Excel电子表格运用技巧汇总(3)

  　中文ＥＸＣＥＬ９７作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办公带来了极大方便。 
　　在ＥＸＣＥＬ中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定单元格输入甲，然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“＋”字，按住鼠标左键，向下（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种： 
　　第一种：单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”→“自定义序列”，这时就可以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加”→“确定”，这样我们自定义的序列就可以使用了。 
　　第二种：首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列：车间一、车间二、车间三，把这三项分别输入到单元Ｈ１：Ｈ３，单击“工具”→“选项”→“自定义序列”→“导入”，在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中输入Ｈ１：Ｈ３，单击“导入”→“添加”→“确定”，这样新序列就产生了。 
　　定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：单击“工具”→“选项”→“自定义序列”，在“自定义序列”框中，单击要删除的序列，再单击“删除”→“确定”。
 本人在用Excel XP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考。
    所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。
    合并数据
    要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。
    1、真合并
    如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办法，快捷而准确的操作方法是：
   (1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。
    (2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件→另存为”，保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可。 
    (3)在Execl中单击[打开]按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置，单击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复选框的选择，单击[完成]按钮，这时两列中数据合并到一列中。
    (4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成。
    提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：
    方法一：对TXT文件进行编辑
    XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。
    方法二：利用函数ConcateName
    ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：ConcateName (text1,text2, ……)，text1, text2, ……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所示。 
    方法三：利用“&”运算符
    利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同“+”、“-”等运算方式一样。
    2、假合并
    我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了。
    拆分数据
    合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。
    处理含有大量信息的表格时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试一试。
从身份证号码中提取性别
Q：A1单元格中是15位的身份证号码，要在B1中显示性别(这里忽略15位和18位身份证号码的判别） 
B1=if(mod(right(A1,1),2)>0,"male","female") 
请问这个公式有无问题，我试过没发现问题。但在某个网站看到作者所用的是如下公式： 
B1=if(mid(A1,15,1)/2=trunc(mid(A1,15,1)/2）,"female","male")
A：leaf 
道理都是一样的，不过你的公式比那个公式优质
提取性别（无论是15位还是18位）
=IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女"
如果身份证号的输入已是15或18位，用公式
=IF(MOD(LEFT(RIGHT(A1,(LEN(A1)=18)+1)),2),"男","女"
xls--->exe可以么？
A：Kevin 
如果只是简单的转换成EXE,当然可以。如果你指的是脱离Excel也可以运行,好像没听说过可以。当然，通过DDE,是可以不运行Excel但调用它的所有功能的，但前提仍然是你的计算机上已经安装了Excel
列的跳跃求和
Q:若有20列（只有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？ 
前面行跳跃求和的公式不管用。
A:roof 
假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1)) 字串5 
按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。 
跳行设置：如有12行，需每隔3行求和
=SUM(IF(MOD((ROW(1:12)),3)=0,(A1:A12))) 
能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给拆分成单个数字？
Q：如我输入123456.52它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我输入的长度改变而改变？
A：Chiu 
我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点 
例如： 
在A1输入小写金额，则： 
千万：B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"￥",0)) 
百万：C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"￥",0)) 
十万：D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"￥",0)) 
万：E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"￥",0)) 
千：F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"￥",0)) 
百：G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"￥",0)) 
十：H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"￥",0))