如何解决邮件带来的焦虑(禅邮件)

如何解决邮件带来的焦虑(禅邮件)
Posted by 弥缝 in时间管理 on 06 4th, 2009 |10 responses
网友David Ke 投稿，如何解决邮件带来的焦虑。
邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。
网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen（禅邮件），因为它让我Zen。
首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.
为什么邮件带来焦虑或麻烦？
要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：
邮件实在是太多了，时间不够。 邮件没有及时得到处理或无法处理。 太过于频繁的提醒。
零邮件（Zero Email）
零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个下一步行动，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。
减少邮件
1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件订阅是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。
2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面（弥缝觉得还应该进行分类的）。
3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。
处理邮件流程
从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。
垃圾，或者没用的广告？加上Spam，删除。 很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个“细读”分类，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。 邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。 如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。 邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。 如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。
定时处理邮件
我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。
定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。 减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。 分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。 千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。 周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。
要点
保持收信箱零邮件。 Archives&Search，别做无谓的分类。 尽量减少不必要的邮件。 定时处理，减少检查次数，周末别检查。 处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。