基于电子商务的会议管理

基于电子商务的会议管理
—— 一切都是基于沟通的过程

会议的基本概念
什么是会议？会议就是一种沟通渠道，这种渠道用来达成组织内部或组织间的多方的利益。

为什么要举行会议？一般来说企业举行会议的目的有：协商制定企业的战略、企业一般事务的多方沟通、动员或鼓舞员工士气、监督企业事务的工作进度。

第一部分：传统的会议管理
会前注意事项
会前的召集阶段
首先我们要探讨的是，为什么要召集会议呢？要召集会议要满足什么条件？
根据我对会议的定义，会议是一种沟通渠道，这种渠道涉及多方。所以召集会议必须是这样的情况：一方无方解决的问题，必须与多方沟通，才能达成目的。
要召集会议的条件：一个是一方无法解决问题，一个是必须召开。这两点很重要，对企业来说，了解这两点，可以避免不必要的会议及资源浪费。
召集者不一定只是企业高层管理者，也可以是部门经理、车间主任等。

与会人员的选定
谁是会议的参加者呢？这根据召集者要与谁沟通，谁就是与会者。在与会人员的选定问题上，召集者必须与高层沟通，以获得高层对召集者的支持。
与会人员不一定都要写上总经理。很多企业都有一个毛病，就是在开会的时候与会人员一定要写上总经理，结果开会的时候总经理往往都没有来。这样是不对的。

与会人员的分类
与会人员可以分为必须参加的或者随意参加的。必须参加的人员，就必须来，要签到。随意参加的人员，可以按自己的意愿决定是否参加，可以随时进入会场和退出会场。

会议的职能设置
会议需要有主持人、主席、观察员、记录员。主持人一般的是会议的召集者，负责会议的议程，维持会场的秩序。主席就是会议的主要参与者，一般是部门经理或者车间主任。观察员一般是主要领导，如总经理等。观察员一般不做讨论，只观察会议进展，有必要的时候就要做会议的总结。记录员记录会议的讨论过程和结果。

会议的讨论材料必须会前散发
会议的讨论材料必须会前散发，这样在会议的举行阶段就没有必要浪费时间去阅读材料了。

时间的安排
会议控制最重要的控制时间，必须把握好时间。开会要准时、议程要控制、闭会要及时！
会议讨论模式
会议的讨论模式宜采用由下而上的模式举行。这种模式要求会议先由公司站在最前线的工作人员做发表意见（比如销售代表、车间工人），然后是车间主任或者部门经理，最后是高层的管理人员。这种模式能激发与会者的积极探讨，有利于问题的解决。

会议讨论结果的总结
谁来总结会议的讨论结果？一般先是有主持人做总结。如果主持人拿不出结果，由主席拿结果。如果主席也拿不出结果，那就由观察员拿结果。

会后对会议结果执行的监督
谁来监督会议的讨论结果呢？一般来说谁召集，谁负责监督执行会议的决定。

第二部分：基于电子商务的会议管理
电子商务的三个流程：信息流、物流、资金流。
基于电子商务的会议管理，就是要把电子商务的这三个流程融入到企业的会议管理过程之中。
为什么要搞基于电子商务的会议管理？这样做的话，可以使企业的会议管理做到方便、快速和节省。还有一点是，如果一家企业在各地有分部的话，那么使用基于电子商务的会议管理来召开会议，比传统模式有无法比拟的优越性。

会议召开前
可以使用E-mail来分发有关会议的材料及与会相关事项的通知。可以在企业内部网站上公布开会通知以及在BBS上探讨会议举行的流程。这里运用电子商务的信息流程，使得企业对会议举行前的相关事务做到快速、简单而且有效。
通过电子日历来安排会议日程。这里可以运用到软件有，Outlook的日历，Google的日历等。

另外，会议有关实体材料的分发，通过电子商务的物流，可以迅速到达全球各地。
对于企业各个分部，会议举行的费用使用电子商务的资金流来分发，将会更加快速和有效。

电子商务对会议举行过程中的控制
会议就是一种沟通的过程，而电子商务的信息流程将会有效、快速、便捷地完成这一过程。在这种沟通过程中，你甚至不需要布置会场。而且，你会发现这种沟通是很平等的，可以畅所欲言的。
但是这要求你必须会使用一些软件或者工具。下面，我将介绍这些工具。

Microsoft Windows NetMeeting（该软件已经被Windows Meeting Space取代）
Microsoft NetMeeting为全球用户提供了一种通过Internet进行交谈、召开会议、工作以及共享程序的全新方式。NetMeeting具备以下多种功能：通过Internet或Intranet向用户发送呼叫通过Internet或Intranet与用户交谈看见您呼叫的用户与其他用户共享同一应用程序在联机会议中使用白板画图检查快速拨号列表，看看哪些朋友已经登录发送在交谈程序中键入的消息在自己的Web页上创建呼叫链接向参加会议的每位用户发送文件。

Microsoft Windows Meeting Space（针对家庭或者在家庭办公的用户）
Windows Meeting Space取代了微软NetMeeting，它只提供给Windows Vista操作系统的用户，因为它建立在Vista的对等网络技术上，并使用Vista的功能如WS-Discovery。
这个软件可以理解为一个网上的虚拟会议室。通过该程序，我们可以在网上创建一个受到密码保护的虚拟空间，并接受同事的访问。大家在这个虚拟空间中，可以共享应用程序、共享文件、共享操作。

Microsoft Office Live Meeting（针对中小型企业）
Microsoft Office Live Meeting是一款实时会议系统。它能够保证少至两个人多至2000人之间的在线交流。用实时会议系统，参加者可以用电话和个人电脑分享信息、听取发言以及阅读文件，甚至可以在会议以后回放会议记录。
微软还声称Office Live Meeting将有助于公司企业减少商务出差费用，缩短销售周期。
微软今年6月份正式推出最新版本的视频会议软件产品Microsoft office live meeting 2007，并且这款软件还支持虚拟会议室的360度旋转效果。

Microsoft Office Communicator（针对大型企业）
Office Communicator 2007 是一个统一的通信客户端，帮助人们使用包括即时消息 (IM)、语音和视频在内的一系列不同通信方式，方便地与不同位置或时区的其他人通信，从而提高工作效率。与整个 2007 Microsoft Office system中的程序 — 包括 Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Groove 和 SharePoint Server — 的集成，使得信息工作人员可以采用许多不同的方式进行相互通信，获得不变的简便的用户体验。

Microsoft Exchange Server
据微软称，基于Exchange Server 、Office Communication Server、Live Meeting Service的企业统一沟通平台将致力于打破今天电子邮件、即时沟通、移动及VoIP电话、视频、音频及网络会议等传统及新兴沟通方式之间的障碍。 借助微软打造的企业统一沟通平台，企业的员工将处在于沟通的中心位置。使用者只需一个身份即可访问所有沟通模式，同时把所有的与沟通相关的工作都集成到人们的日常工作流程中，包括广泛使用的微软Office System及第三方应用软件。

作为微软统一沟通解决方案重要一员，Exchange Server 2007 对企业用户而言主要体现了“任何地点的访问”、“缺省的立体防护”、“企业级的支持平台”等三大价值。同时为了迎接新的挑战，Exchange Server 2007的体系结构进行了更新，以利用64位硬件的优势，简化管理和路由，从而增强 IT 环境的可靠性、稳定性及高可用性。

BBS
BBS的英文全称是Bulletin Board System，翻译为中文就是“电子公告板”。BBS最早是用来公布股市价格等类信息的，当时BBS连文件传输的功能都没有，而且只能在苹果计算机上运行。早期的BBS与一般街头和校园内的公告板性质相同，只不过是通过电脑来传播或获得消息而已。一直到个人计算机开始普及之后，有些人尝试将苹果计算机上的BBS转移到个人计算机上，BBS才开始渐渐普及开来。近些年来，由于爱好者们的努力，BBS的功能得到了很大的扩充。
目前，通过BBS系统可随时取得国际最新的软件及信息，也可以通过BBS系统来和别人讨论计算机软件、硬件、Internet、多媒体、程序设计以及医学等等各种有趣的话题，更可以利用BBS来讨论一些公司事务甚至举行会议等……

QQ群
QQ群是腾讯公司推出的多人交流的服务。群主在创建群以后,可以邀请朋友或者有共同兴趣爱好的人到一个群里面聊天。在群内除了聊天，腾讯还提供了群空间服务，在群空间中，用户可以使用论坛、相册、共享文件等多种交流方式。

Google Docs&Spreadsheets
Google Docs&Spreadsheets使你可以与你的同事很方便地协同作业。
1， 点击立即共享；

2， 输入你要共享者的E-mail。

3， 点击讨论，与你的同事协同作业。

注意：只有Google表格才可以被讨论，Google文档暂无讨论功能。

会议决议的发布与监督执行
在企业网站上发布会议的讨论结果（可以公开的），使用电子商务相关工具来监督会议决议的执行。

43Things监督会议决议的执行
43things是这样一家网站：写下你的目标，然后一步一步地写下你的工作进展。通过这个网站我们可以监督会议决议的执行。当然了，如果是机密的决议，你可千万别放这个网站上去，会泄密的。

Twitter让大家来监督你的工作进度
Twitter是这样一家网站：把你现在做的事情公布出来，让大家来评论和监督你。利用这家网站的创意，我们可以监督大伙的工作进度。

这两个网站用来监督会议决议的执行，实在是太棒了。不是么？可是涉及到要保密的内容，我们就不能用它们了。解决办法是，你们企业建立一个类似功能的网站，把保密功能添加上去。不过，这需要成本的哦。

第三部分：传统的会议管理与基于电子商务的会议管理的对比、互补
简单的会议、与会人员不便调动适宜使用基于电子商务的会议管理模式。
重要的会议使用传统的会议管理模式好，因为这样真实感比较强，可信度高，隆重。比如签约、公司重大问题的讨论。

作者：爱上你的微笑
联系我：
著作权协议：Creative Commons License