挖出IT成本藏匿五地

2007-12-20 13:49:22

六十年前，"埃尼阿克(ENIAC)"(电子数字积分器和计算器) 的运算速度是同时代其他计算机器的1,000倍，每分钟可完成5,000次加法运算、357次乘法运算或38次除法运算。这个重达30吨的庞然
大物占地面积为1,800平方英尺，建造成本约为50万美元，机器空转时的电耗费用达每小时650美元。只有一支由工程师、编程人员、技术师及其助手们组成的专家团队才能操作这台机器。

时至今日，超级计算机每秒钟可以进行数万亿次计算。笔记本电脑不但可以放在公文包里随身携带，而且耗电量几乎可以忽略不计。具备收发电子邮件、上网功能的掌上电脑(PDA)和手机，正悄悄侵蚀着原属于传统电脑的领地。连12岁的小孩都能轻松玩转这些新玩意儿。

面对这些趋势，尤其随着现有设备逐日为新产品取代，技术管理日趋困难。尽管产品功能日益复杂，但某些产品价格却不断下跌，例如个人电脑和通信市场跌幅10%，而存储市场跌幅更高达30%。同时，软件和数据管理市场成本不断上升。但极少有企业具备可以跟踪并理解这些下降趋势的基础设施，而能利用这些定价机会的企业更是凤毛麟角。

软硬件的前置成本只是成本计算公式中的一部分：维护和数据管理费用在预算中所占比例通常高于购置技术资产的费用。事实上，约75%的IT预算都用于支付信息支持系统持续运作所需的基础设施和人员费用。

然而，如果能够有效地管理企业的信息技术费用，企业就可以在不牺牲其系统运作质量的情况下，将IT总预算减少15%至45%。而节省下来的费用就可以用于盼望已久的升级，或者用于更多的战略技术，而根据之前的预算，这些都无法付诸实施。

所购技术并非企业所需，以及所购技术虽为企业所需，但购买价格过高，这是造成IT浪费最常见的两个原因。现在，该是企业重新谨慎评估的时候了。

不买多余IT

企业究竟需要多大容量的数据存储才合适?需要多少台服务器才合适?很少有IT部门能够就这些成本来源问题给出确定、详细的答案(请参阅本文副栏《提对问题，降低成本》)。无法预测或将其实际需求量化的企业，往往会购买更多、从而花费更多资金于不必要的技术(详见本文表格《节省IT成本的机会》)。

企业可以根据下列各种不同的IT类别，寻找节省成本的机会：

个人电脑 在只用电脑收发电邮和上网的员工手中，具备当今最先进的3GHz处理器计算能力的电脑也只能感叹英雄无用武之地。高端个人电脑旨在辅助高分辨率的数据图像处理、财务建模精算或CAD(计算机辅助设计)应用等。无疑，计算机的价格随着其功能的强大水涨船高。根据员工的工作需要匹配计算机的功能，并购买那些已处于其使用生命周期后期的计算机，可以让企业即刻从中获益。

以台式电脑的中央处理器为例。通常中央处理器的价格八个月后就会缩水一半。如此之高的初始降价率，按照平均五年的使用寿命计算，如果企业在新电脑推出初期即购买电脑，就必须承担高昂的机会成本。

租用个人电脑的企业可以通过管理其硬件更新周期来进一步控制成本。对于真正需要较新技术的企业而言，三年时间是比较合适的租期。但是在多数情况下，四年或以上的更新周期可以使IT成本得到更好的管理。有些企业按部门划分IT需求，对计算能力要求较高的部门适当缩短其电脑更新周期，而对并不十分依赖于新技术的部门(通常是大多数部门)则适当延长其更新周期。

数据存储 企业经常会出现超支的另一个方面是数据存储。通常，30%至70%的存储设备并未得到利用，这是因为存储需求十分难以估算，而且无法升级。

但如果有提高效率的机会，企业不应当满足于如此低下的利用率。IT存储中一个重要趋势即所谓的"效用模式"(按需存储)，实质上就是"根据您的使用需要来购买"存储。此种新型存储可以帮助企业根据其需求，选择最适合的存储配置与相关软件，并且只需按照所使用的存储量支付。由于该模式在调整存储量的需求方面具有更大的灵活性，企业因此可以减少日常开支，并提高运营效率，改善现金流。

采用"效用模式"存储的企业还可以通过缩小所需的存储量节省更多的资金。例如，"关键"文档需要频繁备份，而多数文件只需要每天备份一次，或存档供间歇使用。

当然，未必所有企业均适合使用效用模式。大型跨国企业的规模通常要求企业具备专业的IT能力，但同时也可以帮助企业获得具有竞争力的采购价格。因此，此类企业更有必要准确规划、量化其存储需求。

服务器 大部分中型企业使用的都是中型服务器。电脑行业并未明确定义所谓"中型"，但通常该类服务器的价格介于2.5万至100万美元之间，而且通常在基于UNIX或Linux的系统上运行。企业可以选择出租这些服务器。小型服务器最高价格仅为2.5万美元，通常在Microsoft Windows上运行。随着其功能日益强大，小型服务器已经能够完成一些曾只能由较大型服务器承担的工作。如果企业空间不够，通过集群软件结合若干小型服务器可以实现同样的功能，而且成本仍低于一台中型服务器。

市场趋势显示，高端市场的发展速度正在放缓，更多的买家转至较为低端的市场。入门级服务器的使用时间更长，而且所需投资及维护费用相对较少。

合同劳工 雇用临时IT员工在大型的IT企业中非常普遍。这些工人往往是行业中最为昂贵的临时资源，但是许多企业却并非根据其真正需求利用这一资源。

在聘请外部IT专家前，如果企业明确其具体需要的技术，则可以节省大量开支。很多小规模的IT承包企业，凭借其对某个硬件平台或软件产品的了解，成功打入大企业的IT部门，成为大企业长期的雇佣军。遗憾的是，许多大企业因为习惯，并未积极管理这些昂贵的雇佣军。需求管理，包括减缓低价值项目的开发进度甚至取消此类项目，并在适当时候使用内部资源，这些都是节约成本的重要工具。

电信 电信开支通常是预测企业需求中最复杂的部分，因为需要全面分类以及持续进行基准评估。企业与电信公司签订长期协议的时候就陷入了圈套，因为随着商品化，语音及数据服务价格会日益下跌。与此同时，电信硬件部件(包括无线局域网、路由器及互联网协议语音(VoIP))不断地提高工人的生产力。此外，尽管硬件成本不断降低，企业的采购量却不断增加，最终导致开支平均增加15%至30%。

IT成本藏匿五地，三招出手各个击破。

节省IT成本的机会

（个人电脑、

笔记本电脑、

显示器）

·考虑使用组装电脑

·保持供应商之间的竞争

·减少标准配置的数量

·长期合同内应包括有关未来价格下降的条款

·维护另外进行

·长期合同内应包括有关未来价格下降的条款

·探索前沿产品，例如基于RAID的存储

·实施差异化存储管理政策

·考虑使用电信集成商

·合同内应包括有关未来价格下降的条款

·减少向中介支付的价格加成

·对使用合同劳工提出质疑；使用合同工应根据其技术及实际需要，而非个性

·购买人员的技术而非人员本身

·合同内应设定未来升级的最高限价

·维护另外进行

利用定价优势

包括个人电脑、存储及服务器在内的许多技术正日益商品化，但很少有企业能够正视这一问题。有些技术使用者在感情上无法接受戴尔或IBM以外的产品。但事实上，各个品牌的电脑性能并没有很大的差异，就好象汽车的性能并不会因为使用某个品牌的汽油而大有改善。企业可以通过在选择流程中引进竞争机制，考虑价格较低的第三方供应商、使用经改造的设备，或者在合同中写入应对未来降价的措施，而获得重要的定价优势。

个人电脑作为一种真正的商品，无品牌电脑或组装电脑日见普及。一方面，它们的价格较低;另一方面，它们还为客户在选择电脑部件时提供了更多的可能选择(例如备选的中央处理器)，使客户可以根据实际需要购买，而不必被迫接受品牌电脑提供的功能。东芝、Gateway、索尼，甚至戴尔都提供按需组装服务。组装电脑的部件大部分都是没有专属产权的，因此维修更加方便，成本更低。预计，个人电脑市场的降价幅度在未来两年内将达到10%至13%。

维护 第三方供应商还可为个人电脑、存储及服务器提供维护服务。由于"不怕一万，只怕万一"思想的影响，许多企业往往喜欢依赖OEM(原始设备制造商)提供维护服务。但是，随着IT硬件商品化，维护服务比过去更简单，第三方供应商也因此成为企业一个更灵活的选择。

服务器 企业如果使用经改造的服务器，可以比购买新设备节省10%至30%的成本。多数企业可以充分利用这一优势，虽然也有例外，比如必须依靠先进技术获得竞争优势的企业。遗憾的是，这一优势并没有得到广泛发挥。

新服务器的价格每年都在以15%至20%的幅度下降。当然，降价指的是常规的计算能力;服务器升级只会增加费用。企业应在长期合同的价格条款中考虑这些降价因素。

存储 随着数据存储硬件日益商品化，价格每年也在以28%至33%的幅度下滑。同样，企业在签订长期合同时也应考虑将来的价格变化。

购买存储设备时还应关注新技术。基于RAID(廉价磁盘冗余阵列)技术的存储，正在从直接区域储存(DAS)向存储区域网络(SANs)及网络连接存储(NAS)过渡，后者的存储更多地依赖网络而非本地硬盘。随着市场日渐成熟，对安全性及互联网故障的顾虑也在逐步消失。此外，随着RAID技术的进步，存储将更为经济，而且需要的密集空间更少。

电信 面对本地交换、长途交换以及无线服务账单的时侯，由于价格结构复杂，服务不断调整，企业往往会为处理电信服务订购及付费等后勤事务而头疼不已。

如果更多的创新的供应商开始提供电信集成服务，电信采购局面将发生巨大的改变。提供订购及付费系统的供应商，可以为其客户提供重要的附加值，因为电信付费的平均错误率可高达正负10%至15%之间。

此外，在传统市场中，大型企业在采购电信服务时如果能够克服"依赖症"，则可以在与本地交换运营商交易时省上一笔。很少有企业愿意重新评估其选定的本地运营商，因为它们觉得得不偿失。供应商也了解这一点，因此面对大型企业时它们不会主动调价。而中型企业在采购电信服务时往往能够获得较为理想的交易，因为运营商为了争取业务，通常会更积极地调整价格。没有理由其他企业就不能采取同样的做法。

IT标准化

选择戴尔、惠普还是IBM?许多企业都会选择组合搭配。大部分企业还会选择采用不同版本的操作系统(如Microsoft Windows NT、2000及XP)。使用各种不同硬件和软件的企业，很难在采购服务时获得最佳价格，而且他们的时间与资金更多用于管理现有的技术，而非未来的投资。标准化可以减少所需的供应商数量。此外，还可以根据硬件环境使软件标准化，从而实现统一维护，减少对合同工专业技术的需求。

服务器供应商会为标准配置提供更大的折扣，但只有最有经验的、人员最为精良的IT部门才能有效地降低其复杂性。其中一部分原因是，当前的采购在某种程度上取决于以往的采购，而且服务器规格由供应商帮助制定。似乎不论何时进行标准化都需要支付更高的成本，因为标准化意味着必须更换过去采购的配置;但是，这一投入往往会带来更高的回报。

个人电脑在整个企业实现计算需求标准化，也有助于节省成本。根据标准用户而非"权威"用户进行配置，有助于使计算需求与实际需求更为贴近。采用由不同硬件供应商提供的软件平台只会增加技术支持的成本和时间，因为所需管理的电脑和操作系统往往大相径庭。许多企业制定了标准，但是又设立了很多特例条件，导致标准无法得到实施。节省成本的机会因企业而异，但真正将其配置标准化的企业每年可以节省15%的IT支出。

软件 在可能的情况下，尽量统一企业全球各业务部门的软件。与使用无数软件版本相比，一次性全面升级软件更为简单、经济。实践这一想法并不简单;而且只有充分利用了更为简单的硬件机会后，才真正值得一试。

合同劳工 在合同工方面，统一薪酬及减少中介加价的机会是最常见的省钱办法。由于市场决定了工人的基本工资，企业往往可以在供应商价格加成上找到更多的谈判空间。(ctocio)