excel工作簿与工作表的基本操作(转帖)

excel工作簿与工作表的基本操作
使用Excel创建的文档就叫做工作簿，一个工作簿可以包含多个工作表。Excel的程序名是Microsoft Excel，创建的工作簿的扩展名是*.xls，创建的模板文件的扩展名是*.xlt。
在Excel中，新的工作簿是通过“新建”命令实现的，而工作表示通过“插入”命令来实现的。
1.1             工作簿的基本操作
1.1.1        创建工作簿
启动Excel后，就自动产生了一个新的工作簿。缺省情况下，Excel为每个新建工作簿创建了三张工作表，标签名分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。
除了在启动Excel时可新建工作簿之外，在Excel中还可以使用以下方法来创建新的工作簿。
1.1.1.1    新建空白工作簿
方法1：[文件]菜单à[新建]命令à[任务窗格]à[新建]à[空白工作簿]。
方法2：单击[文件]菜单的[新建]命令，或者单击[常用工具]栏上的 按钮，或者使用Ctrl+N组合键，可以快速新建一个工作簿。
创建新工作簿后，Excel将自动议Book1、Book2、Book3……的默认顺序给新工作簿命名。
提示：       新建空白工作簿是根据Excel默认的模板创建的新工作簿，没有为工作簿设置任何格式和属性。
1.1.1.2    根据现有的工作簿创建工作簿
方法：[文件]菜单à[新建]命令à[任务窗格]à[根据现有工作簿新建]à[选择工作簿…]à在[新建]对话框中选择一个已经存在的工作簿，单击[创建]按钮。
新创建的工作簿将在原工作簿的基础上创建一个文件名为*1.xls的工作簿。
提示：       根据现有的工作簿创建的工作簿，相当于以源工作簿为模板新建了复制了一个新的工作簿，新建的工作簿将保留源工作簿的数据、安全性、属性等。
1.1.1.3    使用模板创建工作簿
中文版Excel提供了大量尝用的电子表格模板，根据这戏模板，用户可以很方便地创建需要的工作簿。
方法：[文件]菜单à[新建]命令à[任务窗格]à[根据模板新建]à[通用模板]à[电子方案表格]à根据需要选择一个模板à[确定]。
提示：       如果在“模板”对话框中没有看到所需的模板，请确认Office办公系统已经完全安装。
通过模板提供的各类工作簿，可以让用户快速了解Excel的强大功能和应用领域。
1.1.2        修改工作簿的[默认文件位置]
作为Excel的专业用户，总是希望将文件保存在特定的位置，以便于管理和备份文件。而Excel在缺省时将工作簿文件保存在“我的文档”文件夹中，用户通过修改工作簿的默认文件位置，也就更改了Excel打开和保存文件的缺省位置。
方法：[工具]→[选项…]→[常规]→在[默认文件位置]文本框中输入用户指定的位置。
提示：       用户在修改工作簿的默认文件位置之前，必须在磁盘上创建或已经存在一个文件夹。
1.1.3        打开工作簿
1.1.3.1    利用“打开”命令打开
方法：单击[文件]菜单的[打开]或者[常用工具栏]上的 按钮。
一次打开多个工作簿的方法是，在[打开]对话框中选择多个需要打开的工作簿，单击[打开]命令即可。
1.1.3.2    打开方式
Excel提供了多种打开工作簿的方式，用户可以根据具体操作而选择合适的打开方式。
l         打开：以常规方式打开，与[打开]按钮功能相同；
l         以只读方式打开：允许查看不能修改工作簿；
l         以副本方式打开：在原文件的基础上新建一个备份工作簿并打开新建的工作簿；
l         用浏览器打开：如果工作簿是Web格式，则可以使用浏览器来打开工作簿；
l         打开并修复：如果文件意外丢失，可以打开并修复。
1.1.3.3    打开最近打开过的工作簿
方法1：在[文件]菜单的最底端列出了用户最近打开过的文件。
方法2：在[任务窗格]中的[打开工作簿]的列表中打开。
修改最近打开的文件个数：[选项…]→[常规]选项卡→设置[最近使用的文件列表]中的文件个数。
1.1.4        保存工作簿
在输入一些数据或者标题后，就要保存工作簿，在编辑的过程中还要注意随时保存文件，Excel生成的文件的扩展名为[*.xls]。
1.1.4.1    直接保存工作簿
使用Ctrl+S组合键或单击[常用工具栏]的 按钮保存工作簿，保存后使用Ctrl+S进行快速保存。
提示：       在Excel中还可以使用Shift+F12组合键保存工作簿。
1.1.4.2    自动保存工作簿
Excel提供了在工作时自动保存文件的功能，自动保存可以防止突然掉电或意外死机时，用户忘记保存文件而造成数据丢失。
方法：[工具]→[选项…]→[保存]→设置[自动保存时间间隔]的时间。
1.1.4.3    保存为备份文件
用户在保存文件的时候，处于安全考虑，还可以为文件保存一个备份，如果原文件意外丢失或损坏，可以打开备份的文件来挽救。
方法1：[文件]→[另存为…]→打开[另存为]对话框，单击右上角的[工具]按钮，从其下拉菜单中能够单击[常规选项]命令，打开[保存选项]对话框，勾选[生成备份文件]选项。
方法2：[文件]→[另存为…]→输入与原文件不同的[文件名]并选择保存位置。
提示：       生成备份文件选项只对当前工作簿生效。
1.1.5        设置工作簿的属性
工作簿的属性主要是用来编辑摘要信息和说明性的文字，以便于利用这些信息来组织和查找文件。
工作簿的属性可以标识用户版权和常规信息，是保护产权和版权的有效方式。
1.1.5.1    设置属性
Excel默认属性中的信息是用户在第一次保存文件时自动记录下来的，记录的信息是用户的本机信息，即使用户以后在其它的计算机上进行过编辑该信息也不会发生改变。
当然，Excel允许用户通过手工方式来修改工作簿属性中的信息。
方法：[文件]à[属性]à[属性]à[属性]对话框，根据需要输入摘要信息，输入完毕后单击[确定]按钮。
1.1.5.2    查看属性
在打开工作簿的情况下，用户可以在任何时候在[文件]菜单下的[属性]对话框中查看文件的属性。
用户也可以在不打开工作簿的情况下查看工作簿的属性，方法是：找到工作簿文件à在工作簿文件上右击à选择[属性]命令à在[摘要]标签中单击[高级>>]按钮后查看详细信息。
提示：       修改属性的相关信息后必须保存后才能生效；工作簿处于打开状态时，不能在工作簿源文件的属性中查看到摘要信息。
1.1.6        给工作簿加密
为了防止其他人更改或删除工作簿中工作表的数据，或者只让授权的其它用户修改工作表，给工作簿加密是一种最有效的方式。
1.1.6.1    设置打开权限密码
方法：[工具]→[选项…]→[安全性]→[此工作簿的文件加密设置]→在[打开权限密码]栏中输入密码后再确认密码→[确定]。
1.1.6.2    设置修改权限密码
方法：[工具]→[选项…]→[安全性]→[此工作簿的文件共享设置]→在[修改权限密码]栏中输入密码后再确认密码→[确定]。
1.1.6.3    取消对工作簿的加密
输入打开和修改工作簿的密码正常打开工作簿后，执行以下操作：
方法：[工具]→[选项…]→[安全性]→[此工作簿的文件共享设置]→删除[打开权限密码]和[修改权限密码]栏中删除设定的密码→[确定]→保存工作簿。
1.1.7        退出工作簿
Alt+F4退出Excel程序窗口；Ctrl+F4关闭当前工作簿。
1.2             工作表的常规操作
为了便于管理、方便记忆、快速操作，就应当要进行以下设置。
1.2.1        了解工作表标签
每个工作表都有一个标签名。工作表标签滚动按钮：只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表不会随之改变。只有当某些工作表被水平滚动条覆盖后，这些按钮才能生效。
l         按钮：跳到最左边的第一个工作表；
l         按钮：向左移动一个工作表；
l         按钮：向右移动一个工作表；
l         按钮：跳到最右边的第一个工作表。
1.2.2        插入工作表
1.2.2.1    修改工作簿的默认工作表数目
Excel的工作簿中最多可以创建255个工作表，默认情况下，每个工作簿只显示3个工作表，用户可以修改每个工作簿默认显示工作表的个数。
方法：[工具]→[选项……]→[常规]→修改[新工作簿内工作表数]的个数。
提示：       用户修改工作表的默认个数后，需要重新运行Excel才能生效。
1.2.2.2    插入单个工作表
方法1：[插入]菜单à[工作表]命令，就可以插入一个工作表。
方法2：在某个工作表上右击→在弹出的菜单中单击[[插入…]→选择[常用]→单击[工作表]→[确定]。
1.2.2.3    插入多个工作表
方法：按住Shift或Ctrl键选择多个工作表将其成组，按照插入单个工作表的两种方法即可完成多个工作表的插入工作。
提示：       常规方式下插入的工作表都是基于常规模板的工作表，没有设置任何格式和属性。
1.2.2.4    创建模板
用户既可以直接插入Excel中现成的工作表模板，也可以创建自定义的工作表模板。
在Excel中，模板有工作簿模板和工作表模板之分：
l         工作簿模板：创建作为模板的一个工作簿，该工作簿中要包含以后新建工作簿中所需的工作表、默认文本（例如页标题、行标和列标）、公式、宏、样式和其它格式。
l         工作表模板：创建只包含一个工作表的工作簿，该工作表中含有不同类型的所有新建工作表的格式、样式、文本和其它信息。
创建模板的步骤：
l         打开一个要作为模板的工作簿；
l         单击[文件]菜单中的[另存为…]命令打开[另存为]对话框；
l         在[文件名]下拉列表框中定义一个名称，在[保存类型]下拉列表框中选择[模板（*.xlt）]选项，在[保存位置]下拉列表框中能够选择要保存模板的文件夹。
l         单击[保存]按钮，保存模板。
提示：       用户所创建的自定义工作簿或工作表模板，通常保存在Templates文件夹中，在中文版Windows XP操作系统中，该文件夹一般位于C:\Documents and Settings\User_name\Application Data\Microsoft\Templates下。
用户创建的模板，在重新安装操作系统后将不复存在，建议用户备份模板文件，或者在保存模板时将其保存在系统盘以外的分区中。
1.2.2.5    插入基于模板的工作表
方法：在工作表标签上右击à在弹出的菜单中单击[插入]命令à选择模板所在的标签à选择一种模板后双击既可。
若要预览模板首页中的图片或内容，就必须在工作簿的[属性]中勾选[保存御览图片]复选可框。
1.2.3        删除工作表
方法1：选择要删除的工作表右击→单击[删除]→单击[确定]。
方法2：[编辑]→单击[删除工作表]→单击[确定]。
1.2.4        重命名工作表
方法1：在工作表上右击→单击[[重命名]→工作表处于选定状态→输入新的名称。
方法2：[格式]→[工作表]→单击[[重命名]→工作表处于选定状态→输入新的名称。
1.2.5        移动与复制工作表
1.2.5.1    在同一个工作簿中移动或复制工作表
移动工作表：
将鼠标移动到要移动的工作表标签上按下鼠标左键并向左或向右拖动，工作表标签会出现6符号，到需要的位置后释放鼠标即可。
复制工作表：
按住Ctrl键的同时拖动工作表到适当位置，就可以复制工作表。
1.2.5.2    在不同的工作簿之间移动或复制工作表
操作方法：
l         打开要接收工作表的工作簿；
l         切换到要移动或复制工作表的工作簿中，选定要操作的工作表；
l         右键单击选择[移动或复制工作表…]命令，弹出[移动或复制工作表]对话框；
l         在[工作簿]下拉列表框中选择用来接收工作表的工作簿；在[下列选定工作表之前]列表框中选择要在其前面插入移动或复制的工作表的工作表；如果只是复制而非移动工作表，则选中[建立副本]复选框，如果要将选中的工作表移动或复制到新工作簿中，则在[工作簿]下拉列表框中选择[新工作簿]，单击[确定]。
1.3             显示与隐藏工作簿和工作表
在Excel中，用户可以创建多个工作簿、在一个工作簿中可以插入多个工作表、一个工作表中又包含多个行和列，用户在编辑这些数据时，就没有较大的工作空间来显示。使用隐藏功能就可以将暂时不需要的部分隐藏起来，以便于用户操作。
用户在进行[隐藏/取消隐藏]操作时，可以进行多重隐藏操作。例如，用户既要隐藏工作表又要在被隐藏的工作表中隐藏某些行或列，这样就包含了多重隐藏操作。
值得一提的是，用户在操作多用户的Excel文件时，一定要注意查看该工作簿或工作表中是否存在隐藏的部分。查看的方法很简单，当某个部分被隐藏后，[取消隐藏]命令就会置亮。
1.3.1        显示与隐藏工作簿
隐藏：单击[窗口]菜单中的[隐藏]命令即可。隐藏的工作簿保存后要在一个新建的工作簿中[取消隐藏]后才能查看到。
显示：单击[窗口]菜单中的[取消隐藏]命令，选择要[取消隐藏]的工作簿即可。
1.3.2        显示与隐藏工作表
隐藏：选择需要隐藏的工作表，也可以是多个工作表，单击[格式]菜单中的[工作表]的[隐藏]命令即可。
显示：单击[格式]菜单中的[工作表]的[取消隐藏]命令，选择要[取消隐藏]的工作表即可，一次只能取消一个被隐藏的工作表。
1.3.3        显示与隐藏行或列
有时一个表太长或太宽，就需要把这表中的一些行或列隐藏起来以方便查看。
隐藏：选取需要隐藏的行或列，也可以是多行或多列，单击[格式]菜单中的[行]或[列]中的[隐藏]命令即可。
显示：单击[格式]菜单中的[行]或[列]的[取消隐藏]命令即可。
1.3.4        隐藏单元格**
提示：       当用户对行列进行隐藏后，应当选取当前的整个工作表后，才能够[取消隐藏]。否则，该命令有时会失效。
1.4             保护工作表和工作簿
当用户需要转向其他方面的工作，但又不希望关闭Excel时，为了防止因误操作而造成对工作表数据的损坏，以及避免他人对文档进行未经授权的访问，应该为工作簿或工作表建立保护。
提示：       用户在设置保护功能时，应当遵循“先保护小对象再保护大对象”的规律。例如，保护工作簿之前应先保护工作表，保护工作表之前应先保护单元格或允许的编辑区域。
1.4.1        保护和撤消保护工作表
1.4.1.1    保护工作表：
打开[保护工作表…]对话框：[工具]→[保护]→[保护工作表…]，弹出[保护工作表…]对话框。
1.4.1.2    设置保护的选项：
[保护工作表及锁定的单元格内容]：选中则禁止更改工作表中的单元格内容；
[允许此工作表的所有用户进行]：可以设置用户的使用权限，运行或禁止用户对工作表进行的各种操作；
[取消工作表保护时使用的密码]：输入用户密码，密码为任意字母、数字或符号，并且区分大小写。密码的长度不能超过255个字符。允许空密码即回车。
单击[确定]。
1.4.1.3    撤消工作表保护：
方法：[工具]→[保护]→[撤消工作表保护…]，输入正确的密码即可。
1.4.2        锁定和取消锁定单元格
对工作表设置保护后，工作表中的所有单元格都不能修改，操作起来很不方便。在实际应用中用户只需要对工作表中部分单元格或某些对象实施保护即可，没有被保护的单元格内容可以随身更改。
1.4.2.1    取消锁定单元格
方法：选定需要保护的单元格或单元格区域→[格式]→[单元格…]→[保护]→去掉[锁定]项前面的√→[确定]。
1.4.2.2    锁定单元格
方法：选定已经保护的单元格或单元格区域→[格式]→[单元格…]→[保护]→选取[锁定]项→[确定]。
1.4.3        允许或删除用户编辑区域
高版本的Excel（2002以上），提供比[保护单元格]更灵活的保护方式即[允许用户编辑区域]。使用该功能不但可以扩展可编辑的区域，而且还可以同时完成[保护工作表]的操作。
1.4.3.1    添加允许的编辑区域
[工具]菜单→[保护]→[允许用户编辑区域]→打开[允许用户编辑区域]对话框。
1.4.3.2    设置保护的选项：
新建：使用该命令添加一个或多个允许编辑的区域；
修改：对已经添加的编辑区域进行修改，包括区域名和区域；
删除：删除已经添加的编辑区域；
权限…：在弹出的对话框中设置允许修改的密码，没有设置则无需密码即可修改；
保护工作表…：相当于在菜单中调用[保护工作表…]命令。
1.4.3.3    删除允许的编辑区域
在[允许用户编辑区域]对话框中，用户可以删除被保护的编辑区域，被保护区域中的数据不会受到任何影响。
提示：       [锁定和取消锁定单元格]操作不能够设置修改密码，一旦取消锁定所有的用户都能够修改；[允许用户编辑区域]操作则能够很好地分配用户修改的权限，而且操作起来非常直观和方便。
1.4.4        保护和撤消保护工作簿
保护工作簿只能保护其[结构]和[窗口]，如果要对整个工作簿的数据进行保护就必须为工作簿设置[安全性]。
1.4.4.1    保护工作簿：
打开[保护工作簿…]对话框：[工具]→[保护]→[保护工作簿…]，弹出[保护工作簿…]对话框。
1.4.4.2    设置保护的选项：
[结构]：选中后可以保护工作簿的结构，避免删除、移动、隐藏、取消隐藏或重命名工作表，或插入新的工作表；
[窗口]：选中后可以保护工作簿的窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭；
[密码]：输入用户密码，密码为任意字母、数字或符号，并且区分大小写。密码的长度不能超过255个字符。
单击[确定]。
1.4.4.3    撤消工作簿保护：
方法：[工具]→[保护]→[撤消工作簿保护…]，输入正确的密码即可。
1.4.5        保护并共享工作簿
对于存放在公共文件夹总的工作簿有时希望用户能够打开进行访问，而且希望看待修订记录，这就需要对工作簿设置共享保护。
当工作簿被设置为共享后，可以允许网络上的多个用户对该工作簿进行联机操作。
1.4.5.1    保护并共享工作簿：
方法：[工具]→[保护]→[保护并共享工作簿…]→勾选[以追踪修订方式共享]选项→输入并确认密码→[确定]。程序要求用户另存为当前工作簿，选择保存位置和文件名即可，保存后工作簿标题显示为[*.xls 共享]字样，说明设置成功。
1.4.5.2    撤销共享工作簿的保护：
方法：[工具]→[保护]→[撤销共享工作簿的保护…]→在弹出的[取消共享保护]对话框中输入正确的密码即可。