用Word2003合并邮件功能快速打印荣誉证书

来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/28 22:20:22
用Word打印荣誉证书时，证书上有一部分内容是公共的，只是获奖者姓名、作品名称、获奖等级等不同而已，如果通过手工逐张修改后再进行打印，当荣誉证书数量较多时，做起来很烦琐，而且容易出错。利用Word2003的邮件合并功能，能方便快捷地完成荣誉证书的打印工作，大大提高工作效率。具体做法如下：
一、设计好获奖统计表
把获奖情况用Excel统计好．如图1所示，并保存这个文件，文件名是“优秀论文获奖统计表”。
二、输入荣誉证书正文
荣誉证书如图2。
在这张荣誉证书中．“姓名、论文名称、奖项等级”这三个项目是不同的，设置的思路是通过Word2003的邮件合并功能，把“优秀论文获奖统计表”的各位获奖者有关内容自动合并到这张荣誉证书中，并打印出来，这样就可以一步到位地完成荣誉证书的设置工作。
三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入了如图2的这张荣誉证书后，按如下的六个步骤进行合并打印设置。
1．选择菜单“工具→信函与邮件→合并邮件”，在右边任务窗格中，在“选择文档类型”中选择“信函”类型．点击“下一步”。
2．进入到第2个步骤“选择开始文档”．在任务窗格中，选择“选择当前文档”，点击“下一步”。
3．第三个步骤是“选择收件人”，这个步骤中必须选择“现有列表”，再点击“下一步”时，会弹出一个“选择数据源”对话框，用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮，浏览找到获奖统计文件“优秀论文获奖统计表”，用鼠标选择这个文件，再点击右下角的“打开”按钮，这时弹出“选择表格”对话框，按默认选择点击“确定”按钮。进入到“邮件合并收件人”对话框，继续点击“确定”按钮。
4．这个步骤是“撰写信函”，是把表格中的数据智能化插入到荣誉证书中关键的一步。用鼠标选择荣誉证书中的“(姓名)”．再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项，弹出“插入合并域”对话框，选择“姓名”(如图3)，让荣誉证书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来，然后点击“插入”按钮。关闭这个“插入合并域”的对话框。再用鼠标选择“论文名称”．重复上面这种操作方法，完成荣誉证书上的“论文名称”、“获奖等级”与“插入合并域”的“论文名称”、“获奖等级”相对应的设置工作。
5．点击“下一步”，进行“预览信函”，可以看到通过合并邮件设置出来的荣誉证书的样子。
6．完成以上的五个步骤后．进入到最后的一个步骤。这时右边任务窗格如图4所示。当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时．出现“合并到打印机”提示字样，点击这个“合并打印”按钮．弹出一个打印设置对话框，选择合适的打印形式，确定后，Word2003便把“优秀论文获奖统计表”中有关的“获奖者姓名”、“论文名称”、“获奖等级”自动合并到荣誉证书中，然后把所有的荣誉证书逐张打印出来。荣誉证书打印的效率便大大提高了。

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