外贸信函之敲门砖 — 推广信 - 市场营销 - 福步外贸论坛(FOB Business F...

外贸信函之敲门砖 — 推广信

编者按：常常有外贸业务员在写英文邮件的时候，会觉得脑子里面一片空白，或者写出来的语句怎么看
怎么别扭。即使是商务英语专业毕业的朋友，也会对英文写作觉得难以下笔。其实，很多时候，书面的信函，
只要了解基本的段落分层，参考一些常用的句式，并结合商业信函的特点，我们都可以写出漂亮的英文信！
在外贸过程中，我们跟买家的邮件沟通，主要集中在Marketing Letter（推广信）、Enquiry（询盘回复）、
Offer（报价）以及Counter-offer（还价）环节。我们将分成三部分逐一给大家介绍。
开发新客户的时候，一封文笔漂亮、重点突出、语法标准的英文开发信，能很好地传递给买家公
司的专业与严谨。如何写有效的推广信呢？
我们来看一个例子：
K & U Metals
No. 23, Baizhangdong Rd., Ningbo, Zhejiang, China
Website: www.kumetals.net
Tel/Fax: 86-574-87571555/ 86-574-87560554
Email: info@kumetals.net
Mobile Phone: 86-13867858970
To: Atlas Metals
Dear Sir/Madam,
I have found your company details and your buying request
for castings from the offers posted on Made-in-China.com, and
am contacting you in this instance because I feel our company
product portfolio issomething that may be of interest to you.
小提示：
1） Dear 是比较礼貌的用词。Hi 则更适用于朋友之间的联系
所用。
2） 尽量称呼对方的姓名。如果不清楚对方的性别，使用Dear
Sir/Madam 来称呼对方。
3） 第一段的第一句话一般是言简意赅的介绍“来意”（在哪
里看到的信息，这个是我们平时容易忽视的，却是买家关
注的。因为对方需要通过这个信息确认我们是否正确地了
解到他的需求。）
Some of the products we are presently manufacturing are similar
or use similar materials/process and therefore it would be a fairly
straightforward exercise to transfer production to our company.
So far as we know, similar products in European market are
made in the U. K. with very small amount of production. Our
products are qualified with the same European Standard and are
of the similar quality as those in your market, but with much
lower cost. We believe that our products will make it more
profitable.
小提示：
1） 尽量如实地向买家介绍自己的产品。如果有可能，尽可能
地了解买家对产品的需求，有的放矢地介绍。如澳大利亚
做马桶生意的买家，其网站上明确提出”Only those with
A/S standards will be answered.”那么Watermark 认证的马桶，
就应该在邮件中明确提出”The toilets we produce pass the
Watermark standard. So we think we must be the right supplier
you are looking for”。
2） 其次，表明自己对对方市场的了解，告知对方自己的产品
符合对方市场的标准，将有利于对方在本土市场获得更大
的利润。
If you have the time, please browse our website (www.kumetals.
net) to get a better understanding of our capabilities and our
standards certifications and compliances and I hope we will have
the opportunity to tender some of your products prices soon!
小提示：
1） 提供自己的网站链接（公司网址、电子商务网址），确保
您的链接是有效的、可访问的。让买家可以详细了解我们
的产品和公司情况。
Thank you for reading this. I have tried to make this letter as
brief as possible in order not to waste your valuable time and
look forward to hearing from you.
Kind regards
Gus Lutum
Sales Manager, Foreign Trade Dept.
以上只是一个sample letter。我们需要根
据自己产品的特点有针对性的推销自己的产品。
在这里，我们主要讨论好的推广信的共性。




风走了云知道
13002549355
MSN chenxiaotang1986@hotmail.com cxtllj1986
中级会员


状态 离线 #2 使用道具   发表于 2009-7-6 12:55  资料  个人空间  个人短信  加为好友  只看该作者 风格上，好的推广信是B.S.H.P

Brief ( 言简意赅) : 不需要花过多的篇
幅介绍自己的公司和自己的产品。要知道，
来自陌生人的邮件，买家不会花太多时间
去阅读。我们需要让买家快速了解到我们
是做什么产品的以及我们的重点优势，否
则，我们精心准备好的邮件就很有可能直
接进入到“已删除邮件”甚至被拉入“垃
圾文件”。所以一封有效的开发信应该主
题上和内容上都做到简洁明了，并简明扼
要地介绍自己的产品特点。
Straightforward ( 直截了当) : 邮件第一段
直接说明“来意”。介绍产品的时候，也要直
截了当。一句话概括：“我看到你了，我适合你，
我可以帮到你，你意下如何”，等等。
Honest ( 实事求是) : 过分鼓吹自己公
司、产品的专业性会让买家产生怀疑。我
们需要做的是尽量如实地向买家介绍自己
的产品，由买家来做判断。尤其是一些技
术性比较强的行业，很多时候买家就是行
业内的专家，他们能从材质等细节处判断
出产品的品质。所以，product talks（产品
自身证明其价值）。”Some of the products
we are presently manufacturing are similar or
use similar materials/process and therefore
it would be a fairly straightforward exercise
to transfer production to our company.” 远
比”We are specialized in manufacturing…”
更容易获得买家的信赖。
Polite ( 有理有节 ) : Business is business。商
务场合下必要的礼节会为您赢得分数。”Your
prompt reply is highly appreciated”听上去是不
是比”Please reply to me as soon as possible”更
贴心？另外，在书面信件中，尽量不要使用
pls，assp等非正式的缩写。

四要素助您写作有效的推广信
投其所好: 动笔之前，设身处地地为
对方着想。每句话都考虑迎合对方的需求
（需要什么样的产品、服务）、愿望（是要
开拓新市场还是维护老客户）、好恶（投
其所好，避其所恶）和梦想。
言简意赅: 不要过分追求华丽的句型。
简单来说，推广信所用的语言，应该跟就
餐时的谈话一样通俗易懂。
好处、利润、利益: 重点放在我们的
产品能为对方带来什么好处，而不是夸夸
其谈自己的产品和服务有多么优秀。举个
简单的例子：购买音响的人，不会关注这
部音响有多少根线（产品），他关心的是
音响的效果如何（好处）。所以在我们的
信函中，要着重告诉客户我们的产品能给
他带来什么好处，带来什么利润。
“拉关系”: 在信件中，注意多使用”You”。
这样的称呼会让您在写信中不自觉地将邮件
当成与对方的对话，营造身临其境的感觉，
对方读上去也更容易产生共鸣。
信函中（信、宣传册或邮件）的文字，
都需要遵循简单的规则：首先，我们的信
件一定要能引起对方的注意，尤其是信件
的标题，一个好的标题能第一时间吸引对
方的注意；其次是要引起对方的兴趣。对
方有了兴趣，才会对我们的产品或服务产
生真正的需求。但是，如果对方不采取任
何行动，前面两点做的再好也没有意义。
所以最后一点，在信函中，明确告知对方
要与我们建立联系，需要采取什么行动（回
信，索要产品图册或是索要样品等），激
发对方的回应（获得买家回复），为下一
步的议价提供可能。
推广信写好了，最后不要忘了检查邮
件的拼写错误。建议用word 检查，因为
邮件一般没有拼写检查功能。检查完毕，
我们就可以把漂亮的邮件发送给买家了！

常用句式参考：
听说: I learnt… ; I heard …
请: Please ; Kindly ; be good enough ;
Be kind enough ; Have the kindness.
参见附件: Attached please find … ;
Enclosed is …
感激: Be grateful ; Be appreciated
请回复: Your prompt reply is
appreciated ; Looking forward to
hearing from you.