人性化菜单提升软件使用人气

2007年03月16日18:59
大约一年以前，发生了一件怪事。我在一篇专栏文章中对微软(Microsoft)大加攻轩，指责微软Word中按钮、功能和菜单过于冗杂，把Word搞得一团糟。但奇怪的倒不是这件事本身。第二天当微软公关人士给我发来邮件时，我原以为又是千篇一律的“微软产品深得客户喜爱”云云。但这封信却不是这样，微软承认我说得有道理。那位公关人士称，Office的确是一团乱麻，但微软正在加以改进。
改进的结果就是Office 2007，该软件于1月底在亚洲推出。不过，本专栏文章并非对Office 2007的评述。其实，真正吸引我的、我认为从长远来看具有重要意义的是Office 2007背后的理念。这款软件并不完美：在一些电脑上运行速度很慢，早期版本中的一些问题也没得到解决。但Office 2007体现了微软在10年来首次为解决界面累赘问题所做出的努力。
为了掌握情况，微软对我们使用电脑的方式进行了更为仔细的研究。（有人也许会说问，微软早干嘛去了？添加那么多的功能把下拉菜单搞得长得像象鼻子似的。但是晚觉悟总比不觉悟要好吧。）微软向用户收集了很多反馈信息，这些信息来自3.52亿次工具栏点击操作。微软还进行了九次现场调查，对办公室职员使用电脑的习惯进行了全天候的跟踪调查。
引起程序设计主要负责人延森　哈里斯(Jensen Harris)及其Office开发小组注意的首先是一些有趣的现象。Office软件套件功能中只有20%被广泛使用，此言不虚，但是这个统计数字的背后还有一些更加重要的现象。所有人都会使用复制、粘贴、加粗、斜体等基本功能，但是这些功能只占那20%中的一半。剩下的一半经常被使用的功能却因用户的不同存在天壤之别。哈里斯说，人们想当然地认为所有用户使用的功能都差不多，事实并非如此。一位用户认为某某功能至关重要，但坐他隔壁办公台的那人可能从来就没听说过这个功能。
这听起来似乎没什么大不的。但对哈里斯来说却是一个大难题。一般来说，如果电脑用户只使用软件提供的部分功能，这是否意味着他们不需要其他功能呢？还是因为他们对其他功能一无所知？或不知道怎么使用其他功能？这些问题都涉及用户界面的本质定义，并反映出我们已偏离这个核心甚远。
微软Word及其类似软件推出已经20年了。我们对菜单的使用仍只限于需要的那部分。早期菜单由于功能不多都比较简洁，比如只有四个选项。但Office 2003的每个菜单下都有20来个项目。图形用户界面很好看，但并不能简化查找功能的过程。实际上，新增功能越多，用户突破自己的使用习惯去探索新功能的可能性就越小，对惯用部分的依赖程度就越大。
哈里斯及其团队意识到，必须彻底重新思考这个问题。因此他们摒弃了传统的菜单，不过这样说也不够确切。他们把这个新东西叫做标签(Tabs)，从某种意义上来说，它们仍是菜单：只要点击一下命令就会出现在下面。但除此之外，标签和菜单则大不相同。点击标签后，不会出现长长的菜单，而是在屏幕顶端打开一个工具条，上面有各种标识和图标代表着各种各样的功能，而且这些工具条会一直呆在那里。（哈里斯把这个东西叫做彩带，但我注意到微软给它起了一个睿智的名字，叫做“流畅用户界面”(Fluent user interface)。）菜单则不同，待你点选了所需功能后，下拉菜单就会自行消失。哈里斯表示，第一个彩带名叫Home，普通用户90%的操作都在里面。Home旁边还有七个可以下拉的标签，各自包括了同属一类的功能（如页面格式、视图等）。
Office的直观性确实上升到了一个全新的高度。使用的时候，用户会肯定会发现有一两个命令位置安排得出乎意料（或完全消失），但大多数命令都可凭直觉方便地找到，哪怕和之前版本中的位置有所不同。而且这些功能用起来很顺手，对经验丰富的软件使用老手来说这一点很难得。例如，将鼠标移动到段落格式上，有关段落的外观就会变成实际预览的样子。这种直观性令人叫绝。
但对哈里斯及其团队来说，提升直观性也解决了困扰他们的问题。他表示，用户将发现以前从未用过的功能，如水印（将版权或其他信息纳入一个页面的功能）。尽管水印功能1994年就推出了，但直到现在才突然流行起来，因为它的位置问题才得到解决。哈里斯表示，经过几个月的测试，人们所使用的功能平均比过去增加了一倍。
微软不再一味追求功能的创新，而是集中精力使现有功能更方便被用户找到，这种转变表明微软的发展方向回到了正途。加利福尼亚名声显赫的权威咨询师杰考伯　尼尔森(Jakob Nielsen)表示，推出新功能并不难，难的是如何使新功能被用户使用，而不是被遗忘。澳大利亚博客人Long Zhen(www.istartedsomething.com)经常撰写有关微软的文章，他表示，现在Office软件所提供的功能预览将促使用户更多地尝试新功能。他说，他现在开始使用新增功能的原因并不只是因为能够找到这些功能，而是因为对这些新功能不再有恐惧感。
以前，用户付钱购买Office系列软件后，很多功能他们根本没有用过，因为他们不知道这些功能“隐藏”在什么位置。这个问题无疑使这个软件之前的版本遭到指责。但我们还是得承认，Office 2007在软件开发模式上的确实现了飞跃，这值得其他软件效仿。我现在说这样的话才奇怪呢。
Jeremy Wagstaff