更智能的待办事项清单（第一部分） - 褪墨

更智能的待办事项清单（第一部分）

时间管理 June 8th, 2010

因为每天43folders.com都有新访客，我就开始想也许再次谈谈我们最受欢迎的热门话题，复习一下如何保持一个好的待办事项清单。也许这其中的很多内容对一些人来说已经是老生常谈，但是这也是个好机会，去复习一下那些强大的好习惯和好模式。

• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

• 把它分解成具体步骤“下一步行动”

在《Getting Things Done》这本书中，戴维·艾伦（David Allen）引入了“下一步行动”的概念，他解释为你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。

比如，一个典型的老式任务清单可能是“准备送别汤姆派对”，“清理车库”或者“修理汽车”。但是，就像艾伦所说，这些都可以继续分解成更小的项目，因为他们都需要不止一个步骤来完成。事实上，学会区分任务及其所包含的小项目，是提高你的任务清单的质量和完成过程中的行动能力的重要一步。

因此，以上面的“汤姆的派对”为例，我们第一步首先要弄清楚汤姆离开的确切时间，但是在得到那个信息之前，我们需要给他的房东苏打个电话了解细节。但是在给苏打电话之前，我们要回想一下上个星期我们到底把她新换的工作电话号码写在哪了？（项目经理把这些关联的任务叫做“附属”，这个你已经知道了。）

突然，我们的注意力就从庞大的、无从下手的“派对计划”集中到容易操作的“找到苏的工作电话号码”上来了。当然这仅仅是全部任务中的一个，距离我们完成“派对计划”还离得很远，但是我们已经很清楚下面要做什么了。这就是所谓的“下一步行动”，现在你可以把这条任务写在待办事项清单中了。

通过经常把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目有多个下一步行动也没关系——我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。

• 让我们开始具体行动

把你的清单拆分成具体的行动——使那只需要很简单的执行——也是很有益处的。

最重要的，它可以确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况。 这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。

• 一切都在于你怎么表达

把你的工作分解成你能想象到的最具体简单的步骤，最好的诀窍是把你的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事儿”，这就意味着不要把目标写成“年度报告”，而要更准确的写下首先要做的是“从服务器上下载第三季度财务报表”。不要写成“与阿尼尔联系”，而要写成“周一给阿尼尔写邮件计划每月的迪斯科派对”。把任务具体化，削减到每次一项你可以一口气就完成的行动。当然一气呵成的程度取决于你自己，但是我从不计划一个会超过10分钟的任务（你的忙碌程度也许会导致更小的任务划分）。

考虑一下，据个例子，一项特别大的事项“准备一次重要的演讲”是如何被分解任务所改进的，第一步“构思4个演讲主题”。前面一个事项根本无法下手，而后面则为我们提供了我们所熟悉的东西方便我们开始工作。我们知道如何打字，而且我们肯定知道怎么提出4个想法。这样，很简单的，一个大的项目就能够完成了。

• 使用正确的动词

注意我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。那需要经过仔细考虑。如果用你原先为演讲准备的清单，以也许会一直准备你的演讲直到，突然你的脑中传来一个主观的声音，“哦，可以啦，这开起来已经是一篇完整的演讲了，你可以停下来了”。但是也可以用一串解释更清晰的行动来为你的任务划清边界；有明确的开头和结尾。这样你就可以一步一步的沿着计划走，你知道接下来该干什么，而不是用一个模糊的名词来定义任务，那样会不知道如何下手。

这种具体化、功能模块话工作艺术不仅可以帮助做计划，而且可以帮你尽可能的做到无压力和平易近人的工作环境。清楚的知道在你的任务列表中的每一项都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午饭之前完成，这会起到很强的激励作用。这只需要你确保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能够一次解决掉的单元。

• 你的工作主要在于你怎么做到

只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果，其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。

也许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。否则你学到的只是一个过时的产品说明。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part I – 43 Folders

译者：richard09（译言）