组的应用能支持知识在组织各处传播，允许组织的成员从多重的观点和角度来讨论和解释信息。
知识应用：知识应用意味着激活知识，使组织的知识被采用并变成公司的产品、过程和服务，从而为公司创造价值。在知识的应用过程中，组织和人员可以发现新的问题，在试图解决出现的新问题时，又会从中产生新的知识。组织可以通过许多途径利用它的知识资源。
上述5个阶段的协调十分关键，因为在任一阶段出现问题，都可能导致知识管理无法达到最佳结果。
1.4　知识管理的实施
目前，学术界和企业界对知识管理的重要性已有了广泛认同，知识管理已经成为现代企业和组织的管理哲学。但如何实施有效的知识管理，人们还没有达成一致意见。在实践中，人们已经采取了不同的知识管理方法，从软件平台到技术解决方案，从集体实践到最佳实践，等等。部分研究人员和大多数的管理人员相信计算机与通信技术在知识管理中的能力，他们认为信息技术可以帮助人们从数据仓库中提取知识，促进员工进行有效的交流和协作，并使组织中的信息和知识得到共享和充分利用；而其他人却主张知识存在于人的头脑中，因此员工培训和激励是知识管理的关键因素。
事实上，由于知识管理涉及到信息、知识、组织、技术、员工等多个方面，它是一个复杂的系统。在实施知识管理的过程中，必须充分认识到各个要素之间的相互作用和影响，不可能单纯依靠技术解决方案或组织管理手段就成功地实现知识管理。因而知识管理不是一个单纯的方法或技术，它是一种组织战略，将知识看作是一种可以管理并且能为组织创造价值的最重要资源，对组织的知识资产进行综合和有效的管理，使之转变成为更高的生产力和更强的竞争能力。
2　信息构建
2.1　信息构建的定义
信息构建（Information Architecture，IA）最早由美国建筑师R.S.Wurman在1976年提出，他当时对IA的具体描述为：①将数据中固有的模式进行组织，化复杂繁琐为简单明晰；②创建信息结构或地图，以便让他人获得自身所需的知识；③21世纪IA将应用于信息组织等学科领域。当时Wurman的工作集中于二维的页面展示和版面编排，后来随着因特网的兴起，IA的工作更多地集中于网站的结构和组织，很多人已经提出该术语的不同定义。目前，较公认的是L.Rosenfeld和P.Morville所下的定义：信息构建是一门组织信息和界面的艺术和科学，涉及组织系统、标识系统、导航系统和搜索系统的设计，目的是帮助人们在网络和Web环境中更成功地发现和管理信息，有效地解决用户的信息需求。
信息构建是组织管理信息资源的基础。它描述了用以设计一个有效的信息管理框架所必需的理论、原则、指导方针、标准、约定和范围。它的目标是设计信息结构，以帮助人们创新性地、有效地管理和利用信息。
信息构建建立了智能技术与信息技术的协同作用，以实现组织中的信息系统的目标和宗旨。通过采用知识组织、元数据创建、图形设计、导航结构、信息需求分析、有效沟通以及其他知识技术，指导信息技术的使用，如Web设计、用户界面、数字图书馆、数据库系统、远程通信和网络，或者协作的计算机环境。
2.2　信息构建的构成
信息构建的核心是组织系统、标识系统、导航系统和搜索系统（见图2）。组织系统决定内容如何分组，是内容分类的途径。网站的信息组织就是根据网站内容的属性、受众对象和其他特征，将网站的信息分门别类地列出，并按照一定体系系统地组织起来的一种手段。标识系统决定如何称呼和调用那些分组内容，并创建一致的标识方案；导航系统决定网站的使用者如何浏览和检索分组内容，通过精心制作不同的导航路径（如导航条和网站地图），帮助网站用户四处游历和浏览内容。搜索系统帮助人们制定与相关文档相匹配的检索表达式，以满足用户的信息需求。
附图G9NB10.JPG
图2　信息构建的核心
信息构建有两个相互关联的方面：①通过利用图形或多媒体等可视化设计手段，促进沟通；②通过利用智能技术，如场景分析、内容组织、需求分析、可用性研究、元数据应用和组织规划等，构造一个便于定位、理解、导航和使用的信息界面或信息资源。
2.3　信息构建的过程
信息构建可以分为以下5个阶段，即初始研究、战略制定、概念设计、实施制作和管理维护（见图3）。
附图G9NB11.JPG
图3　信息构建的5个阶段
在信息构建的研究阶段，需要了解组织的目标、宗旨和任务，并进而确定网站的目标和任务；进行用户分析，对目标用户进行分类和排序，了解用户的信息需求；通过创建希望列表和内容表格清单，创建网站地图，确定网站内容；根据网站和内容的性质，并结合技术等方面的限制因素，确定网站的内容和功能要求。采用卡片分类的方法进行内容聚类，对网站的信息内容进行有效组织。
在战略制定阶段，根据网站的内容和功能要求，结合组织环境和用户背景，制定出信息构建的战略，作为此后的设计和实施工作的路标，用于指导网站建设相关人员的工作；提交信息构建的战略的书面报告；撰写信息构建设计的项目计划；最后还应将信息构建战略报告进行浓缩后以适当的表示方式进行展示和说明。
在概念设计阶段，利用白板和便签条，开展头脑风暴以探讨网站的可能的信息构建；探索组织隐喻、功能隐喻和视觉隐喻的应用，以形象地说明网站的结构与功能；采用情景模式，模仿用户浏览和使用信息的实际过程，分析具有不同信息需求和行为的人们如何游历网站；然后将以上阶段的创意和想法转化为高层的结构蓝图，制定网站主页的鸟瞰图，用以表达网站内容的全貌；创建页面模块，用以显示主页内容和链接的信息，以便在页面的层次上清晰地展示网站的信息构建；随后信息建筑师与图形设计师和程序设计员合作，在纸上创建网站主页的设计草图；在以上工作的基础上，开发出完成部分编程的Web网站的原型。
在以上工作的基础上，实施阶段制作出详细的信息构建的蓝图；讨论具体的详细的组织、标记和导航问题；构建受控词汇表和主题词表；编制基于内容块的内容地图；完成了内容图示后，创建一个包括所有Web网页的清单，并设计出网页模板。据此，网页设计人员、图形设计师和程序员就可以制作出整个网站。至此，信息构建的主要过程已基本完成。
网站建成之后，还必须对网站的信息构建进行管理和维护。这个阶段，首先要编制网站信息构建的指南手册，以便指导日后的管理和维护工作，以免信息构建遭到破坏；其次，开展日常的维护工作，包括内容管理和受控词汇表的维护与更新；此外，还要开展进一步的使用测试，召开用户讨论会，追踪用户对网站的使用情况，收集来自各个方面的意见和建议，以期不断完善信息构建，提高网站的可用性。至此，信息构建的整个过程结束。
2.4　信息构建的特点与应用
首先，信息构建是一个新生的信息科学专业领域和实践活动，是综合了Web设计、图书馆与信息科学、建筑学、人机交互、可用性工程、经验设计、认知心理学、人类文化学等多学科的一门交叉学科。
其次，信息构建非常强调可用性和可视化。它利用可用性工程的方法，结合可视化设计，在决定用户是否能够容易地寻找所需信息方面起着重要作用。
第三，信息构建强调以用户为中心，重视用户体验。这就要求网站的开发人员在网站开发过程中，不是单方面强调所用技术和硬件设备的先进性、功能的领先性、界面的华美性，更强调以网站的用户和使用者为网站内容组织和信息设计的出发点和落脚点，重视用户在网站使用中的真实体验，从用户的观点来考察网站的内容组织与界面设计。
最后，信息构建强调系统论和信息生态论。一个成功的信息构建系统地分析和考虑了信息构建的各个方面，克服了组织目标和限制因素的干扰，将用户和内容紧紧联系在一起。而用户、内容和组织背景在每个场合中都是高度变化、各不相同的，而且可以采用多种方法来实现网站的信息构建。因此，每个信息构建都各自不同，不存在完全相同或完全“正确”的信息构建。
信息构建代表着当代信息服务和情报学的前沿。它已从网站信息设计的狭义概念提升为在数字化、网络化的信息空间中提供信息的组织、管理和服务的广义概念。信息构建的概念、原则和方法可以应用于电子商务、电子政务、数字图书馆等的建设中。
3　信息构建将知识管理从理论转化为实践
知识管理和信息构建出现后，沿着各自的轨道在不断演化和发展。这两者似乎毫不相干，但近来却出现了日趋明显的结合趋势。主要表现在：一方面国外提供信息构建或知识管理的专业咨询服务公司都不约而同地同时提供知识管理和信息构建的服务项目；另一方面，在著名的搜索引擎Google及Web主题网站“open dictionary”中，已将“Information Architecture”置于“Knowledge Management”目录之下。这表明IA与KM之间肯定存在着某些内在的、必然的联系。因此，深入分析和探讨两者之间的关系，对进一步开展信息构建和知识管理的研究和实践工作，都是很有意义的。
知识管理的核心是知识创造和知识应用，致力于通过管理手段和信息技术来营建知识共享和知识创新的良好环境，加强组织内部的信息和知识的交流、传播与共享，推动组织中的人际互动和沟通，从而提高组织的应变和竞争能力。但是知识管理的实施必须以拥有相应的信息基础设施为前提，当创新和创造力成为目前的竞争舞台的标志时，组织应该擅长以正确的形式从组织中找到正确的知识。如果组织不能做到这点，它将难以维持竞争优势。
随着计算机技术和网络的迅速发展，更多的企业已经开展了在线商务和企业信息门户建设的计划，组织内外的数字化信息急剧增加。同时，组织的知识管理活动往往会涉及到内部网络建设和计算机技术的应用，因此对组织内外的信息空间的数字化信息的管理和利用就成为此类知识管理项目成功与否的关键所在。由此，信息构建的出现为组织的知识管理提供了一条新颖有效的解决途径。
信息构建和知识管理都集中于帮助人员管理、发现、评价和共享信息。知识管理为门户项目提供理论基础，信息构建则提供了实施的细节。信息构建可以提供分步的蓝图，将抽象的信息组织理论转换成为可操作的知识管理环境。通过信息构建，信息建筑师将知识整合到企业网站和企业内部网上。
3.1　信息构建可用于指导组织的网站建设
尽管知识管理原则已经被广泛接受，如何实施知识管理项目是问题的关键所在。因为知识管理应成为组织做每件事的一部分，成为每个人工作的一部分，因此实施知识管理最容易的方式是通过网络和计算机。
随着网络和计算机技术的日益流行和不断普及，越来越多的组织（尤其是公司）将它们的业务转移到Web上，相继开展了企业网站和内部网的建设。目前企业信息门户建设日益普及，事实上，大多数知识管理计划也采取了门户建设项目的形式。今天每个公司都面临如何获得、存储以及共享信息的难题——对外为顾客提供信息与服务，对内为企业的员工、商业合作伙伴、供应商、销售商等提供信息与服务。企业门户项目的成功与信息的组织与检索直接相关，如果人们不能找到他们需要的信息，门户倡议将会失败。
当建设企业网站和内部网时，周到的网站设计成为项目成败的关键。信息构建应用于网站建设已取得了很大成功，利用信息构建的理论和方法，可以帮助企业建设一个稳定可靠、高效易用的网络信息系统，使人们更加成功地管理和查找信息。
3.2　信息构建可帮助建设一个系统集成的信息体系
一个完全集成的企业是信息组织追求的最高目标。现代的企业计算机系统延伸到商业伙伴、咨询顾问和顾客。在此背景中，知识管理可以定义为聚集和整理企业所有的知识资产的过程，知识资产包括记录、信息、企业知识、第三方信息和员工的隐性认识。要想实施有效的知识管理，组织必须要有良好的信息基础结构，并以此为基础，对组织的知识和信息进行有效的组织、管理、交流和应用，达到知识共享和知识创新的目的。
信息构建和知识管理都有一个共同目标，即通过内容管理来更好地提升工作效率和生产力，因此二者都牵涉到创建一个鼓励集体相互作用和知识发现的平台。应用信息构建的理论和方法可以帮助组织建设结构合理、功能完善、使用便利的信息平台，为组织的知识管理提供一个高度集成的信息系统。
一个稳固的信息构建结合了信息技术与整个组织的需要和要求，提供了组织的信息资源的集成蓝图，以便信息技术能够正确、及时地达成组织的目标和宗旨。一个设计良好的信息构建是利用信息作为竞争和智力优势的途径。
3.3　信息构建可服务于知识管理的全过程
前面已经介绍了知识管理的过程。首先，良好的信息构建可以帮助人们迅速地找到并获取所需要的信息。通过建立分类，开发导航方案，创建网站地图，以促进知识的获取；在确认阶段，组织捕获的知识，如创意可能被综合在备忘录文档中，销售数字被汇总到图表或电子表格中，有关信息和数据被放入关系型数据库中；在组织阶段，通过对信息进行组织和分析，使信息有序化和结构化，为其他用户发现知识提供了框架。常见问答、最佳实践文档和企业专家目录是编纂和组织知识的例子。在知识传播阶段，通过标引常见问答或最佳实践文档、建立供同事交换信息的论坛或建立站点索引等方法，信息构建为知识转移创建了多路通道。通过创立信息检索工具，在企业团队之内和团队之间联系员工，鼓励员工之间开展协作和交流；在知识应用阶段，当用户使用这些信息和知识时，他们可能会进一步修改、验证和更新它们，这样又产生了新的信息和知识，返回到知识管理的第一步即知识创造阶段。这种组织学习的过程不断循环，结果导致新的信息和知识不断地加入到组织的知识中（见图4）。因此，从根本上说，知识管理和信息构建都致力于提高知识创造的能力。
附图G9NB12.JPG
图4　组织学习的循环过程
总之，信息构建致力于通过整理组织的数据和信息来创建知识，因而使用者可以更容易地完成任务、与同事合作或进行研究。
3.4　信息构建可充分适应组织和知识的复杂性
许多组织的结构十分复杂，各类信息也以不同的格式分散在组织的各个部门之中，因此组织和员工难以捕获和共享信息。此外，在当前技术急剧变化的商业环境中，甚至已经确认的知识也可能迅速陈旧。由于知识的流动性和暂时性，因此只有当内部资料被有序化时，组织才能从它们的内部资料中发掘竞争优势。根据18世纪哲学家赛缪尔（J.Samuel）的说法，知识有两种形式：我们自己拥有的信息和知识，以及知道在哪里发现我们所需要的信息。在大多数组织中，员工个人不可能拥有解决问题所需要的全部信息，因此强调发现和利用信息，比强求员工掌握大量知识是更加现实的策略。
事实上，利用信息构建不仅可为员工提供所需的信息，而且可创建合作和交流的工作空间和导航结构，促进非正式的浏览和交流，让用户了解他们甚至不知道存在的产品、服务或信息。
信息构建的价值还在于它帮助信息解释的能力。信息构建可以帮助员工找到所需信息并理解它们。组织中的每个团体通过实践发展出一套属于自己的独特术语和惯用语言，为此需要确定适合各种知识团体的信息组织的类别。这种跨越组织集成知识的能力直接依赖于信息构建中的组织系统和标引系统。通过编纂信息和组织知识（如分类、网站结构、导航路径、网站地图等），以确保这些知识对于整个组织都具有意义。例如，数据存储和数据销售都是企业的技术基础结构的重要组成部分，然而，往往IT部门负责数据存储，而销售和市场部门则拥有销售数据。通过信息构建为企业内部网精心制作标记或命名系统，以使这些数据和术语对IT部门及销售和市场部门都有意义。
4　讨论
知识管理被视为实现集体转变的工具。作为企业哲学，知识管理维护员工的显性和隐性知识，并将其转化为组织解决问题和创建知识的能力。许多分析家认为，知识管理的主要关注点是发现联系各类人员的途径，而信息构建正是建立这种联系途径的有效方法。
企业内部网和门户网站仅仅是知识管理的工具和手段，如何使员工进行有效的沟通和交流才是组织面临的真正挑战。信息构建和知识管理的最终效益不是建立门户或分类结构本身，而是利用那些工具和手段来推动知识创新和知识利用。
成功的信息构建取决于3个因素：用户、信息资源的内容、语境（商业背景）（见图5）。一个有效的门户网站或企业内部网适应了组织的经营战略和企业文化，将用户、内容和整个组织联系在一起。因此，一个成功的信息构建体现出信息生态学的特点，可以适应动态变化的组织环境，帮助组织建立起一个系统集成的信息环境，为组织实施知识管理奠定良好的基础。
附图G9NB13.JPG
图5　信息构建成功的3个因素
组织利用信息技术与网络可以高效地处理数据，使数据组织起来变成信息，并对数据库进行数据挖掘。然而信息技术只能成功地用于解决有限范围的问题，它只能实现数据到信息的转变。对信息的解释仍然是难题，而人员具有解释的能力。只有通过人员以及人员之间的相互交流和互相作用，信息才能被解释并且被转化为知识。因此，为了管理知识，组织需要重新考察人员、信息技术、信息内容及语境之间的互相作用。信息构建有效地结合了信息技术、信息内容和人类的智力活动（如分类组织、环境分析、主题词表、元数据应用等），从而有助于组织和员工对信息的理解，实现从信息到知识的转变。
有效的信息构建改变了组织行为，因为它重新描绘了知识建立和知识运用的过程，提高了知识共享的企业文化。通过因特网或门户网站将组织的信息有序化和结构化，使组织和员工逐步理解和接受知识管理。
知识管理不是捕获、存储和传递信息的一个简单问题，相反它要求从多重观点解释和组织信息。只有通过转变组织文化，组织才可以逐渐地转变人员、技术、信息与知识之间的相互作用方式，确保组织在动态、复杂的环境中不断地创造、验证和应用新知识，将知识变成增值的产品、过程和服务，从而实现有效的知识管理。
5　结论与论点
1）知识管理是信息管理的高级阶段，知识管理的原则和理念已经成为现代企业和组织的管理哲学。
2）信息构建已超越了网站信息组织与设计的狭义概念，上升为对网络化、数字化的信息空间的组织与构建的广义概念，代表了当代信息服务和情报学的前沿。
3）信息构建的实践对我们开展信息服务网站建设、业务结构调整、数字图书馆建设、电子商务/政务等信息管理与服务的实践活动具有指导和借鉴意义。
4）信息构建和知识管理之间有着密切的内在联系。信息构建将抽象的信息组织理论转换成为可操作的知识管理实践，将知识整合到组织的网站和内部网上，从而为组织的知识管理提供了一条新颖有效的解决途径。
【参考文献】
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