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个人时间管理
热1已有 301 次阅读  2008-11-03 23:28  标签: 管理 时间
分析自己使用时间的方式和状况
大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是一种有益的经验。
下面的练习将显示你以你的时间与生命真正去做的许多相关事项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强调的这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习，而是要求你记录下一星期每隔半小时的所有活动。请记住：时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。
接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析，之后，你会考虑到一些问题，寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。
请先看表一和表二：
表一：时间使用清单表
时间统计
项目活动
每星期估计花费的时间（小时）
每星期实际花费的时间（小时）
上两项时间的差额（小时）
占每星期的总时间的百分比（%）
一、公务活动
1
上下班
2
开会
3
打电话
4
阅读文件、整理通信
5
帮助下属
6
接待宾客
7
向上级汇报
8
公务出差
9
拜访客户
10
其它工作上的活动
小计
二、个人活动
11
整理仪容
12
饮食
13
睡觉
小计
三、家庭活动
14
煮饭
15
洗熨衣服
16
打扫房屋
17
杂务与家事
18
卖杂物
19
其它的逛街活动
20
缴款
21
看孩子
22
宗教活动
23
家庭外出
24
家庭沟通
25
其它家庭活动
小计
四、休闲活动
26
听广播与音乐
27
看电视
28
休闲阅读
29
嗜好
30
观看比赛
31
运动
32
休闲旅游
33
聚会与社交
34
其它休闲活动
35
其它活动
小计
时间统计(小时)
表二：一星期时间日志与简略分析表
时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
周日
活动标号
时间小计
7:00
1 上下班
7:30
2 开会
8:00
3 打电话
8:30
4 阅读文件、整理通信
9:00
5 帮助下属
9:30
6 接待宾客
10:00
7 向上级汇报
10:30
8 公务出差
11:00
9 拜访客户
11:30
10 其它工作上的活动
12:00
11 整理仪容
12:30
12 饮食
13:00
13 睡觉
13:30
14 煮饭
14:00
15 洗熨衣服
14:30
16 打扫房屋
15:00
17 杂务与家事
15:30
18 卖杂物
16:00
19 其它的逛街活动
16:30
20 缴款
17:00
21 看孩子
17:30
22 宗教活动
18:00
23 家庭外出
18:30
24 家庭沟通
19:00
25 其它家庭活动
19:30
26 听广播与音乐
20:00
27 看电视
20:30
28 休闲阅读
21:00
29 嗜好
21:30
30 观看比赛
22:00
31 运动
22:30
32 休闲旅游
23:00
33 聚会与社交
23:30
34 其它休闲活动
24:00
35 其它活动
实施步骤：
1、熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。这份假设的清单是效率先生所作，效率先生，35岁，销售经理，有两个孩子，太太也是职业妇女，所以效率先生也分担了一些家务。
2、在表一中列出每星期中的主要活动，并分成五或六类。希望你按表一的要求类似地列出象效率先生那样每星期中的主要活动，并分成公务活动、个人活动、家庭活动与休闲及其它活动等五或六类（你的分类与活动可能与效率先生很不一样）。
3、在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。
4、准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的活动对应地列在表二中。
5、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午7点到7点半穿衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7点的空格里。
6、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏的“时间小计”中记上7.5。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都有一个数目字（可能是零）。
7、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上。
8、将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反。
9、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：
百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100
10、检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。
11、再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三：
表三    一星期时间总结表
时间统计
项目活动
每星期估计花费的时间（小时）
每星期实际花费的时间（小时）
上两项时间的差额（小时）
占每星期的总时间的百分比（%）
公务活动小时
45
50
-5
29.8%
个人活动小时
45
40
5
23.8%
家庭活动小时
32
46
-14
27.4%
休闲活动小时
40
27.5
12.5
16.4%
其它活动
6
4.5
1.5
2.6%
时间总计
168
168
0
100%
一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。
现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，如何能多使你将时间使用得更理想？
每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做，就不会感到吃惊。在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。
新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔·约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。
最后，我们重申：请以严肃认真的态度地来完成一个星期的的时间分析，真正地找出我们存在的问题。