EXCEL使用技巧大全！！！

EXCEL使用技巧大全　　
         01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？

　　例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：

　　1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列；

　　2）在B2单元格写入：="13"&A2后回车；

　　3）看到结果为13xxxxxxxxxxxxx了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入：=A2&“13”后回车。

　　02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

　　打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

　　03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式，怎么办？

　　这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

　　04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

　　点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。

　　05、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？

　　在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

　　06、在Excel中如何设置加权平均？

　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

　　07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？

　　把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。【更多精彩，尽在★军事第一播报★ http://jsdybb.netsh.com.cn】

　　08、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？

　　如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。

　　09、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？

　　这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文office，Excel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？随便安装一个打印机驱动程序就可以了。

　　10、在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？

　　这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Windows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

　　11、如何快速选取特定区域？

　　使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。

　　12、如何快速返回选中区域？

　　按Ctr+BacksPae（即退格键）。

　　13、如何快速定位到单元格？

　　方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。

　　方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。【更多精彩，尽在★军事第一播报★ http://jsdybb.netsh.com.cn】

　　14、“Ctrl＋*”的特殊功用

　　一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctfl＋*选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

　　15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？

　　有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”\“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。

　　16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？

　　选定单元格区域，输入值，然后按Ctrl＋Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

　　17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？

　　如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

　　具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按Ctr＋A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。

　　18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？

　　按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

　　具体方法是：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

　　19、如何让屏幕上的工作空间变大？

　　可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。

　　20、如何使用快显菜单？

　　快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。【更多精彩，尽在★军事第一播报★ http://jsdybb.netsh.com.cn】

　　21、如何使用快显菜单？

　　快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

　　22、如何防止Excel自动打开太多文件？

　　当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”\“选项”\“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。

　　23、如何去掉网格线？

　　1）除去编辑窗口中的表格线

　　单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；

　　2）除去打印时的未定义表格线

　　有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。

　　24、如何快速格式化报表？

　　为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。

　　25、如何快速地复制单元格的格式？

　　要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去　　
          26、如何为表格添加斜线？

　　一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”\“图案”，选择“无边框”项即可。

　　27、如何快速地将数字作为文本输入？

　　在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。

　　28、如何定义自己的函数？

　　用户在Excel中可以自定义函数。切换至VisualBasic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：

　　Function Zm(a)

　　If a＜60Thenim＝‘不及格”

　　Else Zm=“及格”

　　End If

　　End Function

　　29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？

　　可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：=MYUDF.XLS！ZM(b2)

　　30、如何快速输入数据序列？

　　如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。　　
        31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

　　上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式。

　　32、如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？

　　不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”\“选项”\“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。

　　33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？

　　选定单元格区域，选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。

　　34、如何对工作簿进行安全保护？

　　如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。

　　工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。

　　注意：不要忘记你设置有“口令”。

　　35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？

　　对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”\“页面设置”\“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。　　 
        36、工作表保护的口令忘记了怎么办？

　　如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”\“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

　　37、“$”的功用

　　Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。

　　38、如何用汉字名称代替单元格地址？

　　如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。

　　定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”\“名字”\“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。

　　39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？

　　在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”\“名字”\“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）”。

　　40、如何定义局部名字？

　　在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。

　　41、如何命名常数？

　　有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率4.9％来计算利息，可以选择“插入”\“名字”\“定义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝0.04.9”，按“确定”按钮。
　　42、工作表名称中能含有空格吗？

　　能。例如，你可以将某工作表命名为“ZhuMeng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ZhuMeng！A2”的公式，否则Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'ZhuMg'!A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由ZhuMeng工作表，再输入余下的内容。

　　43、给工作表命名应注意的问题

　　有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2.....），在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为ZM，则其“克隆”表为ZM（2）。在公式中Excel会把ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而应给ZM（2）工作表重起个名字。

　　44、如何拆分或取消拆分窗口？

　　当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”\“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”\“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

　　45、如何给工作簿扩容？

　　选取“工具”\“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有255张工作表，系统默认值为6。

　　46、如何减少重复劳动？

　　我们在实际应用Excel时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义宏。
　　47、如何快速地批量修改数据？

　　假如有一份Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能：首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”\“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”\“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。

　　48、如何快速删除特定的数据？

　　假如有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”\“筛选”\“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”\“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。

　　49、如何快速删除工作表中的空行？

　　以下几种方法可以快速删除空行：

　　方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行。

　　方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”\“列”，插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以A列重新排序，再删去A列，恢复工作表各行原来的顺序。

　　方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。

　　50、如何使用数组公式？

　　Excel中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后按ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自己键入花括号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式．需选择数组区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或清除公式，最后按Ctrl＋shift＋Enter键。【 　　51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？

　　通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0值的情况，如何让0值不显示？方法一；使用加上If函数判断值是否为0的公式，即：=if（b2＋c2＋d2＝0，“”，b2＋c2＋d2）方法二：选择“工具”\“选项”\“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。方法三：使用自定义格式。选中E2：E5区域，选择“格式”\“单元格”\“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按“确定”按钮即可。

　　52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的，值为0的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格？

　　方法一：如果单元格中的值为0，可用上例“0值不显示的方法”将其内容置为空，此时空单元格处理成文本，这样就可以直接用Average函数计算了。

　　方法二：巧用Countif函数例如，下面的公式可计算出b2:B10区域中非0单元格的平均值：

　　=sum（b2:b10）/countif（b2:b1o，"0"）

　　53、如何在Excel中实现“自动更正”功能？

　　Word用户都知道，利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用VloopuP函数可以巧妙地解决这一问题。 

Excel会计应学35招秘技

Excel会计应学35招秘技
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

　　一、建立分类下拉列表填充项



　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

　　再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

　　4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

　　二、建立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

　　2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

　　三、让不同类型数据用不同颜色显示

　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

　　3.设置完成后，按下“确定”按钮。

　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

　　四、制作“专业符号”工具栏

　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”　并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

　　2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

　　3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

　　4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

　　5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面

　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

　　1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

　　3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。

　　4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

　　六、让数据按需排序

　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。

　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

　　七、把数据彻底隐藏起来

　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

　　1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。

　　2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

　　3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

　　经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

　　八、让中、英文输入法智能化地出现

　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

　　九、让“自动更正”输入统一的文本

　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。

　　3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写　，然后确认一下就成了。

　　十、在Excel中自定义函数

　　Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

　　1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

　　2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

　　3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

　　4.关闭窗口，自定义函数完成。

　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

　　十一、表头下面衬张图片

　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

　　1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

　　3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。

　　提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

　　十二、用连字符“&”来合并文本

　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

　　1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

　　2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

　　3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

　　4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

　　提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

　　十三、快速打印学生成绩条

　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

　　此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

　　1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MODROW()，3(=1，sheet1！A$2，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

　　2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

　　至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

　　3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。

　　4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

　　按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

　　十四、Excel帮你选函数

　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

　　十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

　　有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

　　以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

　　十六、为单元格快速画边框

　　在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

　　提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

　　十七、控制特定单元格输入文本的长度

　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

　　例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

　　很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

　　十八、成组填充多张表格的固定单元格

　　我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

　　那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

　　但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

　　十九、改变文本的大小写

　　在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

　　在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

　　二十、提取字符串中的特定字符

　　除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

　　如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

　　二十一、把基数词转换成序数词

　　将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

　　二十二、用特殊符号补齐位数

　　和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。

　　比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能满足你的要求。

　　二十三、创建文本直方图

　　除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

　　比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：

　　在E3单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”，然后选中它并拖动“填充柄”，使E列中所有行都能一一对应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。

　　二十四、计算单元格中的总字数

　　有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：

　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

　　该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。

　　二十五、关于欧元的转换

　　这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。

　　完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

　　二十六、给表格做个超级搜索引擎

　　我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。

　　比如在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下：

　　将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入”之“函数”选项。在如图18弹出的窗口中，选择“VLOOKUP”函数，点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”(指需要在数据表首列中搜索的值)为“C8”(即搜索我们在C8单元格中填入的人名)；“Table_array”(指数据搜索的范围)为“A2∶B6”(即在所有学生的“语文”成绩中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的数值在表格中的序列号)为“2”(即数值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精确匹配)为“FALSE”(表明不是。如果是，就为“TURE”)。设定完毕按“确定”。

　　此时回到表格，单击C9单元格，我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，FALSE)”。复制该命令行，在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，FALSE)”(其参数意义同C9中一样，不再赘述)。

　　接下来，我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比如“赵耀”，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。

　　二十七、Excel工作表大纲的建立

　　和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。

　　二十八、插入“图示”

　　尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交*重叠性可以选择“维恩图”。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。

　　二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”

　　这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。

　　按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。

　　还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel 2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可

　　三十、Excel中“摄影”功能的妙用

　　这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。

　　要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们(图23)，然后按下“摄影”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然，也可以是另一张表格)，再次按下“摄影”按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。

　　不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”，结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!

　　三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用

　　也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。

　　比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”，想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。

　　三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口

　　Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目(而Excel 2000只能容纳12个)。而且，这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。

　　笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。

　　当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项，点击弹出对话框下部的“键盘”按钮，在弹出对话框的“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”；将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合)，“关闭”对话框。现在，我们只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。

　　提示：此秘技也适用于Word 2002、PowerPint 2002。

　　三十三、利用公式审核工具查看数据出处

　　Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。

　　让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，数据来源有3个：C8、A2和C6。所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。

　　三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标”

　　我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?

　　点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“确定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：

　　在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Excel的“分级显示”，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。

　　三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用

　　如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。

　　在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时，“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。

　　以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。

　　提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作簿都打开时，才能在“监视窗口”的列表中显示出来。 半小时教你成为excel高手 如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可
能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel来快速输入信息就成为各个Excel XP用
户非常关心的话题...
1、快速输入大量含小数点的数字

如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方
法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字
时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字
时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工
作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功
能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功
能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编
辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编
辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字
时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中
键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中
输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？

2、快速录入文本文件中的内容

现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成
Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样
做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要
在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需
要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次
用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会
话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导
对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的
格式了。

3、快速输入大量相同数据

　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一
个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作
方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中
需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左
键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选
中的所有单元格同时填入该数据。

4、快速进行中英文输入法切换

　　一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表
就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以
用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法
菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”
标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区
域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭
（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元
格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

5、快速删除工作表中空行

　　删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删
除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量
呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的
工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而
插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使
所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去
Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。

6、快速对不同单元格中字号进行调整

在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的
字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中
的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些
单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻
字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽
度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/
“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮
；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，
Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元
格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应
新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。

7、快速输入多个重复数据

在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无
疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重
复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮
上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下
步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标
单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随
后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元
格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

8、快速处理多个工作表

　　有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，
在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，
如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打
开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样
的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在
工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批
量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表
的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同
的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替
换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元
格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的
视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完
成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。


高效办公Excel排序方法"集中营"


　　　排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名
次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据
排序方法。


　　一、数值排序


　　1.RANK函数

　　RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref，
order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则
以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

　　例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$Eū: $E?）”，敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，
$Eū:$E?，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。

　　需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续
数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名
分别是3、3和1（降序时）。

　　2.COUNTIF函数

　　COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF
（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

　　仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$Eū:$E?， ">"&E2）
+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。

　　此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的
是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

3.IF函数


　　Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函
数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具
体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。


　　假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为
自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF
（E3=E2， G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产
值排名。


　　二、文本排序


　　选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列
（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，
再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框
（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题
行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排
序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。


　　此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。


　　三、自定义排序


　　如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之

　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。

　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的
自定义排序。

　　需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。


谈谈Excel输入的技巧

　　　在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常
数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它
特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

　　一、输入文本

　　Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格
中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你
是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

　　二、输入分数

　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分
子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输
入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在
单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输
入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

三、输入负数


　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号
内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为
“-88”。


　　四、输入小数


　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万
位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你
需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，
可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编
辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示
在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为
要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88
000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3
位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有
小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影
响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入
数据时自带小数点。

　　五、输入货币值

　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，
Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输
入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民
币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

　　六、输入日期
　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入
的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”
来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输
入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上
的Ctrl+;组合键。
七、输入时间


　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两
种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：
2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一
个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。



了解Excel公式的错误值



　　经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A！、#VALUE
！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，
Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的
单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方
法。

1．#####！

原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产
生了一个负值，就会产生#####！错误。

解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的
宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为
正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####！错误。如
果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

2．#VALUE!

当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产
生错误值#VALUE!。

原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类
型。

解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有
效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式
"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略
文本）：=SUM（A1:A2）。

原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或
列。
3．#DIV/O!

当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。

原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在
Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。

解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。

解决方法：将零改为非零值。

4．#NAME?

在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。

原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。

解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果所需
名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。

原因二：名称的拼写错误。

解决方法：修改拼写错误的名称。

原因三：在公式中使用标志。

解决方法：选择菜单中"工具"|"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算"
标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。

原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。

解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中
的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本"总计："和单元格B50中的数值合
并在一起：="总计："&B50

原因五：在区域的引用中缺少冒号。

解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34）。

5．#N/A

原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公
式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。
6．#REF!

当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。

原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元
格中。

解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作
表中的单元格。

7．#NUM！

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。

原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。

解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。

原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的
结果。

解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。

原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。

解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。

8．#NULL！

当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。

原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两
个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。
如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13
和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。


在Excel中快速查看所有工作表公式

　　　只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用
来存放日期的序列值。
　　要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`（位于TAB键上
方）。


EXCEL2000使用技巧十招


1、Excel文件的加密与隐藏

　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用
在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的
密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方
法为：

　　A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或
者（另存为）”的对话框中输入文件名；

Ｂ、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的
对话框中输入自己的密码；




　　这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文
件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

Ｃ、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确
认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如
果密码不正确，文件将不能打开。

2、对单元格进行读写保护

　　单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel
对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就
是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以
限制。

对单元格的写保护有两种方法：

Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元
格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错
误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：

（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；

（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；

（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁
定”；

（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设
置。

　　对单元格的读保护有三种方法：

　Ａ、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景
颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内
容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

Ｂ、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护
目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩
形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到
的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。

Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能
直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

3、快速填充相同数据

　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一
个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操
作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：

　　Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同
时，点击鼠标左键，逐个选中；

　　Ｂ、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单
元格同时填入该数据。

4、使用Excel中的“宏”功能

　　宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命
令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录
的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义
方法如下：:

　　Ａ、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；
Ｂ、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单
项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；
　　Ｃ、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进
行的各方面操作记录复制。

5、连续两次选定单元格

　　我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元
格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不
便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键
后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选
定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格
周围将出现实线框。
6、在工作表之间使用超级连接

　　首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入
超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件
或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏
中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠
标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打
开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。

7、快速清除单元格的内容

　　首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除
了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的
两种操作步骤：

　　Ａ、选定想要清除的单元格或单元格范围；

　　Ｂ、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；

Ｃ、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一
个。

8、快速修改单元格次序

　　在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一
个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具
体方法如下：

　　Ａ、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；

　　Ｂ、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操
作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变
成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
、在Excel中利用公式来设置加权平均

　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要
理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单
的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其
实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果
就是这些量值的加权平均值。

10、用Excel绘制函数图像

　 　函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而
用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：

　　Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这
时屏幕上会出现一个空白的电子表格；

Ｂ、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从
小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三
个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使
这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成
“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；

　　Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点
击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输
入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选
中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到
适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自
变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；

Ｄ、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y
散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这
时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用
“图表向导”中的“折线图”格式绘制。


在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧


　　大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息（对
于老式的15位身份证而言，7-12位即个人的出生年月日，而最后一位奇数或偶数则分别
表示男性或女性。如某人的身份证号码为420400700101001，它的7-12位为700101，这
就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1，这就表示该人为男性
；对于新式的18位身份证而言，7-14位代表个人的出身年月日，而倒数第二位的奇数或
偶数则分别表示男性或女性）。根据身份证号码的这些排列规律，结合Excel的有关函
数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常
输入的工作量。


　　Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定
数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，
不过MID仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能
我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合
并处理即可得出个人的出生年月日信息。


　　提示：MID函数的格式为MID(text,start_num,num_chars)或
MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num
是文本中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为
2……以此类推）；至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。


　　假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以
此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介绍：


　　1. 选中整个B列，然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格
式”窗口。

　　2. 选择“数字”选项卡。

　　3. 在“分类”栏中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮，关闭“单元格格
式”窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。


　　4.将光标移至C3单元格中，然后输入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月
"&MID(B3,11,2)&"日"”内容。其中MID(B3,7,2)就是从身份证号码的第7位开始取2位
数，得出该员工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出该员工的出生月份，而
MID(B3,11,2)则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员
工的准确出生年月日“1970年1月1日”。


　　5. 接下来我们应将光标移至D3单元格中，然后输入
“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。这就表示取身份证号
码的第15位数，若能被2整除，这表明该员工为女性，否则为男性。


　　6. 最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充
即可。

　　上面都是以15位身份证为例进行介绍的，18位身份证的操作方法与此类似，广大用
户若使用的是18位身份证，只需对有关函数的取值位置进行适当调整即可（如将
“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”修改为
“=MID(B3,7,4)&"年"&MID(B3,11,2)&"月"&MID(B3,13,2)&"日"”）。


　　这样就实现了由Excel自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了
用户录入数据时的工作量，有兴趣的读者不妨一试。



在EXCEL中增加自动填充序列

　　　中文ＥＸＣＥＬ９７作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办
公带来了极大方便。


　　在ＥＸＣＥＬ中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来
完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定单元格输入甲，
然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“＋”字，按住鼠标左键，向下
（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数
据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种：


　　第一种：单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”→“自定义序列”，这时就可
以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，
表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加”→“确定”，这样我们自定义
的序列就可以使用了。


　　第二种：首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列
：车间一、车间二、车间三，把这三项分别输入到单元Ｈ１：Ｈ３，单击“工具”→
“选项”→“自定义序列”→“导入”，在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中
输入Ｈ１：Ｈ３，单击“导入”→“添加”→“确定”，这样新序列就产生了。


　　定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：单击“工具”→“选项”→“自定
义序列”，在“自定义序列”框中，单击要删除的序列，再单击“删除”→“确定”。


发掘Execl XP合并拆分技巧


本人在用Excel XP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一
段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考。

所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆
分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。

合并数据

要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、
“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上
看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。

1、真合并

如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办
法，快捷而准确的操作方法是：

(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动
到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。

(2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件→另存为”，保存
类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]
按钮即可。

(3)在Execl中单击[打开]按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导→步骤之1”
中采用默认设置，单击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复
选框的选择，单击[完成]按钮，这时两列中数据合并到一列中。

(4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，
合并操作完成。

提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有
时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：

方法一：对TXT文件进行编辑

XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据
在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大
小)，对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数
据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减
小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。

方法二：利用函数ConcateName

ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：
ConcateName (text1,text2, ……)，text1, text2, ……为1到30个将要合并成单个文
本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所
示。


图2
方法三：利用“&”运算符

利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同
“+”、“-”等运算方式一样，如图2所示。

2、假合并

我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的
“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印
出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元
格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了。

拆分数据

合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS
文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分
开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。

处理含有大量信息的表格时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试
一试。]]



ExcelHome精华版整理
（2003年11月14日）
By 徒然客

从身份证号码中提取性别
Q：A1单元格中是15位的身份证号码，要在B1中显示性别(这里忽略15位和18位身份证号
码的判别）
B1=if(mod(right(A1,1),2)>0,"male","female")
请问这个公式有无问题，我试过没发现问题。但在某个网站看到作者所用的是如下公式
：
B1=if(mid(A1,15,1)/2=trunc(mid(A1,15,1)/2）,"female","male")

A：leaf
道理都是一样的，不过你的公式比那个公式优质

提取性别（无论是15位还是18位）
=IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,"男","女
"),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女"

如果身份证号的输入已是15或18位，用公式
=IF(MOD(LEFT(RIGHT(A1,(LEN(A1)=18)+1)),2),"男","女"

xls--->exe可以么？
A：Kevin
如果只是简单的转换成EXE，当然可以。
如果你指的是脱离Excel也可以运行，好像没听说过可以。
当然，通过DDE，是可以不运行Excel但调用它的所有功能的，但前提仍然是你的计算机
上已经安装了Excel

列的跳跃求和
Q:若有20列（只有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？
前面行跳跃求和的公式不管用。
A:roof
假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：
=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1))
按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。
跳行设置：如有12行，需每隔3行求和
=SUM(IF(MOD((ROW(1:12)),3)=0,(A1:A12)))

能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给拆分成单个数字？
Q：如我输入123456.52它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我输入的长度改
变而改变？
A：Chiu
我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点
例如：
在A1输入小写金额，则：
千万：B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"￥",0))
百万：C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"￥",0))
十万：D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"￥",0))
万：E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"￥",0))
千：F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"￥",0))
百：G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"￥",0))
十：H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"￥",0))
元：I1=IF(A1>=1,MID(RIGHTB(A1*100,3),1,1),IF(A1>=0.1,"￥",0))
角：J1=IF(A1>=0.1,MID(RIGHTB(A1*100,2),1,1),IF(A1>=0.01,"￥",0))
分：K1=IF(A1>=0.01,RIGHTB(A1*100,1),0)
网客
公式中最后一个0改为""

如何编这个公式
Q：我想编的公式是： a/[84 - （b×4）]
其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一个符号。
这个公式的关键是要统计出包含字符C的单元格的个数，可我不会。
A：dongmu
=a/(84-countif(b,"=c")*4)
chwd
我试了一下，不能运行，我想是因为没有指定出现“c”的单元格的范围。比如说“c”
在D2-D30中随机出现，在上述公式中要先统计出出现“c”的单元格的个数。这个公式
如何做？
再一次感谢！
受dongmu朋友公式的启发，我做出了需要的公式
=a/(84-COUNTIF(D3:D30,"c")*4)
skysea575 :其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一
个符号。
"包含字符C"在这里的意思不清楚。你的公式中只可以计算仅含有“C”字符的单元格
数。
可能你的想法是计算字符中凡是含有这个字或字母的词。如“文章”和“文字”中都有
一个“文”字，是否计算在内？

将文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写
A：lxxiu
假设你要以Sheet1的A1单元格中的值为文件名保存，则应用命令：
ActiveWorkbook.SaveCopyAs Str(Range("Sheet1!A1")) + ".xls"

IE中实现链接EXCEL表
Q:我想在IE中实现链接EXCEL表并打开后可填写数据，而且可以实现数据的远程保存
（在局域网内的数据共享更新），我的设想是在NT中上提供电子表格服务， 各位局域
网内用户在IE浏览器中共享修改数据，请问我该如何操作才能实现这一功能。我是初学
者，请尽量讲得详细一点。
A:老夏
mm.xls
桌面


**************************************************************
貼到?事本- 存z镠ome.htm"[桌面上- 設z楣蚕? .^域網路其他隨腦設捷徑連結
Home.htm
懂這三行字的結~<,即可O'出網?資料Z煜到y
其中每,?字都是[物件名稱]
Tn案多了改用這,?元件
要設Z??框隨便您

EXCEL中求两陈列的对应元素乘积之和
Q:即有简结一点的公式求如:a1*b1+a2*b2+b3*b3...的和.应有一函数
XXXX(A1:A3,B1:B3)或XXXX(A1:B3)
A:roof
在B4中输入公式"=SUM(A1:A3*B1:B3)",按CTRL+SHIFT+ENTER结束.
dongmu
=SUMPRODUCT(A1:A10,B1:B10)

求助日期转换星期的问题
Q:工作中须将表格中大量的日期同时转换为中英文的星期几
请问如何处理英文的星期转换，谢谢！
A:Rowen
1.用公式:=text(weekday(xx),"ddd")
2.用VBA,weekday(),然后自定义转换序列
3.用"拼写检查",自定义一级转换序列
4....
dongmu
转成英文： =TEXT(WEEKDAY(A1),"dddd")
转成中文： =TEXT(WEEKDAY(A1),"aaaa")

研究彩票，从统计入手
Q：我有一个VBA编程的问题向你请教。麻烦你帮助编一个。我一定厚谢。
有一个数组列在EXCEL中如： 01 02 03 04 05 06 07
和01 04 12 19 25 26 32
02 08 15 16 18 24 28
01 02 07 09 12 15 22
09 15 17 20 22 29 32
比较，如果有相同的数就在第八位记一个数。如
01 04 12 19 25 26 32 2
02 08 15 16 18 24 28 1
01 02 07 09 12 15 22 2
09 15 17 20 22 29 32 0
这个数列有几千组，只要求比较出有几位相同就行。
我们主要研究彩票，从统计入手。如果你有兴趣我会告诉你最好的方法。急盼。

A：roof
把“01 02 03 04 05 06 07 ”放在表格的第一行，“01 04 12 19 25 26 32 2”放第
二行。
把以下公式贴到第二行第八个单元格“A9”中，按F2,再按CTRL+SHIFT+ENTER.
=COUNT(MATCH(A2:G2,$A?:$G?,0))

如何自动设置页尾线条？
Q：
各位大虾：菜鸟DD有一难题请教， 我的工作表通常都很长，偏偏我这人以特爱美，所
以会将表格的外框线和框内线条设置为不同格式，但在打印时却无法将每一页的底部外
框线自动设为和其他三条边线一致，每次都必须手工设置（那可是几十页哦！），而且
如果换一台打印机的话就会前功尽弃，不知哪位大侠可指教一两招，好让DD我终生受
用，不胜感激！
A：roof
打印文件前试试运行以下的代码。打印后关闭文件时不要存盘，否则下次要把格式改回
来就痛苦了。（当然你也可以另写代码来恢复原来的格式）：
Sub detectbreak()

mycolumn = Range("A1").CurrentRegion.Columns.Count
Set myrange = Range("A1").CurrentRegion
For Each mycell In myrange
Set myrow = mycell.EntireRow
If myrow.PageBreak = xlNone Then
GoTo Nex
Else
Set arow = Range(Cells(myrow.Offset(-1).Row, 1), Cells(myrow.Offset(-1).Row,
mycolumn))

With arow.Borders(xlEdgeBottom)
..LineStyle = xlDouble '把这一行改成自己喜欢的表线
..Weight = xlThick
..ColorIndex = xlAutomatic
End With
End If
Nex: Next mycell

End Sub

求工齡
A：老夏
=DATEDIF(B2,TODAY(),"y")
=DATEDIF(B2,TODAY(),"ym")
=DATEDIF(B2,TODAY(),"md")
=DATEDIF(B2,TODAY(),"y")&"年"&DATEDIF(B2,TODAY(),"ym")&"月
"&DATEDIF(B2,TODAY(),"md")&"日"
********************************************************
DATEDIF() Excel 2000 可以找到說明 Excel 97 >]有說明 是,?暗~惡??

如何用excel求解联立方程：
Q：x-x(7/y)^z=68 x-x(20/y)^z=61 x-x(30/y)^z=38
到底有人会吗？不要只写四个字，规划求解，我想要具体的解法，
A：wenou
这是一个指数函数的联列方程。步骤如下
1、令X/Y=W 则有 X-(7W)^z=68 X-(20W)^Z=61 X-(30W)^Z=38
2、消去X
(20^Z-7^Z)W^Z=7 (30^Z-20^Z)W^Z=23
3、消去W
(30^Z-20^Z)/(20^Z-7^Z)=23/7
由此求得Z=3.542899 x=68.173955 y=781.81960

行高和列宽单位是什么? 如何换算到毫米?
A：markxg
在帮助中：
“出现在“标准列宽”框中的数字是单元格中 0-9 号标准字体的平均数。”
单位应该不是毫米，可能和不同电脑的字体有关吧。
Q：Rowen
是这样:
行高/3=mm 列宽*2.97=mm
鱼之乐
实际上最终打印结果是以点阵为单位的,而且excel中还随着打印比例的变化而变化

如果想用宏写一个完全退出EXCEL的函数是什么？
Q:因为我想在关闭lock.frm窗口时就自动退出EXCEL，请问用宏写一个完全退出EXCEL的
函数是什么？多谢！
A:Application.quit

请问如何编写加载宏？
把带有VBA工程的工作簿保存为XLA文件即可成为加载宏。
请问如何在点击一个复选框后在后面的一个单元格内自动显示当前日期？
如果是单元格用"=TODAY()"就可以了
如果是文本框在默认属性中设置或在复选框的CLICK中设置文本框的内容

EXCEL2000中视面管理器如何具体运用呀？
请问高手EXCEL2000中视面管理器如何具体运用呀？最好有例子和详细说明。明确的功
能。不然我还是不能深刻的理解他。
markxg
其实很简单呀，你把它想象成运动场上的一串照片（记录不同时点的场景），一张照片
记录一个场景，选择一张照片就把运动“拖”到照片上的时点。不同的是只是场景回
复，而值和格式不回复。

用VBA在自定义菜单中如何仿EXCEL的菜单做白色横线？
Q：我在做自定义菜单时，欲仿EXCEL菜单用横线分隔各菜单项目，用VBA如何才能做到
？
A：Rowen
那个东东也是一个部件,我想可以调用,不过没试过.
diyee
把它的显示内容中设置为"-"即可。
simen
1.此部件叫什么名字，在控件箱里有吗？
2.用“-”我也试过，用它时单击可以，但你要知道EXCEL自己的横线是不可以单击下去
的
kevin_168
object.BeginGroup = True
下面是我用到的代码：
Set mymenubar = CommandBars.ActiveMenuBar
Set newmenu1 = mymenubar.Controls.Add(Type:=msoControlPopup, _
Temporary:=True)
newmenu1.Caption = "文件制作(&M)"
newmenu1.BeginGroup = True '这就是你要的白色横线
simen
你知道在窗体中也有这样的分隔线的如何实现呢？
kevin_168
这,我可没有试过,不过我做的时候使用一LABEL将其设为 能否在取消“运行宏”时并不
打开其它工作表！
Q：我看见有些模块（高手给的）能够在取消“运行宏”时并不打开其它工作表！不知
是何办法？ 但当你启动宏后，工作表才被打开！这种方法是什么？
A：Rowen
这些工作表预先都是隐藏的,必须用宏命令打开,所以取消宏的情况下是看不到的.可以
打开VBA编辑器,在工作表的属性窗口中将其Visible 设为xlSheetVisible
立体,看起来也够美观的,不妨一试.象版主所说的多查帮助文件,对你有帮助.

如何去掉单元格中间两个以上的空格？
Q：单元格A1中有“中　　心　　是”，如果用TRIM则变成“中　心　是”，我想将空
格全去掉，用什么办法，请指教！！
A：用SUBSTITUDE（）函数，多少空格都能去掉。如A1中有：中 心 是 则在B1中使用
=SUBSTITUTE(A1," ","")就可以了。注意：公式中的第一个“ ”中间要有一个空格，
而第二个“”中是无空格的。

打印表头？
Q：在Excel中如何实现一个表头打印在多页上？
打印表尾？
A：BY dongmu
请选择文件-页面设置-工作表-打印标题-顶端标题行，然后选择你要打印的行。
打印表尾？
通过Excel直接提供的功能应该是无法实现的，需要用vba编制才行。

提取性别（无论是15位还是18位）
=IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,"男","女
"),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女"))

如果身份证号的输入已是15或18位，用公式
=IF(MOD(LEFT(RIGHT(A1,(LEN(A1)=18)+1)),2),"男","女")

如何把这26个表格汇总求和成一个汇总表
A：
ACCESS
数据--合并计算///来解决。

鱼之乐
看来有很多朋友有这个方面的需求，说明这是个共性问题，于是我利用access+excel做
了一个汇总查询模板，如果您需要可来mail我发给你 0710@963.net

excelhelp
假設.R?的工作表叫Sheet1，而存放資料的工作表叫Sheet2, Sheet3, ..., Sheet27，
你可以這~釉O置公式，把各工作表A1的"抵导悠饋恚?
　　=SUM(Sheet2:Sheet27!A1)
要注意的是，Sheet1不能在Sheet2和Sheet27中間，Excel不.芄ぷ鞅淼拿郑??
Sheet2和Sheet27中間的＊所有＊工作表中相關的fΥ娓瘢呐轮虚g有一,?工作表叫
Sheet99）加起來。

葡萄
excelhelp的方案是正确的
1、在汇总表单元格内选择“Σ”
2、选择需要叠加的第一个工作表
3、按住shift同时用鼠标选择需要叠加的最后一个工作表
4、选择需要叠加的单元格
5、Enter

实现验证先进先出法,
Q:
我做了一个验证先进先出法的表格,但想不出简洁的公式,请各位帮我改进以下公式
********************************************************
=IF(B31,"out of
range",(B3*C3+B4*C4+B5*C5+B6*C6+(C1-SUM(B3:B6))*C7)/C1),(B3*C3+B4*C4+B5*C5+(
C1-SUM(B3:B5))*C6)/C1),(B3*C3+B4*C4+(C1-SUM(B3:B4))*C5)/C1),(B3*C3+(C1-B3)*C
4)/C1),C4)

B3至B7为输入数量,C3至C7为输入单价,C1为输入结余数量,E1为输出平均单价,即上面公
式
**********************************************************

A:
markxg
公式太复杂，而且受限制。

把A列利用起来，a3=SUM(B3:$B?)，拖至7行（若为X行，则=SUM(B3:$B$X，下拖），A
列数据为先进先出的累计数量（待Match的结存数量），=MATCH(C1,A3:A7,-1)找到结存
批次。然后计算结存平均单价及发出平均单价。

产生随机数
A.
C1=INT(RAND()*100)+1
按F9鍵不放----1~100"底衷趤y跳

B.
Sub Macro1()
[C1].Select
Selection.Copy
[A1].Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues
End Sub

C.
選C1>>格式>>自定>>;;;>>確定

D.繪^DO幼??美美的^D?按鈕>>右鍵>>指定宏>>選Macro1>>確定

**********************************************************
?是三O邮浇Y~<
按鈕?操控介面
步驟A,步驟B,是中間O釉??豗轉"Q

Execl中繁简互换
Q：
有EXCEL2000中有没有像WORD2000中的繁简互换功能一样的东东呀？在这里谢过了。

A：
Rowen
XP 中可以,我曾用过,后来删了.
需安装"微软拼音输入法 3.0",并启用"高级语言服务".
工具->语音 中有选项的.


能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给拆分成单个数字？
Q：
如我输入123456.52它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我输入的长度改变
而改变？

A：
Chiu
我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点
例如：
在A1输入小写金额，则：
千万：B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"￥",0))
百万：C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"￥",0))
十万：D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"￥",0))
万：E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"￥",0))
千：F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"￥",0))
百：G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"￥",0))
十：H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"￥",0))
元：I1=IF(A1>=1,MID(RIGHTB(A1*100,3),1,1),IF(A1>=0.1,"￥",0))
角：J1=IF(A1>=0.1,MID(RIGHTB(A1*100,2),1,1),IF(A1>=0.01,"￥",0))
分：K1=IF(A1>=0.01,RIGHTB(A1*100,1),0)

网客
公式中最后一个0改为""

如下方法是否能够达到所要求的：
在A1输入小写金额，则B1为所要求的

B1=WIDECHAR（A1*100） 将单字节字符转换为双字节字符
或
B1=WIDECHAR(TEXT(A1*100,"￥#"))

officeXP提供了这样的服务
office2002中提供了繁简互换功能，可以到以下网址下载，officeXP的所有程序都可以
用
http://office.microsoft.com/offi ... igin=EC790020112052

要去掉其中两个最大值和两个最小值，不知道怎样运用公式
Q:
我要将一行数据进行处理。要去掉其中两个最大值和两个最小值，不知道怎样运用公
式，请帮助。

A：
Rowen
可参阅:large() 及 Small() 函数

simen
在excel中用max() 和 min()也可,

Rowen
我想先排序,再去头尾应更实用些.

markxg
是个办法，不过次序打乱了。
最简单的就用MAX（）和MIN（）工作表函数，也不用编程，帮助里讲的很明白。


------
另设的二个数据列，在其中一个数据列中对应的单元格中加入带MIN，MIX的IF判断语
句，即如果MAX或MIN得出的结果与源数据相符则，显示为空，如此这样在另一列中在做
一次相同的公式即可将源数据转化为你所要求的数据列。
----------
以a1~a50为例
=sum(a1:a50)-max(a1:a50)-min(a1:a50)

应该是：
=SUM(A1:A50)-MAX(A1:A50)-LARGE(A1:A50,2)-MIN(A1:A50)-SMALL(A1:A50,2)


这个只能减去1个最大和1个最小值，不符合楼主的题意。也可用下面的公式。

=SUM(A1:A20)-SUM(LARGE(A1:A20,{1,2}))-SUM(SMALL(A1:A20,{1,2}))


C1、C2、C3、C4中的公式如何设置？
Q：
前日本人提出如下一个问题请诸位大虾帮助指点迷津。
　　如下表：
　　　A　　　B　　　　　C
　1　50　　采购　　（采购汇总）
　2　60　　工程　　（工程汇总）
　3　80　　工资　　（工资汇总）
　4　100　　税　　　（税汇总）
　5　70　　采购　　
　6　50　　工资　　
　7　60　　工程
　. . .
　. . .
　请问：C1、C2、C3、C4中的公式如何设置？
　可能本人没有说清楚，实际上C1、C2、C3、C4是B列的采购合计数、工程汇合计数、
工资合计数等，这里烦请诸位高手再指迷津。

A：
dick
C1={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=1,data))}
C2={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=2,data))}
C3={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=3,data))}
C4={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=0,data))}
使用?列公式
data:z橘Y料範??
dongmu
无需数组公式：
sumif(条件区域,条件,求和区域)
c1=sumif(b1:b7,"采购",a1:a7)
c2=sumif(b1:b7,"工程",a1:a7)
c3=sumif(b1:b7,"工资",a1:a7)
c4=sumif(b1:b7,"税",a1:a7)

取满足条件的记录行
Q:
有一张表，有很多行记录，想通过另外一个表，取满足条件的记录，且不留空行的反映
出满足条件 的记录。

A:
wenou
在某一空列对每条记录进行判断，符合要求输入该行的行数否则为零，然后用函数。
hxq
你的意思是：
先在这个表中增加一个空列，将符合条件的记录按反映在另张表的行号数字显示，再在
另张表上用上IF（），只要ROW（）与空列的行号数相等就取这条记录，同时用到了
VLOOKUP（）。
我试一下，THANK YOU
roof
不需要用公式,用菜单中的"数据-->筛选-->高级筛选"会更快些."高级筛选"允许将符合
条件的数据行(可以忽略重复行)复制到另一工作表.
hxq
难道用一次，就要高级自选一次，我是想固定两个表，后一个表是通的前一个表生成
的，但是取前个表符合条件的行的数据，且如果前个表，是1，3 记录 符合条件，我后
一个表是中间不断行的显示。
wenou
用index()函数,它有3个参数，第1个参数是源数据矩阵，第2个参数为已筛选出的行
数，第3个参数为要从源数据矩阵提取数据所在的列数
hxq
你的方法简单易懂,还有对满足条件的行数如何确定是否可在第二个叁数地方用其它的
函数.
wenou
除非要筛选的行是特定的行，如偶数行，可用MOD函数作为INDEX函数的行参数，如要筛
选的行在行数上是无规律的，则必须在某一空列如E列用IF函数来判断，符合要求的赋
值该行的行数否则为零。这样可用LARGE(E:E,ROW(A1))作为第2个参数。 

常用电子表格公式

 

1、              查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","")。

2、              用出生年月来计算年龄公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

3、              从输入的18位身份证号的出生年月计算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

4、              从输入的身份证号码内让系统自动提取性别，可以输入以下公式：

=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。

 1、求和： =SUM(K2:K56)  ——对K2到K56这一区域进行求和；

2、平均数： =AVERAGE(K2:K56)  ——对K2 K56这一区域求平均数；

3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56)  ——对55名学生的成绩进行排名；

4、等级： =IF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

5、学期总评： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 ——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩；

6、最高分： =MAX(K2:K56) ——求K2到K56区域（55名学生）的最高分；

7、最低分： =MIN(K2:K56) ——求K2到K56区域（55名学生）的最低分；

8、分数段人数统计：

（1） =COUNTIF(K2:K56,"100") ——求K2到K56区域100分的人数；假设把结果存放于K57单元格；

（2）  =COUNTIF(K2:K56,">=95")－K57 ——求K2到K56区域95～99.5分的人数；假设把结果存放于K58单元格；

（3）=COUNTIF(K2:K56,">=90")－SUM(K57:K58)  ——求K2到K56区域90～94.5分的人数；假设把结果存放于K59单元格；

（4）=COUNTIF(K2:K56,">=85")－SUM(K57:K59)  ——求K2到K56区域85～89.5分的人数；假设把结果存放于K60单元格；

（5）=COUNTIF(K2:K56,">=70")－SUM(K57:K60)  ——求K2到K56区域70～84.5分的人数；假设把结果存放于K61单元格；

（6）=COUNTIF(K2:K56,">=60")－SUM(K57:K61)  ——求K2到K56区域60～69.5分的人数；假设把结果存放于K62单元格；

（7） =COUNTIF(K2:K56,"<60") ——求K2到K56区域60分以下的人数；假设把结果存放于K63单元格；

说明：COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。

如：=COUNTIF(C2:C351,"男") ——求C2到C351区域（共350人）男性人数；

9、优秀率： =SUM(K57:K60)/55*100

10、及格率： =SUM(K57:K62)/55*100

11、标准差： =STDEV(K2:K56) ——求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况（数值越小，说明该班学生间的成绩差异较小，反之，说明该班存在两极分化）；

12、条件求和： =SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56) ——假设B列存放学生的性别，K列存放学生的分数，则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和；

13、多条件求和： ｛=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0)))｝ ——假设C列（C3:C322区域）存放学生的性别，G列（G3:G322区域）存放学生所在班级代码（1、2、3、4、5），则此函数返回的结果表示求一班的男生人数；这是一个数组函数，输完后要按Ctrl＋Shift＋Enter组合键(产生“｛……｝”)。“｛｝”不能手工输入，只能用组合键产生。

14、根据出生日期自动计算周岁：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW( )))/360,0)

———假设D列存放学生的出生日期，E列输入该函数后则产生该生的周岁。

15、在Word中三个小窍门：

①连续输入三个“~”可得一条波浪线。

②连续输入三个“-”可得一条直线。

连续输入三个“=”可得一条双直线。

一、excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色比如：
A1〉1时，C1显示红色
0A1<0时，C1显示黄色
方法如下：
1、单元击C1单元格，点“格式”>“条件格式”，条件1设为：
公式 =A1=1
2、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击红色后点“确定”。
条件2设为：
公式 =AND(A1>0,A1<1)
3、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击绿色后点“确定”。
条件3设为：
公式 =A1<0
点“格式”->“字体”->“颜色”，点击黄色后点“确定”。
4、三个条件设定好后，点“确定”即出。

二、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入
1、用数据有效性定义数据长度。
用鼠标选定你要输入的数据范围，点"数据"->"有效性"->"设置"，"有效性条件"设成"允许""文本长度""等于""5"（具体条件可根据你的需要改变）。
还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点"确定"。
2、用条件格式避免重复。
选定A列，点"格式"->"条件格式"，将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，点"格式"->"字体"->"颜色"，选定红色后点两次"确定"。
这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。

三、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来？
（一）、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：
假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:
“单元格数值” “不等于”=B2
点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。
用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。
B列可参照此方法设置。
（二）、如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：
假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:
“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0
点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。
用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。
B列可参照此方法设置。
按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

四、EXCEL中怎样批量地处理按行排序
假定有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？
由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下：
1、假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式：
=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))
用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。
你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。
注：第1步的公式可根据你的实际情况（数据范围）作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

五、巧用函数组合进行多条件的计数统计
例：第一行为表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。
公式如下：
=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))
输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

六、如何判断单元格里是否包含指定文本？
假定对A1单元格进行判断有无"指定文本",以下任一公式均可:
=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","无")
=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"无","有")

求某一区域内不重复的数据个数
例如求A1:A100范围内不重复数据的个数，某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法：
一是利用数组公式：
=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))
输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。
二是利用乘积求和函数：
=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

七、一个工作薄中有许多工作表如何快速整理出一个目录工作表
1、用宏3.0取出各工作表的名称，方法：
Ctrl+F3出现自定义名称对话框，取名为X，在“引用位置”框中输入：
=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)
确定
2、用HYPERLINK函数批量插入连接，方法：
在目录工作表（一般为第一个sheet）的A2单元格输入公式：
=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))
将公式向下填充，直到出错为止，目录就生成了。