提高工作效率新概念

◎A4纸的工作方法 序(1)
会工作的人，能够将“一张A4纸”运用自如
■会工作的人与不会工作的人，在工作方法上存在差异
从大体上看，现代上班族的商业环境正从三个方面发生着急速变化。我们可以说，是否掌握了应对这种变化的工作方法，将使人与人之间产生会工作和不会工作的巨大差距。
首先，第一个变化是伴随着宽带网的普及而出现的产品服务化趋势。
Ipod是比较有代表性的一个例子。即itunes software与itunes music store合作成立的三位一体的服务系统。类似的例子还有很多，如Google提供免费网络办公软件服务等，这种事例正在不断增多。
这种产品服务化方案，需要多个部门在一个指导思想下共同协作才能完成。
第二个变化是公司与公司之间关系的变化。
泡沫经济崩溃后，把公司的资源集中到公司的核心项目上，将除此之外的业务委托其他公司做的外包操作方式，如今已经非常普遍。而且，M&A(企业的合并、收购)这种方式也在增加。过去，公司大多是与自己的公司或同一集团的其他公司合作，公司与公司之间的关系比较封闭，但是现在，在价格、质量、交货期等标准下，公司与公司间的关系正在根据市场机制变得越来越开放。
第三个变化是工作环境的变化。
随着泡沫经济的崩溃，论资排辈、终身雇佣制度开始瓦解，这之后，人们的工作环境也一直在发生变化。例如，同一个工作单位混杂着跳槽者、派遣职员、业务委托等各种各样的人的情况已经不再稀奇了。
因此，过去的工作方法越来越不能发挥作用了。泡沫经济崩毁之后，由于公司采取了抑制录用人数的计划，所以中坚职员会竭尽全力做好自己的工作.但对于教育新职员的工作，则会往后推迟，而且这样的情况并不少见。此外，跳槽者常常会将上一个工作单位的工作方法带进来，但派遣职员、业务委托职员等工作人员本身未掌握一定工作方法的情况也很多，这些就是如今的现状。
在这三大变化中，会工作的人与不会工作的人之间的差距会越来越明显。现在的上班族，需要掌握一种新的工作方法，即与自己的部门或公司范围之外的人员一起，朝着相同的目标努力收集情报，进行判断，然后实践工作方法。
■为什么一张A4纸就足够了
据说，一般情况下，人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说，虽然人与人之间有一定的差异，但是人在大体上看一眼的瞬间，能够把握的数量最小为五，最大为九。这个数字也被称为魔法数字。
举个例子，假设桌子上放着几枚硬币。普通人在大体上看一眼的情况下，能够确认的数量在七个左右。
如上所述，人的把握处理能力有一定的限度，因此，人类发明了十进法。所谓十进法，就是一位数能够处理的数字以九为限，一旦超过九，就要进一位。也就是说，十进法是一种人类在考量自身的把握处理限度的基础上制定出来的表记法。
而且，据说在经济学上，一个上司能够管理的属下数量也在五人至六人之间。这个原则被称为span of control原则(管理范围原则)，是经管学上的一个大原则。
如上所述，人类能够处理的事情的数量是有限的。因此，在工作计划中，即使短时间内一次灌输10个以上的详细内容，也都是徒劳，这样只会让自己的脑子变得混乱。当然，这样一来，也就很难与一起工作的成员们共享工作内容。反过来说，要想使自己把握这个计划，并与共事成员分享，书写的内容不能超过一张A4纸。
◎A4纸的工作方法 序(2)
■一张A4纸工作法为什么有效
在一张A4纸工作法中，在开始工作之前，需要填写表单。所有的表单都非常重视明确地列出“目的(主要是工作)”、基于此目的“应该做的事”，以及其“期限”这三个要素。因为只要明确了这三个要素，无论是在独自进行的个人战中，还是在与其他成员共同进行的集体战中，你都能够有效地开展工作。
例如，在开会的时候，目的不明确的会议只是在浪费时间。
如果某个会议的目的只是“关于新产品”这样一个笼统不明确的议题，那么各个与会人员可能会按照各自不同的认识进行讨论。某个与会人员也许会针对“是否导入新产品”发言，而其他与会人员也许会突然针对“自己构思的新产品规格”发言。另外一个与会人员则可能会针对“导入新产品后的销售渠道和提成”发言。
在这种情况下，人们是以不确定的推论或前提为基础进行讨论的，因此，人们的意见可能会循环往复，从而导致会议没有进展。
而且，会议的目的不明确，就无法对发言是否跑题做出判断，也就很难将话题拉回正轨。因此，即使会议持续的时间很长，也不会得出任何结论。
“一张A4纸工作法”为了避免出现这种情况，会事先明确会议的目的。这样的话，就可以将会议方向设定得更具体一些，如“关于是否投入新产品”。这样一来，与会人员就会参考现存产品的销售额变迁、公司的市场份额，以及竞争企业的新产品投入情况，自然而然地开始讨论是否应该导入新产品。如上所述，一张A4纸工作法不仅具有提高自我工作效率的优点，还具有使整个工作单位实现效率化办公的优点。
而且，在一张A4纸工作法中，人们开展工作的方法并不是自己了解所有情况，思考一下，然后就去实现目标，而是与一起工作的成员分享智慧和知识，并通过讨论去实现目标。
因为如果能够明确地设定好目标，再将拥有必要情报和权限的人聚集起来，确定好应该做的事情，并进行分工，工作便自然而然地展开了。在现在这个时代，各个工作人员的工作正在朝着细化、专业化的方向发展着。这种环境下，人们为了做出判断而独自去收集情报，综合情报，最后做出判断的做法是很花时间的。而且，我认为，这样做会使情报的质量下降，因为一个人能做的事情是有限的。因此，我们自己只要一边引导必要的情报进入必要的地方，一边进行工作就可以了。
而且，如果能将负责实际业务的成员吸收进来，便能够更有创造性、更高效地开展业务。明确了开会的目的，思考解决问题的办法也会变得更容易。这样一来，失败之后从头再来的可能性就会减少。
如上所述，实施人不是因受命于某人才工作，让实施人亲自参加决策过程，可以使其在有热情、有责任的情况下开展工作。
■一张A4纸可以让你之前的工作状态发生变化
与靠你自己去思考相比，使用这种工作方法，可以获得更多的情报，并制定出崭新的计划。而且，在开展业务的过程中，你与公司内各部门、公司外的公司之间的摩擦也会减少。
这样一来，周围的人们对你的信赖程度也会提高，人们会说：“如果有困难，可以去跟他商量一下。”
当然，你的工作效率也会显著提高。而且，你实现目标的可能性也会相应提高。这样一来，上司对你的评价会自然而然地提高。
如果能进一步提高工作效率，你还可能减少加班和周六日出勤的情况。像蜜蜂一样地工作，忙到见不到家人朋友的生活也将就此终结。
在这一意义上，我们可以确信，这种工作方法，一定能使我们的人生变得公私协调、十分充实。
我衷心希望所有读者都能够掌握这种工作方法，向自己的理想人生踏出第一步。
◎用“一张A4纸”充实你的职业生涯——时间&…
日程管理表单
(每月、每周)
时间损耗划分表单
先后顺序划分表单
让人安心入睡的二分法表单
日程管理表单(每月、每周)
将每月、每周的日程整理到一张A4纸上
对于商务人士来说，日程笔记是不可或缺的东西。你的笔记上也记满了“某月某日上午10点，与A公司的A社长会谈”、“某月某日下午两点～三点，销售会议”、“某月某日下午两点，B公司的B来公司拜访”之类的事情吧。
如果事情都能够按计划进行，大家就不会觉得苦恼了。但是，能够按计划进行的概率大约为6成左右。可以说剩下的4成会由于对方的原因或出现突发事件而不得不改期，如“由于A公司社长时间安排不开，会谈延期了”、“销售会议时间延长，直到傍晚五点才结束”等。
而且，如果仅注意每天的日程安排，就会忘记留意每月、每周应该做的事情，有时甚至可能出现大的纰漏。
因此，我推荐大家使用一张A4纸的“日程管理表单”。这张表分为(每月)表和(每周)表。
我首先来介绍(每月)表的要点，我们首先从记录二～三个月跨度的工作目标开始做起。这个时候，目标要以名词性词语结句。这样，我们就可以对应该做什么有印象了。如果用文章的形式记录目标，总是会使目标变得有些模糊，而且很有可能导致目标无法实现，或是时间延迟。比如：
“五月下旬 ‘新产品的宣传活动’”
“在此之前 ‘新产品的说明书’”
然后，我们要思考一下“为了完成这个目标，以周为单位必须要做的事情”，并将其作为每周目标记录到A4纸上。
为了能在五月的下旬开展新产品的宣传活动，必须在四月中旬之前确定好预算，并将内容归纳总结一下。也就是说，要在三月下旬之前总结出计划书，在本部长会议上提出来，并得到批准。
为此，需要对同行业其他公司的动向进行调查。三月的第一周调查A公司，第二周调查B公司，如果有时间，C公司也调查一下。这样一来，就可以试着将自己公司的产品有别于其他公司的产品。
在五月下旬之前必须制作完成的新产品说明书也是一样，我们如果能以周为单位细分工作步骤，这种情况下“应该做的事情”就同样清楚明了了。
为了能在五月下旬之前完成新产品的说明书，必须在四月下旬之前制作好设计方案和拷贝件。因此，需要在三月下旬之前做好最终稿(设计样本)。
这样一来，就不会稀里糊涂了。三月的第一周与设计师和摄影师碰面，在第二周完成摄影，第三周如果不委托设计师完成最终稿的制作……
将以上内容作为每周目标记录到A4纸上。
我们首先要在日程管理表单上写上最终目标。接着写每月目标。然后再详细地写出每周目标。而且，每个每周上要标注日期。在每周目标中，考虑好是否需要先做某件事，确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。
而且，如果是由自己负责，则写上自己，如果是需要委托某人做的事情，则写上相应的人名。而且，我们要在现状一栏记录上每周例行会议(后述)上的实际情况。结束了的事情则记录上“结束”，已经委托某人办理的事情则记录上“已委托”。
我之所以说每周目标很重要，是因为大部分人会以一周为单位制定日程安排。这样做不仅能使自己轻松掌握日程安排，还意味着容易与他人进行时间上的协调。
原本与设计师、摄影师约定在周二碰面，但如果有急事，就有可能将碰面日期改到另外一天，而这样做并不会打乱这一周的计划。也就是说，这样做有一个优势，那就是不必为这件事手忙脚乱，只要不将这件事拖到下周以后就可以。因此，我们需要养成抓住“尾巴”、将这一周应该做的事情在周五前做完的习惯。
◎用“一张A4纸”充实你的职业生涯——时间&…
先下手为强。
你也赶快从将日程管理总结到一张A4纸上，使宏观目标细化成微观目标，从投入到以周为单位的工作中做起吧。这样一来，即使由于对方的有事或出现突发事件而不得不改变日程，你也不用因为这些事而烦恼了，而且这样应该能够将能量聚集到应该做的事情上。
日程管理表单(每月)
目标 截止日期 3月 4月 5月
新产品的宣传 2007年5月 本部长会议上
确认 确定预算 开始宣传
新产品说明书 2007年5月 最终稿 说明书的设计与拷贝件的制作 新产品说明书
日程管理表单(每周)
目标 每月目标 每周目标 日期 负责人
(受托人) 现状
1w 2w 3w 4w 5w
新产品的
宣传 本部长会议上确认 调查A公司 2 大林
结束
调查B公司的 9 大林
已委托
调查C公司 16 大林 已委托
新产品
说明书 最终稿的
制作 原案的制作 23 自己 结束
本部长会议上
确认 28 自己
开会商议 2 自己
摄影 9 田口
最终稿图片的确定、订货 16 自己
最终稿完成 30 田口
根据一张A4日程管理表召开每周的例行会议
我在前一节叙述了一张A4纸日程管理表单的重要性，但有一点我还要说明一下，即尽量与单位的同事共享此日程管理表单。之所以要这样做，是因为一旦突然有事，无法脱身，你就需要他人的支持和帮助，如“让后辈帮忙调查A公司的事情吧”、“让同事代替我去与新产品的摄影师碰面吧”。
而且，如果这一天后辈和同事也有安排，无法脱身的话，该怎么办呢?这方面的协调非常麻烦，而且这样做会导致日程安排乱成一片。
因此，即使是从预防这种情况发生的意义上来说，我也希望大家能够与单位的同事、项目成员们开每周例行会议，互相报告、确认一下下周的日程安排。而且，我们还要根据对方的日程安排调整自己的日程。这样一来，彼此的业务便可顺利进行了。
不仅如此。如果能跟摄影师沟通一下，对“这周末无论如何也要使用某某照片，所以能不能将摄影日程安排到这周的中间呢”一事进行确认，也能够起到防止自己的业务延迟的作用。
而且，如果事先知道“他下周有一件无法推辞的重要事情，所以那天就不要委托他做其他事情了”这一情况，至少可以留意一下。
这一点对对方来说也是一样。有的时候，可能需要你去帮忙做一件事情，这样一来，对对方也是一种帮助。这对双方都有利。
关于每周例行会议的召开日期和时间，我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成，周五上午你一定会担心这件事，对于例行会议，就会变得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚时分必须做好周末上班的准备，或是调整下周的日程，也可能对例行会议心不在焉。
在这里，重要的是建立一种体制，即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议，并互相了解一下对方的日程安排，必要的时候，能够互相帮助。只要能做到这一点，你的一张A4纸“日程管理表单”就会如虎添翼，会变得更加完美。
时间损耗划分表单
从一张A4纸看出时间损耗
人或多或少都会有口头禅，如果是由于过度使用电脑而肩酸、腰痛的人，口头禅会是“累了”、“好疲惫”;如果是器量狭小的人，口头禅会是“好担心啊”、“好不安啊”、“不会有事吧”等等。说到商务人士用的最多的口头禅，应该会是“太忙了”、“好难”吧。
◎用“一张A4纸”充实你的职业生涯——时间&…
某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着“太忙了”“好难”，总是把这种牢骚挂在嘴边。
“今天上午，学生时代的朋友突然来访，所以我去跟他一起吃午饭，他跟我聊到了再就业的事情。因此，我浪费了将近两个小时的时间。”
“我花了很多时间在修改新产品的说明上，今天又要加班了。对了对了，我还得查看一下邮件……”
但是，在我看来，这是他自作自受，自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。
这到底是怎么回事呢，其实我们只要将这些事情归纳成一个“时间损耗划分表单”，就立刻能看到问题所在了。首先，我们要回忆一下自己最近一周的日程安排，我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在当初制定的计划的基础上，打上改期之后的日程安排，并将其打印出来。
接着，我们便可以在此基础上，看看它属于以下4种情况的哪一种。
① 本不应该插进来的事情
② 本可以汇总的事情
③ 本可以委托他人做的事情
④ 本可以通过与人商量简化的事情
我按顺序来说明一下吧。
①中的“本不应该插进来的事情”，指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话，学生时代的友人来与之商量再就业的事情，结果浪费了将近两小时的时间一事，便属于这种情况。但是，我认为，如果事先确认一下有何事，说一句“能不能日后再详谈”，这两个小时的时间就可以大幅缩短，甚至是变成零。
②中的“本可以汇总的事情”，是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子，利用被打乱了的时间去做这种事情，就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件，便可以节约百分之二十到三十的时间。
③中的“本可以委托他人做的事情”，是指本可以拜托他人帮忙做的事情，以K科长为例来说的话，修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事，便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做，花费的时间就会大幅缩短，或是变成零。
④中的“本可以通过与人商量简化的事情”，是指通过与人商量，来省掉等待或行路等时间，从而缩短浪费的时间。
总之，如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到，并分析其属于这四种情况中的哪一种，然后记录到一张A4纸上，今后再遇到类似的情况时，就可以将其作为一种参考，应对方法自然也就明了了。
时间损耗划分表单
本不应该插进来的事情 本可以汇总的事情
与朋友的午餐
不速之客的应对
2小时
1小时
邮件的查看
书面申请的批准
电话
4小时
4小时
3小时
合计 3小时 合计 11小时
本可以委托他人做的事情 本可通过与人商量简化的事情
说明的修改
3小时
营业进展会议
行路时间
紧急会议
2小时
6小时
2小时
合计 3小时 合计 10小时
先后顺序划分表单
用一张A4纸归纳工作的先后顺序
积累了一定的经验，做到相应的位子上之后，商务人士的一天就会变得更加艰难。
“今天必须将报价单做出来，提交给A公司，而且要将明天开会时提交的报告整理出来。”
“对了，公司发展史的出版是公司成立纪念活动的一环，我也是公司发展史编辑委员会的一员，所以在召开委员会之前，如果我不将计划书整理出来……”
◎用“一张A4纸”充实你的职业生涯——时间&…
如上所述，这种人要做的事情一旦堆积起来，即使写到笔记中，有时也会头脑混乱，不知不觉忘记。因此而犯下重大错误，如果错过商机的话，还容易被上司贴上“不会工作的家伙”的标签。
在这种时候，我下面要介绍的一张A4纸“先后顺序划分表单”便能够发挥作用了。
方法非常简单。只要在以下四项中填上应该做的事情就可以了。
① 非常重要，且必须马上做的事情
② 不太重要，但必须马上做的事情
③ 非常重要，但无须马上做的事情
④ 不太重要，也无须马上做的事情
首先，如果不将①中的“非常重要，且必须马上做的事情”不当一回事，容易给日常业务带来阻碍，或是失去信誉。因此，我们要尽最大努力去快速处理这种事情。如“制作今天之内必须提交给A公司的报价单”、“整理明天开会时需要提交的报告”之类迫在眉睫的事情，便属于这种情况。
所谓②中的“不太重要，但必须马上做的事情”，我可以做一个简单的比喻，即“明天要跟中学时代的几个同学聚会，所以必须预定一个合适的饭店……”一类的事情。与工作本身相比，这种事情多是个人的事情，虽然我的说法有些不好，但是这种事情有一个优点，那就是可以临阵磨枪，或通过降低要求而立即处理完毕。实在不行，在小酒馆聚会好了，这样就不用预约了，也就不用因为这件事而苦恼。
这里面最重要的是③中的“非常重要，但无须马上做的事情”。“在下个月的委员会到来之前，必须整理好公司发展史计划书”便属于这一类，如果以周为单位来考虑的话，为此而应该做的事情就要排到①中去，且需要多加注意。
要想整理出公司发展史计划书，也许还需要看一遍参考资料，并想出一个大概的目录。这样一来，我们就需要一边对照之前所述的一张A4纸的日程表，一边将应该做的事情从以月为单位细分到以周为单位，有的时候，还要根据需要将其归入①中迅速处理。
在商务环境变化明显的今天，在限定日期到来之前，④中的“不太重要，也无须马上做的事情”即使不处理也没关系，因此，我就不在此解释了。
好了，你也赶快将应该做的事情写到我刚才说的四项后面，并在一周时间内多多查看吧。在这里，最重要的是留意③与①的关系，根据时机灵活移动它们。如果能做到这一点，弄错工作的先后顺序，遗漏某件重要事情的风险就会大幅降低。
先后顺序划分表单
公司发展史计划书
重要程度
高
制作必须在今天之内提交给A公司的报价单
整理明天要在会议上提出的报告
紧急程度低 紧急程度高
填写下下周要去做体检时提交的调查表
重要程度低
要和学生时代的朋友聚会，所以要预约饭店
让人安心入睡的二分法表单
一张A4纸让您安睡到天亮
入职软银，在孙正义手下工作的时候，我常常与他一起工作到深夜一两点。而且，今天的工作就此结束的时候，孙正义一定会这样喊道：
“好，这样就能看到希望了。”(よし、これで見えてきた!)
实际上，这一声大吼是有它的意义的。如果不说一句“今天该做的事情都做完了”画一个界限，即使是回到家，躺到床上之后，我们也会很不安，甚至无法入睡。因此，我建议大家把今天应该做的事情全部做完，然后带着一种轻松的心情回家。——孙正义当时的想法就是这样的。
现在回过头来，看看你是怎么做的呢?你不是不工作做到一半便放在一边，然后一边想着“糟糕，这个月的营业额也许完不成了。那样的话，会被部长严厉批评的”，一边躺在床上苦恼呢?
为此，我在孙正义的“大吼”提示下，制作出了下面这个“让人安心入睡的二分法表单”。
这里的做法也非常简单。首先，将妨碍你睡眠的不安因素，也就是你“担心的事情”简单明了地写出来，如“这个月可能无法完成营业额”。
接着，将你能够想到的完成营业额的对策如实写出来。如“给小A发一封邮件吧”、“约见B公司的B专务”、“从其他部门借来另外的客户清单”等等。
这个时候的要点是将它们分为“今天能做的事情”、“明天以后可以实行的事情”两类，然后对其中的项目进行确认。
这是因为，如果你写出这些是在深夜时分，地点是在自己的卧室的话，则不能将“约见B公司的B专务”归入今天能够做的事情一类。反之，如果是“给小A发一封邮件吧”这件事，即使是用家里的电脑也可以进行，而且哪怕只是做了这件事，也能够使你的心情变得轻松，使不安的因素减少。
也就是说，按孙正义的话来说，喊一句“今天该做的事情都做完了”，就是画了一道分界线，今天便可以不再苦恼，安心入睡了。
现在我来说一说我的经验，这个“让人安心入睡的二分法表单”真正对我发挥作用，是在日本纳斯达克将要创立的时候。当时，孙正义让我“请2000名冒险事业企业家来”，我便给整个日本的企业家发了传真或信件广告，说实在的，我当时的心情非常复杂，心里在担心“请来2000名企业家，就能够顺利成立吗”。
但是，苦恼不会让事情取得进展。于是，我一边与项目成员们商量，一边依次写出了“今天能做的事情”“明天以后可以实行的事情”，在将其付诸于行动的每一天里，我的不安便开始骤减。之后，“今天已经做到这里了”的想法让我充满了成就感，这种成就感转换成放心感，也使我能够熟睡了，我记得是这样的。这虽然称不上是“千里之行，始于足下”，但那些积累关系到日本纳斯达克的成立。
难以入眠的时候，你也一定要试试这个方法。它比在床上苦恼，或是吃安眠药、喝酒健康得多。
而且，希望你能记住，这个方法对个人烦恼，如解决人际关系问题、家庭问题等也很有效。
让人安心入睡的二分法表单
主 题
这个月的营业额可能无法完成
Today To do Tomorrow
今天能做的事情 对策 明天以后可以实行的事情
〇 给小A发一封邮件
约见B公司的专务 〇
〇 借来其他的客户清单
◎用“一张A4纸”锻炼思考能力(1)
思考能力强化法
简要流程图
鱼骨图
模块化表单
逻辑学树状图
矩阵图
选择树状图
简要流程图
只需一张A4纸，任何人都能改善业务流程
“为了提高工作效率，我想重新审视一下工作程序。”
“我们计划缩短交货期，提高生产效率。”
在这种时刻，有的公司会使用流程图。所谓流程图，是指将工作程序或流程做成图示进行说明的“流程图示”，据说使用此流程图，可以增进部门之间的相互理解，这样，工作就可以顺利进行。
但是，真的是这样吗?我认为有的时候，它也会成为改善业务的禁锢。之所以这么说，是因为流程手册上的符号种类繁多，有的时候，只有部分熟悉组织体系的人能够理解、把握，一般人很难理解。因此，在这种情况下，便容易出现“那个符号是什么意思来着?我忘记了。还是算了吧”的情况，从而使人们在不知不觉间轻视了它。
虽说如此，但如果从任何人都能准确把握业务流程的角度来说的话，我们还是不能轻视它。
因此，我要推荐一个一页A4纸的“简要流程图”。说起来，它的使用方法也非常简单。首先是划分部门。部门数在五个左右比较合适。因为正如我多次强调的那样，人一次只能处理、理解五件左右的事情。因此，如果部门较多的话，我建议大家将部门结构从科合并为部，再从部合并为总部等单位。
其次便是符号问题了，我推荐的“简要流程图”仅使用“长方形”、“↓(箭头)”和“文档符”三种。
“长方形”中填写相应部门的主体业务，“↓”用来表示部门之间的关系，也就是说，在工作程序从一个部门转移到下一个部门的时候使用，“文档符”中填写在这个过程中产生的输出文档(站在下一个部门的角度来看的话，就是输入文档)。
此流程图非常简单，如果使用它，任何人都可以立刻理解。
在我看来，这个流程图派上用场，是在Yahoo!BB展开业务不久之后的事情。当时，软银公司(译者注：英文为Soft Bank)还没有明确定义出向NTT(译者注：NTT为日本电信电话柱式会社的英文缩写，在这里可以理解为电信部门。)申请开通ADSL业务失败后的解决方法简要业务流程图。因此，在很多情况下，即使前面的业务出现了错误，也会进入下一个业务流程，当时的现状是，即使申请人投诉“未开通”，也很难彻底查明其原因。
具体来说，便是在申请开通ADSL业务时，申请人需要提供正确的电话线路开户人。如果开户人不正确，即使向NTT提出申请，也无法让他们来安装。例如，一个家庭的儿子提出了申请，但这个家庭在NTT的开户人是户主父亲，这个事例就属于以上情况。但是，这种情况很难在营业第一线进行确认，因此，在当时，线路的开户人和申请人(使用人)不一致的案例甚至占到三成以上，来自这些人的投诉不绝于耳。这样一来，营业第一线的工作人员就必须事先向申请人确认这件事。
简要业务流程图制作出来之后，标准化的业务流程稳定地确立了下来。这之后，即使某一环节出现了问题，也会在营业第一线得到修正，投诉也开始骤减。而且，各业务环节的成本以及处理时间也得到了明确，因此，业务的系统化和合理化也开始顺利进行。
所以，在试图改善业务的时候，与其绞尽脑汁地思考，不如将其落实到流程图上，从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起，如何?即使你只做了这一件事，也会让人觉得你是一个“有工作能力的人”。
◎用“一张A4纸”锻炼思考能力(2)
简要流程图
题目 申请开通业务失败的解决方法业务流程图
营业本部 操作部 NTT 客服中心 顾客
、
鱼骨图
用一张A4纸，顺利找出改善业务的要点
我再讲一个有关Yahoo!BB事业部的事例，这个事例发生在Yahoo!BB的负责客服等业务的客服中心，我曾经负责过此类大项目。
当时，每个月会有100万个以上的电话打到客服中心，因此，处理这类事务的操作员人工费就不容小觑，所以我必须研究降低成本的方法。
因此，我将工作人员集中起来，让他们将降低成本的方法写到了便签纸上。于是，很多意见便“接连不断”地向我这里涌来：
“我们应该进一步充实FAQ的内容，以便让顾客能够利用个人电脑自行解决问题。”
“与其将业务委托给别人做，不如雇佣正式职员。这样可以压缩人工费。”
“减少呼叫量如何?”
“降低操作单价如何?”
“如果营业能够恰当地说明和处理问题，投诉之类的电话就会大幅减少，所以，在营业手册中加上这部分的注意事项如何?”
“在倒班方法上找找窍门如何?”“将营业时间本身缩短如何?”等等。
但是，仅将这些意见并列着列出来，是无法决定验证它们的先后顺序的。因此，我将相似的意见按类型总结成“鱼骨”状，并尝试着将他们按照“大骨”、“中骨”、“小骨”进行了分类。
也就是说，我将“减少呼叫量”作为大骨，将“充实FAQ”、“在营业手册中添加注意事项”这类意见列入中骨部分，并在“充实FAQ”这个中骨下面，罗列上了“在说明书上增加出现问题时的处理方法页面”、“增强网上的Q&A功能”之类的适合归类于小骨的意见。
有关接线时间的问题也是如此，我们可以将“缩短处理时间”作为大骨，将“缩短接线时间”作为中骨，并尝试以这个中骨为基点，将“改进脚本”、“并用网络”之类的小骨罗列上。
而且，我尝试着以另一个中骨“缩短后台处理时间”为基点，将“格式化”“减少项目”设定成了小骨。
结果，成功将处理时间缩短了百分之二十。
在必须重新审视改善业务的方法时，你也可以把思考“如何才能解决问题”想出的答案如实写出来(可以一个人进行，也可以由多人进行)，之后，参照“鱼骨图”，按类型将相似的意见归纳起来，然后进一步按照“大骨”、“中骨”、“小骨”进行分类，如何?
这个过程中的要点在于弄清原因(中骨、小骨)与结果(大骨)、局部(中骨、小骨)与整体(大骨)、手段(中骨、小骨)与目的(大骨)的关系。
如果你连这些都能够做得正确无误，也许就可以挖掘解决问题的方法到一定的深度，并进行验证，而且，也许你的脑海还会在短时间内浮现出“将小骨的这个部分和这个部分结合起来也许不错”的奇妙方案。
鱼骨图
题目 削减客服中心的成本
降低人工费 减少呼叫量
充实FAQ
改善说明书 网络
改善营业手册
改进脚本 并用网络
缩短接线时间
缩短后台处理时间
格式化 减少项目
提高运转率 缩短处理时间
模块化表单
用一张A4纸，改善公司内部体制
你知道模块(module)这个词吗?模块本来是一个表示尺寸的词语，在今天的商务领域，这个词常被人们用做“可更换的构成要素”、“标准化(规范化)的要素”的意思，在汽车产业和计算机产业，这个词作为一个商务用语越来越普及。
◎用“一张A4纸”锻炼思考能力(3)
例如，在汽车产业领域，空调模块、车门模块等零部件集群被称为模块，这些模块大部分都是基于一定的规格制作成可更换状态的，因此，如果想更换成内部设计不同的模块，很轻松便可以做到。
计算机产业也是如此，各个制造商生产的存储器、硬盘等都是按照国际标准制造的，因此，即使将不同制造商的零部件组装起来，基本也不会对整个电脑的工作环境造成不好的影响。
我们可以说，在某种意义上，国外建筑住宅时广泛使用的“SKELETON INFILL”方法，也是一种模块化了的施工方法。所谓SKELETON INFILL，是指将SKELETON(房子的骨架)和INFILL(内部装修以及设备)分开制造的方法，这种方法的优势在于如果内部装修和设备老化了，不拆掉房子的骨架便可以随意更换，因此，这种方法在我国(译者注：这里的“我国”指日本。)也开始出现了。
我之所以讲这些，是想强调一下如果公司内部体制错综复杂，未得到统一，可以制作一张“模块化表单”，这样一来，各部门之间互相依赖、互相扯后腿的风险也会大幅降低，而且，各部门的成本管理意识、改善意识也会得到提高。也就是说，我刚才所说的业务流程会比较稳定，而且即使有一些变化，也能够迅速应对。
在Yahoo!BB事业部成立的时候，由于“收费”出了问题，我深刻体会到了模块化的重要性。
当时，这个公司的产品推出流程为①产品说明→②宣传活动→③根据客服中心收到的客户投诉进行调整→④收费→⑤结算，此业务流程很复杂，所以，各流程之间是互不可分的。
即使只采取一种宣传方法，将二个月免费使用转换成三个月免费使用的过程也非常麻烦，如果采取复数个宣传，公司便处理不清楚了，这也成了客户投诉的一个原因。
而且，客服中心就是客服中心，不应负责处理因错误收费而发生的投诉，客服中心一旦负责协调退钱，就会连续出错。
“这样下去就糟糕了。事情会变得不可收拾的。”
我是这样认为的，于是我努力将各部门的业务模块化，明确了各部门的职能、作用。而且，我将产品说明和宣传活动说明的手册完全分开了，并在此基础上重新装订了一下，发给各部门传阅。这样一来，各种宣传活动便能够迅速进行了，即使是复数个宣传活动，公司也能够处理得非常明确了。
而且，我还指导客服中心将应对顾客的情况格式化，如“到了某个时候，放入DB的东西也要开始收费了”，以使其能够采取整齐划一的处理方法，而顾客打来的错误收费投诉电话也大幅减少了。最终，一系列的业务流程都稳定了下来，公司的组织体制也变得坚如磐石了。
如果贵公司的各部门错综复杂，犹如一团乱麻，那么你是否可以提议将各部门“模块化”，并努力明确各部门的职能、作用呢?
模块化表单
题 目 收费问题
(每月收费合计数据)
(全部输入系统中)
(宣传活动定义书)
(产品说明定义书)
逻辑学树状图
把逻辑整理到一张A4纸上
我刚刚入职软银的时候，接到了某个上司下达的任务：我想在日本推广这项业务，你帮我调查一下是否有这方面的需求。
日本的市场与那个国家的不同，我调查后得出的结论是“在日本，这项业务也许能被孩子们接受，但如果是面向成年人的，情况似乎有些严峻”。
但是，上司却逼问说：“这项业务是面向成年人开发的。为什么成年人不能接受，你明确地说明一下原因。”
◎用“一张A4纸”锻炼思考能力(4)
当时，我做了很深刻的反省。因为我认为“我做出的‘成年人无法接受这项业务’的结论缺乏佐证调查，那只是我的设想。我应该分别调查各个年龄段的人对这项业务的需求，在积累了逻辑的基础上，提出一个报告。”
于是，立足于以上想法，我再次提出了报告，并顺利地结束了这件事。我希望通过这个失败经验谈，告诉大家向客户或上司提出报告、简报、计划书等文件的时候，必须有逻辑上的说服力。
总之，如果对方追问“这是什么意思”、“这个结论是如何得出来的”时，我希望大家能够果断地做出回答。
为此，我推荐给大家一个方法，那就是一张A4 纸的“逻辑学树状图”。
下面我来说明一下具体方法，首先，请研究一下你的课题属于“结果与原因”、“目的与手段”、“整体与局部”中的哪种逻辑关系。然后，将“结果”、“目的”、“整体”这些树的主干作为基点，将“原因”、“手段”、“局部”作为分支。
我来举一个简单易懂的例子，“质量下降”属于“结果与原因”中的“结果”，因此，我们就要从弄清原因开始做起。在明确了“这是由于工人的素质下降了”、“这是因为原材料本身的质量下降了”、“这是因为工具老化了”等分支(原因)之后，我们还要将其细化到“工人的素质下降，是因为长时间工作，疲劳了”、“是因为把手减少了”、“是因为工人的就业稳定率差”这类小分支(原因)上。
举一个“目的与手段”关系的例子，“希望提高营业额”是目的，也就是主干;“增加入店人数”、“提高人均消费”、“提高商品单价”是“手段”;总之是中间的小分支，“发传单”、“延长营业时间”、“发行优惠券”则是从“增加入店人数”分出来的小分支。
顺便说一句，我再次提交给上司的报告时以“整体与局部”的逻辑关系为基础展开的。“整体”(主干)是日本人。“局部”(中间的分支)是男性女性。从这里进一步细化分出来的“局部”小分支是10多岁的人群、20多岁的人群、30多岁的人群、40多岁的人群、50多岁的人群、60多岁的人群等年龄层。这样，大家就明白我之前为什么说“针对上司要推广的产品的需求，我对各个年龄段均进行了调查，并积累了论理”的原因了吧。
但是，为了避免遗漏和重复，我们还是将分支控制在三至五个吧，最多五个。因为人类一次只能整理、理解五个左右的事情。
如果大家连这一点也能做到，那么你的逻辑关系应该会变得非常明确，明确得甚至令你自己吃惊。这就是你的说明力“得到强化的证明”。
逻辑学树状图
题目 新业务的客户群分析
10多群的人群
20多岁的人群
男 30多岁的人群
40多岁的人群
50多岁的人群
60多岁的人群
日本人
10多岁的人群
20多岁的人群
女 30多岁的人群
40多岁的人群
50多岁的人群
60多岁的人群
矩阵图
用一张A4纸，迅速分享会议要点
“我们应该投资哪个项目呢?能够将成本控制在最低的是哪个?”
“光追求成本低也是一个问题。如果实现的可能性很低，是没有意义的。”
“那么，我们来讨论一下实现的可能性最高的投资项目吧……”
如上所述，讨论问题的时候，一旦有复数个坐标轴，事情便很难说清楚，而且很多时候，大家无法恰当地理解。这样一来，事情就会发展成“剩下的事情下次会议上再……”，这样做不仅浪费时间，而且不会有很好的结果。在这段时间内，虽然不至“大意失荆州”，但如果被其他公司捷足先登，就很可能失去一个难得的机会。
◎用“一张A4纸”锻炼思考能力(5)
这是一个速战速决的时代。没有多余的时间让你开会磨蹭。在讨论的时候，如果有复数个坐标轴，就需要具备让所有人能迅速掌握其概要的能力。这个时候，我们用一张A4纸做出的简单“矩阵图”，就会发挥作用了。
为了便于理解，我举一个开发游戏的例子来加以说明。比如说一个团队正在苦思开发一个什么样的游戏才能取得成功。
这种情况下，需要设定好纵轴(成本)、横轴(可行性——实现的可能性)，以及元(预计销售额)，然后尝试着分配“各游戏的位置”。与通过口述或冗长的文章解释相比，以下方法能让人尽快理解。
“将著名漫画家的作品做成游戏的时候”，这个游戏也许能够取得一定程度的销售额，但是否能取得版权许可还是一个问题。而且，如果原作的某个游戏开发得迟了，或是游戏无法脱开原作的故事情节了，可能就没有意思了。而且，开发这种游戏必须支付版权使用费，因此投资规模也会增大。
也就是说，如果将此事例套入到“矩阵图”中思考的话，会是如下情况，它的销售额会比较好。但是，成本比较高，实现(开发)的可能性又较低。因此，我们可以一目了然地明白这个计划应该属于左下象限的范畴。
如果这个公司手里有类似于“最终幻想”的“系列热销作品”，那么，制作其续篇如何?如果选择这样做，就需要制作出比过去质量更高的作品，虽然所需的成本会比较高，但也有市场，应该不会失败。上个作品、上上个作品还卖了200万本以上呢，所以如果出一个新作，应该能取得与之相似的销量。其可行性也比较高。这样思考起来，我们就知道它属于右下象限的范畴了。
顺便说一句，如果是“来自外界的策划”，即能否取得成功是无法预测的。我们对它的销售额也不能有太高的期望，因此其可行性比较低，而这种情况应该属于左上象限的范畴。“如果是借用销量比较好的电脑软件”=用较低的预算就可以做成，因此其可行性较高，但我们对它的销售额不能有太高的期望。因此，它应该属于右上象限的范畴。
所以，在为“应该投资哪个项目?”、“应该开发什么样的产品?”而苦恼的时候，我们可以制作一个这样的“矩阵图”，这也是为了能够准确地锁定选择肢，而且我建议大家将分发到会议(Meeting)的座位上。在这种情况下，我们只要锁定三～五个选择肢就可以了，具体如图所示。
拿出简单、明了的图形给别人看的话，别人会比较容易理解、掌握，而且，你的判断力和决断力也会迅速提高。
矩阵图
题目 一个成功游戏的开发
来自外界的策划 借用电脑软件的形式
将著名漫画家的作品 如果有成系列的热销
做成游戏 作品
选择树状图
用一张A4纸帮忙做决策
在不得不做出重大的选择或决策时，我建议大家活用“选择树状图”。
所谓活用“选择树状图”，是指必须在α和β之中做出选择时，根据以下程序得出结论的方法，此方法对需要快速做出决策等情况会很有用。
①计算出进行得顺利和不顺利时概率。
②将选择要素的价值、优势数值化，用此数值乘以之前的概率，得出各自的优势指数。
③将优势指数分别加到α和β上，通过进行比较，选择数值较高的那个。
为了解释得更清楚一些，我们用小A从自己家出发，到小B家去玩的事例来思考一下吧。
在去玩之前，小A查看了一下天气预报，弄清了当天晴天的可能性为百分之六十，降水概率为百分之四十。那么，是应该骑自行车去，还是应该乘电车去呢?
如果骑自行车去，而且是晴天的话，对于小A来说，从主观上考虑，心情的愉快程度，也就是选择要素的价值与优势便相当于10分制的5分。也就是说，用晴天概率(0.6)乘以心情的愉快程度(5)，便得出了3这个优势指数。
那么，如果骑自行车，但下雨了，结果被淋湿的话，会怎样呢?别说正数了，这个时候的心情愉快程度简直是-10。也就是说，用降水概率(0.4)乘以心情愉快程度(-10)的话，其优势指数为-4。
我们再来看看乘电车的情况。这种情况下，即使天气很好，心情的愉快程度也是±0。因此，用晴天概率(0.6)乘以心情愉快程度(0)的话，便无可无不可，其优势指数为0。
如果下雨了，虽然不用担心被淋湿，但电车中的拥挤状况会让人不快，因此心情愉快程度为-5。也就是说，将其与降水概率(0.4)相乘的话，得出的优势指数即为-2。
我们再来重新整理一下以上预测结果，如果骑自行车去小B家，优势指数是3(晴天的情况下)，或是-4(雨天的情况下)，其合计数值为-1。如果乘电车去，优势指数是0(晴天的情况下)，或是-2(雨天的情况下)，其合计数值为-2。
因此，虽然同是负数，但骑自行车去更好。
所以，当你有如下烦恼的时候，不如也制作一张“选择树状图”，并将产生的概率和价值相乘，计算出一个优势指数如何?
如“应该投资A公司，还是B公司呢?”
“应该导入C公司的产品(服务)，还是D公司的产品(服务)呢?”
“应该在E地区建工厂，还是F地区建工厂呢?”
“应该辞职独立创业，还是继续留在现在的公司呢?”
当然，即使按照这个公式做出了选择，也未必百分之百得到公式计算出来的数字(结果)，但是相比感情用事做出判断，或是被周围人的意见所左右，这样做出的决策肯定是比较合理的。
选择树状图
题目 骑自行车 还是乘电车
晴天 3
0.6
自行车
0.4 雨天 -4
-1
晴天 0
电车
雨天 -2
-2
◎用“一张A4纸”激发创意(1)
企划能力强化法
创意相乘表
相似概念表单
Hop Step Jump表单
脑力风暴表单
创意检查表单
将创意具体化的三角图表
创意相乘表
用一张A4训练进行激发创意的训练
我先问大家一个问题。
“我们公司先开发一个前所未有的划时代产品，所以，你帮我想一个好的创意吧。”
如果上司这样命令你，你会怎么办?你会一边抱着胳膊思考过去的热卖产品，一边苦思冥想“有什么好的创意呢”对吧。
但是，这样下去，即使再过几小时，不，是几天时间，你也不会想出什么好的创意。那么，该怎么办才好呢?
我先问一句，你听说过“KJ法”吗?所谓KJ法，是指将各种各样的意见或创意写到卡片等东西上面，进行分组，并有逻辑性地将其整理好，弄清其中的意义、构造，从而找出解决问题的办法或激发新创意的方法。据说，孙正义在美国留学的时候，曾以这种方法为基础，将“一日一发明”当成每天的必修课。但是，这个方法要使用很多卡片，所以操作起来会越来越麻烦，于是，在这个过程中，孙正义开始改变操作方法，据说最后，他用电脑将其编成了程序，以使其能够自动“生成”发明。而且，这种方法促使“带发音功能的电子翻译机”诞生了。
那么，我们进入正题。在孙正义通过编成创造的这种方法的基础上，我开发出了个激发创意的训练，即接下来我要介绍的用一张A4纸便可轻松完成的“创意相乘表”。
我来简单地说明一下操作方法，先将写关键字的栏分成A和B两栏，在A栏中写上“团块时代”、“御宅族”、“抗衰老(预防老化)”、“净化”、“代谢”“温室效应”等表示一种流行元素的词语。
另一方面，在B栏上，一边参考产品说明等，一边写出所在公司的产品。如果是在食品厂家工作的人，可以写上“饺子”、“烧卖”、“赞歧乌冬面”、“杂烩饭”、“拉面”等词语，如果是在家电厂家工作的人，可以写上“冰箱”、“洗衣机”、“电子炉灶”、“吸尘器”、“除湿机”、“DVD播放器”等词语，不用深入思考，只要唰唰地写出来就可以。
接下来是非常重要的，我们要一边对比A栏和B栏，一边将适合组合起来的、看起来很有趣的、似乎能够引出话题的词语用线连起来。
这样一来，会变成什么样呢?假设你是在食品厂家工作的人，如果以既存的商品为例思考一下的话，我想，你的创意就会像这样膨胀起来。
“将A栏的关键词‘代谢’和B栏的关键词‘拉面’相乘，开发出一种‘减肥拉面’的话，也许会很有趣。谁能构思出彻底颠覆了‘一吃就胖’观念的健康形象拉面呢?”
利用这个方法开动脑筋的话，脑海中浮现出如下创意也不稀奇了。
“仅仅降低汤里面的卡路里是不够的。在面的制作上也必须找找窍门。对了，尝试着用魔芋代替面粉作为面的材料如何?”
这样一来，卡路里大幅降低的“魔芋拉面”就诞生了(实际上，这样做是否能制作出魔芋拉面尚无定论)。
当然，使用这个方法未必就能想出好的创意，但与一边抱着胳膊一边思考相比，利用这种方法确实更容易想出创意。
创意相乘表
题目 食品公司的新产品开发
A
团块时代
御宅族
代谢
抗衰老
净化
温室效应
B
饺子
烧卖
赞歧乌冬面
杂烩饭
奶汁烤菜
拉面
相似概念表单
用一张A4纸，从概念中找出创意
◎用“一张A4纸”激发创意(2)
与前一节相同，我想将 “相似概念表单”作为一种激发开发商品、服务创意的方法，来介绍给大家。
我将一边穿插着讲我的体验谈，一边介绍这种方法的概况。我在三菱地所工作的时候，上司命令以“未来的丸内”(译者注：“丸内”为东京千代田区东部，东京站旁边一条街的名字)概念为主题，制作一个振兴街道的宣传计划。
当时(20世纪90年代前后)，首都中心地段的品川、汐留、六本木等城市再开发计划已经开始动工，也由于这个原因，许多企业开始计划迁到租金比丸内更便宜、有新大厦且能吸引人群的地区。因此，我们必须想出一个能够振兴丸内、使其重获新生的方法。
所以，为了让振兴丸内、使其重获新生，我在“未来的丸内”这个概念的基础上，开始从各个角度思考丸内的特色。结果，我的脑海中浮现出了这种想法。
“我们要将丸内建设成一个不仅能吸引三菱系统这种大企业的实业家，还能聚集各行各业实业家的街道。不，不仅是实业家，我们要将丸内建设成一个能够轻松吸引女性和外国人的街道。”
“这些人的力量和审美一旦汇集起来，一定会产生新的文化。一定能传达给我们一些新的信息。因此，我们难道不能在这里建设一个能让他们在午休和下班之后也能享受的区域吗;我们怎能不在这里建设一个用来交流信息的区域吗;我们难道不能以此为契机，让这里脱胎换骨，变成一个不仅具备商务功能，还具备城市功能的多功能街道吗?”
而且，我以此为基础，考虑相似情况的时候，脑子里浮现出了一个任何人都能够悠闲地聚集在里面的地方，也就是所谓的“西餐厅”。因此，我在以上概念的基础上，想出了一个让它的特色与相似例子在这里交汇的策划——“丸内西餐厅”。
1998年的秋天，“丸内西餐厅”作为一个丸内地区的休息场所，作为一个许多人能够出入的自由空间，在古川综合大厦(现在迁到了新东京大厦)的一层诞生了，餐厅里面有自动贩卖机、桌子、报纸、杂志等东西。这之后的第二年，法式餐厅和意大利餐厅在这里开业了。
结果，由于从未到过丸内附近的年轻人和观光客的光顾，让这里变得热闹非凡，从前，周末的丸内就像熄灭的火焰一样，如今，再加上丸内大厦完全开放了，周末人们也会有来到丸内，丸内正在朝着能够容纳很多人游玩的方向发展。
那么，我将刚才叙述的重新整理一下，在想到“丸内西餐厅”之前，我经历了以下几个程序。
①主题→未来的丸内
②概念→会出现新文化、新信息的交流场所。
③研究类似事例→西餐厅
④新策划→丸内西餐厅
“相似概念表单”便是这些程序的综合。你在必须筹划新产品或新服务项目的计划时，也一定要以此为参考。
利用这种方法，不但“时间在流逝，但计划还是完不成”的风险会大幅降低，而且也不用担心会与固定概念偏离，创意本身也比较容易具体化，因此周围人对你的评价也一定会提高。
相似概念表单
题目 未来的丸内
主题
未来的丸内
概念 新策划
新文化、新信息诞生的交流场所
丸内西餐厅
相似例子
西餐厅
Hop Step Jump表单
用一张A4纸开发商品及服务
我给大家介绍一种有主题，但没有概念时使用的表。
岛羽博通先生是多多路(Doutor)咖啡的创始人。据说这位岛羽从青年时代就在思考“经营一家周转率好而且赚钱的饮食店”的事情，他在欧洲旅行的时候，想到了经营现在这种站着饮用式咖啡馆。
◎用“一张A4纸”激发创意(3)
他抽出观光的间歇，去了当地人聚集的Shot Bar，在那里，当地人站着悠闲地喝酒的光景吸引了他的目光。
“我以前以为就是坐着喝的东西，但是这边不是这样。大家都以一种悠闲地小酌一杯的感觉在喝酒。而且先付账的公平交易做法也很好。”
这样思考的岛羽又在想，能不能把这种“悠闲地小酌一杯”的氛围引入日本呢。但是，日本与欧美的风俗习惯是不同的。欧美人白天就常喝啤酒或葡萄酒，而不是茶，但日本人没有这种习惯。那么，将啤酒、葡萄酒换成茶如何?不，换成商务人士、OL喜爱的咖啡也许更好。而且还能压缩成本。于是，多多路咖啡便诞生了。如果让我整理一下多多路咖啡诞生的过程，应是如下所示：
①题目→想经营一家周转率好而且能赚钱的饮食店
②相似例子(Hop)→欧洲的Shot Bar
③概念(Step)→特色是先付账制，站着悠闲地喝咖啡
④新策划(Jump)→我们怎么就不能站着悠闲地喝咖啡的想法
而且，为了激发创意，我增加了将这个过程做成了矩阵表的环节，这样一来，“Hop Step Jump表单”便诞生了。
为了解释地简单易懂一些，我在这里也做一个假设，假设你的上司命令你“构思一个面向年轻女性的网络服务”。这就相当于题目。
接下来，你就要思考相似例子——“在年轻女性中什么东西受欢迎呢”，假设你想到了“高温瑜珈”、“岩盆浴”、“保健品”等。这是Hop阶段。
那么，这些东西的优点是什么呢?“高温瑜珈”、“岩盆浴”对美容和健康很有益。但是，这些东西的价格很高，并不是何时何地都能够轻松地……。那么，“保健品”呢?这个东西的优点也是对美容和健康有益。而且，保健品便宜，无论何时何地都可以带在身上，饮用起来很方便。因此，我们便可以将概念一栏确定为“保健品的益处”了。这是Step阶段。
接下来的步骤是很重要的，我想大家只要对照着题目中的“面向年轻女性的网络服务”和Step中的“保健品的益处”，脑海中浮现出以下创意就不是什么稀奇的事情了。
“说到无论何时何地都能随身携带的东西，那无疑就是手机了。对美容和健康比较感兴趣的也是女性。因此，如果将这两项组合起来，不如就建一个以化妆品为中心的手机网站如何?”
而这一创意便可写入Jump的“新策划”一栏中了。
当然，这只是我随便想的一个例子，但是相比在所给题目的基础上，笼统地思考新产品或新服务的内容，这种方法不但效率极高，而且能让大家想出好的创意不是吗?
Hop Step Jump表单
题目 面向年轻女性的网络服务
新策划(Jump)
以化妆品为中心的
手机网站
概念(Step)
保健品的益处
(对美容与健康有意
方便)
相似例子(Hop)
高温瑜珈
岩盆浴
保健品
脑力风暴表单
运用一张A4表，脑力风暴也可焕然一新
说到构思商品开发创意和解决问题办法的最流行方法，就要属脑力风暴了。
这种方法要遵循“不评论他人的发言”、“欢迎大家自由随意发言”、“相比质，更重视量”、“沿着别人的思路(创意)展开”四个规则使用，但是我基本没听人说过这个方法“非常有效”。
为什么呢?原因非常简单。因为有的人无法遵循规则。其中，比较常见的人们不自觉地就去评论别人的发言了。如果是同事还好，如果是上司做出了这样的举止，部下又不能还嘴，而且，有的人干脆认为“真无聊。这样的话，使用脑力风暴法就失去意义了”不是吗?
◎用“一张A4纸”激发创意(4)
因此，我向大家推荐一个一张A4纸的“脑力风暴表单”。
首先，主持人发给每个与会者10张Post it(便签)。
接下来，让大家将想到的“产品开发创意”、“缩短交货期的方法”、“品质改善方法”、“压缩成本方法”等随意写上去。让大家将发下去的10张便签全部写满是这种方法比较特别的地方，因为这种方法更重视量，而非质。时间上只需10分钟就足够了吧。
大家写完之后，要将便签从大家手里收上来，并一边读，一边贴到板子等东西上。内容相同的重叠起来贴上，内容相似贴在一起，这是一个要点，这期间如果有人提出新的意见，也写到便签上，贴到板子上。这个过程大约需要30分钟的时间。
这一步骤结束之后，接下来便进入总结收集起来的意见阶段了。是的，我们要在这一步讨论“哪个开发新产品的意见最好”、“哪个改善品质的意见最好”。因为如果忽视这一环节，那么这个方法仅到提出意见的步骤便结束了，也就无法进入下一个将商品开发创意和解决问题的办法具体化的环节了。
这个步骤所需的时间会根据具体情况而不同，有时可能会拖延一点时间，但也可以用20分钟结束这个步骤，因此，如果顺利的话，总共花一个小时的时间便可高效地完成整个过程。
我们公司有一个教育内容传递网站——“non-college”，在升级此服务的时候，我深刻体会到了这个方法的功效。
实际上，“non-college”的服务方法是我在创建这项服务时制定的，我们一直这样运营，因此，从未听取过公司职员的意见。当时，公司职员也一直认为系统的运作方法应该是由我决定的事情。
于是，我便利用此“脑力风暴表单”，以“non-college应该如何改进”为题目，让公司职员在便签上写出自己的意见。
接着，“作为门户网站，范畴数(カテゴリー数)太少了”、“教育内容涉及的领域有些一边倒了”、“应该有更多的用户制作的教育内容”等各类问题便不断暴露出来了。而且，经过反复探讨“应该如何解决这个问题”，“non-college”已经成了一个具备许多功能和教育内容的服务项目，这在全日本都是屈指可数的。
那么，你也根据一张A4纸的表单使用脑力风暴，来让你之前的做法焕然一新吧。我保证你能感受到令你自己都吃惊的成就。
脑力风暴表单
题目 为了迅速扩大公司的业绩
开始时间：10：00
结束时间：11：00
这个会议利用脑力风暴方法进行。脑力风暴方法要遵循以下规格和方法进行。
规则
方法
方法
1.会议的主持人确认规则。
2.给每个与会者发10张便签纸。
3.请与会者在10张便签纸上随意写意见。(10分钟)
4.会议的主持人将便签纸收上来。然后一边朗读一个个意见进行确认，一边将相似的意见放在一起，将相同的意见重叠起来，贴到白板、墙壁、桌子等所有与会人员都能看到的地方。将此期间根据他人的意见扩展开来的意见写到便签纸上，按照同样的方法贴起来。(30分钟)
5.提意见环节结束后，废除脑力风暴的规则，从成本、交货期、品质等观点讨论意见的可行性。(20分钟)
创意检查表单
用一张A4纸，从多个角度激发创意
在一个公司工作几年，积累了相应的经验之后，便能不断掌握有关商品的知识，并越来越了解业界的结构。即使出现什么问题，也能够迅速解决，而且，如果解决得不顺利，还可以想其他的办法。但是，有的事情也必须注意一下。
◎用“一张A4纸”激发创意(5)
那就是如果长时间处于一个行业，每天只是重复相同的工作，那么会变得只能从一个固定的角度看事物，只能按一定的标准思考事情。总之，人的思想会被禁锢在一个固定的概念里，因此，也就很难再从多个角度激发创意了。
为了解放这种人的思想，有的人提倡使用“奥斯本检查表法(Check List of Osborn)”，即将要求的课题套入“难道不能用到其他地方吗”、“难道不能再大(小)一些吗”、“再改变一下如何”等检查项目中，希望从中激发出创意，但是我个人非常不赞同使用这种方法。
因为这种检查项目本身就很含糊，因此，即使将其活用到产品开发和营销战略上，也不具体。
因此，我编了一个以应用并扩展了“奥斯本检查表法”的形式，将检查项目进一步细化，用Q&A的方式激发创意的环节，即接下来我要介绍的“创意检查表单”。
例如，在制作出一个大概的“不能转用到其他领域去吗”之类的模式之后，并不就此结束，而是进一步挖掘提问事项，把想到的创意直接写到答案栏内，如“能不能用到面向法人的服务中去”、“能不能用到面向个人的服务中去”等等。
“能不能再小一些”也是如此。如果只是这样提问，是无法得到具体方案(创意)的，但如果能像“将尺寸改为原来的五分之一如何”、“难道不能把价格下调一般吗”、“难道不能大幅削减成本吗”这样进一步挖掘提问的深度，“那么，就这样做吧”、“我想到了这样一个办法”一类创意顺利被激发出来的可能性就会提高。
以我为例来说，我在Yahoo!BB开展新的宣传活动时，这个方法便奏效了。在“免费使用两个月”的宣传活动中，签约人数已达到了极限，因此，我必须构思一个更新颖的计划。于是，我以“创意检查表单”为基础，一会自问自答，一会让人把相关人员集合起来反复讨论，终于想出了“介绍朋友的宣传活动”创意。
我根据“能不能将他们联系起来呢”的模式，想到了“难道不能将客户与客户联系起来吗”的问题，进而想出了“把朋友和朋友联系起来”的创意。
接着，我又根据“能否运用其他方法”的模式，想到了“相似行业的相同结构没有先例吗”的提问方式，并参考了信用公司的“通过介绍宣传让双方都受益”的服务方案。
于是，我推出了“介绍朋友的宣传活动”，介绍人来和被介绍来的人都能拿到几千日圆的购物券，这一活动大受好评，而且也成功压缩了成本。
创意检查法
题目 Yahoo!BB的新计划
模式 问题 回答
不能转用到其他领域吗? 面向法人如何? 信用行业的介绍宣传优惠
面向个人如何?
面向其他行业如何?
能否运用其他方法? 相似行业的有先例吗?
国外有先例吗?
过去有相关事例吗?
不能改进一下吗? 能否改进一下规则等条件?
能否将其自动化?
能否转换作为服务对象的人或公司?
能再大一些吗? 能否进一步提高品质?
能否进一步提高价格?
能否追加投资?
能再小一些吗? 能否进一步降价?
能否将尺寸改为原来的五分之一?
能否将成本降到价格的十分之一?
能否用其他东西代替呢? 在当前的组织、业务流程方面?
在当前的产品、系统方面? 在当前的外包方面?
能否重新配置? 能否修改设计?
能否转用其他组织或业务流程?
◎用“一张A4纸”激发创意(6)
能否修改标准，重新配置?
能否颠倒一下? 能否将业务流程颠倒一下?
能否将目标颠倒一下?
能否颠倒一下计划的说明方案?
能否联系起来? 能否将其设计成捆绑销售产品?
能否与其他业务合并成一个业务?
能够与其他东西相互联系起来? 将朋友与朋友联系起来吧
将创意具体化的三角图表
用一张A4纸，做到从无到有
我在这里再问大家一个问题，如果说“披头士(The Beatles)”与“旅行”有某种联系，你会联想到什么?如果你是披头士的歌迷，一定会这样想吧?
“披头士出身于英国的利物浦。伦敦也有披头士曾在那里拍摄专辑封面的艾比路。真想去这些与披头士有关的地方旅行啊。真想沉浸在那种乡愁中啊。”
是的，你答对了。实际上，有一个旅行代理社策划了一个充满了这些内容的“环游与披头士有关的地方的英国游”，而且大受欢迎。
但是，这里只要“披头士”和“旅行”两个特性元素，所以很容易找到相同点，如果变成三个以上，就不那么容易了。更何况是上司下达的“找出三个以上特性元素，并将它们结合起来，开发出一个前所未有的、划时代的商品”任务，大多数人对此都会感到困惑吧。
实际上，分别验证三个以上特性元素之间的联系是一件非常难的事情，即使你想认真去做，给你再多的时间也不够，而且就算你找到了，很多时候也无法将其具体应用商品、服务中去。
为此，我编出了接下来要介绍的“将创意具体化的三角图表”。
为了便于理解，让我们一边以现有的商品举例子，一边思考吧。假设在食品厂工作的小A接到了上司下达的“开发一种面向年轻女性的新产品”任务。小A经过苦思冥想，终于想出了“饮料”、“年轻女性关心美容和减肥”、“方便”三个特性元素。
然后，他将这些特性元素写到矩形中，并在连接各个特性的线上椭圆中填上了想到的联系(功能)。结果呢?结果他发现了以下共同点。
“‘饮料’与‘美容、减肥’的联系应该是不可缺少玻尿酸和胶原蛋白吧。”
“说到‘饮料’与‘方便’的联系，那么口渴的时候，能够随时随地方便饮用的迷你瓶子成了一个绝对条件。”
“说到‘美容、减肥’与‘方便’的联系，应该是即使是在跑步的时候，也可以带在身上，销售地点不在药店，而是便利店的清凉饮料。”
那么，如果要找出融合了每个特性元素的联系(功能)，“对了!装在外形洒脱的迷你瓶子里的水果味无卡路里饮料也许不错。而说到美容的话，就要提到胶原蛋白和玻尿酸了。加入了这种成分的话，也许会非常受欢迎”。我想你一定能得出以上结论。
我不知道运用这种方法想出的加入胶原蛋白等成分的饮料是否诞生了，但相比临时去想，像这样将内容填写到表单中去，能够轻松地在短时间内发现相应特性的联系(功能)，而且能够获得开发商品的重要线索。
因此，在遇到类似情况的时候，你也一定要试着运用这个“三角图表”。熟悉了之后，你还可以将特性增加到四~五个，这样或许能够进一步拓宽创意的思路。
将创意具体化的三角图表
题目 面向年轻女性的新产品
特性1
饮料
特性2 特性3
美容、减肥 方便
◎用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
写作能力、说话能力&学习能力
出差报告表单
提案策划表
演讲表单
故事化表单
谈判能力表单
提高英语能力表单
循环学习表
三分法阅读表单
出差报告表单
将出差报告总结到一张A4纸上
我来讲一个不应该发生的真实故事。
那已经是十多年前的事情了，当时，在某园艺施工公司的小S陪前辈小N去鹿儿岛出差。为了建一个新高尔夫球场的项目，他们要与当地的设计事务所洽谈业务。
与设计事务所洽谈业务的事情很顺利地结束了。第二天，他们返回东京总公司，迅速向上司提交了出差报告，我没有拿到报告的具体内容。但是，与设计事务所洽谈业务之外的事情，例如，如下事情，他都“非常详细”地记录下来了。
“某月某日(星期三)
下午六点结束业务洽谈后，从晚上七点到九点，与N主任一起在市内的酒馆喝酒。我们两人点了三瓶啤酒、四杯芋烧、两杯特产酒、炸黑猪肉、炸鱼肉、飞鱼、甜虾和鲣鱼生鱼片、韭菜肉炒鸡蛋、烤饭团……。金额共计10800日圆。
晚上九点到十一点，在市内的卡拉OK唱歌。我们两人点了四杯加水威士忌、鱿鱼干、烤乌冬、酱油黄瓜。金额共计6600日圆。”
我们不难想到上司看到这份报告，会有什么样的反应。
不过，即使没人会将如此愚蠢的出差报告提交给上司，我们也不能轻视S的这个举动。因为常有人将与主要内容、目的无关的事情写进报告里，结果写出了一个像旅行笔记一样的报告，如“为了去某某地，几点几点，我乘坐某某航班离开了羽田”。出差刚归来便写报告的话，会更加疲惫，觉得写报告是多余而麻烦的事情。这个时候，脑子也会变得迟钝。因此，不知不觉就写出了一份内容敷衍了事的报告。
因此，我推荐大家事先将报告格式准备好，然后将报告简单总结到一张A4纸上。这就是“出差报告表单”。
写出差报告的要点有三。一是明确出差的目的。总之，要让上司在看这份报告的时候，能够瞬间了解“那个家伙去了哪里，做了什么”。
二是根据出差的目的，简要记录出差的成果、意义。例如，如附表所示，假设某人以“调查纽约的最新营业情况，以作为公司制定战略计划的参考”为目的，拜访了四个公司。调查结果一栏则要简短地记录上“拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20%”、“拜访B公司并参观了店铺，发现这里多是年轻人”，详细内容则以“参见附页报告”的形式，日后(疲劳得到缓解，头脑反应灵活的时候再写)再提交上去。
另外一个要点便是与事实报告分开，记录下自己的感想。这是因为，如果能将在出差地点取得的成果、感想简要总结出来，上司看了这份报告，也会认为“这个家伙是有收获的。他是带着相应的问题意识回来的”，从而对你做出一个加分的评价。
最后一点是要事先指出重要的地方，以及事先将能填的空填好。这样一来，要做的事不但条理清楚，还不会有遗漏。如果能事先在事项栏等地方记录上“拜访A公司的目的是确认其销售额与上一年相比的增长幅度”、“拜访B公司的店铺是为了确认其服务对象的年龄层”，只要稍微修改一下，填上数字就可以了，因此，也能让写报告变得轻松一些。报告起着计划书的作用，所以要避免犯下在出差地漏掉了某件事的愚蠢错误。
出差报告表单
◎用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
题目 纽约最新营业情况调查
拟制日2007年5月29日
纽约出差报告
目的 调查优越的最新营业情况，以作为公司指定战略计划的参考。
时间 2007年5月29日~6月1日
报告人 服务企划部 大林
同行人 服务企划部 中山科长、大林
日期 事 项
5月29日 拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20%。(参见详细报告1)
5月30日 拜访B公司店铺，经确认，那里多是年轻人。(参见详细报告2)
5月31日 拜访C公司，确认了低价战略的有效性。
(参见详细报告3)
6月1日 拜访D公司，由于与相似联营组织的竞争很激烈，与去年相比，销售额增长了2%，增长缓慢。(参见详细报告4)
感想
看了纽约的现状，我发现，即使是成功的典范，也会因相似联营组织而落后。所以我认为，我公司要在类似联营组织出现之前，在短时间内占领整个日本的市场份额。
提案策划表单
提案的开场白只需一张A4纸
“我想建议客户导入新的服务。”
“我想向上级领导提交新产品策划方面的提案。”
在这种时候，提案书是不可或缺的。但是，大家似乎都格外发憷写提案书，即使煞费苦心地写出来了，也会在逻辑上有多余或遗漏的地方，或者有些无法形容的莫名其妙内容。这样反而会起到相反的效果。甚至连有条理的内容也变得没有条理了。
这时候，我建议大家事先写一个提纲。我将这个提纲命名为一张A4纸的“提案策划表”。
首先，我们先将提案的整体结构分为“概论”、“分论”、“结论”三部分，并保证一张纸上仅填写一个信息。例如，“我希望将A这种美国产品在日本销售”，这个时候，我们只要像“各年龄层对类似产品的需求量”、“男性、女性对类似产品的需求量”这样将其区分开，就能使读者瞬间理解内容了。
首先是概论，利用概论“抓住”客户是最重要的。在概论处便开始进行冗长的说明的话，就有些扫兴了。因此，虽说是“概论”，也要在一定程度上提出与“结论”类似的东西，让人看了觉得：“哦!”
接下来，将分论的结构分成三部分左右，在分论1处指出，游泳训练班的人气在逐年提高。为了强调这一点，我们要一边穿插图表，一边将“从年龄层角度分别观察的话，不光是孩子和年轻人，近年来，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增加”、“如果进一步从男性女性角度分别观察的话，中老年男性加入进来的人数正在激增”等情况说出来。在分论2处指出，有的人会在出入健身房的时候，去那里配备的泳池游泳，也有人只单纯地出入游泳训练班。在分论3处明确写出“如果将其推荐给健身房，这个程度的单价和客流量是值得期待的”、“如果推荐给游泳训练班，这个程度的单价和客流量是值得期待的”等计划。
然后，在结论处，明确表达出“今后，中老年参与人数有进一步增加的趋势，所以我们应该讨论一下计划的可行性，并今早开始推进这个项目”的想法，这样便能使提案书具备“漂亮的起程转结”。
这样一来，提案书的流程——结构便堪称完美了。
但是，现在高兴为时尚早。实际的提案书满是密密麻麻的排版字，无论其结构多么完美，读者都会生厌。
因此，在必须说明或解释逻辑关系、数据的时候，不管是概论、分论，还是结论，都要以图解、图表、图片等为主，尽量少写文章。这与右脑的作用有关，因为与用文章形式冗长地进行说明相比，人类看生动的东西更容易了解其概要。
◎用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
从这个观点来说的话，如果你想告诉大家“人们重新认识到了游泳对于预防、缓解代谢综合症有效”，与其通过冗长的叙述进行解说，不如放一张“大肚子老头的图片”，这样会更有效。
而且，如果是用PowerPoint等写提案的话，我们可以在各页上的排版字上也找找窍门，使用HGP创英角字体、或是MS字体，尽量少用明朝体。文章投影到幻灯上的时候，明朝体显得很细，难以辨认，放大的话，又会呈现斜着的锯齿状，这样便是为了防止这种现象出现，
如能注意以上几点，你的提案书便堪称完美了。
提案策划表
题目 以中老年人为对象的游泳训练班项目
以中老年人为对象的游泳训练班项目
主题
我公司应推行面向中老年男性的游泳训练班项目。
概论
从年龄层角度分别观察，不仅是孩子或年轻人，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增长。(柱状图) 从男性女性角度分别观察，男性参与者有明显的增加。
(柱状图) 中老年男性的参与者正在增加。其原因是这一人群害怕换上代谢综合症。
(老头的图片)
分论1
参加者分为出入健身房型和泳池型2种。
(圆形图) 人们出入健身房的情况(调查结果表) 人们出入游泳训练班的情况(调查结果表)
分论2
面向健身房的单价与客流量的预测
(柱状图) 面向游泳训练班的单价设定和客流量的预测(柱状图) 在健身房办游泳训练班在单价和客流量上都有利
分论3
应该尽快开发面向中老年男性的健身房内的游泳训练班项目，并开始营业。
结论
××××株式会社
山田 太郎
电话03-3555-××××
e-mail batu@××××××.co.jp
联系
方式
演讲表单
用一张A4纸写演讲稿，以避免冗长的演说
无论是在新公司的落成仪式上、客户企业的周年纪念晚会上，还是在结婚典礼上，如果听到来客的冗长演讲，任何人都会厌烦。
更何况是在啤酒、香槟、美食当前，人们正想去吃的时候，即使心里想着“这位大叔，您打算说到什么时候啊，差不多就得了吧”，而坐立不安，也不稀奇。
虽说如此，但我不能责备那些人。因为你也许就是那个“絮絮叨叨讲话的名人”。实际上，在受托做演讲的时候，人们常常不知道应该说什么，怎么说，难道你不曾有过演讲脱离主题、预测失误的经历吗?
能够兼任草稿的一张A4纸“演讲表单”，将给这样的你以强大的支持。利用这张表的方法非常简单。例如，如果你必须做一个以“成长型公司的条件是?”为主题的演讲，可以先这样得出相应的答案，也就是你想说的。
“成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进。”
“成长型公司把失败当做教训，当做明天的食量。”
接下来，我们来思考一下将主题串联到答案上的展开方法。这个时候，加上一些与答案有关的经验谈、格言、事例等是很重要的，如果能在明确说出大家都知道的事情(人)的5W1H的基础上，将其引为例证的话，就更好了。
也就是说，如果你想说“成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进”这句话，可以思考一个像下面这段话一样的梗概。
“比尔盖茨于1992年发布的‘Windows 3.1’非常受欢迎，但他没有满足于此，他以开发更高级的OS为目标，又于1995年发布了我们大家都很熟悉的‘Windows 95’。但他仍然没有满足于收到的热烈反响，正因为他的不断改进，才创造“XP”、“Vista”这些优秀OS，才让微软成长为世界首屈一指的企业。”
◎用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
“从这一事例来考虑‘成长型公司的条件是什么’的话，我认为不满足于现状，不断朝着更高的目标挑战是一个非常重要的条件。”
怎么样?这样就不会说出脱离主题、有失偏颇的话了不是吗?但是，如果就此结束，会显得虎头蛇尾，因此，最后必须要代入一下。也就是说，按如下方法总结一下。
“我也不会满足于现状，一个目标实现之后，我会设置新的目标，并朝着它迈进。即使失败，我也会坚守这一信条，还请多多给予理解。在此，我要对大家安静地听我演讲表示感谢。”
这样一来，演讲的内容就堪称完美了。如果要求更高的话，可以在演讲的时候不时地笑一笑，这样是最好的，但是想这么多会消耗神经，所以初学者只要掌握住刚才所说的要点就足以了。
另外，以此表为基础写演讲稿的话，一分钟时间大约需要300字左右，三分钟时间大约需要900字左右，请以此为标准来写。只要抓住了要领，即使是不擅言谈的人，也能够应对所有演讲了。
演讲表单
题目 成长型公司的条件是什么?
通报姓名
部门
营业2部 姓名
山田 太郎
主题(问题) 成长型公司的条件是什么?
你想说的(答案) 成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进。
展开
加入与想说的话相对应的经验谈、格言或具体事例。
要使用有一定权威，或是大家都知道的经验谈、格言。
具体事例要加入如下元素。 比尔盖茨于1992年发布的Windows 3.1大受欢迎。
1995年，他发布了Windows95，之后又连续发布了XP、Vista。
When(何时)
Where(何地)
Who(何人)
What(做了什么)
Why(原因)
How(如何做的)
代入 我也不会满足于现状，一个目标实现之后，我会设置新的目标，并朝着它迈进。
故事化表单
一张A4纸可以让长篇大论也变得有趣
我在前一节讲述了应对几分钟演讲的对策。那么，发布新产品、公司说明会、报告等需要讲很长时间的时候，该怎么办呢?
在这种时候，相比“演讲表单”，我推荐大家积极活用接下来我要介绍的“故事化表单”。
所谓“故事化表单”，是我以美国培养脚本家的第一人ROBERT MACKIE提倡的“故事的组织方法”为基础，经过自己的改变、改良完成的，ROBERT MACKIE在电影、电视工作者中是一个具有超凡魅力的人物。此“故事化表单”是一种通过将故事的结构分成“①成就 ②契机 ③冲突混乱 ④危机 ⑤高潮”五个部分，来描述自己或公司(项目)的轨迹(成就谈)的方法。
简单说来，故事情节会首先讲一下成就(成功)，这之后再以回顾的形式讲开始的部分。然后经历各种迂回曲折、不断摸索(冲突混乱)，并遭遇到逆境、危机等场面，然后进入高潮部分，最后迎来圆满解决(再次回到成就)，剧作家会一边明确5W1H，一边事先组织好这种故事情节。
实际上，孙正义在软银的公司说明会等场合，便试用了与之类似的方法，以如下故事展开讲述了公司的轨迹。
① 成就 →公司已成长成一个年销售额超过二兆日圆的综合通信公司。
② 契机 →1981年，公司作为电脑软件流通事业，在九州的杂居大厦租了房间，开始了经营。公司雇佣了两名兼职人员，站在橘子箱上，发表了“我们一定要变成一个营业额达到一兆、二兆日圆的屈指可数的大规模公司”，但是两个兼职人员一周后就辞职了。
◎用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
③ 冲突混乱 →患上慢性肝炎，医生说我从此便将卧床不起，三年时间内，我多次住院出院。之后，我的病奇迹般地痊愈了，并于1994年开始在店内公开销售股票，但是在开展新事业的过程中，受到媒体的各种批评。
④ 危机 →2000年，由于网络泡沫的破碎，我的股票价格急转直下。之后，我加入了宽带行业，但还是亏损了。而且，由于开通的延迟和客服服务的不完备等原因，我受到了批评。但是，我相信事在人为，并积极向前迈进。
⑤ 高潮 →宽带事业扭亏为盈，被日本的Telcom和Vodafone收归旗下，变成了现在的综合通信公司。
然后，再回到①的成就上，听了这一席话，许多学生都表示“想放弃其他的一流企业，到软银来工作”。这是因为相比成就谈，人们对失败谈更感兴趣。相比顺风顺水的人生，波澜起伏的人生更感人，更能深深地打动职场新人。
而在讲话或演讲中，如果不断夸口“我对行业做出了很多贡献”、“我作为项目的领导，做出许多业绩”，是很荒谬的。在这里，如能利用听众的这种心理进行反击，按照“①成就 ②契机 ③冲突混乱 ④危机 ⑤高潮”的程序说下来，并站在讲台上往下看看，情况会如何呢?大部分人都会抛开杂念，竖起耳朵倾听。
故事化表单
题目 软银
成就
2007年，成为年销售额超过二兆的大规模综合通信公司。
契机 高潮
1981年作为电脑软件流通事业开始经营。站在橘子箱上宣布要成为“销售额达到1兆、2兆”屈指可数的公司。 宽带事业扭亏为盈，被日本Telcom和Vodafone收归旗下。
冲突混乱 危机
因病入院，公开发售股票遭到了各种各样的批评。
由于网络泡沫破碎，股价急转直下。加入了宽带事业，但却巨额亏损。
谈判能力表单
用一张A4纸强化谈判能力
“我无论如何也要在与A公司的谈判中获胜。”
“我无论如何也要将公司的产品卖给B公司。”
在这种时候，谈判能力便成了一种不可或缺的能力，这是当然的，但是在谈妥交易的时候如果过于激动，往往会在不知不觉中轻易答应，之后被上司严厉斥责一通……你没有过这样的经历吗?或者是，对方提出的预算与自己公司所期望的预算怎么也无法达成一致，结果谈判决裂，也因此双方的关系无法再维系……你没遇到过这样的事情吗?
为了防止犯这种错误，今后在谈判或交涉的时候，我建议大家活用“谈判能力表单”。
活用此表的方法非常简单。如表所示，只要整理出“自己的真正利益”、“谈判对手的真正利益”、“自己不妥协时会发生的事情”、“谈判对手不妥协会发生的事情”、“谈判的关键要素”五个要点就可以了。
为了方便说明此方法，我在这里介绍一下心理辅导员小U的例子。
有一次，某出版社联系小U，问他“能不能帮忙写一个以优化人际关系的方法为主题的书稿”。但是，小U不太感兴趣。实际上，他刚刚开办了一个“说话方法教室”，为了使学生数量增加，他很想出一本以 “说话方式”为主题的书。而且，希望能尽快出版。
于是，小U决定针对稿子的主题和截稿日期，与编辑进行谈判，而对于小U来说，他的真正利益在于通过出版介绍良好说话方式的书，并以此来提高知名度，使“说话方式教室”的学生数量增加。另一方面，对于交涉对手(出版社)来说，其真正的利益无疑在于通过出版符合当初之主题的书来提高收益。
那么，如果小U不妥协，可能发生的事情便是出版的事情化为泡影。但是，这个问题只要通过找其他出版社，便可以解决。对于谈判对手来说也是一样，如果出版社不妥协，只要与其他作者约稿，问题就解决了。也就是说，对于双方来说，蒙受致命打击的可能性极小。
将这一情况记在脑子里之后，小U决定与编辑进行谈判，但是这时候的“谈判的关键要素”是什么呢，是让对方同意调整主题，以及延长交稿期限。
那么，小U是怎么做的呢?之前，小U已出版了几本以优化人际关系的方法为主题的书，但都停留在初版阶段，而且没有一本销量好的，小U强调了这一点。但是，他也考虑了一下出版社的要求，于是试着提出了拿出一个章节写“以优化人际关系为目的的说话方式”。关于书稿的截稿日期，他也想对方传达了希望延长一些的想法，对方也同意了。就这样，谈判达成了一致。
正如此事例所言，在谈判中，最重要的是在充分理解双方的利害之基础上，以双方能够接受的形式，整理攀谈的关键论点，以及一般情况下会触及的交货期、价格、性能等问题。这样一来，将单方面对对方的条件做出让步，蒙受损失，交货期根本来不及等抱怨、不满挂在嘴边的频率便可大幅降低了。
谈判能力表单
题目 出版书籍
自己的真正利益 谈判对手的真正利益
出版以“说话方式”为主题的书，提高知名度。
以“优化人际关系的方法”为主题出版书籍，获得利益。
谈判的关键要素
让对方同意调整主题(优化人际关系书籍的销量)，推迟截稿日期
自己不妥协的后果 谈判对手不妥协的后果
出版书籍的事情化为泡影，与其他出版社交涉
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