做好PPT是一门学问

无意间发现的好东东，希望对制作优质ppt课件更有帮助

PPT?什么东东?你不知道吗—PowerPoint是也!演示文档的代名词!

    看过《清华夜话》的朋友一定对里面这样一句台词记忆犹新：“现在最赚钱的语言根本不是C++、 JAVA、C#，而是PPT!”

    据PEREY Research & Consulting机构估计，在美国，多媒体发布系统的市场价值将从1999年的 66亿美元增至2003年的220亿美元，演示文档的前景可见一斑。

    从广义上讲，一切用于信息发布和传播的可播放文件都可称之为演示文档。它的功用早已从单纯的会议简报和产品介绍发展到改变我们工作方式的方方面面。   

    下面，我们就通过实例去看看演示文档究竟是如何将图像、声音、文本等多种元素融为一体，去领略二下演示文档带给我们的新感觉吧。开场独幕剧：

    基本操作篇

    简单地说，一套有声有色、绚丽多彩的演示文档就如同一部令人叫绝的“大片”，而微软的办公利器PowerPoint(以下简称PPT)则是这部大片最抢眼的制造商。那么你想成为这部大片的总编剧、总制片兼总导演吗?。你还先别美，要完全调教好PPT，闹心的事儿还多着呢—

    一、自编自导：前期准备不可少

    在打开PPT之前，前期的准备工作必不可少。它包括脚本制作、结构设计和素材准备等多个方面。

    1．脚本制作

    就像拍电影需要剧本，这演示文档没有过硬的脚本可不行。编写演示文档的脚本应该目的明确，言简意赅，充分发挥 PPT区别于其他媒体的优势。同时，还需要根据文档所演示的内容选择最贴切的表达方式；比如，如我们要制作一个介绍“我的电脑”的演示文档，就不需要太过华丽的包装，适可而止，用四五幅幻灯片足以。

    2．结构设计

    与所有同类软件一样，PPT也十分重视演示文档在播放过程中，观看者的实时反馈。那么，我们该如何让幻灯片抬手就放、招手即停呢?这就是一个优秀的结构编排者所应具备的素质。仍然引用刚才的例子，我们就可按照流程图进行设计。主界面和分页面都关系明确，每一张都有顺序按钮，利于分页面之间的切换。即使你想中途开溜，每一张幻灯片上都为你准备了“退出”按钮。 

    3．素材准备

    不要简单地把素材想像成文字、图片和声音文件的选择，事实上能为演示文档增色的任何一个小细节都可能让你绞尽脑汁。比如具有统一色调的背景材质啊、让人眼睛一亮的切换按钮啊，还有那按钮按下时发出的模拟声响啊，都是素材准备的必修课。

    好了，如果你完成了以上的准备工作，那还等什么，赶快去一同打造属于我们自己的“电影世界”吧——

    二、明星制造：背景配色我扮俏

    每次打开PPT的主界面，都会发现有窗口欢迎你。在这里，你不但能跟随“内容提示向导”一步步完成简单幻灯片的制作，还可以欣赏PPT为你提供的28种早已预设好了的模板样式。但为了亲身感受一下“大制片家”的乐趣，我们决定白手起家：自建一张“空演示文档”，从头做起。

    作为贯穿始终的格式规范，“背景”和“配色方案”在演示文档中起着不可替代的作用。只有两者和谐统一、相辅相成才能达到令人满意的效果

    A．  在文档空白处点击鼠标右键，弹出“背景”选择对话框。在这一窗口中，PPT允许我们为幻灯片设置背景纹理、背景色彩甚至是一张图片呢。这里，我们单击“背景填充”的下拉列表选中“填充效果”一项； 

    B．在随即弹出的“填充效果”对话框中，用鼠标单击“选择图片”按钮，在你搜集的素材中选择一幅你认为合适的图片作为背景。PPT允许你加入Jpeg、BMP、GIF、 CorelDraw图片和Kodak数码照片等十几种格式的图片。但一般来说，背景不要太复杂、太艳丽，更不能让背景有喧宾夺主之感。这里我们选择一幅网页中经常用到的线条图案作为背景。单击“确定”；

    C．此时问题就来了：你一定会发现，图案和底色怎么搭酉己得这样别扭呢?这就是我们下面要关注的重点：“配色方案”，这可是PPT中特有的功能哟。所谓“酉己色方案”指的是一张或一组幻灯片所默认的用色规则。一般而言，在制作35mm的幻灯片时，应将背景设计得暗一些；而在设计投影胶片时，则要尽量将背景设计得亮一些，并把胶片文字的色调变成暖色。现在我们就去见识见识它们吧；

    D．  仍然在文档的空白处点击右键，选择“幻灯片配色方案”项目，在“配色”窗口中有6种标准的“配色方案”可供选择。如果你都不满意的话，也可以在“自定义”卡片中逐一定义方案所包括的8种项目：什么背景色啊、标题文本色啊、线条色啊、超级链接色啊等等。在这里，我们就选择第一种方案吧。设定完毕后单击“全部应用”，这样整套幻灯片就都会使用这种“配色方案”了。

    三、打包“影片”：解压播放新概念

    当我们已经完成一套演示文档的制作之后，另一个问题就会浮出水面：如果对方的电脑中没有安装PPT，那么我们的杰作岂不是会无人喝彩?不用担心，PFF早已为你打点好一切，这就是“打包影片、解压播放”的新概念。

    A.打开刚刚做好的“我的电脑”演示文档，单击“文件”之“打包”命令。如果你的PPT弹出“找不到pubout．dll文件”之类的警告对话框，请放入Office办公套件的安装光盘，添加PPT“发布向导”组件。如果没有，就依次回车吧；

    B．“打包”向导将帮助我们完成整个演示文档及其链接文件的工作。特别需要说明的是在“播放器”步骤中，如果我们选中“包含Windows95或NT播放器”的话，那么在没有装PPT的计算机上我们也能展示我们的“处女作”了；

    C．  如果打包程序一切正常，我们就会发现在保存路径中会同时出现两个文件：“Pngsetup．exe”和“PresO．ppz”。如果你须要转移演示文档，请一定将这两个文件一并拷贝，以保证异地播放能完全正常；

    D；不用担心，尽管我们在“打包”时包含了播放器，但其实打包后的文件并不太大。比如“我的电脑”演示文档原文件有157Kb，而打包后也不过就200KB多一点。

    中场系列片：图文应用篇

    眼瞅着世界杯正热火朝天地进行着，咱们不表示表示的确说不过去。那么好，我们就利用PPT的图片和艺术字特效做一幅既图文并茂同时还有各种动画效果的演示文档吧，也算为世界杯喝喝彩。

    1．飞跃世界杯  图片显神威

    A．新建一“空白”版式的文档，右击空白处点击“背景”。在弹出窗口的“背景填充”下拉列表中选择“填充效果”。单击“图片”卡片中的“选择图片”按钮，从你的素材库中选一幅你满意的场景图。选好后连续点击“确定”和“应用”。

    B．回到PPT主界面，单击“视图”菜单之“辅助线”命令，使下面的图文定位更加方便。现在单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮，在选择好一种你喜欢的样式后双击之。在“编辑艺术字文字”的窗口中输入“44年漫长等待……”，并将它设置成一种较粗的“字体”和“字号”，单击“确定”。

    C．用鼠标拉动艺术字的编辑点，将文字调整到合适的大小和位置。然后单击“绘图”工具栏上的“三维效果”按钮，选择“第6种样式”。接着点击“三维设置”按钮，调出艺术字三维设置子菜单。除了可以轻松调整该艺术字的“下俯”和“上翘”，还能设置“景深长度”和“表面材质”呢。在这里，我们依次选择“36磅深”、“左下角照明”和“亚光效果”。

    D．OK，当设置完第一个艺术字后，其他就可迎刃而解了。“依葫芦画瓢”，接着插入第二组艺术字“中国队突出重围!”，并将这组文字紧贴“44年漫长等待……”字样的上方。输入完成后，还有第三组文字“你好!世界杯”，最好将它复制两份。

    E．搞定了文字，这回该插图了。单击“插入”菜单中“图片”之“来自文件”。我们选中一幅“足球”图片和一幅“大力神杯”的图片。不过，好像出了点小麻烦：这图片本身的底纹怎么办呢?这还不简单——交给“图片”工具栏上的“设置透明色”按钮吧。

    F．好了，既有了文字又有了图片，现在最要紧的问题就是如何让它们动起来了。右击这些图文中的任何一项，选择“自定义动画”。我们看到刚才输入的4组文字和2张图片都一个不落地排在“检查动画幻灯片对象的列表中”。首先我们来了解一下下面将要用到的两个卡片的用途：“顺序和时间”卡片定义了幻灯片演示时的顺序。注意这里指的是“演示顺序”而不是“输入顺序”，如图3所示。虽然“图片4”是后来输入的，但我们仍然可以通过“上移”按钮将其挪至“普通文字2”的后面。而在“效果”卡片中则定义了该幅文档演示时的特效。下面我们来逐一分解。

    G．在“顺序和时间”卡片上将这6个对象(4组文字、2张图片)按照如图4所示的顺序进行排列。并将每个对象的“启动动画”设置成“在前一事件后的00．00秒自动启动”。这样做的目的是让所有对象不需要人为操作，而直接按我们的设定进行线形播放；反之，则可设置“单击鼠标时”启动动画。

    H．完成后我们再来到“效果”卡片中，将“艺术字：普通文字1”设置为从“左侧”“飞入”，并且在“动画播放后”改变成“其他颜色”，在这里我们设置为“藏青色”。同样的道理，将“艺术字：普通文字2”设置为“溶解”，且在“动画播放后”设置为“不变暗”。对于“艺术字：前近后远3”，我们将其设为“回旋”，且在“动画播放后”设为“隐藏”、而“艺术字；前近后远4”则设为从“左侧…‘切入”，并且“动画播放后”设为“不变暗”。

    I．设置完文字再来看图片。我们将“图片 5”设置成从“左下脚”“飞入”，且在“动画播放后”设为“不变暗”、最后将“图片6”设置为“发大”和“动画播放后”设为“不变暗”。

    下面点击“F5”键观看演示吧。我们会发现第一个映入眼帘的将是“44年漫长等待……”字样从左侧飞入，但随即就变成了“藏青色”，取而代之是“中国队突出重围!”字样的闪亮登场，而且是压在“44年漫长等待……”的上方，这就是我们刚才为什么要把这两组文字排列得这样近的原因。紧接着，一只“足球”从左下角“飞入”，和“回旋”出现的第一句“你好!世界杯”交相呼应，但转瞬即逝。反映了中国男足为了进军世界杯所走过的坎坷路途。最后象征着体育精神的“大力神杯”从天而降，鼓舞着足球爱好者们不灭的热情。

    啊——如此完美的意境，让一切语言变得多余。 

    2.动态几何图 让线条跳舞

    这一次挑战的目标是用PPT制作一幅平面几何求解图。我们知道，由图片构成的演示特效并不稀罕，但这由几根线条组成的几何图形也能色绘制出如假包换的动态文档，那就有点意思啦。下面我们就来看一看：

    A．在PPT“普通视图”状态下新建一张“空白”幻灯片。选择“插入”菜单“文本框”之“水平”命令。在幻灯片上方拖出一定区域，同时输入题目正文“已知：∠AOB是平角，射线OE是从角的顶点发出的一条射线，射线OC、OD分别是∠AOE和∠EOB的平分线。求：∠COD的度数”；

    B．单击“绘图”工具栏上的“直线”按钮，按住Shift键不放，在幻灯片下半部分绘制一条水平线段。然后单击工具栏上的“线形”按钮，将该线段设置为“3磅”。接着分别在该线段的左、中、右三个端点附近插入三个文本框，依次输入“A”、“0”、“B”。同时选中这条线段和这三个文本框点右键，在快捷菜单中选择“组合”；

    C．然后都从“O”顶点出发依次输入射线“OE”、“OC”和“OD”。并将每条射线和各自的端点文本框“组合”起来；

    D.现在我们要制作上COD的副本。首先同时选中射线“OC”和“OD”，将其“组合”后按Ctrl+C“复制”，接着按Ctrl+V“粘贴”。然后我们取消上COD的“组合”，分别将其文字和线段都改为“蓝色”。再次组合它们，并将其移动到与上COD重合的位置上；

    E．单击“绘图”工具栏的“自选图形”按钮，在“基本形状”类别中找到“弧线”工具，分别给上AOC、上COE、上EOD、上DOB画上角标。并分别让上AOC和上COE“组合”、上EOD和上DOB'组合”。最好将它们定义成不同的颜色以示区别；

    F．我们右击其中任一对象，选择“自定义动画”。在弹出窗口中，先在“检查动画幻灯片对象”中选中“组1”～“组8”。然后把对象出现的顺序调整为“3、4、7、5、8、6”。接着再转到“效果”卡片上，依次将“组 3”～“组6”的特效都设为“向上”“擦出”且播放后“不变暗”，而将“组7”和“组8”都设置成“回旋”、“不变暗”。

    这时，我们单击“F5键”播放演示时就会发现：屏幕上始终出现的是我们的题目正文和那条基本线段“AOB”。当我们第一次单击鼠标时，出现线段“OE”；再击出现“OC”；接着将“回旋”出现∠AOC和∠COE的角标，表示这两个角是相等的；再次单击鼠标线段“OD”出现，接着又出现∠EOD和∠DOB的角标。同样，效果也是“回旋”。最后点击鼠标，PPT会将我们要求的角“∠COD”变成“蓝色”，演示过程一目了然，而且可完全通过播放者一手掌握。

    中场系列片：多媒体应用篇

    在PPT中可加入的声频文件包括way、 mid、mp3，也可直接插入CD，而视频领域PPT的兼容性就更强大：avi、asf、mpeg、mpg甚至qt和wmv都能通吃。但我们不难发现，对于目前网络上流传甚广的皿格式它却完全不兼容的。事实上，在PPT中播放媒体文件其实只是一个错觉，它只不过是比较隐密地调用了我们本机系统上的媒体播放软件而已，然后将播放窗口巧妙地融人了正在播放的演示文档之中。下面我们就来看看PPT是怎么“借鸡下蛋”的吧8—) 

    1.添加CD如诉如泣

    一般来说，使用CD作为伴音的演示文档总显得恬静而雅致。在这里，我们就以朱自清先生，的散文《春》为例，在这躁动的季节里，创造一片安详静谧的空间。

    久新建一幅“空白”文档，选择几幅春意盎然的图片，因为是春天嘛，所以一定要控制好图片的色彩。如有必要可以点击“图片”工具栏上的“增加对比度”按钮。结合《春》的原文输入几段文字。在这里我们把图片放置于中央，等会儿要作动画区域之用。而将文字框移动到文档的下方中部的位置，选择好合适的“字体”、“字号”；

    B．现在我们就可以插入CD伴音了。首先往电脑光驱中放入一张CD盘，然后单击“插入”菜单中“影片和声音”选项的“播放 CD乐曲”。这时PPT会弹出该选项窗口。如果你的光驱读出了这张CD，该窗口的“播放乐曲”一栏中就会显示碟片信息了。如图 1所示，你可以选择插入到PPT中是第几首曲子的哪一片段。图中所示的含义就是从第2首曲子的第1分钟开始播放，到第13首曲子的第4分零4秒播完。设置好后单击“确定”。别急，这还没完，“确定”之后 PPT还会弹出对话框询问你是否“在幻灯片放映时就自动播放”。在这里，我们选择“是”。

    好了，现在一幅如诗如画般的演示文档就诞生了。按下'F5键”观赏一下吧：在赏心悦目的场景和空灵的CD音乐陪伴下，看，一段段优美的文字和着一幅幅清新的画面迎面扑来，既像一段配乐诗，又有卡拉OK般的字幕，真可谓沁人心脾。

    2．电影剪辑再诉真情

    与CD音乐相比，其他的音乐文件甚至电影片段的引入反倒显得简单平常。例如插入电影剪辑吧，它的步骤并不比插入一幅图片更复杂：

    A．打开一个PPT文档，单击“插入”菜单中“影片和声音”的“文件中的影片”选项。然后你就可以在你自己庞大的资源库中寻找电影片段了。

    B．当我们一旦加入了电影剪辑之后，你就会发现，其实PPT提供给我们关于这一对象的选项简直可怜：任你翻个底朝天，你也只能在右键菜单中找到“编辑影片对象”命令而已。如果实在觉得这一文档太孤单了，我们也不妨在下面加个动态文本框。

    C．现在我们就来演示一下这个文档吧。没有按钮，也不提供菜单，如果你嫌繁琐，可按“ESC”键快速退出。对于这样的鸡肋，我们可能也只好这样对待它了,呵呵。

    最后提醒各位，如果要将带多媒体片段的演示文档转移保存的话，请一定不要忘记将该文档中引用的多媒体源文件一并保存，否则将无法播放。

    中场系列片：图表应用篇

    演示文档和图表有着天然的合作关系，两者都以直观、明了的表达方式取胜，因而在各种演示报告中大量引用表格数据也就不足为奇了。下面我们就来制作一个某公司从1994年到1997年主、副业务的销售业绩比较表吧。

    1．调用Graph PPT里好制表

    在PPT中，默认调用的图表编辑程序为Graph，是为Office套件设计的改进型绘图模块。在Word、Excel、Outlook、Access中都可调用，但Graph本身不能单独运行，必须依附于办公程序的相应按钮。下面我们就来熟悉熟悉这个深藏不露的家伙吧；

    A．新建一张“空白”版式的幻灯片。在文档空白处击右键，在“背景”窗口中设置一种“从标题辐射”的填充效果。然后选择“插入／文本框”的“水平”命令，在框中输入“公司销售业绩比较”字样。

    B．再次单击“插入”菜单，在选择了“图表”命令后我们会发现：PPT打开了Graph图表，并同时开启了与该表对应的“数据表”。在这一“数据表”中填充或更改的数据都会影响幻灯片中图表的样式。单击Graph“数据表”中第3行左侧的行号“3”，选中该行。然后单击“编辑”的“删除”。接着移动鼠标到“第一季度”所在的单元格，将它更改为“1994年”。如法炮制，将后面的单元格依次改为“1995年”、“1996年”和“1997年”。在“主业”行中分别填人数值“280”、“320”、“400”、“455”，而在“副业”行中则填人“80”、“95”、“110”、“120”。

    C．将鼠标移动到三维图表上，在鼠标出现“背景墙”三个字时击右键，选择“背景墙格式”。在弹出窗口中单击“填充效果”按钮。在这里，我们把“背景墙”设置成“从中心辐射”的“双色”底纹。同样的方法，我们把“图表区域”也加上背景。

    D．单击纵轴上的数值，右击鼠标，在快捷菜单上选择“坐标轴格式”。在打开的窗口中，我们可以定义整个图表的基本样式。比如在“刻度”卡片中，首先将“最大值”调整为“500”，将“主要刻度单位”设为“100”，将“次要刻度单位”设为“20”。同时在“字体”卡片上我们可以编辑“字体”和“字号”。为了美观，我们还需要在“对齐”卡片上将角度设为“30度”。

    E．单击“图表”菜单的“图表类型”命令。在弹出窗口的“标准类型”卡片中选择一种“簇状圆柱图”。接着单击“图表”菜单的“图表选项”命令。在弹出窗口的“标题”卡片中填写“X轴”为“年份”，“Z轴”为“产值(单位：万元)”。再次点击“图表”菜单，这次选择“三维视图格式”命令，将“上下仰角”和“左右转角”均设置为“30度”。现在，再来看看我们的三维图表吧，还满意吗?如果想精益求精，你还可选出你不满意的对象，单独编辑它；

    F．如果你对静态图表始终难有兴趣的话，那么下面的操作将会让你大开眼界。在常规编辑状态下，右击该图表，选择“自定义动画”。在弹出的窗口中选中“图表2”，并在“图表效果”卡片上设置“引用图片的元素”为“按类别中的元素”引用，同时动画效果为“向上”和“擦除”。

    这样，我们马上按下“F5键”欣赏一下吧。当你第一次点击鼠标时，出现了图表坐标和背景，再次点击，就会出现“1994年的主业销售业绩数值”、接着会出现“1994年副业的销售业绩数值”，然后每击一次就会按此顺序依次出现1995、1996和1997年的对比数据。既动感十足又一目了然，真是令人叫绝。]

    2．Excel更精彩数据动起来

    用Graph制表好是好，但也有与生俱来的缺陷：作为PPT中的表格插件，毕竟没有专业软件的特殊功能，比如函数计算、排序、搜索啊什么的。而且表格中的数据有时需要实时变动，而仅仅依靠Graph手工编辑，不但烦琐而且容易出错。那么我们能不能先在那些专业软件中制作好图表，然后再在PPT中引用呢?算你运气，也只有Office能满足你如此“非分”的要求：

    A.还是利用上面的例子，我们打开 Excel，依次输入数据并另存为“公司销售业绩比较．xls”文件；

    B．打开我们刚才编辑过的演示文档，然后单击“插入／对象”命令。这时，你也许会问：那“插入”菜单中不明明有个“表格”按钮吗，为什么要偏偏选择“对象”呢?原来，插入“对象”的主要目的是为了链接数据源，也就是说每当链接的对象发生变化时，链接了该对象的文档也会随之发生改变。我们在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，然后再单击“浏览”按钮，选择我们刚才制作好的“公司销售业绩比较．xls”即可；

    C．特别需要注意的是，一定要选中旁边的“链接”复选框。此时，看看我们的演示文档，是不是引入了一个Excel表格了?如果你想更新，只要右击它然后选择“更新链接”就可以了。当然，你要断开链接也很简单：请单击“编辑”菜单选中“链接”命令，在弹出的窗口中点击“断开链接”按钮就行了。

    中场系列片:网络应用篇

    如果说从图文技巧到多媒体应用都只是演示文档单打独斗的话，那么下面的实例将让你见识一下PPT的共享技巧。在这个互联互通的时代，任何缺乏互动的产品都无异于固步自封，现在就让我们打开这扇窗，看看外面世界的神奇。

    一、演示文档链接四方

    还记得我们在《开场独幕剧：基本操作篇》中提到过的实例吗?那是一组以介绍“我的电脑”为内容的幻灯片，我们现在就以此为例进行讲解。

    1．文内跳转

    1)打开上面提到的“我的电脑”幻灯片，在第一页上有4个按钮，为了实现点击其中任何一个都能跳转到相应页面的效果，应先一一选中，然后单击右键，在弹出窗口的“链接到”栏目中选择“本文档中的位置”一项，然后在“选择文档位置”列表中找到我们要连上的“C盘(系统)”页。

    2)现在有一个细节需要注意：在“要显示的文字”右方有个“屏幕提示”按钮，此为鼠标移动到超级链接文字上方的提示文字。现在我们单击它，并填人“我的电脑-C盘”字样。

    3)单击“确定”回到主界面。接着我们再次右击这个热字，选择“动作设置”项目，在弹出窗口中我们会发现有“单击鼠标”和“鼠标移过”两张卡片，可任意定义。这里，我们只在“单击鼠标”卡片中设置“超级链接”到“C盘”就可以了，如有必要你还可为该动作加上声音呢。

    好了，如法炮制，我们依次将下面的“D盘”、“E盘”、“F盘”都链接到相应的页面上。这样，一个能够让我们自主播放的文档内超链接就做好了。当我们单击任一热字时，PPT就会自动跳转到相应的页面上。

    2．链接上网

    1)其实要让我们的演示文档上网至少有两个办法，一个是“请进来”、一个是“走出去”。下面我们各个击破。首先是要“请进来”，意思是要在本地的演示文档中插入一个能够链接到Internet上的超级链接，可在PPT中浏览网页!还是打开刚才的“我的电脑”幻灯片，加入一个文本框，将其中的文字改为“我的土页”。

    2)选中“我的主页”字样单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“动作设置”。然后在弹出窗口的“单击鼠标”卡片上点击“超级链接”到“URL……”。填上我们自己的个人主页即可。在这里填写“http：／／javaer． home．chinaren．com”(我的菜页“JAVA八爪鱼”)。这样我们就可以通过单击幻灯片上的链接，访问自己的主页了。当然，在PPT中打开网址调用的仍然是本机系统内的默认浏览器(比如IE等)。那么我们能不能不借助外力，把演示文档本身就变成一个网页呢?那就让我们再来看看如何“走出去”吧。

    3)单击“文件”菜单的“另存为Web页……”命令，在弹出窗口中选择保存路径。当然，还可以“更改标题”，也就是浏览器的标题栏中所显示的文字，搞定。如图1所示，我们的演示网页还真不错呢。如果你够仔细，还会发现这种演示网页还有一些特别的按钮。如“展开／折叠大纲”、“全屏幻灯片播放”等。

    需要特别说明的是，如果你希望观众能完整地观看你的网上幻灯片，应在链接文档时使用“相对路径”，并将该幻灯片所链接的所有页面都上传到同一目录下，否则这些漂亮的设计都将成为精美的摆设。

    二、实时反馈不是梦联机会议好轻松

    好了，到此为止，链接也通了，网络也上了，但我们该怎样利用这些网上文档呢?我在这里可以为你出个点子：利用多台连线计算机，我们来开个“联机会议”!

    1．仍然打开“我的电脑”幻灯片，单击“工具”的“联机协作”中的“现在开会”命令。PPT弹出如图2所示的窗口，在其中我们填人“姓名”、“电邮”、“位置”和“服务器地址”。请注意：现在你事实上已调用了 Office套件中的通行联机程序——Net- Meeting。同时你的系统应出现的如下变化：首先，PPT弹出“联机会议”工具栏，同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标，两者缺一不可。

    2．既然要开会，当然就要找人。赶快点击“联机会议”工具栏上的“呼叫”按钮，并在弹出窗口中选择相应的服务器当然还有你的“死党”们。单击“呼叫”后你就静待佳音吧。此时，只要是参加进会议的朋友，都可以看见你要演示的文档了。当然，一旦NetMeeting程序启动，我们就不单单只能使用共享演示这一功能，与会者还能通过NetMeeting自备的交流工具(比如“闲聊”、“白板”甚至是“发送文件”等方式)进行沟通。但在这里，限于篇幅就不详述了；

    3．与常规的幻灯片播放不同，当我们在播放联机幻灯片时，右击鼠标我们会发现PPT多出了两个命令：“会议记录”和“演讲者备注”。在“会议记录”窗口中，我们可．以对演示文档本身、对演示文档所发布的内容品头论足，并做出“即席反应”发给与会人，而“演讲者备注”则相当于教师的备课本，这皇面的内容只有播放者一人看得到。

    怎么样，现在是不是对PPT强大的对象编辑功能肃然起敬了呢。的确，也只因为有了这么多外部元素的加入，演示文档的世界才变得绚丽多彩起来。我相信，有了以上这几碗“酒”垫底，你已经成为了一名不折不扣的演示动画制作高手了。不过，光会制作还不行，接下来我们就去看看PPT的播放技巧又有什么门道呢。

    尾声咏叹调:播放技巧篇

    PPT的演示技巧尤为重要，判定你是否专家的依据往往不是看你常规操作的运用，而是对于你使用细节技巧的谙熟和精通程度。下面我们不但要教你演练PPT的基本技巧，还要研习几招世外高人的“独门秘笈”。

    一、全自动放映：演示长短我知道

    由于演示文档的特殊功用，在很多时候幻灯片是无；人守侯、自动播故的。利用PPT的“排练记时”功能就可以让我们轻而易举地设定每一张幻灯片的间隔时间，并让需要演示的文档在我们预定的时间内播放或停止。

    1．打开一组已经做好的幻灯片。在这里，我们打开“我的电脑”演示文档。单击“幻灯片放映”菜单，再单击“排练记时”命令。此时幻灯片将转到放映状态，同时启动的还有一个名为“排练”的记时器；

    2．这个记时器的按钮很简单，从左到右一字排开的分别是“下一项”、“暂停”、“间隔时间”、“重新记时”和“总播放时间”按钮等。它的操作也很方便，当你播放幻灯时“间隔时间”框开始记时，要切换时单击“下一项”按钮，即跳到下一张。此时“间隔时间”框回零，再开始记录第二幅幻灯停留的时间。设置完最后一张幻灯片之后，PPT会跳出提示窗口，告诉你改组幻灯片总共需要多长时间，并问你是否保存该时间。在这里，我们点“是”；

    3.到这还没完，如果你选择了“是”之后，PPT还非常细心地将界面状态调整到“幻灯片浏览”方式，让你清楚地知道每张幻灯片播放的间隔时间。如果你事先就已经知道了每张幻灯片的放映间隔，你还可以先按下“暂停”按钮，然后直接在“间隔时间”框中输入时间。现在按下“F5键”试试，幻灯片是不是按照我们刚才的设定播放了?

    最后还要提醒大家：如果你在以后不想使用这个“排练记时”功能，完全可以单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”一项，然后在“换片方式”一栏中选择“人工”复选框即可。

    二、半自动录音：声画同步做旁白

    我们知道，幻灯片一般是配合演讲者共同发布信息的。当演讲者不能出席现场或者希望观众在观看某二幻灯片时能听到当前内容的介绍又该怎么办呢?那就录制旁白!    

    1．还是打开“我的电脑”幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单的“录制旁白”命令。PPT弹出对话框。在录制前，我们要插入麦克风，然后单击“设置话筒级别”按钮，在“话筒检查”窗口中调整“级别”，也就是调整音量大小。同时我们还可以单击“改变质量”按钮，设置声音的“质量”和“属性”，毫无疑问，“质量”越高体积越大；

    2．回到“录制旁白”窗口，选中“链接旁白”复选框。在“浏览”按钮中选择你要保存声音文件的路径。我们看到一旦作出选择后，窗口中就立刻显示出“磁盘可用空间”和“最大录制时间”了。单击“确定”，随着每一张幻灯片的放映，我们都可以针对每一张幻灯片的内容录制不同的解说词。当最后一张的旁白录制完之后，系统会提示我们“旁白已经和相应的幻灯片共同保存，需要保存幻灯片的排练时间吗?”在这里我们选择“是”。

    3．这时，PPT再次回到了“幻灯片浏览”状态，如图2所示。你会发现这肘的幻灯片下方除了有刚才的“排练记时”标识外，又多出了一个“录音机”图标。此时我们放映幻灯片是旁白就会随之播放了。

    这跟我们在《中场系列片：多媒体应用》中介绍的插入声音文件不同，如果按照前面的方法像插入影片一样插入声音文件，是作为整套幻灯片的背景音乐，那么播放时我们就很难把它控制得与幻灯片一一对应。现在看看你的保存文件夹，马上就能知道答案：在那里出现了多个．WaV文档，它们是和每张幻灯片相互关联的，并且按照幻灯的顺序自动编号保存。也就是说，当我们播放第1张幻灯片时，“01．wav”文件会自动播放，而播放第2张时“02． wav”文件又会被激活，可以省心很多。

    如果要去掉旁白也很方便，仍然选择“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式”项，在弹出窗口中选中“放映时不加旁白”即可。

    需要注意的是一旦在演示文档中添加了“旁白”，它就将优先于所有的其他声音元素。所以如果你在运行既包含了“旁白”又包含了其他声音的幻灯片时，将只会被播放旁白。

    三、全手工操作：幻灯片上也涂鸦

    在《中场系列片：网络应用篇》中我们提到，在召开“联机会议”时，与会者可以通过多种方式进行“即席反应”，那么在单机操作中，我们能不能对正在放映的幻灯片做些互动呢? 

    1．打开“我的电脑”演示文档，单击“F5键”播放。右击屏幕空白处，选择“指针选项”命令，在弹出的子菜单中单击“绘图笔”，同时我们再将“绘图笔颜色”改为“红色”。此时鼠标变成了绘图笔的样子，而我们就可以在正在放映的幻灯片上任意涂涂画画了；

    2．比如我们在已经看完的幻灯片上签上“已阅”字样。不过不用担心，此时的操作绝对不会影响到演示文档本身。如果想去掉涂鸦，单击“E键”即可。如果我们在幻灯片的右键菜单中选择了“永远隐藏”，那么在下面的放映过程中鼠标指针就隐而不现了。  

    四、同时应用多个模板

    使用模板可以让菜鸟轻易制作出专业文档，但一般情况下每个演示文档只能同时应用一种模板。如果我们既看中了某一模板的背景图，又看中了另一模板的内部框线，这该如何是好呢?下面我们就来“一箭双雕”：

    1．点击PPT“文件”菜单的“新建”项。在“设计模板”卡片中选择一种有漂亮背景的模板，接着用同样的方法再选择一种内部框架设计较好的模板，然后在“新建”一个“空白”文档；

    2．将前两种模板窗口调至“幻灯片浏览”状态，而那个“空白”文档则保持“普通视图”壮志。单击“窗口”菜单的“全部重排”命令，3个窗口都整齐划一地一字排开了。现在我们就可以在模板文件中按住左键，拖动到“空白”文档中。

    我们发现，所有的模板元素都以一幅幅图片的形式被添加进来了，这时让谁做背景、框架结构怎么设定就由我们自己说了算。

    五、让两幅图片同时动作

    PPT的动画效果比较多，但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一左一右或一上一下地向中间同时动作，可就麻烦了。

    1.先在文档中插入两幅大小相近的同类型图片，将位置调整至，然后选中它们。右击之，选择“组合”命令将它们组合起来，使之成为一个对象；

    2．用鼠标右键单击这个对象，选择“自定义动画”，在弹出窗口的“效果”中选择“从中部到左右”的“展开”，动画不就齐了吗。

    你现在看一看，是不是两幅图片都同时变化了呢?

    六、幻灯片切换特效

    在前面的修炼中我们讲究的往往是为各种对象添加特效，事实上，幻灯片本身的切换也可以设置“动画”效果。不信?我们来试试：

    1．打开演示文档“我的电脑”，然后单击“幻灯片放映”菜单上的“幻灯片切换”命令，PPT弹出的窗口；

    2．在该窗口中，我们可以设定每张幻灯片之间的切换“效果”、“速度”和“换页方式”，而且还可为它们提供“声音”呢。最后点击“全部应用”。

    再次放映时，我们发现“我的电脑”演示文档在每次幻灯片切换时就更加声情并茂了。

    七、在演示文档中添加特殊按钮

    一直以来，从一而终的线性播放被认为是PPT的鸡肋。但只要我们多花点心思，做足手头文章，还是能够弥补这一缺憾的。比如，加上带有特殊链接的按钮。

    1．打开演示文档“我的电脑”，单击“幻灯片放映”菜单的“动作按钮”选项。选择其中的“第一张”按钮。此时，鼠标变成“+”字状，我们移动它然后在文档合适位置单击；

  2．PPT弹出窗口，告诉我们该按钮是“超级链接到”“第一张”上的。同时我们还可为其添加“声音”。“确定”之后我们发现演示文档上就多出了一个类似于浏览器中“主页”状的按钮了。用同样的方法我们还可以添加“上一张”、“下一张”、“结束放映”、“帮助”按钮，甚至“自定义”按钮呢。

   但需要说明的是，一旦在某一张中加入了这样的按钮之后，建议在该组所有的幻灯片上都加上相同按钮。否则操作起来会很不习惯。

    八、自定义播放和隐藏技巧

    这一技巧与上一功能相辅相成。是一个在文档页面中设置任意演示的“机关”，而现在我们就干脆自己决定幻灯片播放的取舍。

    1．还是打开演示文档“我的电脑”吧，如果我们不想一股脑儿地把这5张幻灯全部播放，可以点击“幻灯片放映”菜单的“自定义放映”命令。在弹出窗口中单击“新建”按钮，这在“演示文档中的幻灯片”列表中反映的是该组全部幻灯数。我们只须在其中选择想要播放的文档，然后单击“添加”就可以了。最后，在“自定义放映中的幻灯片”列表中就可以自己编排文档顺序了。编排完毕，点击“放映”按钮试试?是不是如你所愿了呢?

    2．其实啊，除了自定义编排，我们还能将某一幻灯片隐藏起来，这样在演示文档放映时就会自动跳过它了。隐藏的方法也很“傻瓜”，只须选中目标页，然后单击“幻灯片放映”菜单的“隐藏幻灯片”选项就可以了。

    九、黑、白屏的运用

    这一功能特别有意思，要让一张幻灯片好看吧就已经很费心了，但如果这演示文档做得太好看了又怕观众看着分心。于是，PPT就开发出这样一个功能，让演示者能够操控自如：那就是黑、白屏的运用。

    其实很简单，播放时单击“B键”屏幕会显示“黑屏”、而单机“W键”呢，当然出“白屏”啦。要想返回?再点击一次不就完了吗。

    十、设置循环播放锁定

    我们还发现了一个鲜为人知的秘密：那就是“Ppview32． exe”可以给演示文档加密，防止他人按ESC键取消播放!

    我们选中“有密码保护的幻灯片放映”复选框，在弹出窗口中填入“密码”并“确认”，这样当我们播放幻灯片时别人就休想停止我们的杰作了。这一功能特别适用于无人看守的公众展示区中。

    好了，不管是名门正派还是雕虫小技相信你已学到不少。米卢说快乐足球、享受足球；但我想说，只要你举一反三、打开问号，PPT的演示新世界将给你带来创意无限、快乐多多。

    我们知道,传统的幻灯片都是顺序播放的,这种有先后顺序的模式被做线性演示。但人的思想常常是天马行空、信马由缰的，不一定只是单纯的线性排列。比如给你一道专业的程序数据流程题；你该怎么办呢?你是不是会先在草稿纸上画出大致的解决思路，分清主脉分支，然后再逐步求精?此时，MindMan就正是的你需要!

    简单地说，MindMan就好象一张供你涂鸦的草稿纸，它最大的特点就是打破常规演示文档的线性结构，采用自由分支方式，能让你把想到的东西先一古脑儿地罗列到图纸中，然后再来进行整理和加工。在整个制作过程中，你可以随时调动分支结构，随时调整你的想法，也可以在不同的分支项目间设定连接关系。下面，我们就来领教领教这个神奇的软件吧——

    由于该软件相对较小，所以安装起来非常顺利，经过一连串的“Next”后终于“Finish”出一只小海豚(MindMan personal 3．0的图标，似乎在预示该软件的小巧灵活。

    在实际操作之前，首先让我们来了解一下MindMan的三要素：“Main Topic(主题)”、“Branch(分支)”和“Relationship(关系)”。通俗一点讲，如果我们把整个文档看作是一棵大树的话，“主题”就是干，是表示问题的主要脉络，“分支”就是树叶，它组成问题的基本元素，是由主题衍生出来的所有细节，越是远离题目的分支元素的个体就越小。而“关系”则是树干和树叶之间连接的小枝丫。OK，当你对MindMan三要素有了这样的认识之后，相信制作起演示图来一定就得心应手了。

    1．第一次打开MindMan，文档当中就会默认出现一朵云彩，不要以为它是什么无关紧要的装饰物，其实它就是整个大树的树冠——“标题”。通过不连续双击或右键中的“Edit (编辑)”命令都可以对标题进行重命名。要知道，它可是支持汉字输入的哦!在这里，我们键人“大话西游”4个字。当然了，如果你对这个“标题”的外形不太满意的话，也可以单击右键，选择快捷菜单中的“Title Symbol(标题样式)”项目，里面还有很多图样可供选择呢!可根据个人喜好选择。在这里，我们就选择“board(木板)”吧!    

    2．现在“主题”有了，再来定义其它分支吧。比如我们右击主题选择“New Main Topic(插入新主题)”命令，MindMan马上就像章鱼长出触角一样冒出一个新的主题来。在这里如果我们再次右击，还可以选择“New Branch(插入新分支)”命令，这样我们就为该主题插入分支了。同样的方法，依次插入4个分支并分别重命名为“人物介绍”、“影片简介”、“经典对白”、“电影剧本”等。随着思路的蔓延，你的元素也可以越来越多。

    3.如果图中的分支太多时，整个文档就会显得凌乱不堪、杂乱无章。不过也不要过于担心，MindMan至少为我们提供了两种方法来解决这个问题。第一，右击分支过多的“主题”对象，在快捷菜单中选择“Focus on Topic(标题集中)”命令，我们就会看到原来纷繁冗长的“分支”收拢成了一个小小的三角箭头。当然，如果要展开它们也很容易，仍然右击它，然后选择“Show／Hide Details(显示／隐藏详文)”命令即可；

    4．第二种方法就更直观了，那就是在各个相互关联的主题或分支之间画上关系线!方法很简单，那就是单击工具栏上的“Insert Branch Relationship(建立分支关系)”按钮，首先在初始分支上按住不放，然后拖动鼠标到目的分支，这样一条醒目的关系线就产生了。为了使线条画得更美，我们还可以单击“Format”菜单的“Mind Map”选项。在弹出的窗口中，我们可以细心地调整各种关系线的粗细、颜色甚至曲线的半径大小。怎么样，是不是有那么点意思?

    当然了,既然是非线性的，所以想让它如同PPT演示文档那样活蹦乱跳是不太现实的，MindMan的文件只能有类似“组织结构图”那样的展示或打印功能，不支持图片和声音，少了几分幻灯片演示的动态和层次感。但近乎随意涂鸦的特点让我喜欢上了这个软件，相对于它的同门师兄来说，小小的个头(不到10MB)能有如此表现已属不易。下载地址：http：／／download． pchome．net／utility／file／editor／10732．htm1。