神马文学网.报到表的内容设计
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/29 03:31:27
报到表对会议策划者来说是一份重要的文件。如果设计合理,它会为你未来的会议策划捕捉不少信息。
报到表的项目要恰当，应包含足够的信息以便将来之用，但篇幅又不能太长，内容不能太复杂，让人敬而远之。
如果这张报到表是为提前注册的与会者设计的,准备通过邮件、传真或电子邮件等方式送交与会者而不是现场填写，那么,这张表至少应该包括以下条目：
A 姓名
B 地址
C 电话
D 传真
如果你打算收集一些信息以备将来研究分析之用的话,那你还应该加上一些人口统计特征信息,如年龄、收入水平和教育水平等。另外，与会者工作单位以及他们所担任职务等之类的商业信息也非常有用。
有时，会议需要持续多天，一些与会者不能全程参加，有些会议策划者就提供一些特殊的单日报到方式。
他们直接在报到表上列出几种不同的选择供与会者挑选。比如，某个会议周三开始，周六结束，他们在报到表“参加会议天数”一栏中设立两个子栏，一个是全程（4天），另一个是单日，单日下面列有星期三、星期四、星期五、星期六供选择。有些会议策划人员还会提供一个“三天”选项，如星期三、星期四和星期五或星期四、星期五和星期六。还有一些会议策划者甚至提供“两天”选项。当然，由于参会天数不同，价格也就不同。在大部分情况下，如果我们把各单日费用加起来，会发现结果肯定高于全程的费用。这是因为在操作会议的过程中有些固定费用必须计算在内，同时也是为了鼓励与会者参加更多的会议。
报到表上另外可供选择的项目是三餐和特殊活动。大多数会议的注册费包含了早餐和午餐的费用。有些会议也会包含全部三餐费用。有些会议对会后活动另行收取费用。不管怎样，你的报到表都应该详细列出所有选项以供与会者选择。一般说来，如果餐饮方面的预算比较详细，那你将会节省很大一笔开支。
另一个与餐饮条目有关的是特殊膳食供应。有些与会者因健康或宗教原因需要使用特殊饮食。作为会议策划人员，这种情况是越早知道越好，以便能够及时和负责餐饮的工作人员联系。
除用餐方面的特殊要求外，还存在其他方面的特殊要求，例如，报到表上还应有一项备残疾人提出特殊要求的项目。这样做主要有两个目的：
第一， 使你看上去更专业化，因为你已经准备好了应付各种情况。
第二， 由于这些要求用文字形式落实在报到表上，所以你可以有足够的时间去协调这些要求，并同时做好纪录。这种做法还可以同时避免以后有可能出现的沟通障碍。
无论报到表的具体项目有多大差异，有一点是共同的，即为将来会议策划考虑，你需要把表上信息存储到数据库中。为方便数据的录入，有些栏目应该设计得更为细致些，比如姓名一项可以分成姓和名，地址一项可以分成省（州）、城市、街道及邮政编码等。