Word应用小技巧8则

摘自糊涂网家园
1、快速输入大写中文数字
执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
2、将姓名按姓氏笔划排序
在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
3、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
我们在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
4、如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就可以用到Word的文档转换功能。需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
5、将Word 2000当字典使用
在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具→语言→词典”，这时出现“词典”对话框。
6、Word 中同一页面显示不同页码
我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：
第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入→域(F)”，从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page，然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages，这就完成了“第×页共×页”的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page，然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9，通过打印预览就可以查看效果了。
7、如何执行“全部保存”
当我们打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了，另外，我们也会发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。
8、如何在 Word 2003 中恢复丢失的文件
我们在日常的工作中使用Word时，难免遇到一些问题。例如，系统发生了强制 Word 退出的错误、您在编辑时遇到电源中断或者您没有保存更改就关闭了文档等，文档就有可能会丢失。
（注意：如果您最近没有保存文档，则有可能丢失整个文档。如果您保存了文档，则只会丢失自上次保存以来所做的更改。某些已丢失的文档可能无法恢复。根据您的情况，按照顺序使用以下方法。）
1）搜索原文档
单击“开始”，然后单击“搜索”－－“所有文件和文件夹”－－在“全部或部分文件名:”框中键入要查找的文件名，在查找范围中选择“我的电脑” ，然后单击“搜索”。
如果结果窗格中没有该文件，则继续使用以下步骤搜索所有 Word 文档。
在“全部或部分文件名:”框中，键入 *.doc，然后单击“搜索”。
如果结果窗格框中没有该文件，请查看回收站。
如果您找到了要查找的文档，右键单击该文档，然后单击“还原”。
这会将该文档返回到其原位置。
2）搜索 Word 备份文件
如果选中了“保留备份”设置（在“工具”菜单上，单击“选项”以查看“保存”选项卡），则可能会有该文件的一个备份。要找出该文件，请按照下列步骤操作：
A、找到您上次保存丢失的文件的文件夹，搜索扩展名为 .wbk 的文件。
如果您找到了任何其名称形式为“备份属于 + 丢失的文件的名称”的文件：
启动 Word，单击“文件”－－“打开”，在“文件类型”框中，单击“所有文件 *.*”，选择文件，然后单击“打开”。
B、如果原文件夹中不存在 .wbk 文件，请在整个计算机中搜索所有 .wbk 文件：
单击“开始”，然后单击“搜索”－－“所有文件和文件夹”－－在“全部或部分文件名:”框中，键入 *.wbk。
在查找范围中选择“我的电脑” ，然后单击“搜索”。
如果您找到了任何其名称形式为“备份属于 + 丢失的文件的名称”的文件，就按上边的操作打开文件即可
3） Word 自动恢复文件
选中“自动保存时间间隔”选项后（在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“保存”选项卡），Word 会创建一个包含对文档的最新更改的临时“自动恢复”文件。Word 每次启动时都会搜索“自动恢复”文件，然后显示它在“文档恢复”任务窗格中找到的所有文件。单击要恢复的文档后面的下拉箭头，从中选择“打开”或“另存”来恢复文档。
4）手动恢复“自动恢复”文件
首先搜索“自动恢复”文件：
单击“开始”－－“搜索”－－“所有文件和文件夹”，在“全部或部分文件名:”框中，键入 *.ASD。
在查找范围中选择“我的电脑” ，然后单击“搜索”。
如果找到了任何扩展名为 .asd 的文件，就可以
启动 Word－－ “文件”菜单－－“打开”，在“文件类型”列表中，单击“所有文件 *.*”，找到并选择“.asd”文件，打开它，重新启动计算机，启动 Word。
如果 Word 找到了“自动恢复”文件，“文档恢复”任务窗格会在屏幕左侧打开，丢失的文档显示为“document name [原始]”或“document name [恢复]”。如果出现这种情况，双击“文档恢复”任务窗格中的文件，单击“文件”菜单上的“另存为”，然后将文档另存为 .doc 文件。
注意：如果您在“恢复”窗格中找到的“自动恢复”文件无法正确打开，请参阅本文中“强制 Word 恢复文件”的注解。
5）搜索临时文件
如果使用上述方法找不到文件，请尝试恢复临时文件。
单击“开始”－－“搜索”－－“所有文件和文件夹”－－ 在“全部或部分文件名:”框中，键入 *.TMP。
在查找范围中选择“我的电脑”，单击“什么时候修改的?”，单击“指定日期”，键入“从”和“至”日期，此范围应涵盖自从您上次打开文件以来的时间段，然后单击“搜索”。
搜索完成之后，在“查看”菜单上，单击“详细资料”，在“查看”菜单上，单击“排列图标”，然后单击“修改时间”，浏览文件，找到与您上次编辑文档的日期和时间相匹配的文件。
如果您找到了要查找的文档，请参阅本文中“强制 Word 恢复文件”的注解。
6) 搜索 ~ 文件
某些临时文件名是以波形符 (~) 开头的。要查找这些文件，请按照下列步骤操作：
单击“开始”－－“搜索”－－“所有文件和文件夹”－－在“全部或部分文件名:”框中，键入 ~*.*。
在查找范围中选择“我的电脑”，单击“什么时候修改的?”，单击“指定日期”，键入“从”和“至”日期，此范围应涵盖自从您上次打开文件以来的时间段，然后单击“搜索”。
搜索完成之后，在“查看”菜单上，单击“详细资料”，在“查看”菜单上，单击“排列图标”，然后单击“修改时间”，浏览文件，找到与您上次编辑文档的日期和时间相匹配的文件。
如果您找到了要查找的文档，请参阅本文中“强制 Word 恢复文件”的注解。
注：强制Word恢复文件
打开Word程序，选择“文件”菜单－－“打开”，在“打开”对话框中，将文件类型设为*.*，并选中你要恢复的文档，单击“打开”按钮上的箭头，然后单击“打开并修复”。